對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的思考

張曉蓉

【摘要】在信息化背景下，事業(yè)單位只有加快檔案管理信息化建設(shè)步伐，才能確保檔案管理工作滿足時代與社會發(fā)展的需求。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員必須引起足夠的重視，不斷提升檔案管理信息化水平，將各種檔案資料的作用與價值充分體現(xiàn)出來，為事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。本文將簡述事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義，并提出了切實可行的策略。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

事業(yè)單位在開展各項業(yè)務(wù)活動過程中，將產(chǎn)生各種類型的檔案資料，主要有文件、圖表、聲像等，保存價值非常高，能夠為事業(yè)單位今后工作的開展提供重要的參考依據(jù)。檔案管理在事業(yè)單位管理工作中占有重要的地位，需要加快信息化建設(shè)步伐，逐步提升檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化水平。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

事業(yè)單位加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)意義重大：一是能夠簡化檔案管理工作流程。傳統(tǒng)檔案主要是紙質(zhì)資料，極易出現(xiàn)老化、破損等問題，且檔案收集、整理、分類和保存等工作量較大。通過信息化建設(shè)，檔案管理人員直接利用電子網(wǎng)絡(luò)平臺，將檔案信息錄入計算機(jī)中即可，這樣不僅減少了檔案存儲空間，還有利于今后的利用。二是為檔案查詢與利用提供便利。從傳統(tǒng)檔案管理模式來看，檔案利用者需要翻閱大量的檔案資料，花費大量時間與精力才能獲得所需檔案。提升檔案管理信息化水平以后，利用者只需要在計算機(jī)上輸入關(guān)鍵詞即可檢索到相應(yīng)檔案，甚至不用到檔案室內(nèi)尋找，實現(xiàn)了檔案信息遠(yuǎn)程化傳輸，促進(jìn)了管理和辦公效率的提升。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）增強(qiáng)法制觀念，提高檔案意識。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視檔案管理工作，真正意識到其重要意義，結(jié)合《檔案法》中的要求，廣泛開展宣傳工作，促使檔案管理人員法制觀念不斷增強(qiáng)，并有效提升法律意識。事業(yè)單位應(yīng)通過學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、答題及考試等形式，從整體上提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，熟悉相關(guān)的法律法規(guī)，在實際工作中嚴(yán)格執(zhí)行。此外，檔案管理人員對待工作也要認(rèn)真負(fù)責(zé)，履行好自身職責(zé)，規(guī)范操作各種信息化設(shè)備。事業(yè)單位要將檔案管理人員的工作熱情激發(fā)出來，確保他們?nèi)硇耐度氲綑n案管理工作中，才能最大限度減少問題，避免檔案資料出現(xiàn)損壞、丟失的情況，為檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造有利條件。

（二）完善檔案管理制度。制度是所有工作正常開展的前提，要想實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，需要重視建立起完善的檔案管理制度，為這項工作提供科學(xué)指引與保障。事業(yè)單位要盡快制定規(guī)范的信息化安全保障制度，這樣在檔案信息資源信息化建設(shè)期間，可以避免出現(xiàn)檔案遺失、外泄等問題。事業(yè)單位檔案管理部門要嚴(yán)格制定工作責(zé)任制度，將具體責(zé)任明確到個人身上，以此增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識和安全意識，不斷提升檔案管理制度的科學(xué)化、嚴(yán)格化和有序化水平，促使事業(yè)單位檔案資源信息化建設(shè)正常開展。

（三）提升規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化水平。在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中，規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是兩個需要達(dá)到的目標(biāo)，這能夠?qū)n案管理工作現(xiàn)代化水平反映出來。事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)中，需要根據(jù)國家信息化管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，從自身發(fā)展需求與特點出發(fā)，將相應(yīng)的內(nèi)部管理標(biāo)準(zhǔn)體系明確下來，在實踐中逐步加以完善。事業(yè)單位在檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)中，不僅要滿足國家標(biāo)準(zhǔn)，還要便于操作，將各種文件和檔案的內(nèi)容、著錄項目、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與格式等統(tǒng)一起來，并保證檔案數(shù)據(jù)庫管理軟硬件文檔格式、數(shù)據(jù)指標(biāo)等規(guī)范。這樣檔案管理人員在檔案館錄入電子目錄以后，可以更好地共享數(shù)據(jù)，避免軟件不兼容造成的數(shù)據(jù)不能轉(zhuǎn)換、讀取等情況。

（四）加快硬件建設(shè)。在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中，還要注重對各項現(xiàn)代化軟硬件設(shè)備進(jìn)行完善，主要有計算機(jī)、數(shù)字存儲設(shè)備、數(shù)據(jù)庫以及網(wǎng)絡(luò)等。事業(yè)單位要注重在數(shù)字資源設(shè)備上增加更多的資金投入，及時采購、更新和升級設(shè)備。事業(yè)單位為獲得更多的檔案資料，需要將存儲光盤配置齊全，確保光盤有一定的存儲空間，延長光盤使用與保持的時間，從最大限度減少存儲風(fēng)險，讓檔案資料得到安全保護(hù)。選擇硬盤設(shè)備備份的過程中，要注重其有良好的性能，能保持穩(wěn)定，并具備較強(qiáng)的抗外界干擾能力，從而使檔案資料保存更加健康和有效。

（五）提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)。事業(yè)單位要注重對檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作，讓他們學(xué)習(xí)并掌握更多專業(yè)知識，同時檔案管理人員還要通過學(xué)習(xí)計算機(jī)、檔案管理軟件等知識，熟練運用各種現(xiàn)代信息管理技術(shù)，既要懂得檔案管理業(yè)務(wù)知識，還要精通計算機(jī)管理技術(shù)，真正成為復(fù)合型人才。此外，事業(yè)單位還要做好對檔案管理人員的思想政治工作，加強(qiáng)對他們的職業(yè)道德教育，以此增強(qiáng)檔案管理人員的政治思想覺悟。這樣他們在工作中才會保持高度的責(zé)任感，提升政治敏銳性與政治鑒別力，踏踏實實做好檔案管理信息化工作，為事業(yè)單位的發(fā)展作出自己的貢獻(xiàn)。

三、結(jié)語

總之，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是一個復(fù)雜、系統(tǒng)的過程，需要檔案管理人員注重提升自己的綜合素質(zhì)與能力，才能更好地勝任本職工作。同時事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)也要提高重視程度，既要建立完善的規(guī)章制度，還要逐步加大資金投入，為檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)造有利條件。這樣才能真正發(fā)揮出檔案資源的價值，促進(jìn)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。

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