試論高校文印信息化管理的思考與探索

摘 要：高校文印信息化管理的實(shí)現(xiàn)是高校信息化建設(shè)的重要一環(huán)，需要相關(guān)人員進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注?；诖?，文章分析了高校文印管理的現(xiàn)狀問(wèn)題，說(shuō)明了高校文印信息化管理發(fā)展的實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)，重點(diǎn)闡述了大力引進(jìn)相關(guān)硬件及技術(shù)、創(chuàng)建更加良好的信息安全環(huán)境等高校文印信息化管理的實(shí)現(xiàn)途徑。

關(guān)鍵詞：高校;文印信息化管理;信息安全

中圖分類號(hào)：G647?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A?收稿日期：2018-10-22

作者簡(jiǎn)介：湯銘春（1969—），男，廣東梅州人，本科，職員，研究方向：高校管理。

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各個(gè)行業(yè)都在積極地進(jìn)行信息化建設(shè)。在這樣的背景下，我國(guó)對(duì)電子政務(wù)的發(fā)展更加重視。與電子政務(wù)同步發(fā)展起來(lái)的還有快速印刷，其體現(xiàn)了極大的優(yōu)勢(shì)以及發(fā)展的潛能?？焖儆∷⒌膶?shí)現(xiàn)離不開(kāi)數(shù)字印刷技術(shù)以及相關(guān)設(shè)備的使用，這樣的印刷方式有效地彌補(bǔ)了傳統(tǒng)印刷的不足之處。在我國(guó)高校的文印管理領(lǐng)域，對(duì)數(shù)字印刷技術(shù)的發(fā)展與使用更為關(guān)注?，F(xiàn)階段，在相關(guān)企業(yè)的大力支持下，我國(guó)已有高校實(shí)現(xiàn)了文印信息化管理，提升了“智慧校園”的建設(shè)速度。

一、高校文印管理的現(xiàn)狀問(wèn)題分析

1.信息安全隱患

隨著《國(guó)家教育管理信息系統(tǒng)建設(shè)總體方案》的發(fā)布，我國(guó)各大高校對(duì)校園管理信息化建設(shè)更加重視?，F(xiàn)階段，我國(guó)高校中的校園網(wǎng)絡(luò)等基礎(chǔ)設(shè)施已經(jīng)得到了逐步的完善，會(huì)議室、實(shí)驗(yàn)室、圖書(shū)館的信息化管理已經(jīng)得到了落實(shí)。但是，相比較來(lái)說(shuō)，高校對(duì)文印信息化管理的發(fā)展與建設(shè)普遍較為忽視。在實(shí)際的文印管理工作中，由于高校中包含的各個(gè)院系以及科研單位相對(duì)獨(dú)立，所以對(duì)文印設(shè)備的采購(gòu)也是分散進(jìn)行的[1]。而高校中的教研人員以及學(xué)生撰寫的研究論文普遍是由學(xué)校中的自營(yíng)機(jī)構(gòu)完成打印裝訂的。

這樣的文印管理方式就突顯出了一個(gè)較為嚴(yán)重的問(wèn)題，就是信息安全的問(wèn)題。眾所周知，科研成果是高校的核心競(jìng)爭(zhēng)力。當(dāng)文印環(huán)境相對(duì)開(kāi)放時(shí)，科研成果、論文、相關(guān)數(shù)據(jù)信息等與科研項(xiàng)目相關(guān)的重要信息意外泄露的可能性顯著提升。這種文印管理方式無(wú)法有效的保證相關(guān)科研人員的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，甚至?xí)性S多標(biāo)明了絕密的文獻(xiàn)被他人誤看。

