試論高職院校檔案工作的提升與發(fā)展

吳暉

[摘 要]文章首先分析了高職院校中檔案工作的具體問題，包括檔案管理制度不完善、檔案資料不夠完整、檔案編研不夠深入等，隨后提出了具體的解決措施，包括細(xì)化歸檔范圍、科學(xué)指導(dǎo)檔案整理、加強(qiáng)檔案知識(shí)傳播、促進(jìn)檔案的規(guī)范化管理、使用先進(jìn)的信息技術(shù)等，希望能給相關(guān)人士提供一些參考。

[關(guān)鍵詞]高職院校 檔案工作 工作效率

中圖分類號(hào)：G271；G717.24 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

檔案工作是各個(gè)高校中的基礎(chǔ)性工作，具有重要的戰(zhàn)略意義，但是在長時(shí)間的發(fā)展過程中，存在重視程度較低等問題。尤其是高職院校中這種現(xiàn)象十分明顯，檔案管理工作通常在學(xué)校辦公室進(jìn)行，工作人員兼職管理，這一條件下不能將檔案服務(wù)職能充分發(fā)揮出來，為此需要結(jié)合實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，創(chuàng)新檔案工作模式，提高檔案工作效率。

一、高職院校檔案工作中的具體問題

（一）檔案管理制度不完善

高職院校中檔案工作大都是由相關(guān)工作人員兼職進(jìn)行的，并沒有專門負(fù)責(zé)檔案工作的管理隊(duì)伍，同時(shí)檔案管理制度也不夠完善，院校在進(jìn)行各項(xiàng)檔案工作的過程中缺少合理的參考依據(jù)和管理制度，從而對(duì)檔案工作的落實(shí)造成一定的不良影響。檔案采集整理工作缺少相應(yīng)的管理制度，從而導(dǎo)致學(xué)校中不同部門在資料移交、整理和收集的過程中缺少規(guī)范合理的參考標(biāo)準(zhǔn)，不同部門提交上來的檔案材料內(nèi)容形式不一、格式混亂。檔案借閱制度的遺失增加了檔案資料的混亂情況，不利于后期的檔案資料查閱，或者借閱檔案資料的人員沒有及時(shí)歸還檔案材料，導(dǎo)致檔案遺失，給后續(xù)一系列的檔案工作造成嚴(yán)重的隱患。

（二）檔案資料不夠完整

部分高職院校在采集檔案資料的過程中沒有提前設(shè)置明確的歸檔范圍，在開展檔案工作的過程中主要是根據(jù)個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)行，在提交歸檔材料的過程中也是不同崗位中的工作人員根據(jù)自身判斷自主提交，從而容易發(fā)生歸檔材料不夠完善等問題，同時(shí)還無法將學(xué)校中的實(shí)際情況反映出來，對(duì)檔案材料的綜合服務(wù)工作和編研工作造成一定的影響。

（三）檔案編研不夠深入

大部分高職院校在進(jìn)行檔案管理的過程中經(jīng)常出現(xiàn)存而不用的問題，檔案編研的工作范圍只是限制于編撰學(xué)校重大事件或者教委教育年鑒中的相關(guān)內(nèi)容等，一般情況下很少看到高職院校中開展針對(duì)檔案文化的宣傳工作。此外，還有人員數(shù)量等方面的限制，很少人能對(duì)高職院校中的文化建設(shè)、科研工作和教學(xué)工作等進(jìn)行特色檔案編研，因?yàn)闊o法給學(xué)校中其他的部門提供良好的幫助，學(xué)校中其他部門對(duì)于檔案工作也呈現(xiàn)出一種忽視的態(tài)度。

二、促進(jìn)高職院校檔案工作效率有效提升的具體措施

（一）細(xì)化歸檔范圍

高職院校中負(fù)責(zé)檔案工作的相關(guān)人員應(yīng)該充分調(diào)動(dòng)自己在這一專業(yè)領(lǐng)域中的優(yōu)勢(shì)，明確歸檔范圍的過程中為學(xué)校中的其他部門主動(dòng)提供各項(xiàng)服務(wù)；同時(shí)充分聯(lián)系學(xué)校中的不同工作職能，結(jié)合院校不同部門之間的工作職能，參考院校中的檔案歸檔范圍；針對(duì)不同部門的不同工作職能合理細(xì)化歸檔范圍，從而為不同部門的管理人員提供可靠的參考信息，幫助各個(gè)部門以此為基礎(chǔ)結(jié)合具體的工作明確劃分歸檔范圍；明確不同崗位部門的歸檔內(nèi)容，讓各個(gè)崗位部門中的管理人員能夠?qū)ψ约荷辖坏臋n案材料類型有一個(gè)更加準(zhǔn)確的了解，為后期檔案資料的全面收集打好基礎(chǔ)[1]。

