淺析計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化上的應(yīng)用

蔡春梅

摘要：計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)作為電子信息產(chǎn)業(yè)飛速發(fā)展帶來(lái)的產(chǎn)物，將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)與通信技術(shù)做到了有機(jī)融合，儼然成為了推動(dòng)辦公自動(dòng)化發(fā)展新的契機(jī)。該文結(jié)合實(shí)際，針對(duì)如何在辦公自動(dòng)化中應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)提出相關(guān)建議，以期為其他相關(guān)從事人員有所啟迪。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)信息處理；辦公自動(dòng)化；應(yīng)用策略

中圖分類(lèi)號(hào)：TP393 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2018）03-0195-02

計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)與發(fā)展，在人類(lèi)社會(huì)產(chǎn)生了猶如地震般的巨大影響，直接或間接地促進(jìn)了各行各業(yè)的蓬勃發(fā)展。伴隨著大數(shù)據(jù)、web2.0時(shí)代的到來(lái)，效率逐漸成為了企業(yè)發(fā)展的核心關(guān)鍵，辦公自動(dòng)化在全世界范圍內(nèi)正如火如荼進(jìn)行。隨著經(jīng)濟(jì)全球化活動(dòng)般愈演愈烈，我國(guó)企業(yè)與國(guó)外先進(jìn)優(yōu)秀企業(yè)展開(kāi)了直接性競(jìng)爭(zhēng)，如何進(jìn)一步提高企業(yè)效率、規(guī)范企業(yè)管理成為了迫在眉睫的問(wèn)題。針對(duì)這種情況，企業(yè)需要將計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)自動(dòng)化中來(lái)，不斷磨煉自身計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化認(rèn)知了解，從文字圖片處理、會(huì)議展開(kāi)、信息安全等方面展開(kāi)深入合作。

1 加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息處理概念認(rèn)知

從原始社會(huì)開(kāi)始，信息處理就是人類(lèi)生產(chǎn)生活所必備的一種技能，隨著科技的不斷發(fā)展、電子時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)因其運(yùn)轉(zhuǎn)速度極快、能夠處理文字、圖片、聲音、視頻等多種類(lèi)型的信息、準(zhǔn)確度優(yōu)秀等優(yōu)點(diǎn)逐漸成為了信息處理技術(shù)最主流的媒介與工具。與傳統(tǒng)企業(yè)信息處理工具相比，“自動(dòng)化”本身就是計(jì)算機(jī)在信息處理過(guò)程中的一大特性，能夠極大降低工作人員工作強(qiáng)度與工作壓力，節(jié)省企業(yè)運(yùn)行成本，提高企業(yè)運(yùn)行效率，與辦公自動(dòng)化要求不謀而合。現(xiàn)如今計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)已經(jīng)從早期的單項(xiàng)處理與綜合處理發(fā)展到系統(tǒng)處理階段，主要依賴(lài)于信息系統(tǒng)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)與檢索技術(shù)三大核心。

信息系統(tǒng)技術(shù)（Information system）隨著計(jì)算機(jī)行業(yè)蓬勃發(fā)展應(yīng)運(yùn)而生，是一種主要由計(jì)算機(jī)硬件（Computer hardware）、計(jì)算機(jī)軟件（Software）、相關(guān)通信設(shè)備（Industrial Communication Device）、網(wǎng)絡(luò)條件（Network）、信息數(shù)據(jù)（Information Resources）、管理制度與操作人員所組成的交互式系統(tǒng)，具體功能是指操作人員通過(guò)操作計(jì)算機(jī)與相關(guān)周邊設(shè)備進(jìn)行信息采集、信息傳輸、信息保存、信息二次加工與信息運(yùn)用等一系列操作。信息系統(tǒng)技術(shù)作為一門(mén)新興科技，已經(jīng)初步完成了從C/S（Client/Server——客戶(hù)端/服務(wù)器）架構(gòu)到B/S（Browser/Server——瀏覽器/服務(wù)器）架構(gòu)的轉(zhuǎn)化。C/S架構(gòu)不僅需要對(duì)操作人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，更對(duì)工作環(huán)境有著較為苛刻的要求，需要專(zhuān)門(mén)的操作系統(tǒng)與軟件環(huán)境才可以正常工作。相比之下，B/S架構(gòu)通過(guò)瀏覽器為外在表現(xiàn)，以網(wǎng)絡(luò)作為內(nèi)在核心的工作環(huán)境不但最大程度上降低了人員操作難度，更使得跨平臺(tái)操作成為可能，滿(mǎn)足信息時(shí)代對(duì)碎片化時(shí)間利用的要求。信息系統(tǒng)主要負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的五項(xiàng)基本功能，即輸入、輸出、存儲(chǔ)、處理與控制。輸入功能主要根據(jù)辦公要求、辦公目的、硬軟件規(guī)格所決定，是其他功能實(shí)現(xiàn)的前提。存儲(chǔ)功能具體是指辦公人員對(duì)已獲取的信息進(jìn)行保存，方便以后查閱與分析。處理功能基于OLAP多機(jī)聯(lián)合處理技術(shù)與DM數(shù)據(jù)發(fā)掘技術(shù)實(shí)現(xiàn)，具體操作由控制功能進(jìn)行。輸出功能是其他所有功能的最終目的，得到需要信息。

