酒店物資采購內(nèi)部控制建設(shè)探究

李丹

【摘要】在經(jīng)濟全球化的時代背景下，各國之間的貿(mào)易往來逐漸頻繁，我國的幅員遼闊，名勝古跡較多，旅游業(yè)獲得了很大的發(fā)展空間。酒店是為旅客提供住宿和飲食的重要場所，酒店作為旅游業(yè)的子行業(yè)呈現(xiàn)出爆發(fā)式的增長，酒店數(shù)量大量增加，酒店與酒店之間的競爭也越來越激烈。有些酒店為了提高市場競爭力，加強了內(nèi)部管理，加強物資采購內(nèi)部控制能夠降低酒店的運營成本，提高酒店經(jīng)濟效益。酒店物資采購內(nèi)部控制建設(shè)涉及到的內(nèi)容較廣，工作量大，在建設(shè)過程中存在著一定的難度。本文研究的主要內(nèi)容是酒店物資采購內(nèi)部控制建設(shè)的有效措施。

【關(guān)鍵詞】酒店 物質(zhì)采購 內(nèi)部控制

隨著市場經(jīng)濟體制改革的不斷深化，我國酒店行業(yè)邁入盈利能力逐年下滑的時代。酒店是集住宿、餐飲、娛樂、購物等多元服務(wù)的綜合體，其營業(yè)部門較多、現(xiàn)金流入穩(wěn)定、使用物資種類繁多，盈利模式多元化，是一種特殊的重資產(chǎn)企業(yè)。酒店管理和發(fā)展的趨勢與其他企業(yè)相比具有很大的差異性，酒店的營收體系、信息化管理、成本控制和采購等工作影響著酒店內(nèi)部管理質(zhì)量，加強物資采購內(nèi)部管理控制建設(shè)，能夠提高酒店的管理水平及盈利能力，進而促進酒店的高效、有序運轉(zhuǎn)。

一、現(xiàn)階段酒店物資采購內(nèi)部控制中的不足

（一）采購合同存在風險

酒店物資采購的物品大部分比較零碎，數(shù)量多，但是單價低。例如，一次性牙刷、毛巾、玻璃器皿等低值易耗品等單價不高、數(shù)量多、采購頻率高，在物資采購過程中可能會出現(xiàn)一些誤差。如酒店管理人員沒有重視酒店的物資采購監(jiān)管工作，在物資采購過程中有的工作人員會渾水撈魚，采購人員與采購單位在溝通時可能會發(fā)生吃拿卡要問題；物資采購申報金額與實際花費金額數(shù)量不符，有的人員從中謀取私利，謊報材料采購價位；采購的物品質(zhì)量存在問題，無法投入使用，需要再次購買，使得酒店的經(jīng)濟損失嚴重；采購合同中的相關(guān)條款規(guī)定模糊，合同中存在較大風險。酒店工作人員沒有在簽訂合同之前經(jīng)相關(guān)部門人員評審合同，在后期可能會導(dǎo)致采購成本的上升；酒店物資采購人員對采購材料的信息掌握不全，了解不透徹，供應(yīng)商可能會根據(jù)這個弱點，提升采購的單價，從中謀取利益；酒店作為合同的履行方欠缺執(zhí)行力，一旦采購的物品質(zhì)量不合格，很多的酒店采取的都是商討方式，有的甚至視若罔聞，助長了供應(yīng)商的不良風氣，使得酒店蒙受嚴重的經(jīng)濟損失[1]。

（二）采購前準備

一般在物資采購之前，企業(yè)都會進行市場調(diào)研，確定采購材料在市場上的單價、質(zhì)量和種類，在選擇供應(yīng)商時對供應(yīng)商的信譽和實力進行考察，保證物資采購工作能夠順利進行。但是，實際操作過程中，有很多酒店在物資采購前并沒有做好前期準備工作，無法保證采購的材料的質(zhì)量和價格，經(jīng)常出現(xiàn)質(zhì)量低、價格過高的情況。材料采購的前期方案不合理，在采購材料時出現(xiàn)相互矛盾的地方較多[2]。例如，采購次數(shù)較多會引起人工成本和質(zhì)量驗收成本的增加；采購次數(shù)少會引起采購數(shù)量增多，造成儲存成本的增加，還會導(dǎo)致酒店在資金流轉(zhuǎn)方面承受較大的壓力。采購材料前的準備工作沒有做好，會在后期出現(xiàn)更多的問題，影響酒店的經(jīng)營效率和發(fā)展前景。

