科研院所材料采購問題及對策分析

肖萬春 葉雪萍 曾鵬 黃忠 蒲樹和

摘? 要? 介紹了科研院所材料采購現(xiàn)狀，指出了材料采購業(yè)務(wù)流程不明晰、材料實物管理環(huán)節(jié)不規(guī)范、供應(yīng)商管理機(jī)制不健全、材料采購人員業(yè)務(wù)能力有待提高等方面存在的問題，提出了相應(yīng)的對策：一是加強(qiáng)材料采購制度建設(shè);二是加強(qiáng)材料采購實物環(huán)節(jié)的管控;三是建立供應(yīng)商篩選考核機(jī)制;四是加強(qiáng)采購人員隊伍建設(shè)。

關(guān)鍵詞? 材料采購 ;現(xiàn)狀 ;問題 ;對策建議

中圖分類號? F253.2

Analysis on the Problems and Countermeasures of Material Procurement

in the Scientific Research Institutes

XIAO Wanchun? YE Xueping? ZENG Peng? HUANG Zhong? PU Shuhe

（Chinese Academy of Tropical Agricultural Sciences， CATAS， Haikou， Hainan 571101）

Abstract? The current status of material procurement in the scientific research institutes was introduced. Some problems were discussed such as：the unclear material procurement business process， the non-standard material physical management， the imperfect supplier management mechanism， and the improvement of the personal ability. Some suggestions were put forward： the construction of material procurement system should be strengthened， the physical control of material procurement should be improved， the supplier selection assessment mechanism should be established and the the procurement staff should be raised.

Key words? material procurement ; status ; problems ; suggestions

近年來，我國持續(xù)加大科研經(jīng)費投入力度，科研院所科技經(jīng)費緊張的狀況得到持續(xù)改善。隨著科研經(jīng)費的增加，各科研單位材料采購日益增多，涉及數(shù)量金額逐年增大。由于采購涉及流程多，手續(xù)復(fù)雜，加之材料采購業(yè)務(wù)制度不完善，監(jiān)管難度大，導(dǎo)致材料采購領(lǐng)域不規(guī)范或違規(guī)問題時有發(fā)生。如何應(yīng)對新形勢下材料采購業(yè)務(wù)監(jiān)管要求，如何最大限度的提醒教育保護(hù)相關(guān)從業(yè)人員，推進(jìn)廉政風(fēng)險防控，防止采購腐敗發(fā)生，更好服務(wù)科研，是科研院所監(jiān)督執(zhí)紀(jì)部門面臨的一個重大課題。

1? 科研院所材料采購現(xiàn)狀

近年來，國家加大了政府采購的立法力度，大大規(guī)范了政府采購行為?！吨腥A人民共和國政府采購法》、《中央單位政府采購管理實施辦法》、《中央單位政府集中采購管理實施辦法》等法律法規(guī)相繼出臺，各部委更是加大對本系統(tǒng)內(nèi)政府采購行為的指導(dǎo)，財政部于2016年陸續(xù)出臺《財政部關(guān)于加強(qiáng)政府采購活動內(nèi)部管理的指導(dǎo)意見》（財庫〔2016〕99號）及《財政部辦公廳關(guān)于對中央預(yù)算單位政府采購執(zhí)行情況實行動態(tài)監(jiān)管的通知》（財辦庫〔2016〕413號），農(nóng)業(yè)農(nóng)村部也制定了《政府采購管理辦法》（農(nóng)財發(fā)〔2017〕4號）等規(guī)章制度，進(jìn)一步規(guī)范了政府采購行為[1]。中國熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院依據(jù)上級部門的相關(guān)規(guī)定，制定了《中國熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院預(yù)算單位貨物和服務(wù)政府采購管理實施辦法（試行）》、《物資采購管理辦法（試行）》、《實驗室儀器設(shè)備管理制度》、《實驗材料管理細(xì)則（試行）》、《辦公用品管理細(xì)則（試行）》等采購類制度，設(shè)備、實驗材料、辦公用品的采購、執(zhí)行和管理行為得到進(jìn)一步規(guī)范。同時，熱科院加大了科研經(jīng)費監(jiān)管力度，每年都組建由監(jiān)察審計、財務(wù)、資產(chǎn)等職能部門組成的專項檢查組，加強(qiáng)對科研經(jīng)費特別是材料采購業(yè)務(wù)的制度執(zhí)行、內(nèi)部控制、賬務(wù)處理等方面進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時查找問題，堵塞漏洞，實現(xiàn)監(jiān)督關(guān)口前移，進(jìn)一步防范了風(fēng)險?？傮w上，各科研單位材料采購制度日趨完善，采購活動逐步規(guī)范。但是，在實際操作執(zhí)行過程中，依然存在著不少問題。

