電子時代對文件生命周期理論的重新認(rèn)識

李許燕

摘 要：本文著重探討了文件生命周期理論在電子文件時代的適用性：首先通過介紹電子文件具有易修改性、分散性、非人工識讀性和資源共享性等特點(diǎn)，以與紙質(zhì)文件區(qū)別；繼而論述電子文件對文件生命周期理論提出的挑戰(zhàn)；最后重點(diǎn)闡述了文件生命周期理論通過靈活地調(diào)整或修正，在電子文件時代仍具有其價值，在檔案專業(yè)中仍具有支柱理論的地位。

關(guān)鍵詞：文件生命周期理論；電子文件；特點(diǎn)

一、電子文件的定義及特點(diǎn)

20世紀(jì)中葉以來，信息技術(shù)革命對檔案領(lǐng)域產(chǎn)生了巨大影響，最明顯的表現(xiàn)之一就是計算機(jī)的誕生和隨之帶來的讀取文件的大量產(chǎn)生，開始沖擊傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的統(tǒng)治地位。電子文件（electronic records）即是通過數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸和處理的文件。電子文件與紙質(zhì)文件的區(qū)別主要在以下幾個方面。

（一）易修改性、分散性

國際檔案理事會在《電子文件管理指南》中對文件的定義是，“在機(jī)構(gòu)或個人活動的開始、執(zhí)行與結(jié)束的過程中形成或接受的記錄信息，它包括能充分證明活動的內(nèi)容、背景與結(jié)構(gòu)”。紙質(zhì)文件的內(nèi)容、背景與結(jié)構(gòu)是固化在同一載體上的，即紙張載體，紙質(zhì)文件一旦形成，三者便固化在一起，其完整性不受破壞，即具有原始憑證性。而電子文件由于其載體的特殊性，它的三要素不是固化在一起的，而是可以分離的。電子文件在形成過程中，對于其產(chǎn)生的背景或是條件并不能在作為最后結(jié)果的文件中得以體現(xiàn)，而且對很多電子文件來說，其信息可能來自其他多個文件，其內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息被分散保存，則其整體性與連貫性得不到完整全面的反映。此外，電子文件在形成和修改中的各種痕跡并不能得以有效的保留。

（二）非人工識讀性

目前，電子文件所采用的存儲介質(zhì)主要有硬磁盤、軟磁盤、磁帶和光盤，這幾種介質(zhì)的存儲容量和讀取方式都有所不同，但這些介質(zhì)里所儲存的信息以編碼的形式存在，其存入和讀出均依靠一些相應(yīng)的軟硬件環(huán)境。而傳統(tǒng)紙質(zhì)文件產(chǎn)生后除了紙張外，其存入讀出基本不依賴任何硬件和軟件設(shè)施。

（三）電子文件更具有良好的資源共享性，且體積小、容量大

電子文件因其不受時間、地點(diǎn)利用的限制，因而可以更好地為各種用戶提供服務(wù)。此外，電子文件因其載體的多樣性，又可以提供多種方式的利用方式，這些優(yōu)越性都是紙質(zhì)文件所無法比擬的。

二、電子文件時代對文件生命周期理論所提出的挑戰(zhàn)

由于電子文件的自身特點(diǎn)及生成、管理和利用方式都與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件具有很大差別，因?yàn)殡娮游募粌H造成了檔案實(shí)踐各個領(lǐng)域的諸多變化，而且對傳統(tǒng)的檔案學(xué)理論也帶來了一定挑戰(zhàn)，文件生命周期理論自然也不例外。

