關(guān)于加強企業(yè)人事檔案管理的思考

陳萌

摘 要 自推行社會主義經(jīng)濟體制以來，企業(yè)人事檔案管理發(fā)生了本質(zhì)性的轉(zhuǎn)變，雙向人才流動愈加頻繁，逐步突破了企業(yè)所有制對人才交換的制約，但人事檔案管理環(huán)節(jié)存在的弊端也顯露無遺?；诖?，本文圍繞在新時期背景下如何強化企業(yè)人事檔案管理展開了探究。

關(guān)鍵詞 人事檔案管理 人才流動 社會主義經(jīng)濟體制

全面推進市場經(jīng)濟體制深化變革后，企業(yè)的用人理念潛移默化地發(fā)生了轉(zhuǎn)變，而這也在一定程度上提高了對人事檔案管理的要求。在新時期背景下，企業(yè)要充分認知到現(xiàn)有檔案管理模式存在的不足，創(chuàng)新優(yōu)化管理策略，進而為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

一、新時期背景下，開展企業(yè)人事檔案管理的意義

企業(yè)是由基層員工構(gòu)成的組織，為此，企業(yè)在分配人力資源的過程中，要充分了解員工的基本特征，優(yōu)化資源配置，提高工作效率。而員工也需實時記錄自身在工作中取得的成績，為后續(xù)個人發(fā)展提供必要保障。

二、人事檔案管理對企業(yè)綜合發(fā)展的意義

企業(yè)需要掌握人事檔案中記錄的多元化信息，判斷有助于可持續(xù)發(fā)展的人才需求方向，同時，了解各崗位員工的個人特質(zhì)，客觀評價員工的綜合能力，優(yōu)化人力資源配置。再者，企業(yè)應在有限的時間內(nèi)完成人才的篩選與分配，保證經(jīng)濟效益與社會效益的最大化。此外，隨著信息技術(shù)水平的提高與領(lǐng)域創(chuàng)新，企業(yè)要秉承與時俱進的基本理念原則，高效應用網(wǎng)絡(luò)平臺記錄人事信息，從而提高人力資源管理效率與精確性。

三、人事檔案管理對員工個人發(fā)展的意義

企業(yè)人事檔案管理不僅對企業(yè)的綜合發(fā)展具有極大的推動作用，與員工的個人發(fā)展也存在緊密聯(lián)系。從某種角度來說，企業(yè)人事檔案記錄了員工過去、現(xiàn)在及將來發(fā)展動向的基本信息，能夠充分反映出員工各階段職場生活的狀況。當下，伴隨經(jīng)濟的繁榮發(fā)展，企業(yè)的數(shù)量不斷增多，規(guī)模不斷擴張，人事檔案可以為企業(yè)篩選人才提供必要的參考依據(jù)，確保人員能夠在工作崗位上發(fā)揮實際價值。

四、新時期背景下，強化企業(yè)人事檔案管理的具體策略

（一）補充企業(yè)人事檔案基本內(nèi)容

在新時期背景下，企業(yè)人力資源管理要求人事檔案能夠全面反映員工各階段的成長信息，包括員工的綜合業(yè)務能力、職業(yè)道德水平、獎懲信用情況及突出性業(yè)績等，以此提高人事檔案的利用價值。對此，企業(yè)需不斷完善人事檔案管理的基本內(nèi)容。

首先，不斷填充具有個性化特征的內(nèi)容。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式循規(guī)蹈矩，企業(yè)管理決策層無法切實了解員工的特長，阻礙了員工的晉升。為此，新時期人事檔案應當創(chuàng)新內(nèi)容，盡可能根據(jù)員工的基本特征，突出記錄個性化內(nèi)容，從而提高人事檔案的辨識度，為企業(yè)優(yōu)選人才提供必要的參考信息。

其次，細致描述客觀內(nèi)容。通常來說，所在單位的評語與崗位經(jīng)歷往往是企業(yè)人事檔案的描述模板。但主觀性的評判與員工優(yōu)勢的側(cè)重性無法切實反饋員工在企業(yè)發(fā)展領(lǐng)域的具體表現(xiàn)，不具備參考價值。對此，企業(yè)應當采取客觀考評方式，量化人事檔案的描述。

