新建本科院?？蒲袡n案規(guī)范化管理的思考

【摘 要】本文針對新建本科院?？蒲袡n案管理中制度不健全、管理力量薄弱、歸檔方式單一、歸檔難度大等問題，提出新建本科院校應(yīng)結(jié)合自身實際，通過健全檔案管理制度、強化檔案管理意識、提升業(yè)務(wù)水平、采用信息化技術(shù)、提高檔案利用率等措施規(guī)范科研檔案管理。

【關(guān)鍵詞】新建本科院校 科研檔案 規(guī)范化管理

【中圖分類號】G 【文獻標識碼】A

【文章編號】0450-9889（2018）01C-0097-03

新建本科院校是我國高等教育大眾化的重要承載主體，正處于規(guī)模擴張和內(nèi)涵提升的轉(zhuǎn)型期，要順利實現(xiàn)轉(zhuǎn)型，就必須充分發(fā)揮科研促進教學與服務(wù)社會的紐帶作用，提升科研水平，提高科研成果轉(zhuǎn)化率。在此背景下，新建本科院校科研工作日益繁重，科研檔案與日俱增，對科研檔案的管理提出了更嚴格的要求?？蒲袡n案是單位、研究團隊或個人在科研活動中形成的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，貫穿于科研項目的申請、獲批立項、中期檢查、驗收、成果登記及推廣應(yīng)用的各個環(huán)節(jié)。在高?？蒲泄芾砉ぷ髦?，如何對科研檔案進行規(guī)范管理，提高科研檔案有效開發(fā)與利用率，實現(xiàn)學校內(nèi)部科研先進經(jīng)驗和研究方法的資源共享，成為新建本科院?？蒲泄ぷ髌惹行枰鉀Q的問題。

一、規(guī)范的科研檔案管理在高?？蒲泄芾碇械闹匾?/p>

（一）有助于推動高校學科建設(shè)。學科建設(shè)是從專科教育到本科教育的重要標志。學科建設(shè)過程中將產(chǎn)生大量科學研究和服務(wù)社會的檔案材料。充分開發(fā)和利用科研檔案，將科研檔案轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，既可以豐富教師的教學內(nèi)容，也可以提升新建本科院校服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展的能力，在學科建設(shè)中，教師科研能力的提升、科研成果水平的提高和高校服務(wù)社會能力的增強是反映學科建設(shè)成效的重要評價指標之一。因此，系統(tǒng)、規(guī)范的科研檔案管理是新建本科院校學科建設(shè)的助推器。

（二）能保證高?？蒲泄ぷ鞯某掷m(xù)開展?？蒲胁牧蠚w檔完整、系統(tǒng)、規(guī)范是做好科研工作的基礎(chǔ)，對科研成果的推廣應(yīng)用，發(fā)揮科研成果在社會服務(wù)中的作用具有十分重要的意義?？蒲泄ぷ魇且粋€長期且連續(xù)的過程。在科研平臺、科研項目和課題研究中，人們需要查閱相關(guān)的研究資料，借鑒前人的研究經(jīng)驗和已有的科研成果，為了保證科學研究的連續(xù)性，科研材料的歸檔十分重要。

（三）有利于提高科研管理部門的工作效率。檔案管理工作是科研工作的重要組成部分，科研檔案管理的質(zhì)量直接反映科研管理部門的管理水平，影響著整個部門的工作效率和質(zhì)量，也是保證科研管理部門持續(xù)發(fā)展的一項關(guān)鍵性工作?？茖W技術(shù)手段的運用于檔案數(shù)據(jù)庫，形成了強大的信息檢索能力，如英國國家檔案館建設(shè)了國家檔案目錄信息網(wǎng)，全球用戶可以隨時在網(wǎng)上檢索檔案信息。為了能夠在需要的時候迅速準確地調(diào)取資料，我們就必須運用現(xiàn)代信息技術(shù)，規(guī)范科研檔案管理。

（四）有效服務(wù)高校各項工作的開展。新建本科院校在辦學過程中面臨著本科教學評估的壓力，同時也要接受國家、省、市等各級業(yè)務(wù)部門指導和檢查，包括學校辦學定位、教學水平、師資力量和管理能力等各方面的檢查。檢查中學校須提供大量的材料，科研平臺建設(shè)、科研項目開展、教師科研成果等科研檔案是各類評估和檢查的支撐材料之一，規(guī)范的科研檔案管理能夠保證各項評估檢查工作的順利開展。

