技校檔案管理工作信息化建設(shè)探析

何晶

【摘要】當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，尤其是信息技術(shù)的快速發(fā)展，對當(dāng)前技校檔案管理工作提出了新的要求，促使將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到技校檔案管理中，以提高技校檔案管理工作的效率和信息化水平。基于此，本文對技校檔案管理工作信息化建設(shè)進(jìn)行探討。

【關(guān)鍵詞】技校；檔案管理；信息化建設(shè)；探討

檔案管理作為學(xué)校日常管理中重要的組成部分，對學(xué)校管理和發(fā)展具有十分重要的作用。加強(qiáng)技校檔案管理工作可以反映和維護(hù)學(xué)校發(fā)展的真實歷史面貌，并服務(wù)于實際教學(xué)，進(jìn)而推動學(xué)校穩(wěn)定發(fā)展。近幾年，隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，將其應(yīng)用到檔案管理工作中，極大提高了技校檔案管理工作的效率和工作質(zhì)量，推動技校檔案管理的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展。

一、技校檔案管理工作信息化建設(shè)優(yōu)勢分析

（一）提高技校檔案管理工作的效率。在傳統(tǒng)的技校檔案管理中，主要依賴于人工開展檔案管理工作，在工作過程中容易受到人為因素的影響，影響檔案管理工作效率和質(zhì)量。但是將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到技校檔案管理當(dāng)中，可以促使檔案管理工作更加方便、快捷，檔案管理工作人員的工作效率也會得到很大幅度的提升。與此同時，借助于檔案管理系統(tǒng)，技校管理者、老師、學(xué)生可以根據(jù)各自的權(quán)限登錄到系統(tǒng)中，對自己想要了解的檔案資料進(jìn)行查詢和瀏覽，在年終歸檔時，只需要移交一份分類組卷清單，并且通過網(wǎng)絡(luò)傳送到檔案管理數(shù)據(jù)庫中即可，不僅避免傳統(tǒng)的整理、歸檔流程，也提高了檔案管理工作效率。

（二）有利于各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計和共享，提高歸檔數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。技校在長期發(fā)展中，累積了很多的數(shù)據(jù)資料，同時由于技校校內(nèi)管理對象較多，人員流動性也比較強(qiáng)，需要對諸如學(xué)生入學(xué)、學(xué)生畢業(yè)、老師退休等數(shù)據(jù)進(jìn)行及時、準(zhǔn)確的記錄、歸檔，運用傳統(tǒng)的手工方式，不僅無法及時進(jìn)行，還會影響到最終歸檔數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。但是通過檔案信息化管理，直接通過計算機(jī)就可以及時、準(zhǔn)確地進(jìn)行統(tǒng)計，并且真實反映當(dāng)時的實際情況。

（三）儲存大量數(shù)據(jù)，提高檔案信息安全性。依托技校檔案管理信息系統(tǒng)，可以容納海量技校檔案數(shù)據(jù)，并且實現(xiàn)技校檔案管理高效化，保障檔案信息安全。與傳統(tǒng)人工檔案信息管理相比較，信息化檔案管理主要是將檔案以電子檔案的形式儲存到檔案管理系統(tǒng)中，不僅使得檔案查詢、調(diào)取簡便化，還極大地降低了檔案管理的人工成本。

二、技校檔案管理工作信息化建設(shè)途徑

（一）提高檔案管理信息化認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。提高技校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理信息化的認(rèn)識，直接影響到實際檔案管理工作信息化建設(shè)效果。然而在當(dāng)前技校檔案管理工作中，還有領(lǐng)導(dǎo)對此認(rèn)識不夠充分，對學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)僅僅是為了實現(xiàn)按時歸檔，減少丟檔。同時，技校將更多的資金用于生源上，在檔案管理信息化建設(shè)上投入較少，進(jìn)而導(dǎo)致技校檔案管理工作只能夠維持現(xiàn)狀，甚至與學(xué)校實際檔案管理要求不符。因此需要提高技校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識，重視檔案管理在日常工作中的重要性。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。為保障檔案管理信息化建設(shè)在技校檔案管理中充分發(fā)揮其積極作用，就需要建立一支專業(yè)化人才隊伍，主要通過以下兩方面實現(xiàn)：1.加強(qiáng)對檔案管理人員專業(yè)知識的培訓(xùn)，當(dāng)前技校檔案管理人員除了需要掌握基本檔案管理基礎(chǔ)知識之外，還需要加強(qiáng)對檔案管理工作人員計算機(jī)、檔案管理軟件等知識、技能的培訓(xùn)，促使檔案管理工作人員能夠熟練進(jìn)行操作，更好地開展日常檔案管理工作。2.進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，除了工作中需要具備的思想、政治素質(zhì)之外，也需要具備扎實的檔案管理學(xué)科知識，并且不斷豐富和完善自身知識結(jié)構(gòu)，在實際檔案工作中明確自身職責(zé)，有序開展工作，促使他們成為符合檔案信息管理的專業(yè)人才，進(jìn)而提高技校檔案管理工作和服務(wù)水平。

（三）加大檔案管理信息化建設(shè)投入力度。技校開展檔案管理工作信息化建設(shè)不僅需要大量的資金投入，也需要購置大量檔案管理信息化專業(yè)設(shè)備，如：計算機(jī)、打印機(jī)、投影儀、掃描儀及應(yīng)用軟件等等。為提高檔案信息管理工作效率和質(zhì)量，還需要將計算機(jī)技術(shù)、聲像錄制技術(shù)等應(yīng)用到其中，想要實現(xiàn)技校檔案管理辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)化，就需要加快完善檔案管理軟件，對信息化檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行妥善解決，以適應(yīng)當(dāng)前技校檔案管理需求，并且以檔案管理信息化帶動技校管理信息化進(jìn)程的發(fā)展，推動技校持續(xù)發(fā)展。

三、結(jié)語

本文對技校檔案管理工作信息化建設(shè)進(jìn)行了探討，主要是對技校檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢進(jìn)行分析，加快技校檔案管理信息化建設(shè)不僅提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，還能夠儲存大量數(shù)據(jù)，并且保障檔案信息的準(zhǔn)確性和安全性。與此同時，在文中也提出了技校檔案管理信息化建設(shè)的途徑，通過提高技校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識、加強(qiáng)檔案管理人員隊伍建設(shè)和加大檔案管理信息化建設(shè)投入力度，并且在實際過程中不斷積累和總結(jié)經(jīng)驗，推動技校檔案管理信息化建設(shè)和服務(wù)于技校檔案管理。

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