事業(yè)單位人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

胡薇薇

【摘要】本文結(jié)合筆者工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)，明確存在的主要問(wèn)題，并結(jié)合問(wèn)題和實(shí)際情況，提出了改進(jìn)建議，旨在更好地推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的快速發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；人事檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

隨著事業(yè)單位人才錄用和人事管理模式的轉(zhuǎn)變，以及事業(yè)單位人事改革力度的不斷加深，人事檔案管理工作受到了前所未有的挑戰(zhàn)。人事檔案管理主要是對(duì)職工日常調(diào)資、檔案歸集等各方面信息進(jìn)行記錄，為單位人才選拔和人力資源開(kāi)發(fā)提供客觀準(zhǔn)確的依據(jù)。但不可否認(rèn)，當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作還存在諸多問(wèn)題，嚴(yán)重制約著人事檔案管理工作的發(fā)展。為此，充分了解存在的問(wèn)題并科學(xué)有序地制定措施，對(duì)進(jìn)一步推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理工作發(fā)展具有極其重要的意義。

一、事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）人事檔案管理水平低下、管理手段落后。一是隨著人事制度的進(jìn)一步改革，公房管理處內(nèi)部科室結(jié)構(gòu)進(jìn)行了重組，這使得負(fù)責(zé)人事檔案管理的人員職能發(fā)生了根本轉(zhuǎn)變，而其所具備的管理水平也無(wú)法適應(yīng)改革發(fā)展的需求。二是參與人事檔案管理的工作人員多身兼數(shù)職，在這種情況下，真正能夠給予人事檔案管理工作的精力相對(duì)有限，日常事務(wù)也僅僅對(duì)公房管理處的基本人員信息完成錄入。三是由于對(duì)人事檔案管理的重視程度不夠，故相關(guān)設(shè)施設(shè)備也比較落后，隨著檔案的信息化管理水平的不斷提升，陳舊的檔案管理模式已無(wú)法順應(yīng)當(dāng)前和今后形勢(shì)的發(fā)展要求。

（二）人事檔案收集的力度和規(guī)范性不夠。一是工作制度不夠健全，執(zhí)行落實(shí)不到位。無(wú)為縣住建局公房管理處在人事檔案管理中，主要是根據(jù)上級(jí)下發(fā)的《人事信息材料收集歸檔規(guī)定》來(lái)實(shí)施，并未結(jié)合公房管理處的具體情況來(lái)制定實(shí)施細(xì)則。簡(jiǎn)單地說(shuō)，就是盡管有檔案管理收集制度，但卻無(wú)法與公房管理處實(shí)際情況相結(jié)合，從而導(dǎo)致收集工作滯后。二是收集信息不全面，缺乏真實(shí)性，規(guī)范性。由于公房管理處的人員數(shù)量較少，在進(jìn)行材料的收集上，非常零散，且并未對(duì)材料的真實(shí)性做任何鑒定。三是檔案材料制作不規(guī)范。干部檔案材料在進(jìn)行制作時(shí)，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一采用16開(kāi)規(guī)格的辦公紙，且不得出現(xiàn)卷角、過(guò)大過(guò)小、破損等情況，或者內(nèi)容出現(xiàn)容易被篡改、涂抹等，無(wú)法達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量的要求。

（三）人事檔案管理的科學(xué)化、信息化程度不高。隨著科學(xué)技術(shù)手段的持續(xù)更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)也因此隨之廣泛運(yùn)用，計(jì)算機(jī)信息水平也因此不斷提升，但由于公房管理處在檔案管理中的重視程度不夠，故不少先進(jìn)的技術(shù)手段和功能模塊并未運(yùn)用，在進(jìn)行個(gè)人信息調(diào)取、資料檢索等方面仍然需要人工操作，實(shí)際上并未達(dá)到以科學(xué)化、信息化手段提高管理效果和質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)。