（二）科學(xué)指導(dǎo)檔案整理

高職院校中的檔案整理屬于一種較為煩瑣細(xì)致的工作，其中涉及多種環(huán)節(jié)。大部分的高職院校都是利用口頭通知或是發(fā)文等方式進(jìn)行處理的，這種做法能夠使檔案工作更加簡(jiǎn)便，但是對(duì)于歸檔人員來說，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一較難，因?yàn)椴煌芾砣藛T理解方式和理解角度等方面的差異，容易導(dǎo)致檔案整理工作的不規(guī)范。為此，高職院校中負(fù)責(zé)檔案工作的管理人員應(yīng)該積極深入一線崗位，為不同部門中檔案工作兼職人員提供有效的指導(dǎo)，尤其是基建、資產(chǎn)和科研等部門中檔案整理工作[2]。高職院校中的檔案材料較多、類型多樣，同時(shí)針對(duì)不同類型的檔案材料還有不同的整理要求。為此，需要充分結(jié)合實(shí)際情況，為工作人員提供科學(xué)指導(dǎo)，在幫助兼職人員解決個(gè)性化問題后，促進(jìn)歸檔工作的有序進(jìn)行，讓檔案工作人員能夠積累更多的工作經(jīng)驗(yàn)，掌握歸檔內(nèi)容，為后續(xù)工作打好基礎(chǔ)。結(jié)合自身豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，嘗試多種解決方法，為查檔工作人員提供高質(zhì)量服務(wù)，樹立檔案工作人員積極主動(dòng)的工作形象。

（三）加強(qiáng)檔案知識(shí)傳播

高職院校中的大部分單位部門對(duì)于檔案工作都不太了解，因此對(duì)于檔案工作的重視程度也比較低，出現(xiàn)這種問題的主要原因就是工作人員的檔案意識(shí)較為薄弱，同時(shí)專業(yè)檔案知識(shí)也有所不足[3]。盡管高職院校中檔案工作大都是兼職進(jìn)行的，但是相關(guān)工作人員應(yīng)該充分利用部門掛靠條件，緊抓多樣的機(jī)會(huì)傳播專業(yè)檔案知識(shí)，除了需要對(duì)兼職檔案工作的人員進(jìn)行培訓(xùn)輔導(dǎo)之外，還應(yīng)該針對(duì)學(xué)校的管理層進(jìn)行專業(yè)檔案知識(shí)傳播；在高職院校中培訓(xùn)中針對(duì)具體的檔案工作進(jìn)行模塊化教育，邀請(qǐng)領(lǐng)域中的著名專家學(xué)者舉辦講座，或者分享先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，通過多種形式進(jìn)一步提升高層管理人員對(duì)于檔案管理工作的重視程度，提高歸檔意識(shí)。想要提高檔案工作效率，就需要提高檔案工作人員的主動(dòng)工作意識(shí)，在管理檔案的過程中他們不能被動(dòng)地等待其他部門的配合，應(yīng)該掌握主動(dòng)權(quán)。為此，需要對(duì)學(xué)校中的年度關(guān)鍵工作與檔案采集之間的聯(lián)系進(jìn)行系統(tǒng)的分析，同時(shí)和院校中的不同部門進(jìn)行逐一聯(lián)系，解決歸檔工作，制定明確的歸檔時(shí)間、工作要求和工作職責(zé)，幫助各個(gè)部門有效落實(shí)歸檔工作。

（四）促進(jìn)檔案規(guī)范化管理

高職院校中負(fù)責(zé)檔案工作的人員應(yīng)該意識(shí)到檔案工作在開展過程中離不學(xué)校中各個(gè)部門的配合與支持。各個(gè)部門的輔助能夠讓學(xué)校中的檔案管理工作更加規(guī)范，為后期工作的進(jìn)行提供可靠的測(cè)評(píng)參考條件。通過各個(gè)部門規(guī)范落實(shí)歸檔工作，進(jìn)一步明確不同崗位與部門的工作要求和內(nèi)容，促進(jìn)員工不斷提升責(zé)任意識(shí)，提高檔案工作規(guī)范性。與此同時(shí)，歸檔材料的完整性、及時(shí)性和全面性也十分重要，是崗位考核中的重要參考，能夠進(jìn)一步提升考核工作的合理性與針對(duì)性。除此之外，在部門人員轉(zhuǎn)崗的過程中，檔案存檔、移交也是后續(xù)接任者的可靠參考，能夠有效預(yù)防因?yàn)橄嚓P(guān)工作人員離崗所導(dǎo)致的工作脫節(jié)等問題。