2? 科研院所材料采購存在的問題

2.1? 材料采購業(yè)務(wù)流程不明晰

材料采購業(yè)務(wù)是一項專業(yè)性非常強(qiáng)的業(yè)務(wù)，涉及流程多，手續(xù)復(fù)雜。各研究所大多制訂了政府采購相關(guān)管理辦法，但集中采購目錄外、限額以下的一般材料采購則缺乏相關(guān)的制度規(guī)范，導(dǎo)致該類材料采購流程隨意性大，責(zé)任依據(jù)不清晰。首先，材料采購計劃不明確。各研究所雖然在編制經(jīng)費預(yù)算時，對材料采購做了經(jīng)費預(yù)算，但預(yù)算中對購買的數(shù)量、質(zhì)量和時間要求都沒詳細(xì)列明。大多數(shù)情況下，各研究所沒有明確材料采購計劃，往往是項目經(jīng)費到賬后，在實際開展科研活動過程中，發(fā)現(xiàn)缺什么材料就購買什么材料或邊實驗邊采購材料，導(dǎo)致材料采購隨意性較大，監(jiān)管難度高[2]。其次，“零星采購”機(jī)構(gòu)和崗位配置不健全?？蒲性核抻跈C(jī)構(gòu)、職數(shù)的限制，大多沒有設(shè)置專門的采購機(jī)構(gòu)和崗位，“零星采購”往往以研究室為單位，采購人員一般由科研人員兼任。“誰需要誰購買”，采購權(quán)非常分散，存在著采購人員與供應(yīng)商串謀，虛構(gòu)交易或吃回扣，發(fā)生廉政風(fēng)險的可能。再次，材料采購的流程管理、合同審批不規(guī)范。尤其是有的單位合同審批不嚴(yán)，材料采購合同中，合同的簽訂人沒有法人簽章，而是研究室主任簽名。這樣會導(dǎo)致材料采購脫離單位的監(jiān)管，發(fā)生舞弊的法律風(fēng)險較大。

2.2? 材料實物管理環(huán)節(jié)不規(guī)范

長期以來，各科研院所只重視科研產(chǎn)出，而忽視了對專用材料的實物管理。一是材料采購申請不規(guī)范，常常先斬后奏。如某研究所報購買試劑耗材1.4萬元，材料采購申請日期為2017年7月20日，銷售發(fā)貨單日期分別為2017年7月12日和7月15日，存在先采購，后補采購申請行為。二是材料驗收環(huán)節(jié)不規(guī)范。如某研究所在材料驗收時入庫單上采購人員、驗收人均為同一人簽字，沒有做到采購、驗收崗位職責(zé)相互分離，容易造成虛假采購的廉政風(fēng)險。三是材料領(lǐng)用環(huán)節(jié)不規(guī)范。如某研究所在材料領(lǐng)用環(huán)節(jié)，財務(wù)部門沒有設(shè)輔助賬，各課題組、實驗室雖有臺賬記錄，但記錄不完整，存在整批入庫、整批出庫的現(xiàn)象。四是材料盤點制度不健全。有的研究所沒有制定材料物資的盤點制度，部分研究所雖制定材料的盤點制度，但制度執(zhí)行不嚴(yán)，沒有按要求定期對庫存的材料進(jìn)行盤點，有些存在材料驗收入庫后竟然一直未進(jìn)行盤點。

2.3? 供應(yīng)商管理機(jī)制不健全

對供應(yīng)商進(jìn)行適當(dāng)?shù)暮Y選和甄別，既有利于科研院所購買到合適的材料，又有利于減少采購人員與供應(yīng)商竄謀的風(fēng)險。首先，對供應(yīng)商的選擇管理存在認(rèn)識誤區(qū)。不少單位對供應(yīng)商的管理認(rèn)識不夠深刻，或者根本就沒有對供應(yīng)商進(jìn)行規(guī)范管理的意識，導(dǎo)致供應(yīng)商管理非常粗放，資質(zhì)良莠不齊。其次，未建立對供應(yīng)商進(jìn)行必要的篩選和審核機(jī)制。在對供應(yīng)商進(jìn)行選擇之前，對供應(yīng)商的資質(zhì)審核應(yīng)是必不可少的一項工作。但在實際采購過程中，供應(yīng)商多由課題采購人員自行聯(lián)系，由于制度缺失和監(jiān)管不到位，供應(yīng)商的審核權(quán)限不明確，導(dǎo)致各單位對供應(yīng)商的資質(zhì)缺乏必要的審查。再次，缺乏對供應(yīng)商進(jìn)行相應(yīng)的履約評價，也未建立起供應(yīng)商的誠信檔案。供應(yīng)商提供完材料后，部分研究所未建立履約評價機(jī)制，未及時對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量，供貨速度，售后服務(wù)等進(jìn)行評價考核，不利于及時區(qū)分供應(yīng)商的優(yōu)劣，及時發(fā)現(xiàn)和淘汰不合格供應(yīng)商[3]。