第一，中外檔案界認(rèn)為電子文件的生命周期需要有新的理解，具體來說就是文件運(yùn)動方式發(fā)生了變化。傳統(tǒng)的文件運(yùn)動方向都是單向的、不可逆的，但電子文件出現(xiàn)后雖然文件處于運(yùn)動的狀態(tài)沒有變化，但文件的運(yùn)動方式發(fā)生了變化，大多數(shù)人都認(rèn)同電子文件的運(yùn)動狀態(tài)是多維運(yùn)動的，其中最為常見的就是電子文件的回流現(xiàn)象。文件回流即文件從檔案狀態(tài)回到現(xiàn)行文件狀態(tài)并發(fā)揮一定的作用，在這種情況下，傳統(tǒng)的文件生命周期理論關(guān)于文件線性運(yùn)動方式的描述對電子文件而言就顯得不合適了。

第二，中外檔案界對電子文件生命周期的階段劃分也提出了不同的看法。國際檔案理事會電子文件委員會在1997年制定的《電子文件管理指南》中，把電子文件的生命周期劃分為設(shè)計、形成和維護(hù)三個階段。設(shè)計階段是指電子文件信息管理系統(tǒng)的涉及、開發(fā)和安裝三個階段；形成階段是指每一份電子文件在電子環(huán)境中產(chǎn)生出來的過程；維護(hù)階段是指對于形成后的電子文件的技術(shù)維護(hù)和保管。傳統(tǒng)文件生命周期理論的理論基礎(chǔ)是文件價值形態(tài)的變化規(guī)律，而電子文件這種劃分方法是借鑒了計算機(jī)技術(shù)中“軟件生命周期”的分法。

第三，中外檔案界認(rèn)為文件生命周期理論揭示的文件各階段特定價值與相關(guān)因素的對應(yīng)關(guān)系不再適用于電子文件。由于電子文件內(nèi)容、存儲形式和表現(xiàn)形式的特殊性，電子文件與服務(wù)對象、保管場所和管理方式之間的對應(yīng)關(guān)系發(fā)生了一定的變化。

三、文件生命周期理論“笑對挑戰(zhàn)”

面對電子文件帶來的諸多挑戰(zhàn)，文件生命周期理論完全可以通過靈活調(diào)整或部分修正，來“笑對挑戰(zhàn)”。

第一，文件的回流現(xiàn)象要求在文件利用過程中必須使用原件，而且文件回到現(xiàn)行階段后主要為其形成者服務(wù)，發(fā)揮憑證作用。但需要注意的是，檔案文件回流現(xiàn)象并不是電子文件所特有的，紙質(zhì)文件也存在文件回流現(xiàn)象，但只是相對電子文件而言比較少而已。傳統(tǒng)紙質(zhì)文件與電子文件在文件的回流難度上確實(shí)是有所不同（而且這種文件的回流現(xiàn)象在電子文件時代比紙質(zhì)文件更容易實(shí)現(xiàn)），但是兩者在運(yùn)動方式都是一個完整、連續(xù)的過程。

第二，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件在階段劃分這一問題上的不同之處主要體現(xiàn)在以下幾個方面。首先，傳統(tǒng)的文件生命周期起始于文件產(chǎn)生之時，而電子文件的生命周期卻在文件產(chǎn)生之前就開始了，因此對電子文件產(chǎn)生進(jìn)行前端控制顯得格外必要，而前段控制理論正是文件生命周期理論的應(yīng)有之義。其次，電子文件在形成階段由數(shù)據(jù)編碼形式轉(zhuǎn)化為文件只是一瞬間的事，而且在很多情況下，這一過程是以一種“批處理”的狀態(tài)完成，但這也意味著如果產(chǎn)生錯誤的話，電子文件具備的錯誤放大能力比傳統(tǒng)文件要大得多；此外，傳統(tǒng)文件在整個運(yùn)動過程中所發(fā)揮的作用可以完全在電子文件的第三階段實(shí)現(xiàn)。

不管電子文件的階段劃分依據(jù)是什么，文件作為一種客觀事物，它同所有客觀事物一樣有著自己特有的生命過程，即各種載體的文件都有其生命周期，在這一點(diǎn)上電子文件和傳統(tǒng)紙質(zhì)文件也是相通的。只是電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件在各階段劃分上有所不同，但電子文件仍要按照從現(xiàn)行文件到檔案的大體運(yùn)動方向運(yùn)動，而且其運(yùn)動的原因也是電子文件自身價值的變化。