2.成本控制問(wèn)題

通過(guò)上述的分析能夠了解到，由于在我國(guó)的高校中，各個(gè)院系以及科研單位相對(duì)獨(dú)立，所以對(duì)文印設(shè)備的采購(gòu)也是分散進(jìn)行的。這意味著在一所高校內(nèi)，不同的校內(nèi)科研單位都有著自己的文印設(shè)備。這樣的設(shè)備采購(gòu)方式必然會(huì)造成嚴(yán)重的重復(fù)購(gòu)買問(wèn)題，直接造成了高校文印管理成本的提升。在高校中，科研經(jīng)費(fèi)相對(duì)充足的學(xué)系或科研單位會(huì)配置較為高端的文印設(shè)備，但是其實(shí)際的印刷量卻并不一定與之相匹配，且由于各個(gè)學(xué)系之間的交流并不多，所以會(huì)導(dǎo)致資源浪費(fèi)的問(wèn)題發(fā)生。在這樣的情況下，高校文印管理的相關(guān)人員必須意識(shí)到文印設(shè)備統(tǒng)籌規(guī)劃安排的重要性。

高校文印信息化管理的發(fā)展與使用就能夠有效地實(shí)現(xiàn)對(duì)信息安全的保障以及相關(guān)成本的控制。通過(guò)信息化、智能化的管理，能夠?yàn)楦咝５膸熒峁└泳?xì)的服務(wù)，在流程上杜絕了信息的外泄，提升了文印設(shè)備使用的效率以及印刷的效率，達(dá)到了成本節(jié)約的目的。

二、高校文印信息化管理發(fā)展的實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)分析

目前，由于技術(shù)的不斷發(fā)展與更新，印刷設(shè)備的性能得到了進(jìn)一步的優(yōu)化，實(shí)際的印刷方式也得到了轉(zhuǎn)變，這樣的發(fā)展為高校文印信息化管理的實(shí)現(xiàn)提供了硬件的支持，使得高校文印信息化管理有著較高的可行性。現(xiàn)階段，為了提升文印管理的效果和印刷的效率，我國(guó)高校文印管理相關(guān)部門使用的印刷設(shè)備已經(jīng)更新為性能更高、靈活性更強(qiáng)的數(shù)字印刷設(shè)備，包括數(shù)碼打印機(jī)、數(shù)碼復(fù)印機(jī)等，同時(shí)，對(duì)油墨印刷制版數(shù)字一體機(jī)的使用也較為普遍?？梢哉f(shuō)，這些新型印刷設(shè)備的使用為高校文印信息化管理的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造了良好的硬件條件。在技術(shù)方面，隨著數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)高校文印管理的相關(guān)部門在實(shí)際的工作中已經(jīng)引進(jìn)并普及性地使用了與新型印刷設(shè)備相匹配的技術(shù)，無(wú)版印刷的數(shù)碼印刷技術(shù)、掃描技術(shù)以及文字識(shí)別技術(shù)都得到了廣泛的使用，為高校文印信息化管理的實(shí)現(xiàn)提供了技術(shù)的支持。

三、高校文印信息化管理的實(shí)現(xiàn)途徑探究

1.大力引進(jìn)相關(guān)硬件及技術(shù)

在進(jìn)行高校文印信息化管理的改革建設(shè)中，必須進(jìn)行的就是對(duì)相關(guān)硬件設(shè)備以及技術(shù)的引進(jìn)，為文印信息化管理創(chuàng)造更加良好的條件。在具體的實(shí)施中，由于我國(guó)高校普遍已經(jīng)完成了對(duì)相關(guān)硬件設(shè)備的更新，所以要將工作的重點(diǎn)放置在文印信息化管理關(guān)鍵技術(shù)的引進(jìn)上。掃描技術(shù)、文字識(shí)別技術(shù)以及數(shù)碼印刷技術(shù)是實(shí)現(xiàn)高校文印信息化管理的基本技術(shù)。

利用掃描技術(shù)，可以通過(guò)相關(guān)參數(shù)的前期預(yù)設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)網(wǎng)絡(luò)共享文件夾中所需資源的檢索，包括參考書(shū)籍文獻(xiàn)、重點(diǎn)知識(shí)等。在掃描技術(shù)中，通過(guò)對(duì)XML元數(shù)據(jù)記錄的使用，能夠?qū)ο到y(tǒng)之間進(jìn)行集成管理，為系統(tǒng)之間的資源信息共享創(chuàng)造更好的條件。相關(guān)管理人員可以結(jié)合實(shí)際的情況以及資源信息的內(nèi)容，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行保密設(shè)置，實(shí)現(xiàn)了使用隱藏或是只讀模式對(duì)相應(yīng)的文件進(jìn)行發(fā)送，推動(dòng)了系統(tǒng)之間的整合[2]。

