論高校檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及對策

摘 要：功能多樣化的高校檔案管理體系可以有效推動高校的管理發(fā)展，因此各大高校應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)設(shè)施、資金的投入，努力建設(shè)專業(yè)的管理人才隊(duì)伍為學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)提供強(qiáng)大的保障。本文將針對高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和發(fā)展對策進(jìn)行深入探討。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；信息化建設(shè)；現(xiàn)狀和對策

高校檔案管理信息化滿足時代發(fā)展的需求，其在高校的改革進(jìn)步中也起到了重要的作用。依據(jù)現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展特點(diǎn)，各大高校應(yīng)積極進(jìn)行制度體系的深化改革，推動高校檔案信息管理建設(shè)的科學(xué)化發(fā)展，對于管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行有效的解決，保障檔案管理信息化建設(shè)的有效性。

1 高校檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵及主要功能

1.1 高校檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵

高校檔案管理信息化是我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要特征，意味著我國成功的實(shí)現(xiàn)了高校檔案信息管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展，在相關(guān)政策的支持下，通過建設(shè)互聯(lián)網(wǎng)信息通道，成功的實(shí)現(xiàn)了高下檔案管理信息化模式的創(chuàng)新，以現(xiàn)代的信息化資源為中心，通過先進(jìn)的技術(shù)手段和合理的使用硬件設(shè)施，保證了高校學(xué)生檔案的數(shù)字化管理。

1.2 高校檔案管理的信息化建設(shè)

傳統(tǒng)的高校檔案管理方法是將相關(guān)信息記錄在紙上，對于日常的分類管理工作具有一定繁重性，同時還存在可以遺漏、丟失的安全隱患，無法實(shí)現(xiàn)有效的信息資源共享，相關(guān)人員對其進(jìn)行查找會耗費(fèi)大量的時間，因此傳統(tǒng)的檔案管理形式已無法滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展需求，終將被專業(yè)的信息化檔案管理模式所取代，隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，網(wǎng)路以走進(jìn)千家萬戶，成為人們?nèi)粘Ｉ钪兄匾墓ぞ?，高校的檔案信息管理模式也在進(jìn)行著與時俱進(jìn)的發(fā)展，通過合理的使用現(xiàn)代的技術(shù)軟件，可以將檔案信息進(jìn)行有效的管理，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，完善的數(shù)字化信息管理體系為用戶提供了有效的查詢、了解途徑，同時具有較大安全性的管理制度還可以保證信息的時效性。

1.3 高校檔案管理信息化建設(shè)的功能

高校檔案管理信息化可以有效實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息資源的共享，保證高校檔案管理信息化建設(shè)的多樣性，提高學(xué)校的日常管理、服務(wù)效率，同時為學(xué)生提供信息查詢的平臺，使學(xué)生可以自主的對學(xué)校的教學(xué)、成績等方面進(jìn)行相關(guān)的查詢，推動學(xué)校高速發(fā)展。

2 高校檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

2.1 可以充分使得人才優(yōu)勢充分發(fā)揮，同時加強(qiáng)師資力量的建設(shè)

檔案記錄著一個人詳細(xì)的信息，將檔案管理更加信息化可以促進(jìn)教學(xué)事業(yè)走持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展道路，依據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)可以充分了解人才的品行、愛好等，有助于推動個人良好發(fā)展，滿足社會和高校對人才的發(fā)展需求。

2.2 能夠使優(yōu)秀的人才流動更加便捷，加快人才的引進(jìn)

信息化檔案管理體系有效的實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享，新型的管理模式也為學(xué)生、學(xué)校等用戶提供了方便快捷的信息查詢途徑，信息化的檔案管理手法充分的滿足了現(xiàn)代社會發(fā)展的實(shí)質(zhì)性需求，加強(qiáng)了與社會的聯(lián)系，提高了學(xué)校中人才的流動性，促進(jìn)各個高校長遠(yuǎn)發(fā)展，

2.3 可以有效提高檔案管理工作水平和效率

現(xiàn)代的信息化檔案管理體系有效的解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)記錄檔案信息手段的不足，使檔案信息實(shí)現(xiàn)專業(yè)性、安全性的管理，信息化的檔案管理體系減輕的相關(guān)工作人員繁重的管理工作，方便、快捷的管理形式激發(fā)出專業(yè)工作人員的工作積極性，同時使工作人員樹立了正確的管理觀念，保證了檔案信息管理工作的有效進(jìn)行。

