高校檔案信息化建設(shè)存在的問題及對策研究

摘要：檔案管理作為高校行政管理中的重要內(nèi)容，對高校整體管理水平的提升具有非常重要的作用和意義。對此，本文在研究中主要以檔案信息化建設(shè)為核心，探究高校檔案信息化建設(shè)存在的問題及對策，進而促進高校可持續(xù)健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校；檔案；信息化建設(shè)；問題；對策

隨著社會經(jīng)濟和科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，促進了高校管理體制和基礎(chǔ)建設(shè)的進一步完善和優(yōu)化，同時也對高校檔案管理建設(shè)提出了新的要求。在新時期下，為了謀求更好的發(fā)展，高校要重視檔案信息化建設(shè)，以資源建設(shè)為主要指導(dǎo)，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化和信息化作為高校檔案管理工作的重點，在計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的基礎(chǔ)上，重視檔案信息資源的合理開發(fā)與利用，進而有效實現(xiàn)高效檔案信息化建設(shè)。但就目前而言，高校檔案信息化建設(shè)中還存在一定的不足之處，在一定程度上影響了高校檔案信息化建設(shè)的步伐，不利于高校長久發(fā)展。對此，在這樣的環(huán)境背景下，探究高校檔案信息化建設(shè)存在的問題及對策具有非常重要的現(xiàn)實意義。

一、高校檔案信息化建設(shè)的客觀要求

（一）社會發(fā)展要求

高校檔案信息化建設(shè)是目前信息化市場背景下，社會發(fā)展對高校各項基礎(chǔ)設(shè)施和管理體系的要求，在社會不斷發(fā)展和進步中，辦公自動化發(fā)展進程逐漸加快，在一定程度上現(xiàn)代科技的發(fā)展和應(yīng)用。應(yīng)對這樣的時代背景，高校檔案管理要跟進社會發(fā)展的步伐，改變傳統(tǒng)手工操作和紙質(zhì)檔案的管理方式，加快高校檔案信息化和現(xiàn)代化建設(shè)，實現(xiàn)高校檔案管理工作效率和工作質(zhì)量的提升，進而促進高校的可持續(xù)快速發(fā)展[1]。

（二）檔案服務(wù)要求

高校檔案信息化建設(shè)有效強化了高校檔案的信息服務(wù)職能，為信息化社會提供基礎(chǔ)性公共信息，為各個領(lǐng)域的研究提供真實數(shù)據(jù)，實現(xiàn)高校檔案信息的共享，支撐信息化社會的的發(fā)展。從高校自身發(fā)展的角度上看，檔案信息化建設(shè)可以提高檔案信息真實性和實效性，及時收集信息，為高校發(fā)展戰(zhàn)略和各個管理決策提供重要的信息依據(jù)。除此之外，借助現(xiàn)代化管理手段進行信息儲存與管理，可以提高高校檔案信息資源的利用率，拓展檔案信息服務(wù)范圍。

（三）檔案管理要求

在進行高校檔案管理的過程中，實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)主要是利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建高校檔案智能化管理體系，取替?zhèn)鹘y(tǒng)手工操作與紙質(zhì)管理方式，。在高校檔案信息化建設(shè)完成后，檔案日常管理工作主要交由系統(tǒng)執(zhí)行，轉(zhuǎn)變管理人員工作角色，縮短檔案的周期，促進高校檔案管理工作的改革與創(chuàng)新。

二、高校檔案信息化建設(shè)存在的問題

（一）建設(shè)目標不明確

在高校檔案信息化建設(shè)進程中，管理人員沒有結(jié)合高校現(xiàn)有管理現(xiàn)狀和發(fā)展要求制定建設(shè)目標，使得檔案信息化建設(shè)與高校實際情況相背離，無法落實高校各項檔案管理制度，造成體制混亂的現(xiàn)象。同時，在實際建設(shè)的過程中，各項管理體制靈活性較差，仍采用傳統(tǒng)管理模式和管理理念，使得高校檔案管理無法滿足高校整體快速發(fā)展需求，各個部門相對獨立，缺乏溝通。對此，相關(guān)管理人員要以檔案管理流程化和科研檔案數(shù)字化，建立檔案管理系統(tǒng)，發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)資源的作用，做好工作分配，將各個部門的力量匯集在一起，進而實現(xiàn)高校檔案信息化建設(shè)的目的[2]。