利用文字識(shí)別技術(shù)，能夠?qū)⒍喾N資料信息的掃描文件轉(zhuǎn)化為電子文本，實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)文檔的信息化保存。同時(shí)，也可以結(jié)合實(shí)際的使用需求，將電子文本轉(zhuǎn)化成PDF、Word、Excel等格式，為高校師生提供了更加方便的文印服務(wù)。

利用數(shù)碼印刷技術(shù)，能夠進(jìn)一步提升印刷的質(zhì)量與速度，對(duì)成本的控制也有著一定的作用，結(jié)合彩色激光數(shù)碼復(fù)合機(jī)的使用，能夠更好地滿足文件高質(zhì)量的輸出要求。

2.創(chuàng)建更加良好的信息安全環(huán)境

對(duì)于在現(xiàn)階段高校文印管理中存在的信息安全問(wèn)題，高校文印管理相關(guān)部門可以通過(guò)為有著特殊安全需求的學(xué)院或是部門進(jìn)行更優(yōu)的信息安全環(huán)境創(chuàng)建來(lái)解決。例如，對(duì)高校內(nèi)涉密的科研部門，可以引入文件安全管理軟件，對(duì)相關(guān)信息的安全進(jìn)行保障。該軟件要能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)文檔調(diào)用的監(jiān)控與預(yù)警，當(dāng)有人使用相應(yīng)的文印設(shè)備進(jìn)行文檔的調(diào)取時(shí)，該文件安全管理軟件要能夠?qū)﹃P(guān)鍵詞進(jìn)行監(jiān)測(cè)，當(dāng)涉及機(jī)密的文件以及研發(fā)成果的關(guān)鍵詞時(shí)，能夠第一時(shí)間將相應(yīng)的檢索信息發(fā)送至管理人員的手機(jī)或是郵箱中，結(jié)合授權(quán)碼的輸入，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)文檔的調(diào)取。

還可以在文印信息化管理中引入校園一卡通的身份識(shí)別功能。為了避免由于校園一卡通的遺失或被盜而產(chǎn)生的信息泄露問(wèn)題，可以使用“刷卡+輸入密碼”的方式進(jìn)行預(yù)防。在這樣的情況下，校園一卡通就成為一個(gè)文印信息化管理中的“密鑰”。結(jié)合校園一卡通的過(guò)期及取消過(guò)期、掛失補(bǔ)辦、凍結(jié)及解凍等手段，就為文印管理人員以及校園卡使用人員都提供了更加方便、快捷的服務(wù)。

3.文印管理的成本控制

針對(duì)目前高校文印管理中存在的成本問(wèn)題，可以通過(guò)文印信息化管理的方式進(jìn)行解決。相關(guān)管理人員可以引進(jìn)復(fù)合機(jī)內(nèi)置的兼容性讀卡器，提升信息讀取的速度，更加方便進(jìn)行日常的維護(hù)。利用該兼容性讀卡器，能夠直接對(duì)校園一卡通中的信息進(jìn)行獲取，不需要再進(jìn)行外置客戶端的設(shè)置，控制了讀卡設(shè)備的成本。

想要實(shí)現(xiàn)對(duì)管理成本更好的控制，可以使用外包的方式進(jìn)行高校文印管理信息化建設(shè)。具體來(lái)說(shuō)，就是由相關(guān)的企業(yè)以及設(shè)備的廠商直接在高校中進(jìn)行相關(guān)設(shè)備的搭建以及管理維護(hù)，并以文件印刷的張數(shù)進(jìn)行收費(fèi)。在這樣的方式下，高校幾乎不用付出文印信息化管理建設(shè)中的設(shè)備購(gòu)置費(fèi)用以及管理成本，同時(shí)也能使高校師生獲得更好的文印服務(wù)。

