新時期高校二級學院辦公室管理建設探析

姜曉琴（遼寧大學 遼寧 遼陽 111000）

作為高校二級學院的中樞機構，二級學院辦公室在學校行政、教學和科研及學生管理工作中起到了至關重要的作用。辦公室肩負著傳達及執(zhí)行學校的黨務及行政命令；輔助教務處處理日?？蒲屑敖虒W工作；協(xié)調(diào)學生處做好學生管理等工作；輔助人事處做好教師錄用及晉級評聘等工作；協(xié)助工會做好教職工的體檢及集體活動的組織；輔助財務處做好固定資產(chǎn)清查工作等多種職能。伴隨高校的擴招以及信息化管理進程的不斷加快，高校逐步實現(xiàn)校級和院級兩級管理，二級學院辦公室的重要性日益凸顯。與此同時，二級學院辦公室在工作中也需要適應變革，創(chuàng)新管理模式。只有創(chuàng)新管理才能提高辦公室工作效率，增強管理水平，滿足新時期高校發(fā)展的新需要。

一、新時期二級學院辦公室存在的問題

（一）二級學院辦公室職能定位不明確

二級學院辦公室在高校的發(fā)展過程中發(fā)揮著重要作用。辦公室的業(yè)務種類繁多，業(yè)務量大，學院辦公室職能的明確有利于提高二級學院辦公室的管理水平。但是，現(xiàn)階段高校二級學院辦公室職能分工不是很明確。伴隨高校擴招以及高校教育體制改革，高校實行分級管理，二級學院辦公室隨之承擔了更多的職能，但學校及學院并未對這些職能進行明確的職能歸位，導致了一系列工作在開展的過程中權責不清。[1]例如，二級學院辦學規(guī)模日益壯大，隨之產(chǎn)生大量檔案，包括行政檔案、教學檔案、財務檔案、基建檔案等一系列檔案，很多二級學院沒有設立單獨的檔案室，沒有配備專門的檔案管理人員，大部分二級學院辦公室承擔了檔案管理的任務，辦公室干事兼職管理檔案，這種情況很大程度上加大了檔案管理的保密風險，加大了辦公室的任務量，同時也對辦公室干事的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。由于編制限制，近幾年二級學院的工會工作也一并由辦公室監(jiān)管，這對工會工作的開展設置了障礙，同時也加大了辦公室的業(yè)務量；諸如此類的情況還有很多，學校及學院沒有明確辦公室相關職能，這使得二級學院辦公室對業(yè)務范圍模糊不清。還有很多業(yè)務表面上看起來不是辦公室的業(yè)務，但事實上需要辦公室起主導溝通協(xié)調(diào)作用，由于很多時候都因為沒有明確權責，導致業(yè)務辦理的效率降低。

（二）二級學院辦公室人員的隊伍建設有待提高

二級學院辦公室是高校學院管理的樞紐，其不僅要做好上級部門及學院黨政領導交辦的工作，還要負責對學院各部門工作的溝通協(xié)作，這就對辦公室干事的綜合素質(zhì)提出了嚴格的要求。當前二級學院辦公室人員隊伍存在以下幾個問題：首先，辦公室的工作人員的綜合能力存在不足。辦公室崗位決定了其工作人員需要具備較強的協(xié)調(diào)與溝通能力、熟練操作計算機能力，較強的寫作及編輯能力等方面能力，但現(xiàn)階段很多高校二級學院的工作人員素質(zhì)沒有達到上述要求；其次，辦公室工作人員屬于行政管理人員，日常工作量大，而學院沒有為其提供學習考察，提高自身素質(zhì)的機會，沒有相關的培訓制度做支撐；三是伴隨辦公室業(yè)務種類及業(yè)務量的增加，辦公室干事的業(yè)務量隨之增加，而辦公室主任并未將各項業(yè)務明確責任制，干事的業(yè)務分工不明確。這導致了辦公室干事工作積極性不高，責任心不強，在做完本職工作后缺乏獨立思考和創(chuàng)新意識。一些擴展性的辦公業(yè)務長期處于無人管理的狀態(tài)，而辦公人員在完成原有工作內(nèi)容時也只是遵循個人工作習慣，沒有較為明確的分工。[2]當日常管理工作中出現(xiàn)問題時，二級學院辦公室無法快速找出了解事情經(jīng)過并對事件負責的人員，這降低了行政工作的效率，不利于學院辦公室的正規(guī)化發(fā)展。