第三，就電子文件各階段特點(diǎn)價值形態(tài)與相關(guān)因素的對應(yīng)關(guān)系而言，的確應(yīng)當(dāng)承認(rèn)電子文件的不同特點(diǎn)，使文件生命周期理論揭示的文件價值與服務(wù)對象、保管場所和管理方式等方面的對應(yīng)關(guān)系發(fā)生了一點(diǎn)變化，但這些對應(yīng)關(guān)系只是部分變化，而非全部消失。“由于對技術(shù)、設(shè)備和系統(tǒng)的依賴性，也由于信息內(nèi)容與載體的可分離性，電子文件可能不應(yīng)當(dāng)在強(qiáng)求與保管場所的對應(yīng)”[1]，這也是文件生命周期理論在電子時代所需重點(diǎn)進(jìn)行修善的方面。加拿大英屬哥倫比亞大學(xué)提出了“集中式保管”的方案，主張將失去現(xiàn)行效用的電子文件移交到檔案館集中保管，這一方案得到了美國、英國及北歐一些國家原則上的贊同，這表明不少西方國家對進(jìn)入檔案階段的電子文件與檔案館之間的對應(yīng)關(guān)系依然保有肯定態(tài)度。

四、文件生命周期在電子時代給人們的啟示

首先，要加強(qiáng)對電子文件的前端控制和過程控制。電子文件運(yùn)動的整體性、各階段相互關(guān)系、相互影響的特性，使得電子文件產(chǎn)生過程中每一個階段文件的成果是后一個階段文件的基礎(chǔ)，而電子文件的產(chǎn)生又具有瞬間性和批量性，在此背景下，這有可能給我們帶來一個極大的挑戰(zhàn)。如果某個階段的文件數(shù)據(jù)或是記錄出現(xiàn)錯誤的話，則會可能造成此后所有階段的電子文件產(chǎn)生錯誤，而且這個錯誤所造成的影響與損害會隨著電子文件實(shí)施過程的推進(jìn)而呈現(xiàn)幾何倍數(shù)的增長。這就要求我們在現(xiàn)實(shí)工作中，不僅要加強(qiáng)電子文件的前段控制，更要加強(qiáng)電子文件的過程控制，減少和避免電子文件在產(chǎn)生和傳遞過程中出現(xiàn)的各種錯誤和失誤。

其次，要注重對元數(shù)據(jù)的采集。由于電子文件對于其產(chǎn)生的背景、來源不能完全反映，再加上其易修改性和內(nèi)容與載體的可分離性，電子文件在其生命周期中運(yùn)動到非現(xiàn)行階段后，它的內(nèi)容、背景與結(jié)構(gòu)可能被不留一絲痕跡地完全改變，這使得判定電子文件的真?zhèn)纬蔀橐粋€讓人頭疼的問題。因而在現(xiàn)實(shí)工作中，尤其是在電子文件的設(shè)計階段中，我們要注重采集必要地反映其背景信息和處理過程的“元數(shù)據(jù)”，以保證歸檔文件的完整性和準(zhǔn)確性。在電子文件的設(shè)計階段就應(yīng)該考慮到電子文件作為檔案保管、利用的需求，將可預(yù)見的各種職能納入電子文件信息系統(tǒng)的管理之中。

再次，加強(qiáng)電子文件管理操作系統(tǒng)建設(shè)。計算機(jī)平臺更新?lián)Q代的周期平均為18個月，一旦電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)備更新?lián)Q代后，可能會導(dǎo)致原有系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件無法讀取。因此，要加強(qiáng)電子文件管理操作系統(tǒng)建設(shè)，尤其是操作系統(tǒng)的兼容性等技術(shù)問題。

參考文獻(xiàn)：

[1]黃霄羽.魂系歷史主義——西方檔案學(xué)支柱理論發(fā)展研究[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2006.175.endprint