數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)是計(jì)算機(jī)信息處理的核心內(nèi)容，是一種幫助計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)整合的工具，主要負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的高速收集與處理，主要探究數(shù)據(jù)的系統(tǒng)規(guī)范化整理與保存。對(duì)辦公自動(dòng)化而言，數(shù)據(jù)庫(kù)不僅可以保存員工信息方便員工系統(tǒng)化管理，更可以對(duì)所有辦公數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范性保存，從小方面而言可以作為對(duì)以往工作的保存與記錄，就大方向而言，豐富的信息儲(chǔ)存允許進(jìn)行大數(shù)據(jù)技術(shù)分析從而幫助決定公司走向與主要實(shí)務(wù)決策。信息檢索技術(shù)則是將信息按照某種特定方法進(jìn)行串聯(lián)，方便辦公人員以最快速、最便捷的方式尋找到自身所需信息。為確保工作效率，辦公人員需要結(jié)合傳統(tǒng)手工檢索與計(jì)算機(jī)機(jī)械檢索優(yōu)點(diǎn)，在速度快、方向準(zhǔn)的基本前提下，確保良好的回溯性。

2 了解辦公自動(dòng)化體系，保證與計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)有機(jī)結(jié)合

辦公自動(dòng)化概念來(lái)自于西方優(yōu)秀企業(yè)，英文為Office Automation，即人們通常所說(shuō)的OA。辦公自動(dòng)化并沒(méi)有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)定義，主要是指在傳統(tǒng)辦公工作中采用全新科技技術(shù)、優(yōu)秀工具設(shè)備，完成系統(tǒng)化、高效化辦公。辦公自動(dòng)化一般情況下需要結(jié)合大量電子設(shè)備與信息技術(shù)進(jìn)行，所以也被稱(chēng)作數(shù)字化辦公，在傳統(tǒng)辦公方式的基礎(chǔ)上，強(qiáng)調(diào)以集體為單位、提高辦公協(xié)作、事務(wù)決策的統(tǒng)一原則，具備以下五大特性：第一，易用性。正如上文所言，辦公自動(dòng)化強(qiáng)調(diào)協(xié)同辦公、整體決策，所以辦公方式必須為全體員工所認(rèn)可。所以辦公自動(dòng)化需要結(jié)合信息系統(tǒng)技術(shù)的C/S架構(gòu)，構(gòu)建網(wǎng)頁(yè)化辦公體制，以“簡(jiǎn)單”、“跨平臺(tái)”、“隨時(shí)隨地”作為核心要求。第二，健壯性。顧名思義，健壯性要求OA辦公系統(tǒng)具備可靠的性能，允許大量人員同時(shí)辦公的需求。從硬件規(guī)格上來(lái)說(shuō)，辦公系統(tǒng)需要具備高速、穩(wěn)定的服務(wù)器，順暢、足夠的網(wǎng)絡(luò)帶寬；從軟件規(guī)格上來(lái)說(shuō)，OA結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)需要結(jié)合計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)理論，避免出現(xiàn)“饑餓”、“死鎖”的狀態(tài)，保證辦公的并發(fā)性。第三，開(kāi)放性。研究證明，市場(chǎng)上并不具備某一套軟件設(shè)備能夠獨(dú)立完成辦公自動(dòng)化所有需求，所以O(shè)A系統(tǒng)設(shè)計(jì)過(guò)程中需要確保能夠與其他優(yōu)秀軟件進(jìn)行互聯(lián)、互動(dòng)，方便辦公自動(dòng)化進(jìn)行進(jìn)一步整合擴(kuò)容，以備將來(lái)能夠升級(jí)系統(tǒng)保證復(fù)雜性事務(wù)處理。第四，嚴(yán)密性。企業(yè)內(nèi)部之間劃分為許多子公司或部門(mén)，辦公自動(dòng)化必須建立在“大集合”與“小獨(dú)立”的基礎(chǔ)之上，即建立標(biāo)準(zhǔn)化的整體信息體系，保證各個(gè)子類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、信息共享、權(quán)限相同，同時(shí)給予各個(gè)部門(mén)足夠的獨(dú)立空間，確保員工工作私密性，提高工作熱情。第五，實(shí)用性。實(shí)用性要求OA體系中軟件或者功能必須與辦公業(yè)務(wù)相匹配，去除冗余功能、滿(mǎn)足所有辦公需要。由于企業(yè)總是在不斷發(fā)展的，處理事務(wù)也是不斷變化的，辦公自動(dòng)化體系需要做到與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)更新升級(jí)，完善功能體系。

