數(shù)字化城市管理實(shí)踐中對(duì)電子檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

摘 要：隨著我國(guó)現(xiàn)代化城市規(guī)模的日益擴(kuò)大，以及人口數(shù)量大幅提升，推動(dòng)城市管理朝市場(chǎng)化及數(shù)字化工作模式上的積極轉(zhuǎn)變。在城市管理過(guò)程中，數(shù)字化管理的驅(qū)動(dòng)作用尤其重要，使得城市管理質(zhì)量得到明顯改善，對(duì)城市整體規(guī)劃及發(fā)展有著舉足輕重的影響。具體而言，新時(shí)期城市管理的主要任務(wù)是實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，而電子檔案管理作為其中的重要組成部分，逐漸成為現(xiàn)代化檔案信息化建設(shè)的重中之重。基于此，文章主要對(duì)數(shù)字化城市管理實(shí)踐中的電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行具體描述，并提出了進(jìn)一步優(yōu)化電子檔案管理的相關(guān)策略

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；城市管理；電子檔案管理；思考

一、電子檔案管理應(yīng)用于城市管理中的具體優(yōu)勢(shì)

（一）豐富表現(xiàn)形式

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，任何事物的運(yùn)行都需要強(qiáng)大的信息作為強(qiáng)大支撐。而對(duì)于檔子檔案管理工作而言，與傳統(tǒng)檔案儲(chǔ)存及管理形式不同，其之所以能夠正常開(kāi)展，主要是憑借數(shù)據(jù)庫(kù)中的相關(guān)數(shù)據(jù)，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)確展現(xiàn)。電子檔案管理徹底拋棄對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理形式的運(yùn)用，將先進(jìn)的信息技術(shù)充分融入檔案管理，對(duì)原有檔案儲(chǔ)存方式進(jìn)行豐富及延伸，例如，將文件內(nèi)容轉(zhuǎn)化為圖片、表格、聲音等進(jìn)行儲(chǔ)存，突出了電子檔案的開(kāi)放性、適應(yīng)性及專(zhuān)業(yè)性，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理性質(zhì)逐漸被電子檔案管理所取代。

（二）有助于工作效率的提升

電子檔案管理中人性化、便捷化的內(nèi)容設(shè)計(jì)，將傳統(tǒng)檔案管理細(xì)枝末節(jié)的內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)化，不僅便于檔案資料的收集與整理，且能夠有效提高檔案管理人員的整體工作效率。計(jì)算機(jī)是電子檔案管理工作的重要管理手段，可以在系統(tǒng)中進(jìn)行相關(guān)資料的檢索或者歸檔等等，減少了檔案管理人員的工作量和工作強(qiáng)度，并且能夠進(jìn)一步夯實(shí)管理工作基礎(chǔ)，提高檔案管理工作效率。此外，在電子檔案中可以針對(duì)其中某一項(xiàng)目?jī)?nèi)容進(jìn)行快速的檢索，確保檔案歸檔的質(zhì)量，促使檔案管理人員掙脫傳統(tǒng)工作壓力的束縛，從而將節(jié)省出來(lái)的時(shí)間，應(yīng)用于提升自身專(zhuān)業(yè)技能和綜合素養(yǎng)層面。

（三）及時(shí)對(duì)信息進(jìn)行增加或刪減

對(duì)已儲(chǔ)存信息進(jìn)行增加或者刪減時(shí)，一般在傳統(tǒng)檔案管理中，需要重新查找檔案信息具體所在位置，一切工作均需要人員手動(dòng)進(jìn)行完成，不僅對(duì)增加了工作的復(fù)雜程度，同時(shí)容易在信息的增加或刪減過(guò)程中，造成檔案資料在編碼上的混亂，甚至整理儲(chǔ)存工作量較大時(shí)，容易造成檔案信息資料的毀壞或者丟失，徒增檔案管理人員的實(shí)際工作量。而對(duì)于電子檔案管理而言，如果需要對(duì)已儲(chǔ)存信息進(jìn)行修改時(shí)，管理人員只需調(diào)取或直接搜索計(jì)算機(jī)中的指定檔案文件，準(zhǔn)確無(wú)誤的對(duì)信息進(jìn)行增加或者刪減，這種數(shù)字化的作業(yè)方式，在降低檔案管理具體工作時(shí)間的同時(shí)，還能夠最大限度的保證所錄入信息的準(zhǔn)確性與完整性。

二、如何在數(shù)字化城市管理中有效開(kāi)展電子檔案管理

（一）加強(qiáng)相關(guān)培訓(xùn)

