信息化時(shí)代檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)

蘇杭

[摘 要]在我國(guó)新時(shí)期經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展和優(yōu)化的過(guò)程中，科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)較過(guò)去有了大程度提升，在此背景下，各單位也開(kāi)始提升自身的現(xiàn)代化信息水平。尤其是現(xiàn)階段的檔案管理工作，都逐漸趨向于互聯(lián)網(wǎng)化和信息化，檔案管理內(nèi)容較過(guò)去也發(fā)生了質(zhì)的改變，因此新時(shí)期的檔案管理方式也要與時(shí)俱進(jìn)、不斷創(chuàng)新，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。本文以此為著入點(diǎn)，對(duì)現(xiàn)階段檔案管理工作的特點(diǎn)進(jìn)行了有效闡述，并對(duì)現(xiàn)階段檔案管理人員的素質(zhì)要求進(jìn)行了科學(xué)分析。與此同時(shí)，針對(duì)如何提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平提出了相應(yīng)的對(duì)策。

[關(guān)鍵詞]信息化時(shí)代；檔案管理；素質(zhì)要求

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.04.073

[中圖分類(lèi)號(hào)]G271.6 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2018）04-0-02

0 引 言

21世紀(jì)，無(wú)論是我國(guó)還是世界都面臨著信息化改革，迎來(lái)了信息化發(fā)展的時(shí)代，拓展了人們認(rèn)識(shí)世界和改變世界的方式，同時(shí)也大大提升了社會(huì)的整體效益。隨著電子檔案的應(yīng)用和發(fā)展，檔案的收集方式和存儲(chǔ)方式也發(fā)生了轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步提高了檔案管理的科學(xué)性、準(zhǔn)確性以及安全性。同時(shí)，隨著檔案管理水平的提高，檔案管理人員也要積極主動(dòng)地提升自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，才能有效滿足信息化時(shí)代檔案管理的要求，這是檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。

1 現(xiàn)階段電子檔案的應(yīng)用特點(diǎn)

電子檔案和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在本質(zhì)上是有區(qū)別的，所依托的載體也有很大的不同，在此基礎(chǔ)上其實(shí)際的應(yīng)用特點(diǎn)也就存在明顯的差異。首先，由于利用現(xiàn)代化的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)收集檔案數(shù)據(jù)，電子檔案在信息采集過(guò)程中的效率比較高、數(shù)據(jù)也相對(duì)準(zhǔn)確。其次，現(xiàn)代化的電子檔案在查閱和整理的過(guò)程中更加便捷。在電子檔案的歸納和整理的過(guò)程中，檔案管理人員可以利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段對(duì)不同檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，在搜索和查閱過(guò)程中，只要輸入關(guān)鍵字就能快速調(diào)取所需要的檔案資料。最后，電子檔案的安全性也更高。新時(shí)期的電子檔案保管只采用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存儲(chǔ)和優(yōu)盤(pán)的有效備份，不僅規(guī)避了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存放受損的問(wèn)題，也大大提高了電子檔案的安全性。

2 新時(shí)期檔案管理人員應(yīng)具備的綜合素質(zhì)

2.1 思想政治素質(zhì)

思想政治素質(zhì)是檔案管理人員應(yīng)該具備的基礎(chǔ)素質(zhì)。檔案管理人員管理著一些機(jī)密文件，對(duì)于我國(guó)濟(jì)建設(shè)具有重要的影響，因此檔案管理人員要具備一定的思想政治素質(zhì)，嚴(yán)格遵守單位的檔案管理制度，只有這樣才能有效保證檔案管理工作的安全性和科學(xué)性。

2.2 崗位專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

檔案管理本身具有一定的綜合性和復(fù)雜性，因此作為檔案管理人員也不單單是負(fù)責(zé)檔案保管，也要具備檔案收集、歸檔以及后續(xù)整理等工作技能，保證檔案的完整性，因此，檔案管理人員需要具備相應(yīng)的崗位專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，積極掌握相關(guān)的檔案整理以及保管方法，如檔案著錄方法、編制目錄方法以及電子文件歸檔的相關(guān)業(yè)務(wù)辦法，從而提高檔案管理工作的科學(xué)性。不僅如此，隨著電子檔案的不斷創(chuàng)新和推廣，檔案管理人員也要具備一定的計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)技能和理論知識(shí)，有效運(yùn)用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)修復(fù)管理漏洞，只有這樣才能保證新時(shí)期檔案管理工作的安全性和穩(wěn)定性。