二、事業(yè)單位人事檔案管理的改進(jìn)對(duì)策

（一）加強(qiáng)隊(duì)伍的自身建設(shè)，提高管理人員素質(zhì)。公房管理處人事檔案工作本身就屬于一項(xiàng)具有較強(qiáng)業(yè)務(wù)性和政策性的工作，它不僅具有保密性，同時(shí)還兼有服務(wù)性，為此，公房管理處人事管理部門(mén)必須認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，以及對(duì)公房管理工作開(kāi)展的重要性，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)，打造一只具有高素質(zhì)高水平的管理隊(duì)伍尤為必要。一是把握選人關(guān)。結(jié)合公房管理處的實(shí)際情況，選擇作風(fēng)正派、政治可靠以及責(zé)任心較強(qiáng)的工作人員負(fù)責(zé)，同時(shí)盡量以年輕具有較強(qiáng)計(jì)算機(jī)操作能力的群體為主。二是加大培訓(xùn)力度。公房管理處可定期邀請(qǐng)檔案局組織管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，提升其專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，更好地服務(wù)于檔案管理工作。三是實(shí)施目標(biāo)管理與考核。結(jié)合檔案管理人員在人事檔案管理中的實(shí)際工作情況與取得的成果，一并納入到崗位目標(biāo)責(zé)任管理中，并作為單位年終考核的重要指標(biāo)，同時(shí)作為檔案管理人員獎(jiǎng)懲、職務(wù)升降和工資等信息的考核標(biāo)準(zhǔn)。

（二）建立健全歸檔制度，有計(jì)劃地收集檔案材料。針對(duì)當(dāng)前公房管理處部分未及時(shí)遞送檔案材料、材料造價(jià)等情況，可通過(guò)定期或者不定期的方式，對(duì)公房管理處人員進(jìn)行統(tǒng)一的材料收集，確保人事檔案材料逐漸完善，同時(shí)結(jié)合公房管理處的實(shí)際情況，隨時(shí)完善其工作內(nèi)容，包括獎(jiǎng)勵(lì)、工資普調(diào)、年度考核、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等材料，針對(duì)普遍性較低和零散的材料盡量以不定期的方式來(lái)進(jìn)行收集，從以往的被動(dòng)收集轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)收集，日常留心各方面的情況，以便對(duì)信息進(jìn)行完善，提升收集工作的主動(dòng)性和自覺(jué)性，改變以往收集渠道閉塞的情況。結(jié)合公房管理處的實(shí)際情況和對(duì)檔案管理的需求，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善，在檔案規(guī)范管理基本要求的前提下，加入公房管理處人事管理工作中的成績(jī)和特點(diǎn)等信息，促使檔案信息能夠更加契合公房管理處各項(xiàng)工作發(fā)展的要求。

（三）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。隨著時(shí)代的發(fā)展，公房管理處檔案管理信息化程度越來(lái)越高，人事檔案管理推進(jìn)信息化建設(shè)尤其重要。信息化建設(shè)不僅僅是通過(guò)電腦實(shí)現(xiàn)檔案管理即可，而是要通過(guò)信息化系統(tǒng)來(lái)挖掘檔案信息，開(kāi)發(fā)人力資源，為公房管理處人才的任用提供支持。為此，公房管理處可適當(dāng)增加檔案管理信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)，對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)處理，增加更多功能實(shí)用的模塊，并與公房管理處各部門(mén)的工作特點(diǎn)結(jié)合起來(lái)，更好地實(shí)現(xiàn)人力資源的合理配置。

三、結(jié)論

總而言之，隨著智能化、信息化時(shí)代的不斷進(jìn)步，公房管理處人事制度的不斷深化改革對(duì)檔案管理提出了新的要求，因此，當(dāng)務(wù)之急，我們要把握問(wèn)題，針對(duì)性地實(shí)施改進(jìn)，才能夠更好地促進(jìn)人事檔案管理工作質(zhì)量的提升。

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