淺談如何提高機(jī)關(guān)檔案管理工作水平

展賢東

【摘要】檔案管理工作對(duì)機(jī)關(guān)的發(fā)展能夠起到非常重要的作用。而隨著當(dāng)今社會(huì)信息化的發(fā)展，將機(jī)關(guān)檔案管理推向了一個(gè)全新的時(shí)代。目前，我國(guó)機(jī)關(guān)的檔案管理面對(duì)著眾多的挑戰(zhàn)。本文對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理的內(nèi)容、存在的問(wèn)題等展開(kāi)討論，討論如何將信息化管理應(yīng)用到檔案管理中，并提高檔案管理工作的水平。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)；檔案管理；工作水平

檔案信息作為一種公眾資源，它的價(jià)值已經(jīng)被現(xiàn)代社會(huì)和人們所認(rèn)可。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，我國(guó)電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息管理技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，將機(jī)關(guān)檔案管理推向了另一個(gè)全新的時(shí)代。為了適應(yīng)信息化的潮流，檔案管理也開(kāi)始了信息化建設(shè)。為了能夠更好地為機(jī)關(guān)提供服務(wù)，要提高機(jī)關(guān)檔案管理的技術(shù)水平，全面實(shí)現(xiàn)信息化管理。

一、機(jī)關(guān)檔案管理的主要作用

檔案管理工作對(duì)于機(jī)關(guān)的發(fā)展能夠起到非常重要的作用，它可以提供每個(gè)人的信息資料，而且不會(huì)弄虛作假；它可以為人們提供便利，為需要人才的單位提供可供參考的人才資源信息。

二、機(jī)關(guān)檔案信息管理存在的問(wèn)題

（一）思想落后。受傳統(tǒng)思想的束縛，一些機(jī)關(guān)的檔案信息管理仍很落后，大多都為紙質(zhì)版，這樣做不利之處在于，隨著時(shí)間的推移，紙的質(zhì)量會(huì)發(fā)生變化，上面的內(nèi)容也會(huì)隨著時(shí)間的推移變得模糊起來(lái)，當(dāng)需要的時(shí)候拿出來(lái)估計(jì)都已經(jīng)完全作廢，根本無(wú)法被人們利用。

（二）檔案管理模式落后。在當(dāng)今世界的發(fā)展之下，我國(guó)機(jī)關(guān)檔案的管理模式也存在落后的現(xiàn)象。主要由于受傳統(tǒng)管理模式的影響，使得機(jī)關(guān)檔案管理的模式止步不前。在這樣的狀況下，不利于檔案信息的收集和共享。

（三）技術(shù)服務(wù)因素。雖然電腦已經(jīng)普及，數(shù)字化時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，但許多機(jī)關(guān)檔案的管理仍為紙質(zhì)版，這樣既不利于信息的完整保存，又不利于資源的共享。這樣會(huì)使得檔案信息利用率低，導(dǎo)致檔案信息止步不前，不能進(jìn)一步完成優(yōu)化。

三、機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

（一）建立多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)的迅速發(fā)展，我們應(yīng)該充分利用計(jì)算機(jī)的優(yōu)點(diǎn)，對(duì)檔案信息的管理建立起多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，按照檔案的時(shí)間、類別、規(guī)格、儲(chǔ)存等分類別一次性錄入電腦。

（二）建立基于Web的服務(wù)系統(tǒng)。在機(jī)關(guān)的檔案管理工作中，計(jì)算機(jī)錄用信息已經(jīng)成為了最主要的服務(wù)方式，用戶可以根據(jù)自己的意志去尋找自己所需要的檔案的信息，并且能夠輕松找到，并進(jìn)行瀏覽和記錄。

四、提高機(jī)關(guān)檔案管理工作水平的舉措

（一）強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施。以前注重的是硬件設(shè)施，但是隨著時(shí)間的推移與社會(huì)的進(jìn)步，我們?cè)絹?lái)越重視軟件設(shè)施，主要包括檔案的管理方式、規(guī)章制度等等。還有就是要強(qiáng)化管理人員檔案管理的工作意識(shí)。注重軟件設(shè)施并不是說(shuō)硬件設(shè)施就不再重視，硬件設(shè)施的完善，能夠?qū)浖O(shè)施的完善提供更好的保障。所以加強(qiáng)硬件設(shè)施的建設(shè)還是很有必要的。

（二）強(qiáng)化現(xiàn)代信息化技術(shù)對(duì)檔案信息化管理的作用。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代化信息技術(shù)也越來(lái)越受到人們的高度重視，而且檔案信息的管理工作非常復(fù)雜，所以現(xiàn)代化信息技術(shù)剛好可以給檔案管理帶來(lái)便捷的管理方式，比如將信息儲(chǔ)存在電腦中，什么時(shí)候都不會(huì)丟，可以隨時(shí)調(diào)用。

（三）大力培養(yǎng)檔案信息管理的創(chuàng)新型人才。當(dāng)今世界，雖然技術(shù)的發(fā)展很快，為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，我們必須加強(qiáng)人才的培養(yǎng)。俗話說(shuō)：技術(shù)進(jìn)步是重點(diǎn)，但是教育是核心，人才才是最關(guān)鍵的，隨著全球化的發(fā)展，信息化革命也在不停地進(jìn)行。當(dāng)前要加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案信息的管理，信息化水平的管理，我們必須培養(yǎng)這方面的創(chuàng)新型人才。以促進(jìn)我國(guó)機(jī)關(guān)檔案信息管理的信息化建設(shè)，以提高機(jī)關(guān)檔案管理的工作水平。

（四）加強(qiáng)檔案信息管理的安全工作。電子信息的發(fā)展固然是好事，但是任何事物都有它的兩面性，那么有人就會(huì)鉆信息的缺點(diǎn)，網(wǎng)絡(luò)的空隙，這樣一來(lái)，他們會(huì)利用自己的技術(shù)，就是通過(guò)自己的電腦去盜取別人的隱私，從而使對(duì)方的檔案信息丟失。所以，我們應(yīng)加強(qiáng)檔案信息管理的安全工作，避免非法人員去盜取。

（五）善于交流，接受新資源，達(dá)到資源共享。作為機(jī)關(guān)檔案管理的工作人員，不能憑自己的主觀臆斷文檔的歸檔價(jià)值，一定要結(jié)合自己?jiǎn)挝坏膶?shí)際情況，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進(jìn)行歸檔。并且要多跟有經(jīng)驗(yàn)的歸檔人員進(jìn)行交流，不斷接受新信息，擴(kuò)大視野。編纂各種檔案資料，從而達(dá)到資源共享。

五、結(jié)束語(yǔ)

機(jī)關(guān)作為人才的聚集平臺(tái)，而檔案管理工作對(duì)一個(gè)機(jī)關(guān)的發(fā)展能夠起到非常重要的作用，它是人才信息的匯集處。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，我國(guó)電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息管理技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，將機(jī)關(guān)檔案管理推向了另一個(gè)全新的時(shí)代。為了適應(yīng)信息化的潮流，所以檔案管理也開(kāi)始了信息化的建設(shè)，為了能夠更好地為機(jī)關(guān)提供服務(wù)。如此看來(lái)，提高機(jī)關(guān)檔案管理的技術(shù)水平是眾望所歸。

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