2.3 創(chuàng)新素質(zhì)

現(xiàn)代化的檔案管理工作和傳統(tǒng)的檔案管理工作，除了在本質(zhì)上具有明顯的區(qū)別之外，新時(shí)期的檔案管理工作還要具有一定的時(shí)效性，因?yàn)楝F(xiàn)代化的電子檔案以計(jì)算機(jī)為載體，其本身是隨著時(shí)代發(fā)展而發(fā)展。要想保證電子檔案的完整性，現(xiàn)階段的檔案信息化管理系統(tǒng)也要及時(shí)創(chuàng)新，這對(duì)于檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，就需要具備一定的創(chuàng)新精神，及時(shí)發(fā)現(xiàn)電子檔案管理中存在的問(wèn)題，從而不斷提升信息化時(shí)代檔案管理的水平和效率。

2.4 職業(yè)道德素質(zhì)

職業(yè)道德素質(zhì)是在行業(yè)發(fā)展的過(guò)程中，對(duì)于相關(guān)責(zé)任人所形成的一種行為約束，作為檔案管理人員也不例外，要具有職業(yè)道德素質(zhì)，嚴(yán)格遵守管理制度。從某種意義上來(lái)看，職業(yè)道德素質(zhì)是指由于檔案管理部門(mén)涉及單位的管理機(jī)密，檔案管理人員在面對(duì)社會(huì)上的誘惑時(shí)，要時(shí)刻堅(jiān)守自身的崗位職責(zé)底線，強(qiáng)化自身的職業(yè)道德素質(zhì)，時(shí)刻保持愛(ài)崗敬業(yè)的精神，才能不斷提升自身的崗位技能和職業(yè)素質(zhì)?？傊?，職業(yè)道德素質(zhì)對(duì)于檔案管理人員具有一定的行為約束作用。

2.5 法律素質(zhì)

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，我國(guó)進(jìn)一步加強(qiáng)了法治社會(huì)建設(shè)，因此在檔案管理中，檔案管理工作人員也要具備一定的法律素質(zhì)，確保檔案管理工作能夠合法開(kāi)展，能夠提高檔案管理工作的科學(xué)性。因此，檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，要嚴(yán)格遵守基礎(chǔ)的法律規(guī)章制度，并根據(jù)我國(guó)檔案管理法的要求，對(duì)檔案進(jìn)行有效管理，杜絕檔案造假、私自銷(xiāo)毀檔案等行為。

3 信息化檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀

3.1 電子檔案信息收集和管理的效率較低

現(xiàn)階段，從信息化檔案管理工作的發(fā)展來(lái)看，很多單位的檔案管理工作人員沒(méi)有對(duì)電子檔案進(jìn)行有效應(yīng)用和管理，導(dǎo)致電子檔案的信息收集和管理效率低，具體表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面。一方面，電子檔案采集需要檔案管理人員和相關(guān)責(zé)人員進(jìn)行對(duì)接，在對(duì)接的過(guò)程中由于存在信息不對(duì)稱(chēng)性以及其他潛在的不確定因素，導(dǎo)致電子檔案收集存在很大困難。另一方面，在電子檔案管理的過(guò)程中，由于受技術(shù)水平以及管理人員綜合素質(zhì)的影響，實(shí)際管理效率低下。

3.2 缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員

目前，從電子檔案管理工作的發(fā)展來(lái)看，針對(duì)信息化時(shí)代發(fā)展的檔案管理人員還比較少，專(zhuān)業(yè)化的崗位人員也日益緊缺。一方面，大部分高校學(xué)生對(duì)檔案管理沒(méi)有興趣，導(dǎo)致檔案管理專(zhuān)業(yè)的學(xué)生比較少，和現(xiàn)階段信息化社會(huì)檔案管理崗位的人才需求產(chǎn)生矛盾。另一方面，就目前現(xiàn)有的檔案管理人員隊(duì)伍來(lái)看，大多都是非專(zhuān)業(yè)的人員或是其他崗位的兼職人員，缺乏系統(tǒng)科學(xué)的電子檔案管理理念，無(wú)法為新時(shí)期檔案管理工作開(kāi)展提供相關(guān)指導(dǎo)。除此之外，很多檔案管理人員也不了解現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和信息技術(shù)，大大降低了檔案管理工作的效率。

