網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案的開發(fā)與利用

黃曉云 葉蘋

摘 要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，人們越來越認(rèn)識(shí)到高校檔案工作的重要性，也把高校檔案工作帶入了自動(dòng)化與網(wǎng)絡(luò)化的新階段，使高校檔案的開發(fā)利用有了新的發(fā)展平臺(tái)。只有足夠了解網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對高校檔案開發(fā)利用的影響，才能充分發(fā)揮和體現(xiàn)它的價(jià)值，更好地為教學(xué)科研、經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境;高校檔案;開發(fā)利用

中圖分類號(hào)：G273.5?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A?收稿日期：2018-10-23

基金項(xiàng)目：廣西高校中青年教師基礎(chǔ)能力提升項(xiàng)目課題“高職院校檔案信息資源開發(fā)利用的研究與實(shí)踐”（2018KY1019）成果之一。

作者簡介：黃曉云（1977—），女，廣西南寧人，館員，本科，研究方向：檔案管理;

葉 蘋（1985—），女，江西南昌人，講師，會(huì)計(jì)師，碩士，研究方向：基建會(huì)計(jì)。

一、高校檔案開發(fā)利用的意義

1.高校檔案開發(fā)利用為高校工作查考提供重要依據(jù)

高校日常工作情況需要大量的統(tǒng)計(jì)表格、數(shù)據(jù)、文字說明和其他載體（聲像、實(shí)物等）加以展現(xiàn)，而高校檔案館（室）除了保存大量的文字、數(shù)據(jù)記錄外，還有足夠的圖紙、表格，如下達(dá)基建任務(wù)、征用土地、實(shí)地勘察、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、施工合同的簽訂到施工進(jìn)度、竣工驗(yàn)收及各類報(bào)告等來往文書本身，是歷史的真跡，能夠反映學(xué)校歷史的真實(shí)面貌。高校檔案開發(fā)利用是檢查高校教學(xué)、科研、實(shí)驗(yàn)設(shè)施情況的重要依據(jù)，是開展教學(xué)、科研、管理的基礎(chǔ)，具有不可替代的重要作用。

2.高校檔案開發(fā)利用為個(gè)人問題提供重要憑證

高校教職工在職稱評定、工資調(diào)整等問題上為核對某一事實(shí)、證實(shí)某一規(guī)定等，就業(yè)與轉(zhuǎn)崗的歷屆畢業(yè)生為查詢利用成績單、畢業(yè)證書、學(xué)位證書、新生錄取名冊等，都需要到高校檔案館（室）進(jìn)行查證，同時(shí)在打擊假文憑、維護(hù)學(xué)校信譽(yù)等方面，個(gè)人檔案也發(fā)揮了積極的作用。

3.高校檔案開發(fā)利用為高校教育教學(xué)改革提供信息

高等院校的教育教學(xué)要為了順應(yīng)高校的發(fā)展而進(jìn)行有必要的改革。高校的教育教學(xué)改革離不開檔案工作，檔案的開發(fā)利用尤為重要。近年來，高校由于發(fā)展壯大，包括升格、合并、擴(kuò)招、綜合化，亟須高校整體管理水平的提升。高校檔案記錄著高校在發(fā)展中的發(fā)展歷程、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，是高校重要的記憶寶庫，高校檔案工作成為高校重要的基礎(chǔ)性工作。通過高校檔案的開發(fā)利用總結(jié)高校歷年來的教育教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，對高校檔案教育教學(xué)方面信息的加工、提煉得到適應(yīng)高校發(fā)展的教育教學(xué)方案。

4.高校檔案開發(fā)利用可以為企業(yè)提供科技和人才信息

高等院校作為重要的科研基地，每年的科研成果是相當(dāng)可觀的。其中一些科研成果通過申請專利或發(fā)表于公開刊物被社會(huì)所知曉利用，也有許多科研成果作為職稱評定、學(xué)校評優(yōu)及個(gè)人工作總結(jié)等的材料成為高校的檔案，所以高校檔案中科技檔案占有一定的比重。這些科技檔案對企業(yè)的產(chǎn)品開發(fā)和技術(shù)改造都是極為寶貴的信息資源。善于開發(fā)利用高校檔案，無疑會(huì)成為企業(yè)巨大的科技信息庫。

高等院校不僅是科研基地，也是人才教育的場所。高校檔案含有豐富的人才檔案，因此，開發(fā)利用高校檔案可以成為一個(gè)人才信息庫，不僅可以找到目前急需的人才，還可以挖掘到能幫助企業(yè)長期發(fā)展的人才。

