如何有效提高城市管理檔案實(shí)效性

摘 要：城市，作為廣大人民群眾對(duì)美好生活向往的直接載體，深化城市管理實(shí)現(xiàn)我國城市更高水平的發(fā)展，成為“十三五”期間關(guān)鍵任務(wù)之一。國家相關(guān)城市管理機(jī)構(gòu)通過對(duì)城市實(shí)際情況的掌握，將整個(gè)城市中的基礎(chǔ)性的數(shù)據(jù)信息，以檔案的形式進(jìn)行儲(chǔ)存和管理，簡言之，檔案管理是城市管理工作開展的重要依據(jù)。近年來，城市管理的重要性日益突出，檔案管理也成為城市經(jīng)濟(jì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)管理的重中之重?；诖耍恼聫某鞘泄芾砉ぷ鲗?shí)際角度出發(fā)，對(duì)現(xiàn)階段我國城市檔案管理中存在的一系列問題進(jìn)行剖析，并針對(duì)檔案管理轉(zhuǎn)型升級(jí)中可能面臨的問題做出了具體的安排，旨在有力推進(jìn)城市檔案管理工作的實(shí)效性。

關(guān)鍵詞：城市管理；檔案；實(shí)效性

一、城市管理檔案在管理中存在的主要問題

（一）專業(yè)管理的嚴(yán)重匱乏

與其他管理工作不同，城市檔案管理工作在專業(yè)性方面的要求較高，要求所從事檔案管理工作的管理人員充分掌握專業(yè)的檔案管理知識(shí)，同時(shí)注重管理的實(shí)效性，不斷提高檔案管理工作的工作效率。通過對(duì)我國現(xiàn)階段城市管理現(xiàn)狀的調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，絕大多數(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)依然停留在傳統(tǒng)較為粗放型的管理理念之下，傳統(tǒng)管理方式與現(xiàn)代化管理需求不斷發(fā)生激烈沖撞，檔案管理工作的專業(yè)性逐漸泯滅，已不能完全適應(yīng)現(xiàn)代潮流趨勢下，城市檔案管理過程中的各項(xiàng)需求。傳統(tǒng)形式下，對(duì)于檔案信息資料的收集過于繁瑣，存在大量細(xì)枝末節(jié)的東西，且由于現(xiàn)階段檔案管理工作人員在專業(yè)性上的不足，導(dǎo)致無法掌握最新檔案管理知識(shí)，對(duì)檔案管理工作的順利開展形成了嚴(yán)重的阻礙作用。

（二）檔案利用率較低

無論是國內(nèi)還是國外，對(duì)于某城市中檔案資料的收集并不是一蹴而就的，需要經(jīng)歷一定歷時(shí)周期的積累，在歷史的漫長形成過程中，通過檔案管理機(jī)構(gòu)的有效整合與完整的傳承，成為整座城市一筆巨大財(cái)富，為未來城市發(fā)展指明道路。但在現(xiàn)實(shí)中，通過對(duì)城市管理部門的相關(guān)考核發(fā)現(xiàn)，絕大多數(shù)城市管理結(jié)構(gòu)存在檔案利用率較低的現(xiàn)象，檔案資料就像圖書館長期封存在讀物，對(duì)于所收集檔案資料的翻閱及查詢次數(shù)少之又少，未能將檔案中的有效信息充分應(yīng)用于實(shí)際城市管理工作中。盡管在國家各項(xiàng)政策中，一再強(qiáng)調(diào)城市檔案管理的重要性，但在實(shí)際管理工作中并未將檔案資料對(duì)城市管理的作用發(fā)揮的淋漓盡致。

（三）缺乏健全完善的檔案管理制度

對(duì)于城市管理機(jī)構(gòu)而言，健全完善的檔案管理制度是具體城市管理工作開展的有力依據(jù)，但目前絕大多數(shù)城市管理部門，尚未構(gòu)建一整套適合自身發(fā)展的檔案管理制度，部分管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)較為片面，認(rèn)為檔案管理工作不能為實(shí)際城市管理工作提供幫助，甚至個(gè)別城市管理機(jī)構(gòu)存在資料存放混亂、查閱手續(xù)不健全等現(xiàn)象。之所以造成上述各種亂象，究其原因主要與檔案管理制度的缺失有著密切聯(lián)系。由此可見，制度缺失問題影響的不僅影響的是城市檔案管理的整體水平與質(zhì)量，同時(shí)對(duì)整個(gè)城市管理工作及城市未來發(fā)展方向，造成嚴(yán)重的制度扭曲。