3.3 缺乏可靠的信息化檔案管理系統(tǒng)和硬件設(shè)施

電子檔案管理工作的有效實(shí)施，還要以基礎(chǔ)的信息化檔案管理系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施為基礎(chǔ)。但就目前社會(huì)發(fā)展來(lái)看，很多單位都沒(méi)有專(zhuān)業(yè)化、可靠的信息化檔案管理系統(tǒng)，大都將信息檔案隨意保存在計(jì)算機(jī)中，也沒(méi)有建立專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，這就大大降低了信息檔案的管理質(zhì)量，給檔案管理的安全性帶來(lái)很大隱患。同時(shí)，相關(guān)的檔案管理基礎(chǔ)硬件設(shè)施也具有一定的滯后性，大大降低了信息化檔案管理的效率，這在一定程度上也違背了相關(guān)的檔案管理制度。

4 信息化時(shí)代如何提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

4.1 創(chuàng)新檔案管理手段

新時(shí)期，隨著我國(guó)信息技術(shù)和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理人員在電子檔案管理工作中，也要進(jìn)一步完善和創(chuàng)新檔案管理手段，在利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)的同時(shí)，也要有效運(yùn)用科學(xué)的檔案管理方法指導(dǎo)檔案管理工作。例如，引進(jìn)先進(jìn)、科學(xué)的檔案管理系統(tǒng)以及檔案安全監(jiān)控設(shè)備，進(jìn)一步提高信息化時(shí)代檔案管理工作的效率，提升電子檔案的安全性和科學(xué)性。

4.2 提高檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代信息設(shè)備的應(yīng)用水平

現(xiàn)階段，隨著計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，創(chuàng)新了傳統(tǒng)檔案管理人員的工作方式和工作內(nèi)容，憑借傳統(tǒng)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和方法已經(jīng)不能勝任現(xiàn)階段的電子檔案管理工作，因此檔案管理人員也要積極提高自身的計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代信息設(shè)備的應(yīng)用水平。檔案管理人員在電子檔案管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理中，要熟悉和了解現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，掌握一定的計(jì)算機(jī)技能。同時(shí)，21世紀(jì)，科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公，檔案管理人員就要具備熟練操作現(xiàn)代化設(shè)備的能力。

4.3 加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)

新時(shí)期，檔案管理工作是一個(gè)不斷創(chuàng)新和完善的工作，對(duì)此作為崗位的負(fù)責(zé)人，檔案管理人員也要積極汲取和完善自身的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，不算提升自身的崗位技能。首先，單位要積極為檔案管理人員提供系統(tǒng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，幫助檔案管理人員獲取先進(jìn)的檔案管理思想和理念，完善現(xiàn)有的檔案管理工作方法。其次，檔案管理人員也要樹(shù)立自主學(xué)習(xí)的意識(shí)，積極學(xué)習(xí)自身崗位所涉及的知識(shí)，豐富自身的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，并積極學(xué)習(xí)相關(guān)的政策法規(guī)和先進(jìn)的檔案保護(hù)技術(shù)。

5 結(jié) 語(yǔ)

隨著我國(guó)現(xiàn)代化技術(shù)水平的不斷提高，傳統(tǒng)的檔案管理方式需要?jiǎng)?chuàng)新，對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)也提出了更高的要求。因此檔案管理工作人員要積極站在社會(huì)發(fā)展與時(shí)代變革的全局角度上，不斷提高自身的崗位技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)，還要具備一定的創(chuàng)新意識(shí)和法律素養(yǎng)。本文的研究成果能夠?yàn)闄n案管理工作創(chuàng)新提供指導(dǎo)，并為提高檔案管理水平奠定基礎(chǔ)。

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