5.高校檔案開發(fā)利用有助于招生

高等院校要提高生源，吸收綜合素質(zhì)較好的考生來高校就讀，就要做好對外宣傳工作。高校檔案的開發(fā)利用在服務(wù)學(xué)校外部宣傳工作中具有獨(dú)特的優(yōu)勢。一般來說，檔案記載了學(xué)校辦學(xué)歷史的方方面面，不僅有大量的紙質(zhì)檔案，還有很多音像檔案、圖像檔案、聲音檔案和實(shí)物檔案等載體的檔案材料。特別是音像、圖像、實(shí)物等載體的檔案資源較紙質(zhì)檔案更具有直感性、真實(shí)性，是高校開展對外形象宣傳可利用的寶貴資源，也是高校對外宣傳令人信服的宣傳材料。高校可以利用多種形式介紹學(xué)校的校園面積、基本建設(shè)、師資力量、學(xué)生情況等多方面信息，讓考生了解哪個(gè)高校才是最合適自己的，高校也可以通過這樣的方式得到一定的優(yōu)質(zhì)生源，主動(dòng)出擊。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對高校檔案開發(fā)利用的作用

1.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的發(fā)展，促使紙質(zhì)檔案逐漸向電子檔案過渡

紙質(zhì)檔案具有原生信息特點(diǎn)和其載體一起構(gòu)成了紙質(zhì)檔案特有的，電子檔案無法比擬的原始憑證作用。而電子檔案以其現(xiàn)代化手段，在豐富信息存儲(chǔ)量、輸出、處理的方面有著紙質(zhì)檔案無法比擬的高效、快捷優(yōu)勢;檔案信息數(shù)字化是建立數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)的任何終端可以擺脫時(shí)空的約束，實(shí)現(xiàn)資源共享，隨著電子政務(wù)和企業(yè)信息化的實(shí)施，實(shí)體型檔案向電子檔案過渡是必然的。

2.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下可以對高校檔案利用者進(jìn)行信息需求調(diào)查和預(yù)測服務(wù)

“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”。高校檔案部門要根據(jù)利用者的需要確定某些專題，并圍繞這些專題從檔案文獻(xiàn)中選擇有用的檔案信息，定期、主動(dòng)地向利用者提供檔案信息服務(wù)，努力做到服務(wù)形式的多樣化，開發(fā)方式的多樣化，通過用戶調(diào)查;開展定向服務(wù)、定題服務(wù)等形式，以滿足利用者的需求。而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境正好有這樣的條件。

3.網(wǎng)絡(luò)資源為高校檔案信息服務(wù)提供了新途徑

為了達(dá)到高校檔案資源共享的目的，在建立好主頁的基礎(chǔ)上，還要根據(jù)學(xué)校的具體情況，如建立學(xué)生成績及檔案數(shù)據(jù)庫、科研成果數(shù)據(jù)庫、名人檔案數(shù)據(jù)庫等，利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境擴(kuò)大信息收集范圍，對信息進(jìn)行過濾、組織、鑒定、傳遞。這為高校檔案信息資源的獲取和開發(fā)利用帶來了極大的方便，還可以通過在線展覽形式開發(fā)利用高校檔案館藏資源。以圖文并茂的方式將館藏的珍貴老照片制作成生動(dòng)的網(wǎng)頁形式搬上互聯(lián)網(wǎng)，讓廣大利用者能欣賞到這些平時(shí)不容易看到的真實(shí)歷史鏡頭。

4.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境實(shí)現(xiàn)了高校檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化

高速的數(shù)字信息網(wǎng)絡(luò)成為社會(huì)信息交流的主要工具，它將來自社會(huì)各方面的信息匯集、加工、傳遞，達(dá)到社會(huì)各領(lǐng)域相互交流的目的。高校檔案部門必須采取相應(yīng)的對策，朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境將高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化具有一定的特點(diǎn)，檔案載體和人們對實(shí)體和信息內(nèi)容的管理與使用上發(fā)生了主要變化，使許多檔案材料在形成時(shí)已由計(jì)算機(jī)處理，從而使檔案館減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。檔案網(wǎng)絡(luò)化后收集手段主要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理來完成，檔案部門可充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢進(jìn)行電子檔案的收集。

5.通過校園網(wǎng)實(shí)現(xiàn)高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在教育領(lǐng)域的推廣應(yīng)用，當(dāng)前高校普遍建立了自己的校園網(wǎng)，并與教育科研網(wǎng)和國際互聯(lián)網(wǎng)相連。通過校園網(wǎng)進(jìn)行檔案信息收集與傳遞，提高工作效率，通過校園網(wǎng)提供檔案信息資源，方便檔案開發(fā)利用;校園網(wǎng)還聯(lián)結(jié)因特網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)社會(huì)化。

三、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代對高校檔案開發(fā)利用的拓展

信息時(shí)代引發(fā)了高校檔案工作變革，使檔案信息服務(wù)成為社會(huì)發(fā)展的趨勢，激活了高校檔案工作。信息社會(huì)把高校檔案開發(fā)利用推進(jìn)了一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期，走向了全方位現(xiàn)代化的發(fā)展道路。

