探析人事、文書、會(huì)計(jì)檔案的工作管理經(jīng)驗(yàn)

袁媛

摘 要：隨著時(shí)代的變化與發(fā)展，人們對(duì)人事、文書以及會(huì)計(jì)檔案管理工作提出了更高的要求。本文主要圍繞人事、文書、會(huì)計(jì)檔案的工作管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：人事檔案 文書檔案 會(huì)計(jì)檔案 管理經(jīng)驗(yàn)

中圖分類號(hào)：G275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2018）01-00-01

前言

在企事業(yè)單位中，人事、文書以及會(huì)計(jì)檔案是各項(xiàng)工作的記錄，也是單位進(jìn)行管理的重要依據(jù)。檔案的管理的好壞會(huì)直接影響到一個(gè)單位的日常管理，影響單位的進(jìn)一步發(fā)展。下文就人事、文書、會(huì)計(jì)檔案的工作管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行簡(jiǎn)要的分析。

一、人事、文書、會(huì)計(jì)檔案管理的主要特點(diǎn)

1.管理工作較為復(fù)雜繁瑣

無論是人事檔案的管理，還是文書檔案的管理，其工作的重點(diǎn)就是收集以及保存各類資料。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，其主要對(duì)象為以下幾個(gè)方面：（1）人事、（2）單位的各種資料與文件、（3）單位的財(cái)會(huì)信息資料等。由于所涉及的資料較為復(fù)雜，門類非常繁多，這就導(dǎo)致檔案的管理工作量非常之大，導(dǎo)致檔案的管理工作非常復(fù)雜繁瑣。

2.檔案內(nèi)容以及載體較為豐富

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，人事、文書、會(huì)計(jì)資料的種類也變得更加豐富，載體也變得更加豐富。現(xiàn)如今，檔案的載體有各種電子文件，有錄像以及錄音等，還有照片?；诖?，就需要檔案管理人員有著一定的信息化技術(shù)水平，需要他們與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高自己的專業(yè)技術(shù)水平，以適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展【1】。

3.具有規(guī)范性、保密性以及服務(wù)型的特點(diǎn)

現(xiàn)如今，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，都會(huì)有著特定的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，對(duì)檔案的編輯格式、儲(chǔ)存格式等都有著特定要求。另外，檔案管理工作對(duì)資料的安全性有著較高的要求，所以在檔案管理工作中，一定要認(rèn)真仔細(xì)，需要檔案管理人員具備高度的責(zé)任感。

二、當(dāng)前檔案管理存在的主要問題

1.制度需要進(jìn)一步的完善

現(xiàn)如今，在我國(guó)企事業(yè)單位的人事、文書、會(huì)計(jì)檔案管理中，檔案管理制度還不夠完善，管理制度以及管理方法都較為傳統(tǒng)，沒有與時(shí)俱進(jìn)進(jìn)行及時(shí)的更新。這就影響了檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化進(jìn)程。

2.管理水平有待提升

當(dāng)前，在我國(guó)一些企事業(yè)單位中，檔案計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)雖然得到了廣泛的應(yīng)用，但是卻缺乏了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在管理過程中，缺乏通用性，這就導(dǎo)致檔案管理不夠規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。如，有一些檔案管理軟件，其主要側(cè)重點(diǎn)在檔案專業(yè)流程的研究上，卻沒有對(duì)檔案與文件的銜接進(jìn)行關(guān)注，尤其是在實(shí)行了辦公自動(dòng)化之后，一些企事業(yè)單位的檔案管理軟件沒有與OA系統(tǒng)進(jìn)行無縫銜接，這就造成一些電子文件不能夠及時(shí)的歸檔。

三、檔案管理經(jīng)驗(yàn)

1.人事檔案

人事檔案主要是對(duì)單位人員的信息進(jìn)行記錄的一個(gè)載體，其中包括職工的工作年限、工作經(jīng)歷、學(xué)歷情況等，是對(duì)單位員工工作期間經(jīng)歷的具體記錄。這就需要檔案管理人員要確保原始材料的真實(shí)性，保證原始材料的完整性。

作為人事檔案管理工作者，一定要對(duì)單位的人事工作有著較為詳細(xì)的了解，能夠有著一定的計(jì)算機(jī)操作能力，最為重要的是，要具備較強(qiáng)的保密意識(shí)。眾所周知，人事檔案涉及到單位員工的信息資料，一旦泄露，勢(shì)必會(huì)給員工造成不利的影響。

