淺析新時(shí)期供電公司辦公室管理及創(chuàng)新

楊東川

【摘要】在改革新常態(tài)下，用戶(hù)對(duì)供電質(zhì)量及服務(wù)提出更高要求，供電公司面臨改革提速、競(jìng)爭(zhēng)加劇、盈利降低的嚴(yán)峻形勢(shì)。作為供電公司辦公室應(yīng)積極轉(zhuǎn)變觀念，充分理解職能和定位，結(jié)合電力生產(chǎn)實(shí)際，分析存在的問(wèn)題，創(chuàng)新管理辦法，以適應(yīng)新時(shí)期供電公司發(fā)展的需要。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期；供電公司；辦公室；工作

一、供電公司辦公室管理的功能及基本要求

供電企業(yè)辦公室是公司綜合管理機(jī)構(gòu)，是承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系四方的樞紐，是推動(dòng)各項(xiàng)工作朝著既定目標(biāo)前進(jìn)的中心，辦公室的工作千頭萬(wàn)緒，有公文擬制、人力資源、黨群事務(wù)、檔案管理、用車(chē)管理、會(huì)議安排、迎來(lái)送往、物業(yè)管理等大量事務(wù)性、瑣碎性的工作。要做好辦公室工作，就需要發(fā)揮辦公室團(tuán)隊(duì)力量，分析各項(xiàng)任務(wù)的輕、重、緩、急，做好管理、協(xié)調(diào)及服務(wù)這三個(gè)方面的工作。首先，工作上主動(dòng)作為，了解宏觀經(jīng)濟(jì)政策、法律、法規(guī)，深入生產(chǎn)一線、電力市場(chǎng)，了解工作情況，收集相關(guān)數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)提供參謀。其次，在協(xié)調(diào)方面，要加強(qiáng)與相關(guān)單位、各職能部室溝通，促進(jìn)團(tuán)結(jié)，圓滿(mǎn)完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作任務(wù)。同時(shí)，加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，了解員工思想動(dòng)態(tài)，積極為員工排憂(yōu)解難，增強(qiáng)企業(yè)凝聚力與執(zhí)行力，為電網(wǎng)建設(shè)、運(yùn)行、維護(hù)和搶修提供高效、優(yōu)質(zhì)的后勤及宣傳服務(wù)。

二、當(dāng)前供電公司辦公室存在的問(wèn)題

（一）公司發(fā)展步伐加快與辦公室人員綜合能力的矛盾。當(dāng)前供電公司加大投入，充分應(yīng)用科技成果，采用科技手段，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的信息化、自動(dòng)化、智能化水平不斷提升，重視專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才引進(jìn)，管理運(yùn)營(yíng)水平邁上新臺(tái)階，但目前辦公室人員存在著年齡普遍偏大，法律、規(guī)則意識(shí)不強(qiáng)，人才當(dāng)量密度偏低的問(wèn)題，對(duì)能源互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”等新生事物的理解和重視程度不夠，對(duì)電力體制改革帶來(lái)的挑戰(zhàn)和機(jī)遇認(rèn)識(shí)不夠，危機(jī)意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)電力企業(yè)整體運(yùn)行工作不夠了解，沒(méi)有相應(yīng)的理論基礎(chǔ)，缺乏相應(yīng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，慣用經(jīng)驗(yàn)辦事，創(chuàng)新工作思考不夠，對(duì)開(kāi)展的工作沒(méi)有預(yù)見(jiàn)性和計(jì)劃性，不能更好地適應(yīng)供電公司的快速發(fā)展。

（二）優(yōu)質(zhì)服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)。為降低人力資源成本和提高工作效率，供電企業(yè)辦公室人員配置相對(duì)精簡(jiǎn)，工作人員身兼數(shù)職，長(zhǎng)期處理瑣碎事務(wù)，個(gè)別工作人員存在工作熱情不高、責(zé)任心不強(qiáng)、工作推諉、服務(wù)意識(shí)不到位等問(wèn)題，在內(nèi)外溝通協(xié)調(diào)過(guò)程中，亦缺乏敏銳的應(yīng)對(duì)能力和超前服務(wù)意識(shí)，將工作重心放在具體事務(wù)性工作中，忽視瑣碎工作的重要性，導(dǎo)致辦公室不能為公司提供深層次服務(wù)，沒(méi)有很好起到上傳下達(dá)、部門(mén)和諧、用戶(hù)滿(mǎn)意的潤(rùn)滑劑作用，優(yōu)質(zhì)服務(wù)有待提升。