最后，突破限定，擴充內(nèi)容。在新時期發(fā)展背景下，企業(yè)人事檔案管理要順應時代發(fā)展趨勢，突出管理工作的內(nèi)涵。除傳統(tǒng)人事檔案所反映的個人履歷等基本材料外，還應當擴充新內(nèi)容，如員工的個人優(yōu)勢、信用等級、社會保險與醫(yī)療保險的繳納情況等。只有不斷擴充企業(yè)人事檔案的基本內(nèi)容，才能確保人事檔案能更好地適應社會經(jīng)濟體制變革，進而為企業(yè)強化核心競爭優(yōu)勢奠定基礎(chǔ)。

（二）大力推進企業(yè)人事檔案社會化管理模式

在市場經(jīng)濟體制的影響下，企業(yè)的用人理念發(fā)生了本質(zhì)性轉(zhuǎn)變，且人才流動性逐步加大，而這也在一定程度上加大了人事檔案管理難度。進入新時期以來，企業(yè)的人事檔案管理要突破傳統(tǒng)理念的禁錮與束縛，建立社會化、開放化與民主化的管理模式。社會化人事檔案管理模式是指將人力資源文件從單位檔案部門轉(zhuǎn)移到第三方社會機構(gòu)，突出公共管理的優(yōu)勢特征。

要構(gòu)建社會化人事檔案管理模式，首要前提是構(gòu)建完善的人才流動服務機構(gòu)，加大人事檔案管理投入力度。

首先，企業(yè)要進一步明確人事檔案公共管理的基本職能與收費標準，嚴格按照各基層物價部門的規(guī)定執(zhí)行。

其次，企業(yè)人事檔案管理需設(shè)置人事管理權(quán)限，謹防人員流動檔案管理混亂。

最后，切實強化流動人員檔案管理意識，樹立正確的檔案管理理念，順應時代發(fā)展趨勢，為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)的人事檔案管理服務。在落實工作的過程中，創(chuàng)新檔案材料的宣傳模式，定期開展多元化的宣傳活動。

（三）構(gòu)建完善的人事檔案轉(zhuǎn)接與保管制度

由于企業(yè)員工的（下轉(zhuǎn)第頁）（上接第頁）內(nèi)部晉升與外部流動較為頻繁，企業(yè)應當建立完善的人事檔案保管與移交制度，適時應對人事檔案信息的動態(tài)變化。一旦企業(yè)內(nèi)部員工發(fā)生職務變動，企業(yè)人事檔案管理人員需及時上報人事檔案管理部門，如實反饋相關(guān)變動信息；若員工所在單位發(fā)生變動，則本人要在第一時間調(diào)出人力資源檔案，并將其歸置到新單位中。再者，檔案管理部門要認真且細致地核對與檢查變更人員的人事檔案信息，謹防檔案失真及錯漏。針對無頭檔案，一方面，檔案管理人員需客觀評價方案的保存價值，明確是否繼續(xù)保存；另一方面，應采取多元化處理措施跟蹤檔案人下落，在確定查詢無果的情況下，轉(zhuǎn)當事人原籍檔案館保存。

（四）高效應用現(xiàn)代信息技術(shù)

首先，構(gòu)建獨立且完善的檔案管理機構(gòu)，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。人才服務中心應當根據(jù)現(xiàn)有條件，下設(shè)檔案管理機構(gòu)，從而優(yōu)化人力資源配置，建立專項資金，積極做好人事檔案業(yè)務指導與安全保密工作。針對人事檔案管理人員，應不斷提高其綜合業(yè)務能力，提高其職業(yè)道德素養(yǎng)，進而推行檔案管理人員崗位責任制，明確各崗位人員的職責權(quán)限劃分，保證企業(yè)人事檔案的常態(tài)化。

其次，根據(jù)企業(yè)階段性發(fā)展概況，適當調(diào)整檔案內(nèi)容，確保檔案的使用價值最大化。

最后，收集、記載與鑒定企業(yè)基層職工的動態(tài)資料，并對企業(yè)流動人員的年度考核、職務變動等材料進行歸檔，順應時代發(fā)展趨勢，高效應用計算機技術(shù)，提高人事檔案管理效率。

五、結(jié)語

在新時期背景下，企業(yè)要秉承與時俱進的基本原則，創(chuàng)新人事檔案管理模式，不斷完善檔案內(nèi)容，推行人事檔案社會化管理，以此構(gòu)建合理的保管與轉(zhuǎn)接制度，最終為企業(yè)帶來更高的經(jīng)濟效益。

（作者單位為江蘇方天電力技術(shù)有限公司）

參考文獻

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