3 我國高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

3.1 思想觀念陳舊，管理意識淡薄

雖然現(xiàn)階段檔案管理體系趨于信息化，當(dāng)在高校中仍舊存在阻礙檔案管理數(shù)字化發(fā)展的因素。高校的檔案管理工作人員受傳統(tǒng)檔案管理手法的影響，對現(xiàn)代的信息化檔案管理認(rèn)識不到位，是影響高校具體檔案管理工作進(jìn)程的重要因素。相關(guān)的工作人員沒有認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，過于片面的認(rèn)為日常檔案管理工作只是對相關(guān)資料進(jìn)行簡單的整理、歸納。高校中的領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員沒有發(fā)現(xiàn)建立信息化檔案管理制度的重要價值，錯誤的認(rèn)為建立相關(guān)的制度體系是一件可有可無的事情，沒有將檔案管理作用真實(shí)的發(fā)揮出來，導(dǎo)致高校信息化檔案管理的緩慢發(fā)展。

3.2 相關(guān)技術(shù)資金的投入不足，硬件設(shè)施落后

充足的資金是建設(shè)完善高校檔案信息管理的堅(jiān)強(qiáng)后盾，可以保證高校檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程的有效發(fā)展。但調(diào)查結(jié)果表明，現(xiàn)階段的各大高校對于建設(shè)檔案信息化管理體系的資金投入相對于較少，沒有完善相關(guān)的軟硬件設(shè)施，也沒有對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化的訓(xùn)練，導(dǎo)致數(shù)字化檔案信息管理效果較差。在政府進(jìn)進(jìn)行資金支持時，各個高校也應(yīng)進(jìn)資金的自我籌備，依據(jù)學(xué)校的實(shí)際發(fā)展情況合理進(jìn)行相關(guān)檔案管理設(shè)備的更新或替換，引導(dǎo)高校中人員加強(qiáng)對檔案信息化管理工作的重視程度，引導(dǎo)工作人員樹立正確的工作意識，認(rèn)真解決管理檔案信息時遇到的各種問題。

3.3 網(wǎng)絡(luò)安全堪憂，數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，現(xiàn)代社會已成為信息資源高速發(fā)展的時代，互聯(lián)網(wǎng)的普及為用戶查找相關(guān)信息提供了有效的途徑，其中檔案信息占據(jù)較大的部分，檔案具有一定的保密性和特殊性，檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行查詢雖具有一定的方便性，但同時也存在一定的危險，在網(wǎng)絡(luò)上受到黑客攻擊就會遭遇檔案信息安全性的丟失。現(xiàn)階段，各個高校并沒有構(gòu)建出完善的網(wǎng)絡(luò)資源管理體系，資源共享程度較低，無法滿足用戶的真實(shí)需求，相關(guān)的專業(yè)檔案信息管理制度還需不斷完善。

3.4 人員素質(zhì)較低，專業(yè)化程度不高

現(xiàn)階段的高校檔案管理工作中相關(guān)技術(shù)人員的專業(yè)知識水平較低，無法真正熟練的掌握相關(guān)的專業(yè)管理技術(shù)，嚴(yán)重阻礙了高校檔案管理信息化的發(fā)展進(jìn)程。為保證檔案管理的信息化建設(shè)，相關(guān)的管理工作人員在開展日常的管理活動時應(yīng)加強(qiáng)對相關(guān)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，充分了解相關(guān)的理論知識，在進(jìn)行實(shí)際的檔案管理工作時提高對相關(guān)軟件、技術(shù)的掌握程度，樹立正確的信息管理觀念，不斷提高自身的專業(yè)管理素養(yǎng)，確保相關(guān)工作的順利開展。endprint

4 完善高校檔案管理信息化建設(shè)的對策

4.1 強(qiáng)化對檔案管理信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識

在現(xiàn)代化信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案管理信息化建設(shè)愈發(fā)重要，各個高校以及相關(guān)的工作單位應(yīng)提高對檔案信息管理體系建設(shè)的重視程度，改變傳統(tǒng)的管理觀念，對檔案信息化管理建設(shè)進(jìn)行深入的思考，全面認(rèn)識其發(fā)展的重要性，仔細(xì)了解其對于社會中諸多領(lǐng)域發(fā)展的重要意義。對高校檔案管理工作樹立正確的態(tài)度，注重相關(guān)管理工作的開展。各大高校應(yīng)充分了解自身的實(shí)際發(fā)展情況，對檔案管理信息化建設(shè)在校園中進(jìn)行有效的宣傳工作，提高相關(guān)人員對數(shù)字化檔案信息管理的認(rèn)識程度，對于現(xiàn)階段檔案管理工作中出現(xiàn)的問題進(jìn)及時有效的解決，對于學(xué)校內(nèi)部的工作人員要對其進(jìn)行專業(yè)化的技術(shù)培訓(xùn)，引導(dǎo)其樹立正確的工作意識，使其積極的進(jìn)行專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，在實(shí)際工作中不斷提高自身的技術(shù)管理能力。加快高校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

