OA系統(tǒng)在企業(yè)信息化管理的實踐與應用

王紋

摘要：辦公自動化OA系統(tǒng)，是現(xiàn)代辦公和信息技術相融合的產(chǎn)物。使用計算機和互聯(lián)網(wǎng)絡技術，通過工作流連接日常事務，實現(xiàn)辦公室標準化管理，提高企業(yè)運營效率，降低企業(yè)日常運作成本。目的是構建一個高效、高品質、高智能化管理的企業(yè)辦公系統(tǒng)，通過準確、全面、快速的數(shù)據(jù)收集、分析處理，提供及時可靠的數(shù)據(jù)信息，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享，使管理更加智能化、信息化。本文就OA系統(tǒng)進行簡要的概述，進而分析OA系統(tǒng)在企業(yè)信息化管理中的重要性。

關鍵詞：OA系統(tǒng)；企業(yè)；信息化管理；智能化

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2018）06-0220-02

1引言

OA系統(tǒng)全稱為Office Automation System，是一種辦公自動化管理系統(tǒng)。主要面向企業(yè)日常運作和管理，員工及管理者的應用系統(tǒng)，OA系統(tǒng)主要是推行一種無紙化辦公模式。企業(yè)的高效管理一直是管理者關注的重點問題，發(fā)達國家在企業(yè)管理的過程中，采用信息化的管理模式，取得了良好的經(jīng)濟效益。究其原因在企業(yè)的日常管理中，采用信息管理技術實現(xiàn)了ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理、辦公資料的共享和辦公數(shù)據(jù)管理，OA系統(tǒng)作為信息管理的核心對企業(yè)的發(fā)展起著重要推動作用。

2建立OA信息化系統(tǒng)的目的

辦公自動化系統(tǒng)建設的目的是在企業(yè)ERP軟件項目管理體制的基礎上，結合質量管理體系的思想，通過開發(fā)和運用信息資源，采用Internet/Intranet技術，以“工作流”為基礎，使企業(yè)內部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作。改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學的依據(jù)，促進企業(yè)經(jīng)營管理和日常辦公的規(guī)范化。最終達到提高管理工作效率、節(jié)約工作成本、增強員工交流、達到現(xiàn)代化企業(yè)管理新高度的目的。

3 OA系統(tǒng)實現(xiàn)功能分析

企業(yè)OA辦公系統(tǒng)立足于解決企業(yè)日常辦公業(yè)務、內部各部門信息共享的處理需求，提供日常辦公、公文管理、個人事物管理和系統(tǒng)管理等功能。主要功能架構，如圖1所示：

主要實現(xiàn)功能包括：①個人事務：待辦任務、日程安排、電子辦公、出差事務等，了解員工每個人；②項目管理：考勤管理、設備管理、車輛管理、招標管理、公司各部門任務分配等，統(tǒng)計企業(yè)內部所有員工考勤、設備、車輛信息。為企業(yè)的獎罰管理提供依據(jù)；③日常業(yè)務：企業(yè)通知公告、新聞動態(tài)、員工通訊簿、企業(yè)文化管理，用戶可以查看企業(yè)，部門的動態(tài)大事安排，并制定出自己的計劃；④論壇管理：部門動態(tài)信息（科研生產(chǎn)、質量安全保密、信息化、科技情報等專欄）、用戶可以在論壇管理模塊發(fā)布信息，對他人信息進行回復，類似QQ討論區(qū)發(fā)言，實現(xiàn)用戶內部的信息交流⑤系統(tǒng)設置：用戶管理、組織管理、權限管理，用戶自行設置密碼，簽名檔，個人頭像等。通過用戶的設置，更好的管理OA系統(tǒng)。

4 OA系統(tǒng)在信息管理中的作用

OA系統(tǒng)的使用促進了企業(yè)的辦公自動化，打破了傳統(tǒng)的信息縱向交流的方式，實現(xiàn)了企業(yè)各部門的信息共享，促進了企業(yè)信息的管理，創(chuàng)新了信息管理的模式。