在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，要在分類上進(jìn)行把握，根據(jù)相關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)實(shí)行按類歸檔，這樣有助于以后的查找工作。另外，要提高檔案管理人員的認(rèn)識(shí)，對(duì)于必須要材料信息，一定要準(zhǔn)備齊全，如，姓名、電話、工作經(jīng)歷、照片等基礎(chǔ)信息資料，一定要完備。還需要做好監(jiān)督工作，在職工填寫履歷表時(shí)，要指導(dǎo)他們填寫齊全，并核對(duì)信息的準(zhǔn)確性，如此方能夠讓人事資料信息變得更加真實(shí)、完整。在填寫過程中，應(yīng)當(dāng)使用黑色碳素筆進(jìn)行填寫，這樣方便長(zhǎng)久的保存。接下來就需要將這些信息資料登錄到單位的管理系統(tǒng)之中，將這些信息資料傳輸?shù)絾挝粚I(yè)的數(shù)據(jù)庫之中，以便后期的管理與查詢。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)在我國(guó)各領(lǐng)域的應(yīng)用非常的廣泛，在人事檔案管理工作中，計(jì)算機(jī)技術(shù)就發(fā)揮了重要的作用，通過將人事信息資料儲(chǔ)存到專業(yè)管理軟件之中，能夠使管理工作變得更加的簡(jiǎn)單【2】。

2.文書檔案

文書檔案主要是記錄單位日常工作管理的憑證，是能夠證明一個(gè)單位發(fā)展情況的工具。所以在進(jìn)行文書檔案管理時(shí)，管理人員需要及時(shí)做好歸檔工作，為單位提供最為完整的原始資料。如，在交通規(guī)劃勘察設(shè)計(jì)院中，做好文書檔案管理工作，就能夠方便工作人員對(duì)以往的交通規(guī)劃情況進(jìn)行察看，通過以往交通資料的對(duì)比，使設(shè)計(jì)人員了解當(dāng)?shù)亟煌ǖ陌l(fā)展情況。這樣一來，設(shè)計(jì)人員就可以根據(jù)當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況，來設(shè)計(jì)規(guī)劃出最新的道路交通圖，以推動(dòng)當(dāng)?shù)亟煌ǖ陌l(fā)展。而要實(shí)現(xiàn)這一工作任務(wù)，需要進(jìn)一步提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，要提升其業(yè)務(wù)水平，使他們能夠掌握現(xiàn)代化管理技能。隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的來臨，電子信息化在我國(guó)各行各業(yè)得到了廣泛的應(yīng)用，在文書檔案管理中，電子信息化的應(yīng)用使以往相對(duì)復(fù)雜的工作得到了較大的簡(jiǎn)化。因此在今后的工作過程中，檔案管理人員需要提高自己的電子操作技能，這樣才能夠更好的適應(yīng)文書檔案管理工作的開展【3】。

3.會(huì)計(jì)檔案

在形成、保管以及利用方面，會(huì)計(jì)資料都有著自己專業(yè)的特點(diǎn)，其檔案的類別不同，那么保管期限也會(huì)存在一定的差異。會(huì)計(jì)檔案有一個(gè)較大的特點(diǎn)，那就是專業(yè)性較強(qiáng)，具有非常嚴(yán)格的管理制度。與其他類別的檔案相比而言，會(huì)計(jì)檔案的收集要及時(shí)、完整、真實(shí)，這就要求會(huì)計(jì)檔案管理者要高度重視這項(xiàng)工作，要提高自己的職業(yè)道德水平，做到對(duì)這項(xiàng)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)。

在裝訂過程中，一定要確保會(huì)計(jì)憑證的裝訂整齊美觀，整本憑證需要盡可能的保持厚度一致，在粘貼過程中，一定要保證粘貼牢固，做到不掉頁。與此同時(shí)，要做到不壓字，要保證憑證是按順序裝訂，還要注意憑證的裝訂不能夠顛倒，否則在今后的查閱過程中，會(huì)讓查閱人員感到非常的麻煩。

在對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保管時(shí)，要注意管理人員不能由單位出納人員擔(dān)任，在將這些會(huì)計(jì)資料進(jìn)行歸檔以后，要切忌對(duì)這些資料檔案進(jìn)行隨意拆封。會(huì)計(jì)檔案不應(yīng)該隨意借出，以防止丟失，如果需要借出，則要做好各項(xiàng)登記手續(xù)，以便后期檢查。在保管期限上，檔案管理人員需要注意一點(diǎn)，對(duì)于一些特殊的固定資產(chǎn)卡片，需要在固定資產(chǎn)報(bào)廢之后再保管五年才能夠進(jìn)行清理。對(duì)于一些保管期已滿但是卻沒有完成的事項(xiàng)，切忌銷毀這些檔案資料，一定要在事項(xiàng)完結(jié)之后，再根據(jù)相關(guān)的程序來對(duì)其進(jìn)行銷毀。

結(jié)語

綜上，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，加強(qiáng)人事、文書、會(huì)計(jì)檔案管理工作也就變得越來越重要，為了更好的對(duì)檔案進(jìn)行管理，需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)工作，要提高他們的職業(yè)道德素質(zhì)，提高他們的專業(yè)水平，使他們能夠更好的應(yīng)對(duì)新時(shí)期的檔案管理工作。本文主要是筆者根據(jù)自己多年的工作經(jīng)驗(yàn)所寫下的一些經(jīng)驗(yàn)與心得，其中如有不足之處，還望大家多多指正。

參考文獻(xiàn)

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