另外，使用單獨(dú)的高校文印信息化管理也是一種能夠?qū)Τ杀具M(jìn)行控制的方式。在該方式中，高?？梢酝ㄟ^(guò)引進(jìn)相應(yīng)的印刷設(shè)備，實(shí)現(xiàn)對(duì)全校文印的統(tǒng)一管理。使用這樣的方式不僅能夠?yàn)楦咝５膸熒峁└佣鄻拥?、智能的、便捷的、安全的文印服?wù)，還能實(shí)現(xiàn)對(duì)高校文印設(shè)備的統(tǒng)籌管理，避免重復(fù)購(gòu)買、相關(guān)設(shè)備使用率低下的問(wèn)題發(fā)生。

4.身份識(shí)別與方案設(shè)定的結(jié)合

在高校的實(shí)際教學(xué)工作中，資料文檔的輸出是高校師生進(jìn)行信息保存以及溝通的主要方式。就目前高校的文印服務(wù)情況來(lái)說(shuō)，師生的滿意度普遍偏低。由于高校師生對(duì)相關(guān)資料文檔的輸出及印刷有著不同的要求，所以在印刷設(shè)備的使用中必須由專人進(jìn)行操作。在這樣的情況下，基于高校文印信息化管理的自助文印服務(wù)的推廣就存在一定的難度。

在進(jìn)行高校文印信息化管理的建設(shè)中，自助文印服務(wù)的推廣使用有著重要的意義。在為高校師生提供自助文印推廣服務(wù)時(shí)，可以結(jié)合校園一卡通的使用對(duì)使用者的身份進(jìn)行確定，并通過(guò)印刷設(shè)備及文印終端對(duì)不同身份的使用者設(shè)定不同的方案。這樣即使是在沒(méi)有專人提供服務(wù)的情況下，設(shè)備也能夠結(jié)合使用者的身份、選擇的功能、印刷的數(shù)量等完成價(jià)格方案的設(shè)定以及實(shí)際的支付操作。

5.構(gòu)建更加完善的電子文檔管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)

由于電子文件的普及性使用，對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行使用的情況更多。在這樣的背景下，傳統(tǒng)的“單機(jī)排版+電腦保存”模式以及簡(jiǎn)單的文件服務(wù)器已經(jīng)無(wú)法更好地滿足高校師生的實(shí)際需求，常常會(huì)導(dǎo)致文件丟失的問(wèn)題發(fā)生。這就使相關(guān)工作人員在進(jìn)行文印管理信息化建設(shè)的工作中，要更加重視對(duì)電子文檔管理平臺(tái)的建設(shè)。要設(shè)置獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及專用的賬戶。在登錄該信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)時(shí)，通過(guò)不同的登錄身份權(quán)限，轉(zhuǎn)入不同的信息庫(kù)，并提供不同的操作功能。當(dāng)使用者在該信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中進(jìn)行打印的操作時(shí)，該平臺(tái)能夠及時(shí)地進(jìn)行上報(bào)及記錄。

在高校中，文印管理的相關(guān)部門不僅承擔(dān)著一般的電子文件管理，還承擔(dān)著大量的保密性文件的管理，如多種的試卷等。這種文件的保密性質(zhì)對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全有著更多的要求。所以，在進(jìn)行電子文檔網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)的搭建及使用中，要確保能夠?qū)Φ卿浫藛T、印刷的操作者等進(jìn)行身份以及權(quán)限的識(shí)別，并及時(shí)地、自動(dòng)地進(jìn)行操作日志的記錄，可以使用電子簽名或是電子印章等的方式完成對(duì)電子文件的簽發(fā)。

綜上所述，高校文印信息化管理是高校信息化建設(shè)中的一項(xiàng)重要工作，對(duì)高校電子文件、科研資料等信息的安全保證有著重要的意義。在目前我國(guó)高校的文印管理中，普遍存在信息安全漏洞以及成本控制的問(wèn)題，而高校文印信息化建設(shè)就能夠完成對(duì)這些問(wèn)題的解決。通過(guò)大力引進(jìn)相關(guān)硬件及技術(shù)、創(chuàng)建更加良好的信息安全環(huán)境、文印管理的成本控制、身份識(shí)別與方案設(shè)定的結(jié)合，構(gòu)建起更加完善的電子文檔管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，促進(jìn)了高校文印信息化管理的實(shí)現(xiàn)，為高校師生提供了更加優(yōu)質(zhì)的、智能的、安全可靠的文印服務(wù)。

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