二、提高城市管理檔案實(shí)效性的有效策略

（一）制定完善的檔案制度

在城市檔案管理工作的實(shí)際開展過程中，由于管理工作在實(shí)施過程中的特殊性與專業(yè)性，需要以健全完善的檔案管理制度作為強(qiáng)大支撐。對(duì)于制度的構(gòu)建不能僅停留在表面形式，應(yīng)對(duì)原有制度中相關(guān)規(guī)范的趨勢進(jìn)行重點(diǎn)彌補(bǔ)，以更加全面有效的管理制度為城市檔案管理工作保駕護(hù)航，從根本上提高城市檔案管理的整體實(shí)效性，實(shí)現(xiàn)我國城市檔案管理的持續(xù)化發(fā)展，為今后現(xiàn)代化城市檔案管理工作的開展提供更加科學(xué)、更加合理的管理經(jīng)驗(yàn)作為參考。

（二）提高城市管理檔案的利用率

從實(shí)際應(yīng)用條件來看，城市管理檔案的形成是城市管理為重要依托，其存在的意義，充分滿足現(xiàn)階段城市管理過程中的各項(xiàng)需要。針對(duì)這一現(xiàn)象本質(zhì)，若要提高城市整體管理水平，就必須從城市管理檔案入手，全面認(rèn)識(shí)城市檔案管理的真正作用與意義，與城市管理工作開展的實(shí)際情況相互融合，鼓勵(lì)城市相關(guān)管理部門增加對(duì)城市檔案管理的調(diào)動(dòng)及查閱頻率，借鑒相關(guān)檔案資料對(duì)城市管理工作進(jìn)行系統(tǒng)的完善及優(yōu)化，不僅能夠增加城市整體管理水平與管理質(zhì)量，且在某種程度上能夠有效提高對(duì)城市管理檔案的利用率，最大限度將城市管理工作中，相關(guān)管理手段與管理經(jīng)驗(yàn)得到極大的提升。因此，對(duì)于城市管理檔案利用率的提高，不僅滿足了城市管理的需求，并且是推動(dòng)城市管理檔案工作進(jìn)步與發(fā)展的重要手段。

（三）加強(qiáng)城市管理檔案工作的專業(yè)性

城市檔案管理工作是一門專業(yè)性較強(qiáng)的工作，不僅對(duì)從事檔案管理工作人員的專業(yè)技能具有較高的要求，同時(shí)對(duì)管理人員的職業(yè)道德與工作精神也提出更高的需求。當(dāng)前階段，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)各行業(yè)領(lǐng)域的沖擊，使得各類信息化設(shè)備不斷用于城市管理檔案工作中來，使得在城市管理檔案工作中掀起一股管理方法的改革浪潮，無形中增加了對(duì)工作人員業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面的要求，針對(duì)不斷提升的人員要求，首先，相關(guān)城市管理部門應(yīng)不斷增強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，對(duì)人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)及實(shí)際操作能力的培訓(xùn)，并且定期組織管理人員到行業(yè)模范單位進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)，在交流中不斷完善及鞏固自己知識(shí)構(gòu)成。其次，掌握現(xiàn)代化管理技能，通過聘請專業(yè)檔案管理人員或者檔案管理行業(yè)專家，對(duì)實(shí)際管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，管理人員可通過與專家共同研究，掌握實(shí)際工作中一些應(yīng)急處理措施，從根本上提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。此外，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，例如，大數(shù)據(jù)技術(shù)、通信技術(shù)等，對(duì)實(shí)際管理工作中所收集信息進(jìn)行有效整合，并在電腦上進(jìn)行準(zhǔn)確錄入與保存，提高檔案整體工作的有效性與準(zhǔn)確性。

三、結(jié)束語

綜上所述，城市管理檔案的實(shí)效性，是整個(gè)城市管理工作開展的重要依據(jù)。但目前大多數(shù)城市管理檔案工作極為落后，存在較多與現(xiàn)實(shí)社會(huì)情況不符合的現(xiàn)狀，需進(jìn)一步提高城市管理檔案的利用率，加強(qiáng)城市管理檔案工作的專業(yè)性，并且以完善的檔案管理制度為依托，積極支持創(chuàng)建現(xiàn)代文明城市，著力提升城市管理水平。

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作者簡介：王強(qiáng)，山東省棗莊市中區(qū)城市管理局，主要研究方向：檔案管理。endprint