3 依靠計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)改革文字處理手段

文字的錄入處理一直是實(shí)際辦公中最重要的操作之一，相比于傳統(tǒng)錄入手工錄入手段，使用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)中的光學(xué)字符識(shí)別技術(shù)在速度上遠(yuǎn)超前者數(shù)十倍乃至百倍不止。光學(xué)字符識(shí)別技術(shù)（Optical Character Recognition）也被稱(chēng)作OCR技術(shù)，是通過(guò)使用電子設(shè)備掃描圖片，依靠明暗變化與形狀將圖形翻譯成文字的科技。早期OCR識(shí)別率與正確率確實(shí)不太適合辦公等嚴(yán)肅性活動(dòng)，但是隨著技術(shù)、設(shè)備更新?lián)Q代，OCR已經(jīng)可以初步勝任文字錄入的工作。操作人員在進(jìn)行文字識(shí)別過(guò)程中，需要按照以下四條流程：第一，影像輸入。影像作為被掃描對(duì)象，清晰程度直接關(guān)系到識(shí)別速度，所以操作人員在拍攝或掃描影像過(guò)程中需要按照拍攝清晰、合適大小、去除冗余的核心要求。第二，對(duì)比識(shí)別。對(duì)比識(shí)別主要指OCR軟件進(jìn)行文字識(shí)別的過(guò)程，但是識(shí)別之前操作人員必須將影像放置恰當(dāng)，便于機(jī)器識(shí)別，并且根據(jù)影像特征選擇合適的掃描算法，例如動(dòng)態(tài)比對(duì)法、Hidden Markov Model、Experts System等。第三，人工校正。人工校正顧名思義就是操作人員用肉眼去比對(duì)掃描結(jié)果與原文本匹配程度，對(duì)其中的錯(cuò)別字、漏字進(jìn)行修正填充的過(guò)程。第四，結(jié)果輸出。由于文字具備字體、顏色等屬性，所以在輸出結(jié)果時(shí)，操作人員需要根據(jù)需求選擇合適的字體與顏色，例如“力求與原文本一致”或“以漂亮優(yōu)先”等輸出要求，最后對(duì)文章總體進(jìn)行合適排版。例如在實(shí)際文字掃描過(guò)程中，根據(jù)掃描文本的語(yǔ)言，我會(huì)選擇不同特性的軟件，對(duì)于英文文本我會(huì)選擇使用Adobe Acrobat Reader DC軟件識(shí)別，中文文本我則會(huì)使用漢王PDFOCR軟件。以漢王PDFOCR軟件為例，首先在軟件中進(jìn)行圖片導(dǎo)入，支持png、jpeg、pdf、bmp等多種格式，然后使用鼠標(biāo)選擇識(shí)別區(qū)域進(jìn)行掃描。漢王PDFOCR軟件掃描到結(jié)果之后，對(duì)于無(wú)法識(shí)別或不確定正確的文字都會(huì)標(biāo)紅，方便我進(jìn)行比對(duì)。最后，由于該軟件并不具備排版功能，所以需要我將文字導(dǎo)入文字處理軟件進(jìn)行進(jìn)一步調(diào)整。除了文字錄入，文檔的排版也是辦公過(guò)程中極為重要的工作。結(jié)合計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，對(duì)于公司職員層次而言，要求具備一定的辦公軟件使用技能；對(duì)于公司層次而言，要求公司制定一系列規(guī)范化文檔格式要求，對(duì)不同類(lèi)型的文檔從字體、磅值、段落等方向制定不同標(biāo)準(zhǔn)，方便進(jìn)行批量管理。

