小議黨政機(jī)關(guān)干部人事檔案管理的思考

弓文政 蘇恒星

摘要：隨著國家建設(shè)的高速發(fā)展，國家對人才管理越來越重視。其中黨政機(jī)關(guān)干部人事檔案管理是重中之重，黨政機(jī)關(guān)干部人事檔案是組織人事部門在人事管理活動中形成的記述和反映干部經(jīng)歷、德才能績和工作表現(xiàn)，在考核、選拔、評價、使用干部工作中發(fā)揮著重要的作用。筆者在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，目前的管理模式人力、物力成本高，信息利用率低。本文結(jié)合工作單位實(shí)際，對黨政機(jī)關(guān)干部人事檔案進(jìn)行了初步的探討。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理

一、機(jī)關(guān)干部檔案基本情況

《干部檔案工作條例》第六條指出：“干部檔案管理實(shí)行集中統(tǒng)一和分級負(fù)責(zé)的管理體制”。集中統(tǒng)一是指干部人事檔案必須集中到組織人事部門統(tǒng)一管理，其他任何部門或個人不得私自保存干部人事檔案。分級負(fù)責(zé)是指全國的干部人事檔案工作，由各級組織、人事部門根據(jù)其管理權(quán)限——即管哪一級干部就管到那一級干部的檔案，并進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。目前，干部檔案管理主要有兩種模式：一是按照干部管理權(quán)限管理?？h以上（含縣）機(jī)關(guān)、單位按照干部管理權(quán)限，設(shè)置檔案處、科、室等機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理干部人事檔案。二是相對集中化管理?？h以下機(jī)關(guān)、單位的干部人事檔案實(shí)行由縣委組織部集中管理。不具備保管條件或檔案很少的單位，其干部人事檔案由上一級單位管理。

二、目前干部人事檔案管理中存在的問題

干部人事檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織在人事管理活動中形成的記述和反映干部經(jīng)歷、德才能績和工作表現(xiàn)，在組織人事部門考核、選拔、評價、使用干部工作中有著重要的作用。雖然多數(shù)單位都認(rèn)識到了人事檔案的重要性，但受到管理理念的限制，導(dǎo)致實(shí)際工作中仍存在一些問題，加大了管理成本，但成效甚微，主要表現(xiàn)在以下四個方面：

（一）干部人事檔案管理人員意識不強(qiáng)

干部人事檔案管理是一項(xiàng)默默無聞的工作，部分檔案管理人員對人事檔案不夠重視，沒有及時收集、轉(zhuǎn)遞和歸檔材料，往往在檢查時才突擊性地收集、整理，容易造成材料遺失、錯漏、凌亂、范圍不清、歸檔不完整等現(xiàn)象。此外，部分單位對檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，導(dǎo)致日常的人事檔案管理工作局限于“看堆式”，忽略了對檔案材料的鑒別、審核。在實(shí)際工作中常常發(fā)現(xiàn)有的材料填寫格式不規(guī)范、紙張不符合要求以及內(nèi)容填寫前后不一、記載不實(shí)、標(biāo)準(zhǔn)不一致等問題，不利于檔案的保存和利用，不能充分體現(xiàn)干部人事檔案的真實(shí)性、歷史性、完整性等功能。

（二）干部人事檔案管理人員知識更新緩慢

干部人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性要求較高的工作，對工作人員的政治素質(zhì)和專業(yè)水平有著嚴(yán)格的要求，如熟練掌握檔案材料收集、鑒別、歸檔、整理、利用以及檔案的保管保護(hù)知識和技能。實(shí)際工作中，部分單位的干部人事檔案管理人員大不是檔案專業(yè)或未接受過系統(tǒng)的檔案專業(yè)學(xué)習(xí)，上崗前也未接受過專業(yè)培訓(xùn)和指導(dǎo)，影響了工作質(zhì)量。

（三）干部人事檔案管理方式跟不上形勢發(fā)展的需要

目前，干部人事檔案管理仍局限于傳統(tǒng)的手工模式。主要靠人事干部手工收集、翻閱、查詢，現(xiàn)代化管理水平不高，沒有充分發(fā)揮電子信息技術(shù)的作用，完整的人事信息數(shù)據(jù)庫尚未建立.從而造成人事檔案管理信息化程度低，查詢信息時間長，手工反復(fù)翻閱導(dǎo)致人事檔案磨損快。