（三）安全管理有待加強(qiáng)。供電企業(yè)承擔(dān)城市、鄉(xiāng)村等地電網(wǎng)搶修、維護(hù)等任務(wù)，車(chē)輛使用頻繁，車(chē)輛安全行駛起著保障電力員工安全、提高突發(fā)事件處置效率、保障可靠供電的重要作用，是供電公司辦公室安全管理的重心。目前供電企業(yè)駕駛?cè)藛T分專(zhuān)職駕駛員與兼職駕駛員，個(gè)別專(zhuān)職駕駛員經(jīng)驗(yàn)豐富，但對(duì)車(chē)輛駕駛技術(shù)存在過(guò)于自信的心理，駕駛時(shí)麻痹大意，車(chē)輛三查流于形式，對(duì)車(chē)輛事故主觀原因認(rèn)識(shí)不足。個(gè)別兼職駕駛員存在對(duì)車(chē)輛維護(hù)、突發(fā)事故處置經(jīng)驗(yàn)不足，車(chē)輛管理、維護(hù)責(zé)任心不強(qiáng)等問(wèn)題。由于電網(wǎng)搶修突發(fā)事件的不確定性和線路、設(shè)備維護(hù)、巡視檢查周期性等原因，駕駛時(shí)間不固定、行駛路況復(fù)雜、天氣狀況不定，駕駛員易產(chǎn)生疲勞駕駛和帶情緒開(kāi)車(chē)等問(wèn)題，存在安全風(fēng)險(xiǎn)。

（四）宣傳工作有待加強(qiáng)。供電公司宣傳工作，起著對(duì)內(nèi)引導(dǎo)員工思想，提高企業(yè)凝聚力和戰(zhàn)斗力，落實(shí)公司各項(xiàng)戰(zhàn)略部署，促進(jìn)企業(yè)和諧、穩(wěn)定；對(duì)外防范輿情風(fēng)險(xiǎn)，提升企業(yè)形象的重要作用。目前供電公司辦公室存在對(duì)宣傳工作重視程度不夠，對(duì)員工思想情況把握仍不夠充分、全面，宣傳工作針對(duì)性不強(qiáng)，方式單一，互動(dòng)性有待提升，對(duì)宣傳效果評(píng)估、總結(jié)不夠，對(duì)新媒體影響力和風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不夠等問(wèn)題。

（五）可控成本控制不夠。辦公室主要可控的費(fèi)用為辦公用品、通信、印刷、車(chē)輛使用、差旅、維修費(fèi)等費(fèi)用，為適應(yīng)經(jīng)濟(jì)新常態(tài)，提高企業(yè)利潤(rùn)，辦公室應(yīng)加強(qiáng)可控成本的控制，降本提質(zhì)增效，但在可控成本控制過(guò)程中，存在費(fèi)用審核把關(guān)不嚴(yán)，可控成本支出方案不科學(xué)，綜合調(diào)配使用資源不夠優(yōu)化，員工節(jié)約意識(shí)引導(dǎo)不夠等問(wèn)題。

（六）檔案管理意識(shí)有待增強(qiáng)。各種形式和載體的歷史記錄是公司決策的依據(jù)，是對(duì)工作查考的憑據(jù)，做好檔案管理工作，管好用好檔案，依法治檔，對(duì)開(kāi)展企業(yè)法制建設(shè)，充分開(kāi)發(fā)利用資源起著重要作用。目前供電企業(yè)適應(yīng)新形式發(fā)展要求，開(kāi)展機(jī)構(gòu)改革，實(shí)行崗位調(diào)整，因人事變動(dòng)，各類(lèi)歷史檔案歸檔困難，檔案歸檔因部門(mén)溝通不夠、未實(shí)現(xiàn)檔案閉環(huán)管理。因工作人員重視不夠和責(zé)任心等問(wèn)題，存在著歸檔不及時(shí)或遺漏現(xiàn)象。