二、建設(shè)酒店物資采購內(nèi)部控制體系

（一）建立完善的酒店物資采購內(nèi)部控制機制

內(nèi)部控制是酒店風險管理體系中重要的組成部分，雖然酒店的發(fā)展模式與其他企業(yè)不同，但是建立風險管理體系和物資采購內(nèi)部控制機制仍是非常必要的。

在酒店的治理過程中需要建立監(jiān)督機制和激勵機制，這兩部分都是通過內(nèi)部控制完成的。酒店物資采購內(nèi)部控制的主要內(nèi)容就是建立一套完整健全的內(nèi)部控制制度，規(guī)范酒店決策層、管理層和采購相關(guān)員工的采購行為，發(fā)揮日常監(jiān)督和管理的作用。成立物資采購組織部門，對酒店各類用品、設(shè)備、固定資產(chǎn)等物資進行采購、使用、維護和管理實施物資采購管理方案，對酒店的物資采購資金進行監(jiān)管控制，根據(jù)物資采購預(yù)算指標核定物資采購資金，保證酒店的資金運用能夠統(tǒng)一，能夠有效對酒店財務(wù)預(yù)算資金進行控制，提高酒店的物資采購管理水平。在酒店物資采購中，不僅需要控制采購過程中的風險，還需要保證酒店日常需要的材料能夠滿足使用部門的需求，不能脫離酒店發(fā)展的實際需要。對物資采購內(nèi)部控制工作需要高效控制，使繁多的物資控制內(nèi)容變得精簡，突出內(nèi)部管理重點，劃分物資采購工作人員的職責，降低物資采購的風險。

（二）規(guī)范物資采購流程

物資采購、管理、控制是酒店財務(wù)預(yù)算執(zhí)行的關(guān)鍵內(nèi)容，在酒店物資采購管理方案和內(nèi)部控制制度中，可以使用文字和流程圖的形式，規(guī)范酒店的物資采購業(yè)務(wù)流程。物資采購流程一般包括申請、審核、授權(quán)審批和實施采購等四個環(huán)節(jié)。物資使用部門根據(jù)實際需要提出物資采購申請，由物資管理部門進行審核，確認物資采購需求合理后，辦理調(diào)配手續(xù)，按照授權(quán)程序辦理審批手續(xù)，然后采購部門（必要時可成立采購委員會），開始實施采購。詢價小組對實地詢價采購的調(diào)查內(nèi)容做書面性的調(diào)研報告，采購小組從采購、驗收、付款到管理等各個環(huán)節(jié)中做好相關(guān)資料和文件的整理與歸檔管理工作，在物資采購的各個環(huán)節(jié)進行成本控制。

（三）加強物資采購內(nèi)部控制的評價監(jiān)督

酒店物資采購的總金額比較大，要想保障酒店物資采購內(nèi)部控制水平，需要對酒店物資采購內(nèi)部控制進行有效監(jiān)督和控制，發(fā)揮內(nèi)部控制制度的效用。物資采購人員在簽訂采購合同的前后，需要經(jīng)相關(guān)流程對合同進行評審復(fù)核，必要時還需聘請專業(yè)人員參與采購合同的審計，確認合同無誤后再投入到物資采購中，保障酒店的實際利益，避免在物資采購中出現(xiàn)這樣、那樣的問題。對采購過程中可能出現(xiàn)的問題提前預(yù)防，避免采購合同中的相關(guān)條款影響酒店的經(jīng)濟效益。在酒店中成立審計委員會與內(nèi)部審計機構(gòu)，審計委員會對酒店采購內(nèi)部控制制度的設(shè)計合法性和全面性進行審查，定期開展酒店采購內(nèi)部控制制度自我評價活動，明確酒店內(nèi)部自我評價的方式、程序、范圍和頻率，保證酒店物資采購內(nèi)部控制工作能夠有效進行。審計機構(gòu)需要對酒店采購內(nèi)部控制制度的水平進行評價，監(jiān)督內(nèi)部控制能夠落實到實處。

三、結(jié)語

酒店物資采購內(nèi)部控制管理過程中會受到到很多因素的影響，風險點較多，采購風險較大，酒店的物資單個金額不大，數(shù)量較多，在物資采購管理中比較繁瑣。酒店管理人員通過建立完善的物資內(nèi)部控制管理體系，加強物資采購的監(jiān)管力度，就能夠有效提高酒店物資采購內(nèi)部控制管理的水平，控制現(xiàn)金流，進而提高酒店的經(jīng)濟效益和市場競爭力。

參考文獻

[1]吳愛玉.酒店物資采購內(nèi)部控制建設(shè)探究[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2017，（1）：261.

[2]余廉，范慧明，蒲瑞球等.公立醫(yī)院醫(yī)用物資采購內(nèi)部控制有效性探討[J].會計之友，2015，（24）：91-93.