4.2 完善數(shù)據(jù)庫建設(shè)

數(shù)據(jù)庫是將信息、圖片、文件等按照相關(guān)的國家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化的形式進(jìn)行儲存，建立相關(guān)的平臺供大眾查詢。建設(shè)完善的數(shù)據(jù)庫可以有效保證我國高校檔案管理信息化的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)管理信息資源的共享，當(dāng)前的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)已無法滿足網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的要求，為保證用戶可以有效使用數(shù)據(jù)庫提供的基本服務(wù)，滿足用戶的多元化操作需求，應(yīng)積極采用覆蓋范圍廣泛的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，如：Informix、Sybase、SQL Server等系統(tǒng)，為用戶提供持續(xù)穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)連接，保證用戶對相關(guān)信息進(jìn)行有效的查詢。

4.3 健全信息安全保障體系

對于高校檔案信息化的管理首先需要完成的就是相關(guān)信息安全體系的建設(shè)，確保檔案信息的保密性和安全性，將不同的檔案進(jìn)行區(qū)別性的劃分，如：秘密檔案、機(jī)密檔案、加密檔案、絕密檔案等，經(jīng)過一段的加密工作后確保其具有一定的時效性和安全性，還可以利用監(jiān)控、物理隔離等手段對相關(guān)的檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格的保護(hù)，防止在網(wǎng)站止被黑客攻擊造成重要檔案信息的泄露，推動高校檔案信息管理體系的安全性建設(shè)。

4.4 加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

培養(yǎng)專業(yè)的人才隊(duì)伍是保障高校檔案管理工作開展的重要因素，在進(jìn)行相關(guān)的管理工作時要注重專業(yè)的人才對高校檔案管理中活動開展的重要影響。積極創(chuàng)建一支專業(yè)化的人才團(tuán)隊(duì)，引導(dǎo)相關(guān)技術(shù)人員不斷加強(qiáng)自身不斷知識儲備和提高專業(yè)素養(yǎng)，保證高校檔案管理工作的有效性。在加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)中，要依據(jù)現(xiàn)有的條件對師資力量進(jìn)行有效評估，不斷提高相關(guān)人員的檔案專業(yè)化管理能力，將現(xiàn)在的優(yōu)異科學(xué)技術(shù)水平實(shí)現(xiàn)最大化的發(fā)揮。如：可以對從事相關(guān)檔案管理工作的人員進(jìn)行定期的知識技能培訓(xùn)，引導(dǎo)其樹立正確的工作觀念，加強(qiáng)其對所從事工作的重視程度，可以通過請專業(yè)的技術(shù)人員以開展講座的形式向檔案管理進(jìn)行專業(yè)知識及技能的傳授，確保檔案管理人員素質(zhì)及管理能力的提高，對從事相關(guān)檔案管理工作的人員制定具體的考核制度和標(biāo)準(zhǔn)，對其進(jìn)行定期的考核，檢查人員的知識學(xué)習(xí)情況和管理技能掌握情況，保證高校檔案管理工作的有效開展。如：針對工作人員的學(xué)習(xí)情況通過模擬考試進(jìn)行檢測，了解工作人員對于所學(xué)知識的掌握情況。

4.5 多方籌集資金，加大對高校檔案管理信息化建設(shè)的各項(xiàng)投入

充足的資金支持可以有效保障各個高校對學(xué)生檔案管理信息化的建設(shè)，為高校提供完善的軟硬件設(shè)施，保障其建設(shè)相關(guān)的教學(xué)檔案、學(xué)生檔案等，確保電腦系統(tǒng)進(jìn)行及時的升級和更換，推動相關(guān)檔案管理工作的發(fā)展。如：對高校中管理檔案的設(shè)備進(jìn)行定期的系統(tǒng)更新，對于老化的硬件設(shè)備進(jìn)行及時的更換。

5 結(jié)語

建立完善的檔案管理信息化體系對于高校開展其他的教學(xué)研究活動具有一定的推動性作用，因此在開展日常的檔案管理信息化體系建設(shè)工作中要加強(qiáng)對相關(guān)工作人員的管理，引導(dǎo)其加強(qiáng)對檔案管理知識的了解，訓(xùn)練其掌握專業(yè)的管理技能，創(chuàng)造出一支專業(yè)化的管理團(tuán)隊(duì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的有效構(gòu)建，充分滿足用戶的實(shí)質(zhì)性需求。

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作者簡介

伊靖，山東濟(jì)南，濟(jì)南職業(yè)學(xué)院，研究方向：檔案管理。endprint