三、創(chuàng)新供電公司辦公室工作的思考

（一）充分利用現(xiàn)有辦公室人力資源，打造優(yōu)秀辦公室團(tuán)隊(duì)。一是建立、完善和從嚴(yán)執(zhí)行辦公室管理制度。結(jié)合電力標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)要求，細(xì)化辦公流程，實(shí)行辦公室公文擬制、合同審核、辦公固定資產(chǎn)、車(chē)輛駕駛等標(biāo)準(zhǔn)化管理，提高辦事效率和質(zhì)量，使辦公室管理有章可循，對(duì)辦公室工作人員工作質(zhì)量進(jìn)行量化考核。二是加強(qiáng)辦公室人員綜合能力的培養(yǎng)。鼓勵(lì)工作人員提高學(xué)歷、職稱(chēng)水平，提高人員文化水平；同時(shí)加強(qiáng)電力業(yè)務(wù)、法律和財(cái)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高對(duì)公司各項(xiàng)規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程的理解水平，樹(shù)立法治意識(shí)、規(guī)范意識(shí)。三是企業(yè)外培與內(nèi)培相結(jié)合，自學(xué)與集中學(xué)習(xí)相結(jié)合，加強(qiáng)培訓(xùn)效果考核，抽派相關(guān)人員到上級(jí)單位辦公室學(xué)習(xí)鍛煉。四是充分尊重辦公室人員個(gè)性，發(fā)揮個(gè)人特長(zhǎng)，加強(qiáng)思想交流溝通，關(guān)心、理解和鼓勵(lì)每位團(tuán)隊(duì)成員，構(gòu)建和諧、健康團(tuán)隊(duì)。五是建立重點(diǎn)工作集中辦公制度。充分發(fā)揮辦公室團(tuán)隊(duì)力量，統(tǒng)籌人力資源，確定任務(wù)目標(biāo)和時(shí)限，集中力量攻克重點(diǎn)工作，提高辦公室人員責(zé)任意識(shí)和綜合能力，提高工作質(zhì)效。六是開(kāi)展辦公室趣味活動(dòng)和比賽，提高員工工作熱情、水平和對(duì)新事物、新觀念的認(rèn)同。

（二）打造優(yōu)質(zhì)服務(wù)示范窗口。在供電企業(yè)，辦公室是企業(yè)的窗口，它直接致力于企業(yè)與基層、群眾之間的關(guān)系，聯(lián)系對(duì)外單位，是矛盾的易發(fā)點(diǎn)，因此辦公室人員要深入基層，深入市場(chǎng)，開(kāi)展調(diào)研工作，尋找解決方案，做好記錄，給公司提供建議。同時(shí)保持辦公室環(huán)境規(guī)范、整潔；人員衣著規(guī)范，服務(wù)態(tài)度禮貌，舉止得體。在各項(xiàng)工作中，主動(dòng)作為，把握原則性與靈活性，化解矛盾，解疑釋惑。設(shè)置共產(chǎn)黨員示范崗，落實(shí)首問(wèn)責(zé)任制，做好信訪工作，為各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展和企業(yè)穩(wěn)定提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（三）強(qiáng)化車(chē)輛安全管理。一是進(jìn)一步完善車(chē)輛管理制度，提高車(chē)輛三查質(zhì)量，嚴(yán)禁公車(chē)私用，開(kāi)展車(chē)輛不定期安全突擊檢查，將車(chē)輛三查、車(chē)況、安全行駛和服務(wù)質(zhì)量等納入積分制指標(biāo)，量化考核。二是召開(kāi)車(chē)輛安全行駛會(huì)議，讓每位駕駛員參與分析討論各類(lèi)交通事故案例，邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)駕駛員為兼職駕駛員講解車(chē)輛維護(hù)及駕駛經(jīng)驗(yàn)，共同提高安全意識(shí)。三是完善車(chē)輛駕駛維修、保養(yǎng)制度。由車(chē)輛管理人員、優(yōu)秀駕駛員組成車(chē)輛安全小組，開(kāi)展車(chē)輛行駛專(zhuān)業(yè)隨車(chē)指導(dǎo)，車(chē)輛設(shè)備檢查、維修審核等工作，做到“應(yīng)修必修，修必修好”。四是落實(shí)車(chē)輛責(zé)任制。班組使用的車(chē)輛，班組與辦公室負(fù)有同等安全責(zé)任，駕駛?cè)藛T負(fù)安全駕駛責(zé)任，乘車(chē)人員負(fù)安全監(jiān)督責(zé)任。五是針對(duì)季節(jié)氣候特點(diǎn)，開(kāi)展車(chē)輛駕駛培訓(xùn)和比賽，提高駕駛員技術(shù)水平。