4 使用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)進(jìn)行圖片編輯與PPT演示

相比于傳統(tǒng)使用文檔或者幻燈片對(duì)工作進(jìn)行匯報(bào)的形式，依靠計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)中Microsoft Office PowerPoint軟件制作PPT演示的形式明顯更加具體形象。Microsoft Office PowerPoint軟件允許在PPT中添加圖片、文字、動(dòng)畫(huà)等多種形式內(nèi)容，2010后的版本更是允許視頻形式的輸入輸出，對(duì)匯報(bào)者而言能夠從多個(gè)角度展示工作匯報(bào)，更形象展示工作意向與流程；對(duì)聽(tīng)眾而言，豐富多彩的形式不僅能激發(fā)聽(tīng)取欲望，更將理解難度降至最低。隨著計(jì)算機(jī)圖片編輯軟件功能日趨完善，編輯圖片的工作無(wú)論對(duì)PPT制作來(lái)說(shuō)，抑或是對(duì)日常工作而言，均演變成了辦公人員必不可少的技能。辦公人員在實(shí)際圖片編輯過(guò)程中，根據(jù)處理工作不同可以選擇不同的圖形編輯工具，例如進(jìn)行圖片簡(jiǎn)單處理時(shí)，可以使用免費(fèi)的ACDsee軟件；在進(jìn)行更具體、更全面的編輯工作時(shí)，可以使用Adobe Photoshop軟件；在進(jìn)行矢量繪圖或者商業(yè)美術(shù)設(shè)計(jì)時(shí)，可以使用CorelDraw X6軟件。

5 嚴(yán)格把控網(wǎng)絡(luò)安全，避免信息泄露

互聯(lián)網(wǎng)儼然已經(jīng)成為了辦公自動(dòng)化的靈魂與核心，大部分日常辦公活動(dòng)離開(kāi)互聯(lián)網(wǎng)就會(huì)馬上呈現(xiàn)癱瘓狀態(tài)。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)帶給用戶(hù)的極大便利，安全問(wèn)題逐漸顯露出來(lái)。信息安全與公司利益直接掛鉤，信息泄露將會(huì)對(duì)公司帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)損失，OA系統(tǒng)受攻擊癱瘓更是會(huì)導(dǎo)致公司無(wú)法正常運(yùn)轉(zhuǎn)，極大影響公司信譽(yù)。只要是與互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)的操作，就會(huì)有網(wǎng)絡(luò)漏洞，然后就會(huì)被各種“白帽子”與“黑客”進(jìn)行掃描、刷庫(kù)、脫庫(kù)、篡改一系列手段對(duì)用戶(hù)進(jìn)行侵犯，進(jìn)行信息盜取。為盡量縮減互聯(lián)網(wǎng)帶來(lái)的侵害，公司職員盡可能訪問(wèn)SSL協(xié)議下的https萬(wàn)維網(wǎng)服務(wù)，要求網(wǎng)絡(luò)管理員時(shí)時(shí)關(guān)注網(wǎng)絡(luò)健康，檢查修復(fù)OA系統(tǒng)bug，避免突然爆發(fā)的互聯(lián)網(wǎng)安全漏洞對(duì)公司帶來(lái)?yè)p害。例如，在2014年4月7號(hào)爆出的OpenSSL“心臟出血”漏洞。該漏洞允許攻擊者獲取服務(wù)器上64k大小的數(shù)據(jù)內(nèi)容，破壞性之大、影響范圍之廣、受害用戶(hù)之多幾乎可以稱(chēng)作是計(jì)算機(jī)安全史上的里程碑事件。該問(wèn)題來(lái)自于OpenSSL于2012年引入的heartbeat機(jī)制，該機(jī)制本為解決TLS無(wú)法連接長(zhǎng)期儲(chǔ)存的問(wèn)題，但是編寫(xiě)代碼未對(duì)tcp協(xié)議和udp協(xié)議作出邊界判定，故此引發(fā)盜取數(shù)據(jù)事件。為保證信息安全，網(wǎng)絡(luò)管理員需要在此類(lèi)問(wèn)題發(fā)生初始就拒絕用戶(hù)訪問(wèn)含有重要數(shù)據(jù)網(wǎng)站，例如網(wǎng)銀、電商、電子郵件等，保證公司權(quán)益，并且時(shí)刻關(guān)注網(wǎng)絡(luò)修復(fù)狀況，在修復(fù)成功的第一時(shí)間恢復(fù)業(yè)務(wù)，將損失降至最低。

6 結(jié)束語(yǔ)

辦公自動(dòng)化是一個(gè)復(fù)雜的、長(zhǎng)期的辦公方式，傳統(tǒng)辦公形式已經(jīng)跟不上時(shí)代發(fā)展的步伐，圍繞計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)展開(kāi)的辦公自動(dòng)化模式正如日方升。辦公形式的改革不能一蹴而就，需要領(lǐng)導(dǎo)與員工群體不斷探索與改良。在大數(shù)據(jù)信息化時(shí)代的背景下，公司企業(yè)要勇于改革辦公方式，敢于引入全新技術(shù)，加大計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的重視程度，真正提高辦公效率。

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