二、新建本科院?？蒲袡n案管理現(xiàn)狀及存在的問題

（一）現(xiàn)狀。本文以桂林旅游學院為例，探討新建本科院?？蒲袡n案管理現(xiàn)狀及存在的主要問題。2015年，桂林旅游學院從?？圃盒Ｉ駷楸究圃盒?，升本后的科研管理工作主要包括學?？蒲邪l(fā)展規(guī)劃、制度建設(shè)、縱橫向科研項目管理、科研平臺管理和科研成果管理等，與專科階段相比較，升本后增加的工作內(nèi)容為科研平臺管理。學校的科研檔案管理于2016年初正式啟動，目前由科技處負責歸檔，歸檔的材料主要包括：

1.科研發(fā)展規(guī)劃資料。包括學?！笆晃濉薄ⅰ笆濉?、“十三五”科研發(fā)展規(guī)劃，以及2006年至今的工作總結(jié)。

2.科研制度檔案。包括“十一五”以來學?？蒲泄芾砉ぷ魃婕暗母黝惪蒲兄贫?。

3.科研文書檔案。包括上級管理部門下發(fā)的與科研工作相關(guān)的文件和批示文件等；學?？蒲泄芾聿块T下發(fā)給二級學院的通知、文件、反饋材料等；學校學術(shù)委員會、社科聯(lián)等工作的相關(guān)文件，通知和會議材料等。

4.科研項目檔案。主要包括縱向項目、橫向項目和校級科研項目的管理?？v向項目和校級科研項目的材料為申報書、立項通知、立項文件、合同、經(jīng)費預(yù)算表、中期檢查報告、結(jié)題報告、結(jié)題證書、經(jīng)費決算表等全套材料。目前縱向項目是根據(jù)項目立項年份和項目級別進行編碼，如“01代表國家級科研項目、02代表省部級科研項目等”，并貼上標有“項目負責人、項目名稱、項目來源等”信息的標簽，方便查找。橫向項目因數(shù)量少，則根據(jù)項目簽訂合同年份進行歸檔，歸檔材料包括合同審批單、合同原件、經(jīng)費預(yù)算表、結(jié)題報告等為一整套材料。

5.科研成果檔案。包括各類專利、軟件著作權(quán)、地方標準、專著和科研成果獲獎等材料?？蒲谐晒麢n案一般在每年科研績效和成果獎勵統(tǒng)計時進行材料收集，其中由于科研論文和科研成果獲獎因是教師評定職稱的主要材料，且均為孤本，因此，科研論文和獲獎文件由教師自行管理，科研管理部門僅保留復(fù)印件，其他成果則須提交原件提交科技處歸檔。

6.科研平臺管理檔案。包括科研平臺的申報書、成立文件、建設(shè)任務(wù)書、年度檢查報告、中期檢查材料、結(jié)題報告、結(jié)題文件等一系列材料。因目前學校的科研平臺創(chuàng)建時間較短，材料較少，主要以平臺來源進行歸檔。

（二）存在的主要問題。具體表現(xiàn)在以下方面：

1.檔案管理制度不健全。新建本科院?？蒲衅鸩捷^晚，基礎(chǔ)薄弱，高職高專時期，由于科研項目數(shù)量少，科研平臺缺乏，科研檔案的收集工作大多在年底的成果統(tǒng)計時進行，一般以年為單位進行歸檔。科研管理部門成立時間短，有部分高校未設(shè)置獨立的科研管理部門，僅在教務(wù)處下設(shè)科研科，規(guī)章制度不健全是新建本科院校普遍存在的問題，科研檔案的管理制度更是未列入議事日程，科研檔案管理工作處于講起來重要，做起來次要，忙起來不要的尷尬地位。多數(shù)高校連全校的檔案管理制度都未制定，更不用談健全黨政部門和二級學院的檔案管理制度。

2.科研工作劇增，檔案管理工作面臨嚴峻挑戰(zhàn)。從?？平逃M入本科教育后，科研工作的量明顯增加。本科教育更注重學科建設(shè)，重點學科、重點實驗室、人文社科重點研究基地等各級各類科研平臺數(shù)量上升。本科教育對科研要求更高，因晉升職稱、評定榮譽稱號和績效考評的需要，科研項目申報和立項數(shù)量增加，科研成果數(shù)量也大幅度提升。新建本科院校是應(yīng)用型高校的主體，注重服務(wù)地方經(jīng)濟，橫向項目增多。與之相伴產(chǎn)生的申報書、立項文件、合同等檔案材料也呈幾何級數(shù)增加，且目前多數(shù)新建本科院?？蒲泻蜋n案均未實現(xiàn)信息化管理，科研檔案管理工作面臨嚴峻挑戰(zhàn)。