1）OA系統(tǒng)有效提高了工作效率

OA系統(tǒng)打破了原先企業(yè)內部各業(yè)務部門獨立，信息單一的弊端，在統(tǒng)一管理模式下，業(yè)務辦理、文件接收、文件歸檔等各個環(huán)節(jié)流程、工作內容緊密關聯(lián)、相互依托，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息共享。原先的工作模式是公司下達文件后，所接收部門拿著紙質文檔先找主管領導簽字，再一級一級往上傳遞，等著各個部門領導的批示，時間間隔較長，遇到有領導出差文件就被擱置。嚴重影響文件的下達、辦理和反饋時間。在OA系統(tǒng)中，發(fā)布文件在權限范圍內共享，領導不在，只要有手機移動終端，都可以在手機端進行文件瀏覽和審批。系統(tǒng)所有運作流程都能實時呈現(xiàn)、及時跟蹤，對于緊急文件，系統(tǒng)會設定期限作出預警提醒。OA系統(tǒng)既簡化了工作流程又節(jié)省了文件審批時間，大大提高了企業(yè)辦公效率。此外采購、車輛調配、資金申請、合同審批等企業(yè)各重要項目管理也定義了規(guī)范流程，有效節(jié)約了審核時間。同時OA系統(tǒng)中，對分發(fā)后停滯處理的文件，進行有效監(jiān)督提醒。

2）OA系統(tǒng)提高了管理人員素質

OA系統(tǒng)不僅在工作模式上進行了革新，也使得管理人員對企業(yè)實現(xiàn)全面信息化、智能化的思路有了觀念上的巨大改變。OA系統(tǒng)的既豐富了管理人員的管理經(jīng)驗，也使他們掌握了科學的信息管理方式和先進的信息管理技術。OA系統(tǒng)的使用對企業(yè)管理層的管理思想理念進行了進一步的深化，帶領他們用現(xiàn)代化的企業(yè)管理方式和科學化的管理手段對信息進行管理。通過對數(shù)據(jù)進行自動化的處理分析，改變了管理員的信息觀念和管理戰(zhàn)略，從而有效地提高了管理效率，最終提高了整個企業(yè)的信息化管理水平，增強了管理人員的綜合素質。

3）OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫安全策略

企業(yè)信息管理過程中具有大量的信息數(shù)據(jù)，避免非法用戶對竊取公司數(shù)據(jù)信息至關重要。OA系統(tǒng)的對系統(tǒng)用戶權限進行分層管理，不同權限用戶對應不同操作模塊，對重要文件設置訪問密碼，避免了數(shù)據(jù)的非法訪問。OA系統(tǒng)可以對工作流中的相關文件和數(shù)據(jù)進行跟蹤和檢查，對企業(yè)內部文件進行處理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計處理和實時交流，使得企業(yè)對信息的處理真正實現(xiàn)自動化。OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)承載能力較強，服務器具有高冗余性和安全性能，這種嚴密的管理有效保障數(shù)據(jù)信息的安全性和完整性，保證了OA辦公自動化系統(tǒng)的可靠性。

4）OA系統(tǒng)實際成效

OA系統(tǒng)構架完善，適應企業(yè)辦公業(yè)務的需要，為企業(yè)辦公節(jié)約了管理資金，并實現(xiàn)了企業(yè)信息化管理，推動了企業(yè)OA能力。系統(tǒng)提高了企業(yè)各部門信息的共享化，通過網(wǎng)絡移動設備，管理者可對項目進行及時反饋，增強了管理者工作過程中的方便性和及時率。用戶操作界面簡單實用，大大提高了業(yè)務工作者的業(yè)務水平和管理能力。系統(tǒng)實時的匯總、分析、反饋，可以有效輔助決策者進行數(shù)據(jù)分析，作出實時判別。

5結束語

企業(yè)OA系統(tǒng)是一個將企業(yè)管理及基礎辦公需求作為核心，基于C/S模式下的信息管理系統(tǒng)，以OA理論和計算機技術相結合，提高企業(yè)辦公效率。OA系統(tǒng)的推廣，使用戶具有了更高的自主性，在用戶權限范圍內，用戶可以在任何地方對數(shù)據(jù)進行查詢和瀏覽。整個系統(tǒng)的結構體系先進，用戶界面良好，是一個較完善的信息交互平臺，有效實現(xiàn)了辦公的自動化和信息化，在企業(yè)管理過程中實現(xiàn)信息共享，提高了工作人員的工作效率，為企業(yè)智能化發(fā)展創(chuàng)造了更多的條件。