（二）建設(shè)經(jīng)費不足

現(xiàn)階段，經(jīng)費投入不足是當前限制高校檔案信息化建設(shè)的主要障礙，在進行高校檔案信息化建設(shè)的過程中，需要大量資金投入，無論在人員、設(shè)備還是各種物資方面，都耗費資金來引進，大型設(shè)備更需要后期的維護[3]。由于高校缺少足夠的投入資金，使得高校檔案信息化建設(shè)仍處于完善階段，無法發(fā)揮出檔案信息化的功能與作用，檔案數(shù)字化管理也成為紙上談兵，進而不利于高校檔案管理水平的提升。除此之外，高校檔案信息化資源較為分散，利用率較低，在高校開發(fā)自動化辦公后，形成了大量電子文件，這些文件要被及時儲存和處理，由于高校各個部門檔案無法連接總系統(tǒng)，造成資源分散的問題，加重了信息化檔案接收任務(wù)。

（三）缺乏統(tǒng)一標準

為了順應(yīng)高校發(fā)展要求，很多高校逐漸建立網(wǎng)站信息系統(tǒng)，在與此同時各項管理制度還未統(tǒng)一，缺乏一定的應(yīng)用標準和工作標準，并在實際檔案管理工作中出現(xiàn)維護電子文件原始性與真實性問題和電子簽名等問題，進而影響高校檔案管理水平的提升，阻礙檔案信息化建設(shè)進程。對此，在進行高校檔案信息化建設(shè)的過程中，相關(guān)管理人員要制定統(tǒng)一的標準，明確各個工作標準，做好管理評價工作，為高校檔案信息化建設(shè)提供嚴格的信息保障，在法律、法規(guī)以及各項標準方面給予一定的支持，進而實現(xiàn)高校檔案信息化建設(shè)。

三、促進高校檔案信息化建設(shè)的有效途徑

（一）明確建設(shè)目標，構(gòu)建高校檔案信息資源體

高校檔案信息資源體系的建設(shè)主要涉及到以下幾點內(nèi)容：第一，數(shù)字化資源建設(shè)。在數(shù)字化資源建設(shè)的過程中，相關(guān)管理人員要篩選具有價值的檔案信息，明確信息源，定期從各個部門檔案系統(tǒng)中收集信息資源，并對這些信息進行整合、歸檔，進而保證高校館藏檔案的完整性與有效性。同時要將綜合類、學(xué)生類以及人事類資源進行集中管理，強化電子文件資源管理，做好文件接受、管理和利用等環(huán)節(jié)，引入數(shù)字模擬整合技術(shù)，將紙質(zhì)檔案錄入到計算機中，并做好原始信息的儲存工作。第二，數(shù)據(jù)庫建設(shè)。管理人員根據(jù)現(xiàn)有電子文件構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，先從文件目錄著手，做好文件分類工作，明晰檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)框架，為數(shù)據(jù)庫的豐富與補充打下良好的基礎(chǔ)。同時，管理人員要在各個子目錄下建立對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，其中主要涉及到學(xué)生管理數(shù)據(jù)庫、教師管理數(shù)據(jù)庫以及科研成果數(shù)據(jù)庫等內(nèi)容，以方便管理和查詢，進而提高高校檔案信息資源的服務(wù)水平[4]。

（二）優(yōu)化管理隊伍，構(gòu)建高校檔案信息化人才隊伍

為了實現(xiàn)高校檔案信息化建設(shè)，高校要從檔案管理隊伍入手，優(yōu)化檔案管理隊伍組織結(jié)構(gòu)。首先，提高管理人員對高校檔案信息化建設(shè)任務(wù)的重視程度，改變原有的管理理念、使用理念和服務(wù)方式，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)轉(zhuǎn)移工作重點，創(chuàng)造主動服務(wù)和網(wǎng)絡(luò)共享平臺，進而實現(xiàn)檔案管理模式的改革與創(chuàng)新。其次，做好工作人員培訓(xùn)工作，利用繼續(xù)教育和專題講座的方式豐富管理人員專業(yè)知識和管理技能，并定期開展學(xué)術(shù)交流會，開展現(xiàn)代化信息技術(shù)技能培訓(xùn)，進而有效提高檔案管理隊伍的綜合素養(yǎng)。同時，學(xué)校要重視管理人員的培養(yǎng)，使其具備一定的信息獲取、交流、傳播、鑒定、加工等信息處理能力，為高校檔案管理工作培養(yǎng)尖端管理人員。第三，高校檔案館要積極投身于管理改革隊伍中，制定有效的管理體制，激發(fā)工作人員的工作熱情和工作積極性，以人才為基礎(chǔ)，構(gòu)建高校檔案管理隊伍，進而實現(xiàn)高校檔案管理水平的提升[5]。

