行政執(zhí)法檔案管理工作中存在的問題及對策

蘇同磊

【摘要】行政執(zhí)法檔案是國家檔案的重要組成部分，客觀記錄了行政執(zhí)法活動的全過程，對于規(guī)范執(zhí)法行為、提升執(zhí)法水平發(fā)揮著重要作用。本文通過分析當前行政執(zhí)法檔案管理實踐中突顯出的問題，著力破解行政執(zhí)法檔案管理難題。

【關(guān)鍵詞】執(zhí)法檔案；檔案管理標準化；對策措施

行政執(zhí)法檔案作為行政執(zhí)法機關(guān)行使公共管理職能的歷史記錄，是載明行政執(zhí)法機關(guān)執(zhí)法檢查活動的證據(jù)，具有體現(xiàn)法定主體、程序，確定法定事實、明確執(zhí)法監(jiān)管責任的特性，其不僅承擔了文書檔案的查找利用功能，同時也是行政復(fù)議、行政訴訟、國家賠償?shù)闹匾罁?jù)。

一、存在的問題

（一）重視程度不足。目前，直接從事行政執(zhí)法檔案管理的人員在工作中突出表現(xiàn)為認識水平不高、重視程度不夠、人員素質(zhì)參差不齊等問題。部分執(zhí)法部門片面認為執(zhí)法檔案管理工作僅僅是保管，只要存放到位就可以了，所以一般從事檔案管理的人員多是兼職，甚至是勤雜人員，且崗位變動頻繁，造成了管理人員專業(yè)知識水平不高，管理能力不足。

（二）制作水平不高。1.案卷收集不齊全。收集是整個檔案管理、利用的基礎(chǔ)。行政執(zhí)法檔案管理本身有著嚴格、系統(tǒng)的工作流程和標準，需要具備專業(yè)檔案管理知識的專門管理人員按照標準進行管理，但是在實踐中，有些部門或個人平時不注意檔案材料的收集和保管，存在麻痹大意、消極懈怠心理，造成了檔案的缺失，為以后的查找利用造成了隱患，甚至直接導致了行政復(fù)議、訴訟的敗訴。2.整理方法不統(tǒng)一。主要體現(xiàn)在兩個方面：一是執(zhí)法案卷卷內(nèi)文書排列不規(guī)范，有的將卷內(nèi)文書單獨排列，有的按照文書檔案規(guī)則進行排列，還有的無規(guī)則隨意排列，甚至同時存在立案審批、現(xiàn)場筆錄、證據(jù)保存、違法告知、處罰決定、結(jié)案報告等材料不分先后，隨意穿插排列的情況。二是檔案在裝訂的時候未嚴格按照有關(guān)規(guī)定，有的采用盒裝，有的采用組卷的方式。造成這種現(xiàn)象的根本原因在于有些行政執(zhí)法部門沒有形成統(tǒng)一的執(zhí)法案卷歸檔標準和規(guī)定統(tǒng)一的保管方式。3.忽視檔案安全管理。部分執(zhí)法部門將檔案保存在機關(guān)檔案室，而一些設(shè)置了多支執(zhí)法隊伍的執(zhí)法機關(guān)甚至直接將檔案隨意放置在執(zhí)法機構(gòu)內(nèi)部，這樣就直接導致了檔案管理分散，處于多頭管理的狀態(tài)。造成了檔案管理部門不能及時對相關(guān)執(zhí)法檔案進行有效監(jiān)督，一些行政執(zhí)法案件由于結(jié)案時間拖后，造成后續(xù)材料缺失、不完整，行政執(zhí)法檔案依據(jù)性缺失。同時在檔案管理的過程中也極易出現(xiàn)肆意修改、整理不規(guī)范、利用環(huán)節(jié)隨意等問題。

（三）檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。行政執(zhí)法檔案管理人員在專業(yè)素質(zhì)、理論知識水平、文化修養(yǎng)等方面參差不齊，與檔案管理標準化、規(guī)范化的要求仍有較大差距。檔案專業(yè)畢業(yè)，專職從事行政執(zhí)法檔案管理的人員較少，知識結(jié)構(gòu)和專業(yè)水平較低，高層次檔案管理專業(yè)人才匱乏，已經(jīng)嚴重制約了檔案管理水平的提高。

二、做好行政執(zhí)法檔案管理工作的對策措施

（一）提高重視程度。上級檔案行政管理部門應(yīng)當不斷加強對行政執(zhí)法部門執(zhí)法檔案管理的監(jiān)督指導。配合政府法制機構(gòu)加大對行政執(zhí)法部門案卷評查的頻次，深入開展檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查，保障執(zhí)法檔案管理工作依法依規(guī)開展。通過開展《檔案法》《檔案法實施辦法》等檔案管理相關(guān)法律法規(guī)的宣傳教育，提高行政執(zhí)法單位和檔案管理人員對執(zhí)法檔案管理和保護的思想認識。在選拔檔案管理崗位人員時擇優(yōu)選擇作風正派、責任心強、檔案管理和行政執(zhí)法業(yè)務(wù)水平高的同志從事行政執(zhí)法檔案管理工作。

（二）強化制度保障。根據(jù)行政執(zhí)法工作的特點，制定行業(yè)執(zhí)法檔案整理規(guī)范，健全和完善執(zhí)法檔案收集制度，嚴格按照《文書檔案案卷格式》（GB/T 9705-2008）等國家標準和行業(yè)規(guī)范要求進行檔案管理，做到歸檔范圍明確，歸檔文件真實，分類準確，卷（件）內(nèi)材料排列歸整有序，依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）或“一案一卷”原則進行組卷，做到案卷組卷合理，保管期限準確、封面、卷內(nèi)目錄、裝訂美觀大方。實現(xiàn)各執(zhí)法門類、載體的行政執(zhí)法檔案的統(tǒng)一集中管理和存放，并按照規(guī)定對檔案利用明確查閱流程及范圍，確保行政執(zhí)法案卷完整、規(guī)范和系統(tǒng)。

（三）完善追責機制。我國行政執(zhí)法檔案管理的責任機制尚未建立，責任追究還僅限于《檔案法》中關(guān)于檔案管理責任的規(guī)定。而行政執(zhí)法檔案在內(nèi)容上不同于一般的文書檔案，它不僅發(fā)揮著檔案本身的作用，更代表著政府的公信力。如按照一般檔案管理責任來追究，則處罰力度偏弱，達不到應(yīng)有的管理效果。因此，進一步明確行政執(zhí)法檔案管理過程中出現(xiàn)的違法犯罪行為或者違規(guī)行為時應(yīng)當承擔的法律后果，對于完善行政執(zhí)法檔案管理的責任追究機制，提高行政執(zhí)法檔案管理工作規(guī)范化水平，落實檔案管理崗位職責，形成“有權(quán)必有責，有責要擔當，失責必追究”的工作格局具有重要的現(xiàn)實意義。

三、結(jié)語

綜上所述，近年來，隨著行政執(zhí)法檔案管理工作水平的不斷提高，執(zhí)法檔案管理工作一直在不斷探索和完善，但是目前仍處在起步階段，難免在工作中暴露出一些問題。在今后的行政執(zhí)法檔案管理過程中應(yīng)當不斷總結(jié)和完善管理經(jīng)驗，打造檔案管理的長效機制，突出抓好思想認識提高、人員素質(zhì)提升、制度規(guī)范運行等方面的工作，逐步適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的實際需要，提升檔案的管理、保護、利用工作水平。

【參考文獻】

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