2.4? 材料采購人員業(yè)務(wù)能力有待提高

構(gòu)建職業(yè)化、規(guī)范化的采購人員隊伍，有利于規(guī)范采購行為，提高采購效率?，F(xiàn)階段來看，大部分科研院所專職的采購人員非常稀缺，采購人員隊伍建設(shè)成了一大難題。首先，采購人員的專業(yè)化程度低?？蒲性核钥蒲袠I(yè)務(wù)為主，無專門的采購機(jī)構(gòu)和采購人員，采購人員一般為科研人員兼任，普遍缺乏采購業(yè)務(wù)知識和相關(guān)工作經(jīng)驗，不熟悉采購的工作方法和流程，導(dǎo)致采購隊伍的專業(yè)化程度低。其次，采購人員的廉潔從業(yè)意識有待加強(qiáng)。從個人價值觀的層面來看，采購人員手握“采購大權(quán)”，很容易受到拜金主義的侵蝕，一旦外部監(jiān)督不到位，部分喪失職業(yè)道德和缺乏法律意識的采購人員可能會鋌而走險，暗地里以權(quán)謀私、做出權(quán)錢交換的腐敗行為[4]。再次，對采購人員教育培訓(xùn)不足。由于科研院所大多無專門的采購機(jī)構(gòu)，集中組織采購人員進(jìn)行業(yè)務(wù)知識、法律法規(guī)、廉潔從業(yè)方面的培訓(xùn)機(jī)會少。

3? 解決科研院所材料采購問題對策建議

3.1? 加強(qiáng)材料采購制度建設(shè)，規(guī)范采購流程

建立體系完備的材料采購制度，有利于強(qiáng)化對材料采購各環(huán)節(jié)的管控，使各業(yè)務(wù)流程做到有據(jù)可依，有章可循。首先，科研院所應(yīng)加緊完善材料采購管理辦法，對政府采購限額以下的，目錄以外的一般采購，要單獨出臺相應(yīng)的管理辦法，對不明晰的環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范。如材料采購是否要簽訂合同，多少限額必須簽訂合同，合同簽訂主體是誰，多大金額需要詢價，數(shù)量是否合適等都應(yīng)予以明確。其次，完善材料采購內(nèi)控機(jī)制，建立不相容崗位分離制度。應(yīng)明確材料的申請與審批，詢價與選擇供應(yīng)商，采購與驗收，采購、驗收與賬務(wù)處理等不相容崗位相互分離，逐步形成相互監(jiān)督、相互制約的內(nèi)控機(jī)制。再次，規(guī)范采購流程。加強(qiáng)對材料采購的計劃管理，嚴(yán)格執(zhí)行采購預(yù)算，做到無計劃不采購，嚴(yán)禁超預(yù)算采購;強(qiáng)化采購合同的管理，嚴(yán)格材料采購合同審核和簽訂，完善合同審批程序;明確材料采購責(zé)任部門和人員，建立相應(yīng)的考核機(jī)制。針對科研院所無專門采購部門的實際，可以考慮跨部門組織科技、財務(wù)、研究室等部門人員組成材料采購領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)大宗材料采購業(yè)務(wù)審核和監(jiān)督。