（三）加大投資力度，構(gòu)建高校檔案信息化管理體系

針對高校檔案信息化建設(shè)投入資金不足的問題，高校要和當?shù)卣訌娐?lián)系，加強高校、政府、企業(yè)等三方的溝通和交流，政府部門要加大對高校檔案信息化建設(shè)資金投入，解決高校建設(shè)資金短缺的問題。在進行檔案信息化建設(shè)的過程中，高校要完善自身管理體系，并主要表現(xiàn)為以下幾方面：第一，建立統(tǒng)一的管理平臺，加大高校檔案信息建設(shè)投入力度，重視先進設(shè)備的引進，其中主要包括通用網(wǎng)絡(luò)、掃描儀、計算機、數(shù)據(jù)處理軟件以及打印機等基礎(chǔ)設(shè)施。第二，自行研發(fā)檔案管理軟件，連接校園網(wǎng)絡(luò)，將紙質(zhì)公文與電子公文有效的結(jié)合在一起，實現(xiàn)高校檔案管理一體化，進而提高高校檔案管理水平。第三，以檔案館為中心，構(gòu)建覆蓋高校檔案應(yīng)用系統(tǒng)，連接高校自動化辦公系統(tǒng)，為信息共享創(chuàng)造有利的平臺。除此之外，管理人員要做好檔案日常維護工作，定期進行檔案整理與核查，保證電子公文數(shù)據(jù)信息的完成性，進而實現(xiàn)高校檔案信息化建設(shè)[6]。

（四）統(tǒng)一工作標準，構(gòu)建高校檔案信息化安全保障體系

在進行高校檔案信息化建設(shè)的過程中，為了發(fā)揮出檔案信息的作用，管理人員要進行檔案信息化標準建設(shè)，落實檔案信息化標準，其中主要涉及到資源建設(shè)標準、管理標準、成果利用標準等規(guī)范條例。高校各個部門要統(tǒng)一思想，相互協(xié)調(diào)合作，制定完善檔案信息化建設(shè)標準和各項工作標準，結(jié)合當前檔案管理現(xiàn)狀，建立文件收集和處理等相關(guān)制度，優(yōu)化檔案管理標準與管理方式，進而滿足現(xiàn)代化高校發(fā)展對檔案管理的要求[7]。同時，為了保證高校檔案信息的安全性，管理人員要加大監(jiān)管力度，對各個電子檔案生命周期進行實時監(jiān)控，將電子與紙質(zhì)有效結(jié)合在一起，做好重要檔案備份保存，進而保證高校檔案管理系統(tǒng)的科學(xué)性和安全性。

結(jié)束語：

本文通過對高校檔案信息化建設(shè)存在問題及解決對策的研究，從高校檔案信息化建設(shè)的客觀要求入手，分析高校檔案信息化建設(shè)存在的問題，并提出明確建設(shè)目標、優(yōu)化管理隊伍、加大投資力度、統(tǒng)一工作標準等有效措施，不斷優(yōu)化和完善高校檔案信息化管理體系，進而實現(xiàn)高校檔案信息化建設(shè)。

參考文獻：

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[2]顧玉萍.高校檔案網(wǎng)站建設(shè)問題與對策研究[D].華東政法大學(xué)，2016.

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[4]錢欣.高校檔案網(wǎng)站評價體系研究[D].安徽大學(xué)，2015.

[5]金丹.遼寧省高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀研究[D].遼寧大學(xué)，2016.

[6]李怡璇.烏魯木齊國土資源檔案信息化建設(shè)研究[D].新疆農(nóng)業(yè)大學(xué)，2014.

[7]秦麗媛.山東省高校檔案網(wǎng)站建設(shè)研究[D].山東大學(xué)，2016.

作者簡介：董亞玲（1990-09），女，漢族，湖北省武漢市，碩士研究生，湖北大學(xué)