（三）二級學院辦公室管理方式滯后

伴隨網(wǎng)絡科技的高速發(fā)展，高校管理正朝著信息化管理的方向發(fā)展?；ヂ?lián)網(wǎng)已廣泛應用到了高校管理中的各個層面。但高校二級學院辦公室的信息化管理還處在起步階段。其傳統(tǒng)的管理觀念、方式在信息化新時期嚴重阻礙了高校信息化管理的進程。二級學院辦公室的管理模式?jīng)]有適時發(fā)生轉變，始終照本宣章，依靠滯后制度指導工作，工作人員的信息化技術水平不夠，也沒有參加專業(yè)培訓的機會?，F(xiàn)有的管理方式依然依靠人工模式，引發(fā)了信息化與工作現(xiàn)狀發(fā)生沖突。老舊的管理制度很難適應新時期高校管理的發(fā)展。此時，管理者無法對自己的工作能力進行準確衡量，也無法對當前的工作狀態(tài)與進度進行評價，這使得內(nèi)部監(jiān)管長期處于一種無章可循的狀態(tài)，辦公室整體工作效率不高。[3]

二、新時期提高二級學院辦公室工作效率的對策

（一）建立健全責任制

不以規(guī)矩，不能成方圓，健全的規(guī)章制度是學院辦公室工作效率與工作質(zhì)量的重要保障。首先，學院應明確業(yè)務的責任制，對于一些原本不屬于辦公室業(yè)務，需要辦公室監(jiān)管的，需要明確責任制度；在此基礎上，完善崗位責任制，將工作任務責任分工到個人，避免因責任不清出現(xiàn)相互推諉，倒查不到責任人的現(xiàn)象。其次，要嚴格執(zhí)行規(guī)章制度，增強每個工作人員按規(guī)章制度辦事的自覺性，強化制度的約束力與執(zhí)行力。最后，實施績效考核制度。定期對經(jīng)辦的業(yè)務進行考核，在對工作人員的工作結果進行監(jiān)督的同時，也起到了激勵的作用，變向調(diào)動了員工的工作熱情，提高工作人員辦事的主動性。

（二）加強二級學院辦公室隊伍建設

二級學院辦公室人員自身的素質(zhì)關乎學院的管理水平和效率，應當重視辦公室人員的素質(zhì)建設。首先，在辦公室人員的招聘環(huán)節(jié)應當重視其綜合素質(zhì)的衡量，以科學化的管理理論、知識及理念，具有信息化管理應當具備的高素質(zhì)，具有較強的溝通協(xié)調(diào)及文字寫作能力為標準來進行招聘。其次，學校相關職能部門應當定期舉辦校內(nèi)二級學院辦公室工作座談會，各學院人員可以相互學習交流管理經(jīng)驗，此外，學校還應當為辦公室人員提供考察、學習的機會。伴隨經(jīng)濟的高速發(fā)展，高校發(fā)展也迎來了地域性發(fā)展的不平衡，高校應當制定相關制度，不定期將辦公室人員派到發(fā)展好的高校學習管理經(jīng)驗。另外，對于辦公室兼管的業(yè)務，因干事沒有受過專業(yè)培訓，學院也應當定期派其參加相關的學習。最后，明確辦公室人員的崗位職責。伴隨高校的快速發(fā)展，辦公室的業(yè)務種類也在增加。將職責細化到個人，明確分工。這樣做一方面加快了工作效率，減少了工作互相推諉現(xiàn)象的發(fā)生，另一方面可以讓每個人各司其職，努力發(fā)揮自身的優(yōu)勢，提高員工的工作自主性及創(chuàng)新性，讓每個人的成績都被看到。