3.2? 加強(qiáng)材料實物環(huán)節(jié)的管控，確保賬實相符

加強(qiáng)對材料采購的實物管理，確保采購的真實性和賬實相符。一是嚴(yán)格材料采購的申請審核。材料采購前，必須填制采購申請審批單。申請審批單應(yīng)詳細(xì)注明經(jīng)辦人、材料使用部門、數(shù)量規(guī)格、經(jīng)費預(yù)算等信息。經(jīng)有權(quán)審批部門審批后方可實施采購，應(yīng)盡量避免先采購后補采購申請手續(xù)的不規(guī)范行為。二是要嚴(yán)格材料驗收制度。應(yīng)嚴(yán)禁相關(guān)課題組自己買自己驗收，可以考慮組織跨部門人員進(jìn)行驗收。驗收合格后出具驗收意見并由驗收人員簽字。應(yīng)堅決杜絕采購人員作為驗收人員，防止舞弊的發(fā)生。三是要做好材料領(lǐng)用的臺賬管理。有條件的研究所可以嘗試建立材料集中保管制度，明確存放地點和管理責(zé)任人，對材料的入庫、領(lǐng)取使用、庫存等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范管理[5]。領(lǐng)用材料，必須填制領(lǐng)料單，由經(jīng)辦人員、庫存管理人員簽字。領(lǐng)料單必須詳細(xì)注明經(jīng)辦人、使用部門、領(lǐng)用材料名稱、數(shù)量規(guī)格。庫存管理人員要及時登記材料領(lǐng)用臺賬，方便核對和統(tǒng)計。單位財務(wù)部門要加強(qiáng)對專用材料的核算，建立健全專用材料核算輔助賬。四是要嚴(yán)格執(zhí)行庫存材料盤點制度?？蒲性核鶓?yīng)定期組織相關(guān)研究室進(jìn)行庫存材料的盤點。也可以根據(jù)管理需要，有針對性進(jìn)行抽查。對賬實不相符的，要及時查明原因，督促整改。

3.3? 建立供應(yīng)商篩選考核機(jī)制，及時淘汰不合格供應(yīng)商

選擇信譽良好的供應(yīng)商，一方面有利于形成良好的合作關(guān)系，及時獲得質(zhì)量可靠的相關(guān)原材料，也有利于減少供應(yīng)商的選擇成本，降低采購的尋租空間，從供給源頭預(yù)防腐敗。首先，要扭轉(zhuǎn)對供應(yīng)商的認(rèn)識誤區(qū)，重視供應(yīng)商管理。要通過各種渠道，如通過調(diào)查研究、實地考察等途徑收集供應(yīng)商的相關(guān)信息，建立和優(yōu)化供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫，提高供應(yīng)商信息化管理水平。其次，建立供應(yīng)商篩選和審核機(jī)制。應(yīng)統(tǒng)一供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)和審批主體。在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)重點審核供應(yīng)商資質(zhì)，如經(jīng)營情況、生產(chǎn)能力、技術(shù)能力、質(zhì)量管理等方面，在客觀綜合評價后確定供應(yīng)商優(yōu)劣[6]。在審批主體方面，于數(shù)量金額大，對科研項目影響重大的材料供應(yīng)商，應(yīng)明確須經(jīng)過研究所層面進(jìn)行審查。對于零星、小額的材料采購，由采購管理部門、課題組成員組成3人以上現(xiàn)場采購小組，做好簡單采購記錄并存檔。再次，建立供應(yīng)商考核評價機(jī)制。重點評價供應(yīng)商的履約能力，如對企業(yè)信譽、供貨的質(zhì)量、供貨的及時性、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評價。實行供應(yīng)商黑名單制度，逐步建立起供應(yīng)商誠信檔案。對于嚴(yán)重違約的供應(yīng)商，拉入黑名單，應(yīng)停止以后相關(guān)合作。

3.4? 加強(qiáng)采購人員隊伍建設(shè)，增強(qiáng)專業(yè)能力

在科研院所科研經(jīng)費的大幅增長背景下，采購業(yè)務(wù)量和頻次日益增大，兼職采購人員越來越無法滿足采購業(yè)務(wù)量需求。因此，加強(qiáng)采購人員職業(yè)化專業(yè)化建設(shè)勢在必行。首先，要建立一支專業(yè)化的采購隊伍。通過內(nèi)部培養(yǎng)，外部引進(jìn)相結(jié)合，逐步形成結(jié)構(gòu)合理，運行高效的職業(yè)化采購隊伍。其次，要加強(qiáng)采購人員職業(yè)道德建設(shè)。在采購制度不規(guī)范，監(jiān)督不健全的情況下，加強(qiáng)采購人員思想政治教育和政策法規(guī)的學(xué)習(xí)，使其樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，強(qiáng)化風(fēng)險意識、紅線意識、敬業(yè)意識，忠實貫徹黨和政府方針、路線，深刻領(lǐng)會采購政策，不斷加強(qiáng)個人修養(yǎng)，從思想上筑牢拒腐防變思想防線，才能杜絕暗箱操作、收受賄賂等各種違規(guī)違法行為[4]。再次，加強(qiáng)采購人員教育培訓(xùn)和考核。積極組織采購人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其熟練掌握采購法律法規(guī)，業(yè)務(wù)流程，增強(qiáng)實踐操作能力。同時要加強(qiáng)對采購人員的業(yè)績考核，通過建立激勵和約束機(jī)制，不斷增強(qiáng)采購人員履職能力。

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