淺析公立醫(yī)院合同信息化管理

王玉潔，許靜靜，劉珺珺

（南京大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬鼓樓醫(yī)院財(cái)務(wù)處，江蘇 南京 210008）

1 傳統(tǒng)的合同管理

傳統(tǒng)的合同管理主要以紙質(zhì)文檔的流通和保存為特點(diǎn)［1］。由物流中心作為牽頭人會(huì)同相關(guān)部門依法進(jìn)行招標(biāo)程序并確定中標(biāo)人后（當(dāng)然醫(yī)院也會(huì)投標(biāo)成為中標(biāo)人，合同簽訂流程相同），由合同管理部門負(fù)責(zé)合同的初步制定（大部分合同有固定的版式，中標(biāo)人對(duì)合同有特殊要求的也可提供范本），合同初步制定后交由審計(jì)部門對(duì)合同的完備性、合法性、可操作性進(jìn)行審核并加蓋審核章。審核無誤的合同由經(jīng)辦人、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后交至財(cái)務(wù)處合同管理部門進(jìn)行人工登記、順序編號(hào)、加蓋合同專用章、留檔。至此，合同正式生效進(jìn)入履約環(huán)節(jié)。當(dāng)醫(yī)院需履行付款義務(wù)時(shí)，有物品入庫的由庫房管理員對(duì)照合同要求驗(yàn)收實(shí)物并打印入庫單，庫房會(huì)計(jì)人員憑入庫單和發(fā)票按照合同約定的請(qǐng)款條款制定請(qǐng)款單，經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任人簽字確認(rèn)后交由財(cái)務(wù)處合同管理人員，合同復(fù)核無誤后簽字付款并進(jìn)行登記；服務(wù)維保等無物品入庫的合同由使用科室或合同管理科室根據(jù)服務(wù)進(jìn)程依據(jù)合同約定的付款條款發(fā)起付款申請(qǐng)，后續(xù)流程同上［2］。

傳統(tǒng)的合同管理主要是紙質(zhì)合同的流轉(zhuǎn)，存在諸多弊端，主要有：（1）無論是建立合同還是履約付款都有一套嚴(yán)格的流程來規(guī)范，經(jīng)手人員眾多時(shí)間也較長(zhǎng)，如查詢某一份單獨(dú)合同或付款所處的狀態(tài)、位置非常困難，而在日常工作中這種查詢時(shí)有發(fā)生；（2）財(cái)務(wù)部門合同管理人員對(duì)合同進(jìn)行手工編號(hào)和主要內(nèi)容的登記，無法提供精細(xì)化的查詢和統(tǒng)計(jì)［3］。比如查詢某科室一年來合同簽訂總量、匯總某供應(yīng)商歷年簽訂合同總金額、根據(jù)合同的非主要內(nèi)容搜索合同無法實(shí)現(xiàn)，而這些查詢和統(tǒng)計(jì)關(guān)乎醫(yī)院的精細(xì)化管理能否深入；（3）在合同的履行中往往會(huì)出現(xiàn)各種需要變更原合同內(nèi)容的情況，比如簽訂補(bǔ)充條款、公司更名等，傳統(tǒng)的合同管理由于手工記錄會(huì)將原始內(nèi)容直接替換，合同變更不留痕跡，使得后期由于各種原因再查詢?cè)己贤瑑?nèi)容時(shí)變得困難；（4）庫房管理員驗(yàn)收貨物時(shí)，只能根據(jù)供應(yīng)商名稱找出相應(yīng)紙質(zhì)合同進(jìn)行校對(duì)，這大大增加庫房管理員的工作內(nèi)容，降低了工作效率。實(shí)際操作過程中，有的管理員甚至跳過校對(duì)合同的步驟直接驗(yàn)收入庫，隨意填寫合同編號(hào)，為后續(xù)請(qǐng)款帶來麻煩，同時(shí)也嚴(yán)重?fù)p害了醫(yī)院的利益。同樣，審核付款申請(qǐng)時(shí)，財(cái)務(wù)人員也往往需要翻出原始合同進(jìn)行付款條款的對(duì)照［4］。