（三）創(chuàng)新二級學院辦公室管理方式

二級學院辦公室傳統(tǒng)的行政辦公模式逐漸不適應現(xiàn)代高校發(fā)展的需求。主動探索新時期下新的管理觀念和手段成為高校發(fā)展的內(nèi)在要求和必然趨勢。通過減少紙質(zhì)化辦公，才能更好地提高學院的工作效率和管理水平，實現(xiàn)信息化管理。首先，高校相關職能部門應當提供相關計算機方面的技術支撐，向兄弟院校取經(jīng)，建立信息化管理平臺，同時還能夠加強同院校系的信息互通，從而實現(xiàn)信息共享。其次，學校應當為辦公室配備計算機專業(yè)干事幫助辦公室人員熟練掌握計算機信息技術，更好地推進管理信息化建設。辦公室工作人員也要加強自身學習，熟練掌握計算機應用技術，以更好推進綠色化辦公，實現(xiàn)院校管理信息化。[4]

（四）強化二級辦公室的服務意識

高校二級學院辦公室雖然不直接參與教學教研，但它很大程度上決定了學校的管理水平。辦公室主要工作就是安排及協(xié)調(diào)學院各部門工作，服務于高校的各職能部門以及師生。辦公室服務的效率及質(zhì)量直接決定了學院運行及管理的水平。因此，辦公室應當將“服務意識”放在自身工作的首位。首先，樹立“一切為了學生”的服務理念，制定相關責任制度，并貫徹于實踐。將服務水平量化管理，定期向各部門及師生發(fā)放調(diào)查問卷，及時發(fā)現(xiàn)問題并予以解決。其次，強化辦公室人員的服務精神，真正讓辦公室的職能從傳話筒變?yōu)榉掌?。在服務意識的帶動下，辦公室人員主動與各職能部門以及師生進行溝通，并將搜集到的信息及時反饋給學校，有利于學校合理安排工作重心，使其不斷滿足學校發(fā)展的不同要求。促進高校管理協(xié)調(diào)工作的開展，也能帶動創(chuàng)新管理方式。[5]

結語

伴隨高等教育的快速發(fā)展，高校二級學院辦公室管理工作也面臨巨大的變革。學院辦公室業(yè)務范圍及業(yè)務量加大，相伴出現(xiàn)了一系列問題。辦公室職能定位不明確，導致一系列工作責權不清；辦公室人員素質(zhì)參差不齊，影響了學院辦公室的工作效率；辦公室管理方式滯后，跟不上高校信息化發(fā)展的趨勢。通過明確責權，加強隊伍建設，創(chuàng)新管理方式等一系列方式，努力提高學院辦公室工作效率和工作質(zhì)量，有力帶動院校兩級管理體系的高效運轉，為學院的教學工作、科學研究工作以及全院師生提供更好的服務，也為學院的持續(xù)、健康發(fā)展做出更大貢獻。

參考文獻：

[1]蔡榮榮,胥亮.新形勢下高校二級學院辦公室管理效能研究[J].邢臺職業(yè)技術學院學報,2013(01):25-27.

[2]詹開卷.對新建本科院校二級學院辦公室工作的若干思考[J].湖北科技學院學報,2015(08):149-151.

[3]汲中玲.新形勢下二級學院辦公室工作的實踐與思考[J].科技視界,2016(27):297.

[4]馬慧.高校學院辦公室管理與建設的問題與對策[J].教育現(xiàn)代化,2016(37):36.

[5]史建軍.高校學院辦公室管理的問題與發(fā)展[J].中國管理信息化,2017(13):243-244.