3.管理力量薄弱，科研人員檔案意識不強。隨著學校發(fā)展的需要，新建本科院校已經(jīng)意識到科研的重要性，但不重視科研檔案管理工作。一些高校認為科研檔案僅僅只是用于供教職工提取證明材料或應(yīng)付各類評估和檢查，導致管理人員歸檔積極性不高。新建本科院校科研管理部門工作人員少，科研項目申報、過程管理、結(jié)項，以及檔案管理工作均由科研管理部門承擔，人少任務(wù)重。多數(shù)二級學院未設(shè)置專職科研秘書，一些二級學院領(lǐng)導不注重兼職科研秘書的選擇，隨意安排沒有科研經(jīng)驗和管理能力的人員負責科研管理和歸檔工作，有的學院甚至每個學期更換一次科研秘書。檔案交接不完整，材料缺失，也是導致歸檔質(zhì)量不高的原因之一。科研管理人員和二級學院工作人員均未接受過系統(tǒng)的檔案知識培訓，管理人員忙于眼前的工作，而忽視了建檔工作，科研材料的歸檔存在滯后性。此外，多數(shù)科研人員重視科學研究實踐和成果報獎，忽略了科研檔案的整理和歸檔，認為科研檔案管理工作是科研管理部門的事，平時不注意保存科研文件，從而使得歸檔文件不齊全。

4.科研材料歸檔方式單一，未實現(xiàn)信息化管理。目前的科研材料仍以紙質(zhì)存檔方式為主。以桂林旅游學院為例，科研管理部門當初建立檔案，主要是為了在迎接評估和各類檢查時，利用檔案準備材料。教師晉升職稱、評定榮譽稱號等也可從紙質(zhì)存檔中調(diào)取。而紙質(zhì)存檔方式存在很多弊端：重復(fù)勞動多，勞動強度大；調(diào)取資料時間長，工作效率低；檔案的利用率不高，尚未發(fā)揮其生產(chǎn)價值；紙質(zhì)檔案占據(jù)大量的室內(nèi)空間；由于受潮、蟲蛀和火災(zāi)等原因，紙質(zhì)檔案易受損或遺失。隨著信息化進程的加快，現(xiàn)代人工作和生活已離不開高科技產(chǎn)品。因此，實現(xiàn)高校科研檔案的信息化管理非常必要。目前，多數(shù)新建本科院校的科研管理系統(tǒng)仍舊在開發(fā)階段，在一定程度上阻礙了檔案信息化管理的發(fā)展進程。

5.研究時間不確定，歸檔難度大?？蒲许椖繌纳陥蟮巾椖拷Y(jié)項短則幾個月，長則十余年，而科研平臺的建設(shè)更是一個長期的過程，由于科研時間的不確定性，也使得科研材料的收集不能與研究進度同步。科研人員在研究過程中丟失立項文件、申報書等時有發(fā)生，從而影響了科研材料的歸檔，導致科研檔案不完整。

三、新建本科院校科研檔案管理規(guī)范化的有效措施

（一）建立健全科研檔案管理制度。檔案管理制度化是規(guī)范科研檔案管理的有效途徑，通過完善規(guī)章制度，理順檔案管理部門、科研管理部門和二級學院之間的管理關(guān)系，使科研檔案管理有據(jù)可依。新建本科院校應(yīng)根據(jù)《高等學校檔案管理辦法》和《科學技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》等文件的有關(guān)規(guī)定，經(jīng)科研管理部門和檔案部門充分溝通后，結(jié)合學校的實際情況，制定可操作性強的科研檔案管理辦法，分別明確管理人員和科研人員的責任和義務(wù)，明確歸檔范圍、歸檔要求、歸檔單位和保管期限等。管理人員和科研人員應(yīng)把學校科研檔案管理辦法作為日常檔案管理的工作指南，對科研檔案進行分類、整理和歸檔，將科研檔案的相關(guān)表格、重點內(nèi)容和程序等固定下來，以保證科研檔案工作標準化、規(guī)范化。