1.網(wǎng)絡(luò)時(shí)代對高校檔案信息的收集及編研工作有了新的定位

檔案信息資源的開發(fā)利用是以收集工作為基礎(chǔ)的，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，更是要通過網(wǎng)絡(luò)加強(qiáng)對各種檔案信息的收集，以多形式、多類別的網(wǎng)上檔案信息豐富資源。檔案信息的開發(fā)是通過加工，將檔案中有價(jià)值、滿足利用者需求和社會(huì)發(fā)展需要的各類信息挖出來。因此，編研工作是檔案信息資源開發(fā)工作的重要組成部分。通過網(wǎng)絡(luò)做好高校檔案編研工作，就要全面、系統(tǒng)地進(jìn)行館（室）藏檔案信息的分析，利用網(wǎng)絡(luò)快速捕捉學(xué)校各部門、各類人員對檔案信息需求的動(dòng)態(tài)。

2.檔案的自由開發(fā)利用在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代才得到實(shí)施

高校檔案信息在網(wǎng)上傳遞，利用者可以從網(wǎng)上方便地查詢和下載所需檔案信息，不受時(shí)間和地域限制，真正享有自由開發(fā)利用權(quán)限的檔案信息。把高校檔案信息實(shí)現(xiàn)多媒體存儲(chǔ)和海量存儲(chǔ)，供實(shí)地開發(fā)利用和上網(wǎng)遠(yuǎn)程傳送，使高校檔案信息資源共享變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)?，F(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)是享有自由開發(fā)利用高校檔案的主要工具，只有在當(dāng)今信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，實(shí)現(xiàn)高校檔案的數(shù)字化、上網(wǎng)傳輸，自由開發(fā)利用高校檔案才能以完美的形式全面實(shí)施。

3.數(shù)字化要適應(yīng)高校檔案信息自由開發(fā)利用的發(fā)展趨勢

走向數(shù)字化是高校檔案發(fā)展建設(shè)的必然趨勢，而建設(shè)數(shù)字化檔案館，其核心就是資源建設(shè)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，高校檔案館藏資源建設(shè)應(yīng)講求社會(huì)化、特色化、精品化和現(xiàn)代化。數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的發(fā)展使世界面貌發(fā)生了根本的變化。人們以空前的規(guī)模從事信息的收集、貯存、輸送、處理和開發(fā)利用，信息、知識(shí)已成為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展最重要的資源，必須以檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化來滿足自由開發(fā)利用檔案的要求，從容地應(yīng)付社會(huì)信息化的挑戰(zhàn)，為高校檔案事業(yè)爭取更大的發(fā)展空間。

4.先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)要求高校檔案信息服務(wù)方式多元化

隨著計(jì)算機(jī)多媒體和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益發(fā)展，高校檔案利用者的信息需求結(jié)構(gòu)也發(fā)生了變化。從過去單一的文獻(xiàn)借閱服務(wù)，轉(zhuǎn)向要有聯(lián)機(jī)檢索和光盤檢索服務(wù)，還要有信息咨詢的多元化格局。高校檔案利用者亦不再僅滿足于印刷型文獻(xiàn)，而是希望盡可能多地獲取網(wǎng)絡(luò)信息和多媒體信息。高校檔案利用者信息需求和信息資源的多樣性要求高校檔案館信息服務(wù)工作不能拘泥于傳統(tǒng)的工作方式，必須探索基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的信息服務(wù)工作的新路子，針對高校檔案利用者的需求提供全程性、全方位的信息服務(wù)，包括信息內(nèi)容和獲取信息的技巧、方法等多方面服務(wù)。

5.豐富的網(wǎng)絡(luò)資源要求高校檔案信息服務(wù)工作內(nèi)容不斷拓展

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的形成擴(kuò)大了高校檔案可開發(fā)利用資源的范圍。高校檔案信息資源不再局限于本館原有的印刷型文獻(xiàn)信息，而是擴(kuò)展到網(wǎng)絡(luò)可檢索和共享的其他服務(wù)器上的信息資源。隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，人們的信息意識(shí)日益增強(qiáng)，對信息的需求和使用日益普遍，信息需求從單一型、專業(yè)型向各行各業(yè)及生活領(lǐng)域擴(kuò)展，形成了全方位、綜合化的態(tài)勢。高校檔案要更有效地開展信息服務(wù)工作，必須對網(wǎng)絡(luò)信息資源進(jìn)行開發(fā)和利用。高校檔案的信息服務(wù)工作內(nèi)容從傳統(tǒng)的印刷型事實(shí)館藏為主，向傳統(tǒng)館藏與網(wǎng)絡(luò)信息資源并舉發(fā)展已成為必然趨勢。

參考文獻(xiàn)：

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