（四）提高宣傳質(zhì)效。一是結(jié)合當(dāng)前員工思想動(dòng)態(tài)，針對(duì)性開(kāi)展思想宣傳工作，深入踐行社會(huì)主義核心價(jià)值觀，開(kāi)展“兩學(xué)一做”學(xué)習(xí)教育活動(dòng)，緊跟企業(yè)發(fā)展脈搏，扎根基層、堅(jiān)守一線，加強(qiáng)員工干事創(chuàng)業(yè)先進(jìn)典型的宣傳，建設(shè)和弘揚(yáng)積極健康向上的創(chuàng)業(yè)文化，增強(qiáng)公司軟實(shí)力。二是建立視野開(kāi)闊、反應(yīng)迅速、處置科學(xué)的輿情工作機(jī)制，增強(qiáng)輿情應(yīng)對(duì)處置能力。三是以員工興趣小組活動(dòng)為紐帶，營(yíng)造積極健康、團(tuán)結(jié)友愛(ài)的企業(yè)文化。四是重視新媒體應(yīng)用，分析存在的優(yōu)勢(shì)和風(fēng)險(xiǎn)，優(yōu)化宣傳流程審核質(zhì)效，推廣企業(yè)APP，微信公眾平臺(tái)，積極傳遞正能量，提升公司形象。

（五）嚴(yán)控可控成本，提質(zhì)降本增效。一是完善辦公用品臺(tái)賬功能。對(duì)閑置、廢舊和可調(diào)配辦公室用品進(jìn)行綜合調(diào)配使用。二是嚴(yán)格執(zhí)行公司辦公用品、差旅費(fèi)等管理辦法，加強(qiáng)審核。三是加強(qiáng)辦公區(qū)域維護(hù)維修方案優(yōu)化，降低維修成本，同時(shí)辦公區(qū)域電器設(shè)備更換時(shí)盡量采用節(jié)能環(huán)保產(chǎn)品。四是優(yōu)化車(chē)輛調(diào)度，嚴(yán)控車(chē)輛維護(hù)、維修、油耗成本。五是加強(qiáng)提質(zhì)降本增效工作宣傳，讓員工進(jìn)一步樹(shù)立節(jié)約意識(shí)。

（六）加強(qiáng)檔案管理。一是完善檔案管理制度，加強(qiáng)檔案臺(tái)賬管理，落實(shí)檔案流轉(zhuǎn)各個(gè)環(huán)節(jié)責(zé)任，實(shí)名登記，做到有章可查，有據(jù)可依。二是加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)，提高專(zhuān)業(yè)水平。三是整合辦公、檔案、物資、工程等網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)，提高檔案管理水平和歸檔效率。

四、結(jié)束語(yǔ)

隨著經(jīng)濟(jì)新常態(tài)和電力體制改革的發(fā)展，供電企業(yè)面臨更多機(jī)遇和挑戰(zhàn)，作為供電公司辦公室需積極適應(yīng)新時(shí)期要求，樹(shù)立危機(jī)意識(shí)和法治意識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新管理方法，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展作出貢獻(xiàn)。