（二）強化科研檔案管理意識。新建本科院校各級領(lǐng)導應(yīng)重視科研檔案管理工作，科研檔案是各個科研平臺、項目的智慧結(jié)晶，記載著豐富的信息。學校應(yīng)在人力和財力上給予支持，各二級學院也應(yīng)根據(jù)自身的科研業(yè)務(wù)量配置專職或兼職的工作人員，且不能隨意調(diào)整科研秘書。其次，要求全?？蒲腥藛T和科研管理人員學習《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》等法律法規(guī)，并在全校范圍內(nèi)開展科研檔案重要性的宣傳教育活動，提高對科研檔案管理的認識，使其充分認識到做好科研歸檔是自己應(yīng)盡的責任和義務(wù)，增強自覺性，主動提交科研檔案，進一步提高科研檔案收集的工作效率。高?？梢圆扇∫恍┲萍s措施，將個人科研歸檔列入績效考評的范圍，或成立檔案管理領(lǐng)導小組，對檔案材料進行定期檢查和考核，不斷提高科研檔案的管理水平。同時，也可以制定檔案管理的激勵制度，提高科研相關(guān)人員的歸檔主動性、積極性和創(chuàng)造性?？蒲袡n案管理工作較為繁雜，管理人員只有不斷提升自身的綜合素質(zhì)，以細心的工作態(tài)度、高度的責任感和樂于奉獻的精神對待工作，才能做好科研檔案的管理工作。

（三）提升科研管理人員業(yè)務(wù)水平。科研檔案的管理質(zhì)量與檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平密切相關(guān)。由于新建本科院校科研檔案的種類增多，載體形式多樣化，科研管理人員應(yīng)主動學習檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)和標準，加強繼續(xù)教育，掌握檔案管理的新技術(shù)，在日常工作工作注重與上級科研主管部門、兄弟院校之間的溝通，學習先進的檔案管理經(jīng)驗，不斷提升自身業(yè)務(wù)知識、管理水平和操作能力，使科研檔案管理工作做到“四同步”：下達計劃任務(wù)與提出歸檔要求同步；檢查計劃進度與檢查文件材料形成累積情況同步；驗收科研成果與驗收檔案材料同步；上報登記、申報科技成果評獎以及科研人員職稱考核與檔案部門出具的歸檔情況證明材料同步，為學?？蒲泄ぷ鞯陌l(fā)展規(guī)劃奠定基礎(chǔ)。

（四）實現(xiàn)科研檔案的信息化管理。當今社會已進入信息化管理時代，傳統(tǒng)的科研檔案管理方式已不能滿足研究人員和管理人員的需求，科研檔案數(shù)字化、信息化是未來發(fā)展的必然趨勢。信息化管理能將傳統(tǒng)方式記錄的文字、聲響等科研檔案信息進行編碼處理，形成電子文件，擁有強大的信息處理能力，易于傳遞，資料儲存時間長，不易受外部環(huán)境的干擾，既方便科研人員查詢，又能提升檔案管理人員的工作效率，也能實現(xiàn)檔案長期保存的要求。在安全性能方面，科研檔案管理軟件可應(yīng)用安全認證等技術(shù)手段，保障文件的安全性。科研檔案的信息化管理，將不斷提升科研檔案的科技含量，實現(xiàn)科研檔案的規(guī)范化、系統(tǒng)化、標準化管理。

（五）提高科研檔案的利用率。提高科研檔案的利用率，必須對科研檔案信息進行概況和總結(jié)，編寫檔案參考資料，如編制科研年鑒、科研大事記和匯編科研成果等。檔案參考資料不同于科研檔案的原件，參考資料具有問題集中、文字精練、概況性強、內(nèi)容準確的特點?？蒲腥藛T不必翻閱大量的檔案，便可快速獲得所需的材料。還可利用信息技術(shù)，將檔案參考資料上傳至網(wǎng)絡(luò)，方便科研人員查閱和使用。同時，加大科研檔案的宣傳力度。重點宣傳科研人員的工作情況、重大科研成果等，擴大科研的影響力，營造濃厚的科研氛圍。

綜上所述，科研檔案管理是高校，尤其是新建本科院校的檔案管理的重要組成部分。要實現(xiàn)科研檔案管理的規(guī)范化、標準化、系統(tǒng)化，使其發(fā)揮更大價值，不僅需要學校領(lǐng)導的重視、科研人員和管理人員的積極參與，還需要管理人員不斷學習檔案管理的新技術(shù)，不斷總結(jié)和創(chuàng)新工作方法，推動科研檔案管理的信息化管理，以更好地為新建本科院校的科研發(fā)展服務(wù)。

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【作者簡介】楊慧敏（1986— ），女，碩士，桂林旅游學院科技處講師，研究方向：科研管理、旅游管理。

（責編 蘇 洋）