檔案管理人員是開(kāi)展數(shù)字化城市管理的重要橋梁，在確保檔案管理人員自身具備高超數(shù)字化管理技能的前提之下，才能夠保證的電子檔案管理質(zhì)量與預(yù)期管理質(zhì)量的高度一致，因此，進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)相關(guān)檔案管理人員的技能培訓(xùn)便顯得尤為重要。計(jì)算機(jī)作為現(xiàn)代電子檔案管理工作的載體，管理工作的開(kāi)展離不開(kāi)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的支持，但任何事物都有其兩面性，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用也不例外，一方面，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)快速的信息交流與傳遞，賦予檔案信息一定的共享性；另一方面，在信息傳遞過(guò)程中，一些不法分子可以利用系統(tǒng)中的漏洞，竊取傳輸過(guò)程中的檔案資料，導(dǎo)致檔案內(nèi)容的安全性、真實(shí)性以及有效性等無(wú)法得到有效保障。因此，對(duì)檔案管理人員開(kāi)展技能培訓(xùn)的過(guò)程中，通過(guò)多種方式聘請(qǐng)?jiān)擃I(lǐng)域內(nèi)的專(zhuān)家或者教育界的講師教授，以基礎(chǔ)知識(shí)的普及為出發(fā)點(diǎn)，促使檔案管理人員，真正掌握電子檔案的特征及具體作用等基礎(chǔ)性?xún)?nèi)容，通過(guò)系統(tǒng)的學(xué)習(xí)讓檔案管理人員對(duì)電子檔案有更加深層次的認(rèn)識(shí)，通過(guò)不斷的探索、研究及總結(jié)，靈活掌握電子檔案收集、歸檔的主要方法，從根本上提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，進(jìn)而保證整個(gè)電子檔案管理水平及管理質(zhì)量的有效提升。

（二）加強(qiáng)監(jiān)督

在數(shù)字化城市管理實(shí)踐中，相關(guān)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理工作的實(shí)時(shí)監(jiān)督與控制。目前，在我國(guó)各大城市管理工作中，絕大部門(mén)電子檔案管理人員對(duì)自身崗位缺乏責(zé)任心，無(wú)法準(zhǔn)確并按時(shí)完成上級(jí)所下達(dá)的各項(xiàng)工作任務(wù)，導(dǎo)致在電子檔案管理工作中產(chǎn)生嚴(yán)重的質(zhì)量問(wèn)題。因此，應(yīng)在電子檔案管理實(shí)際開(kāi)展過(guò)程中，增設(shè)相應(yīng)的監(jiān)督人員，對(duì)管理人員的行為及工作態(tài)度進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督。一旦發(fā)現(xiàn)不合理之處，及時(shí)與電子檔案的相關(guān)管理人員進(jìn)行溝通，共同探討解決此問(wèn)題的有效途徑。此外，針對(duì)電子檔案管理人員自身存在的問(wèn)題，監(jiān)督人員也需要做好相應(yīng)的考察，并且及時(shí)將實(shí)際情況向上級(jí)部門(mén)反映。

（三）及時(shí)做好備份處理

電子檔案管理工作的開(kāi)展，容易受各種外界環(huán)境因素的干擾，從而導(dǎo)致大量電子檔案信息的無(wú)故丟失。并且如果遇到不法分子侵入或者網(wǎng)絡(luò)故障的破壞及影響，電子檔案信息的完整性及保密性將無(wú)法得到有效保障。因而，電子檔案管理人員要在實(shí)際工作的開(kāi)展過(guò)程中，要定期對(duì)檔案的保管載體進(jìn)行全面檢查。其次，將電子文件移動(dòng)至移動(dòng)硬盤(pán)上，每個(gè)一段時(shí)間便要對(duì)修改后的信息進(jìn)行一次移動(dòng)，通過(guò)在硬盤(pán)上的儲(chǔ)存，即使在原文件遭受破壞的時(shí)候，將硬盤(pán)文件作為備份，進(jìn)行長(zhǎng)期保管。檔案管理人員可以對(duì)電子檔案采取“一式三套”的保管模式，將其中一套用于日常的查閱，一套用于封存，另外一套則可以送至異地進(jìn)行保管，以備及時(shí)之需。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著城市管理數(shù)字化信息平臺(tái)建成投入使用后，極大的提高了城市管理的工作效率，對(duì)于新生成的檔案信息整理時(shí)間縮短至傳統(tǒng)信息錄入的1/2。在未來(lái)一段時(shí)間，應(yīng)建立數(shù)字化城市管理運(yùn)營(yíng)體制，積極推動(dòng)數(shù)字化城市管理的順利運(yùn)行，確保城市管理工作取得新突破。

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作者簡(jiǎn)介：吳修更（1975—），男，漢族，山東棗莊人，主要研究方向：檔案管理。endprint