對(duì)于高職院校中的檔案管理工作來說，想要促進(jìn)工作的規(guī)范發(fā)展，首先需要設(shè)置能夠規(guī)范運(yùn)行與持續(xù)發(fā)展的管理系統(tǒng)，在奠定好路基后，才能實(shí)現(xiàn)順利發(fā)展。為此，需要提高歸檔流程和制度的實(shí)用性，針對(duì)歸檔操作流程，可以制定成所有人都便于理解的參考文檔。例如，將檔案管理運(yùn)行流程、操作規(guī)范和操作步驟等內(nèi)容通過截圖方式，結(jié)合文字說明，制成文檔，并傳輸?shù)剿屑媛殭n案人員都能順利獲取的平臺(tái)當(dāng)中，或者傳送到檔案工作群當(dāng)中。

（五）加強(qiáng)信息技術(shù)的使用

在檔案資料采集、分類和查詢等工作中應(yīng)該積極引進(jìn)各種信息技術(shù)，從而進(jìn)一步提高檔案資料的查詢效率，讓檔案資料的分類工作更加便捷，提升工作效率。例如，在檔案信息的統(tǒng)計(jì)過程中，應(yīng)用信息技術(shù)應(yīng)用，不僅能夠提高工作效率，讓信息統(tǒng)計(jì)結(jié)果更加準(zhǔn)確，同時(shí)還能進(jìn)一步提高統(tǒng)計(jì)效率。在高職院校的學(xué)習(xí)成果統(tǒng)計(jì)過程中，會(huì)遇到大量的信息，在這種情況下，假如單純通過傳統(tǒng)方法處理信息，就會(huì)影響工作效率，而在信息技術(shù)的支持下，能夠?qū)n案信息進(jìn)行快速的統(tǒng)計(jì)和查詢，并準(zhǔn)確查出項(xiàng)目相關(guān)具體信息，進(jìn)而讓信息獲取工作更加簡(jiǎn)便。結(jié)合信息技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行備份儲(chǔ)存，能夠預(yù)防檔案資料泄露、遺失，讓信息儲(chǔ)存過程更加安全，等于在檔案資料外部增加了一道保護(hù)層，促進(jìn)檔案資料實(shí)現(xiàn)電子信息、圖片形式和文字形式等多樣化的保存形式。高職院校中的檔案資料容量較大，而信息技術(shù)儲(chǔ)存模式的存儲(chǔ)空間沒有容量方面的限制，能夠?qū)Y料進(jìn)行二次儲(chǔ)存，例如，將信息存儲(chǔ)到移動(dòng)硬盤內(nèi)進(jìn)行備份，這種做法能夠讓檔案信息儲(chǔ)存工作更加安全和快捷。結(jié)合信息平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案資料的科學(xué)管理，同時(shí)還能提升檔案工作的服務(wù)能力，創(chuàng)建多部門聯(lián)合的網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，不管是誰，想要查詢檔案資料，都需要先通過權(quán)限這一關(guān)卡，在操作權(quán)限通過后才能順利進(jìn)入管理平臺(tái)，查閱瀏覽檔案管理界面，進(jìn)一步提高了檔案資料管理的安全性。

三、結(jié)語

高職院校中檔案工作效率對(duì)于建立先進(jìn)的教育制度具有非凡的意義，通過建立信息化的檔案工作模式，能夠推動(dòng)高職院校實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展目標(biāo)。為此，高職院校在發(fā)展過程中，應(yīng)該充分聯(lián)系自身的辦學(xué)實(shí)際，做好校園發(fā)展?fàn)顩r評(píng)估，從制度、人才等幾方面入手，提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，提高他們工作的積極性，促進(jìn)高職院校中的檔案盡快實(shí)現(xiàn)信息化管理。

參考文獻(xiàn)：

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[3]安宗強(qiáng).淺析高職學(xué)校檔案管理中電子檔案的應(yīng)用管理[J].中國管理信息化，2018，21（22）：147- 148.