2 信息化的合同管理

理想的合同管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)無紙化的合同流通和管理，但由于我院處于系統(tǒng)的試運(yùn)行階段，與紙質(zhì)合同并行管理有利于工作準(zhǔn)確穩(wěn)定地過渡。合同管理部門責(zé)任人將初擬好的合同錄入合同管理系統(tǒng)，包括合同性質(zhì)（收款/付款、協(xié)議/合同）、供應(yīng)商、金額、有效期（協(xié)議）、管理科室、使用部門、負(fù)責(zé)人、備注等，錄入完畢后系統(tǒng)會(huì)按序自動(dòng)生成合同號(hào)，此合同在系統(tǒng)中顯示為“新建”狀態(tài)，責(zé)任人將合同號(hào)標(biāo)在紙質(zhì)合同右上角后交給審計(jì)部門進(jìn)行審計(jì)，審計(jì)部門對(duì)審核無誤的合同加蓋“已審核”章并在系統(tǒng)中確認(rèn)，此時(shí)該合同顯示為“審核”，經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后交至財(cái)務(wù)處合同管理部門加蓋合同專用章并在系統(tǒng)中確認(rèn)，至此合同正式生效，系統(tǒng)中合同顯示為“確認(rèn)”狀態(tài)，只有“確認(rèn)”狀態(tài)下的合同才可以履約付款［5］。合同管理部門責(zé)任人將生效合同掃描上傳系統(tǒng)。除了請(qǐng)款單需在系統(tǒng)中填制后再打印，履行付款義務(wù)的流程與傳統(tǒng)合同管理相差不大，不過對(duì)于前期已經(jīng)錄入付款日期和金額的合同可以自動(dòng)生成請(qǐng)款單。

合同信息化管理比傳統(tǒng)的紙質(zhì)交接更利于全面、系統(tǒng)、動(dòng)態(tài)的管理。信息化合同管理在合同建立之初就形成合同號(hào)，可以隨時(shí)查詢合同和請(qǐng)款單的狀態(tài)，便于權(quán)責(zé)分明、提高工作效率。信息系統(tǒng)可以隨時(shí)根據(jù)日期、金額、供應(yīng)商、科室、合同號(hào)等做各類精確查詢和匯總統(tǒng)計(jì)。系統(tǒng)提供合同變更功能，后期供應(yīng)商更名或者協(xié)商一致的條款變更等都在系統(tǒng)中留有痕跡。由于合同都已經(jīng)掃描上傳，各類需使用合同的管理者都可以隨時(shí)調(diào)取查閱合同內(nèi)容。系統(tǒng)能提示到期的協(xié)議和合同，防止過期付款。對(duì)于超過合同金額的付款，系統(tǒng)能及時(shí)提示報(bào)警［6］。

信息化的合同管理給醫(yī)院的合同管理帶來了諸多的便利，但仍處于初試階段，未來還有很多方面值得深入探討。比如目前的合同信息化管理還是后期管理，在合同形成后才有信息系統(tǒng)的介入，隨著醫(yī)院無紙化辦公的推進(jìn)，可以嘗試在系統(tǒng)中將單一化的合同管理系統(tǒng)變?yōu)檎w的招標(biāo)采購管理系統(tǒng)，將申購單號(hào)作為后期合同號(hào)，便于索引追蹤采購招標(biāo)全過程［7，8］。還可以嘗試將合同系統(tǒng)與會(huì)計(jì)系統(tǒng)對(duì)接，根據(jù)合同號(hào)便可以檢索付款入賬情況，便于預(yù)付或分期付款等往來賬目的追溯，防止重復(fù)付款。

［1］楊 儀.淺談醫(yī)療設(shè)備合同管理［J］.港澳經(jīng)濟(jì)，2016，36（11）：94-95.

［2］李曉紅.合同管理易發(fā)生的問題與防范建議［J］.企業(yè)改革與管理，2015，22（10）：15.

［3］孫晶晶.我院醫(yī)療設(shè)備采購合同的規(guī)范化管理探討［J］.中國(guó)醫(yī)療設(shè)備，2016，31（5）：144-145.

［4］金俊嬌，高曉麗，厲勝群.規(guī)范醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同的制定［J］.中醫(yī)藥管理雜志，2015，22（10）：154-155.

［5］蔡奕大，陳 勝.企業(yè)合同管理中的法律風(fēng)險(xiǎn)和應(yīng)對(duì)策略［J］.經(jīng)營(yíng)與管理，2015，32（11）：68-69.

［6］劉昊君.醫(yī)學(xué)裝備全周期管理中招標(biāo)資料、合同執(zhí)行信息化管理系統(tǒng)的研究與設(shè)計(jì)［J］.醫(yī)療裝備，2016，29（5）：95-96.

［7］張 英.醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同的管理審計(jì)［J］.財(cái)經(jīng)界，2016，33（9）：297.

［8］沈 良.醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備招標(biāo)文件中技術(shù)參數(shù)的編制探討［J］.江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2017，28（5）：155-156.