（四）保存環(huán)境不符合要求

干部人事檔案作為檔案管理工作的重要組成部分，其保管條件也有著嚴(yán)格的要求。如檔案存放必需防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫，專用庫房需配備空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備，并做到檔案庫房、閱檔室、辦公室分開等。實(shí)際工作中，部分單位由于人員編制少、人事檔案少、辦公條件有限等原因，常將人事檔案與其他檔案存在同一地點(diǎn)，無法做到“三室”分開，不利于干部人事檔案的保密性、安全性。

三、推進(jìn)干部人事檔案管理的建議

根據(jù)《干部檔案工作條例》等規(guī)定，筆者認(rèn)為，可以通過整合資源、配置設(shè)施、完善制度，建立人事檔案集中管理中心來統(tǒng)一管理公務(wù)員的人事檔案，實(shí)現(xiàn)集中存放、統(tǒng)一管理，以提高干部人事檔案管理的規(guī)范性和專業(yè)性，促進(jìn)效率的提高。

（一）明確統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)日常管理

根據(jù)人事檔案業(yè)務(wù)歸口管理，建議由地區(qū)組織人事部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)人事檔案管理中心的日常管理工作，包括建立初期的人員配備、管理制度、設(shè)備場地、檔案管理系統(tǒng)等硬件配置，確保中心業(yè)務(wù)的正常有序運(yùn)轉(zhuǎn)。在人員管理方面，根據(jù)干部人事檔案的數(shù)量，以及干部人事檔案管理的收集周期性特點(diǎn)，配備相應(yīng)的專職或兼職的檔案管理人員。

（二）建立健全管理制度，規(guī)范歸檔工作

制度是確保各項(xiàng)工作開展規(guī)范性的有力抓手，干部人事檔案工作是一項(xiàng)頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，容易出現(xiàn)無章可循、無所適從的現(xiàn)象。根據(jù)《干部檔案工作條例》對干部人事工作的要求，結(jié)合干部人事檔案產(chǎn)生的特點(diǎn)、規(guī)律，通過建立《人事管理檔案管理規(guī)范》《人事檔案管理范圍》《人事檔案查閱規(guī)定》等制度，為人事檔案的歸檔、整理利用、收集等作出制度上的規(guī)定。此外，為提高被管理單位與中心的歸檔交接效率和質(zhì)量，可以通過建立人事檔案管理聯(lián)系人工作機(jī)制和人事信息數(shù)據(jù)庫，同時為確保干部人事檔案信息的安全性和保密性，可按照中心及各單位的檔案查詢、使用需要設(shè)立不同的人事信息系統(tǒng)登陸權(quán)限。

（三）完善干部人事信息系統(tǒng)，以便查詢

鑒于下屬單位日常查詢、職務(wù)晉升、工資調(diào)整的需要，在人事檔案實(shí)施信息化前，各單位運(yùn)用現(xiàn)有的人事信息系統(tǒng)，完善在職、離退休人員基本信息、工資、學(xué)歷、職務(wù)晉升等情況，確保信息準(zhǔn)確無誤。按需形成干部信息一覽表，以便于查詢、考核時使用，為單位制定相關(guān)人事政策提供依據(jù)。

（四）利用信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對現(xiàn)代化管理

隨著信息化社會的到來，干部人事檔案不能滿足于簡單的收集、整理和保管，必須立足于人事檔案資源的開發(fā)利用，為組織人事部門全面完整地了解每一個人的工作、發(fā)展經(jīng)歷，考察、使用干部提供便利條件。借助計算機(jī)建立系統(tǒng)統(tǒng)一的人事檔案管理信息數(shù)據(jù)庫，結(jié)合實(shí)際需求將每份干部人事檔案“三齡兩歷一身份刪等重要信息，通過掃描方式錄入計算機(jī)并加密，針對不同等級的單位，開放檢索系統(tǒng)和信息利用系統(tǒng)的查詢權(quán)限，逐步實(shí)現(xiàn)各單位查閱干部基本信息原則上只在計算機(jī)上查閱、打印，進(jìn)而減少卷宗磨損，提高工作效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]新形勢下檔案管理的現(xiàn)代化研究.辦公室業(yè)務(wù)（理論研究），2015，10

[2]檔案管理工作存在的問題與建議[J].辦公室業(yè)務(wù)（理論研究），2016，10