信息化背景下醫(yī)院檔案管理分析

醫(yī)院的檔案管理工作是醫(yī)院管理工作中的重要內(nèi)容，是對醫(yī)院工作的總結(jié)和對醫(yī)護(hù)人員工作的總結(jié)，檔案管理工作對于醫(yī)院的工作改進(jìn)和權(quán)益維護(hù)有很重要的作用。現(xiàn)代的信息社會發(fā)展中，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在工作中的應(yīng)用十分廣泛，對于工作的效率等有很重要的意義[1]。醫(yī)院的檔案管理工作作為現(xiàn)代醫(yī)院中的重要管理工作，很多的醫(yī)院都沒有對其進(jìn)行重視，所以應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行管理是十分必要的。

1 醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

1.1 醫(yī)院對檔案管理工作不夠重視

醫(yī)院作為一個向人們提供醫(yī)療護(hù)理服務(wù)的重要醫(yī)療機(jī)構(gòu)，在其管理工作中，對醫(yī)療護(hù)理工作和醫(yī)護(hù)人員的管理是最受重視的管理工作，但是對于檔案管理，很多的醫(yī)院都不重視，現(xiàn)在的很多醫(yī)院對于檔案管理工作的重視程度不夠，在檔案管理工作上花費(fèi)的時間也比較短，領(lǐng)導(dǎo)也沒有強(qiáng)調(diào)該工作的重要性，很多醫(yī)院的檔案管理工作在開展時都十分困難[2]。

1.2 醫(yī)院檔案管理的信息化意識不足

由于醫(yī)院對于檔案管理工作不夠重視，在醫(yī)院的檔案管理工作中，很多的管理人員也都不重視該工作，管理人員沒有提高專業(yè)能力的意愿，在管理工作中仍然沿用比較傳統(tǒng)的管理方法看，這樣的管理效率很低[3]。管理人員沒有樹立起信息化意識，對于現(xiàn)代的信息化知識了解也不多，這使得檔案管理工作比較落后。

1.3 檔案管理制度不完善

現(xiàn)在很多醫(yī)院都不重視對醫(yī)院檔案的管理，所以檔案管理的相關(guān)制度也并不完善，對檔案管理工作的約束也很弱，這些都使得醫(yī)院的檔案管理工作的效率極低?，F(xiàn)在的醫(yī)院檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范，檔案在管理時都具有極強(qiáng)的隨意性，這給人們后期的檔案利用和查閱帶來很多的不便[4]。醫(yī)院在進(jìn)行檔案的記錄時，沒有規(guī)定應(yīng)有的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，記錄后在查閱時存在一定的障礙；在檔案管理方面，由于對檔案不夠重視，很多的檔案都是隨意擺放，最多是按照一定的順序擺放，但是更多的檔案防潮和清潔等工作卻并不完善，經(jīng)常會發(fā)生檔案丟失或是損壞的問題；對于檔案管理人員，也沒有建立起專業(yè)的管理制度，對工作人員的管理力度不足，在工作中經(jīng)常會發(fā)生問題，另外，對于檔案的借閱后歸還工作，很多的檔案都在借閱后發(fā)生不同程度的損傷，給檔案管理工作造成損失。

1.4 檔案管理方法落后

檔案管理方法的落后是比較常見的管理問題，現(xiàn)在的醫(yī)院檔案管理方法仍然很老舊，管理的方式也很落后，采用的仍然是人工管理，所有的記錄、整理工作都是人工進(jìn)行，這樣不但會給管理人員帶來很大的工作壓力，還會使得檔案在管理后難以進(jìn)行有效的查找和借閱，對后續(xù)的使用不利[5]。另外，人工整理的紙質(zhì)檔案也受環(huán)境影響很大，經(jīng)常會發(fā)生各種受潮、腐爛等問題，無法滿足人們的使用要求。

2 信息化對醫(yī)院檔案管理工作的意義

2.1 有利于醫(yī)院檔案信息整合共享

醫(yī)院的檔案資料進(jìn)行了信息化的管理之后，就可以建立起一整套檔案信息數(shù)據(jù)庫，對檔案信息進(jìn)行記錄和整理，更加方便進(jìn)行檔案管理，提高檔案管理的效率，另外還能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案新資料的整合共享，醫(yī)院的工作人員能夠在提交了請求之后對檔案進(jìn)行隨時查看，便利了使用[6]。資源的整合是一項比較專業(yè)的工作，要求很高的嚴(yán)謹(jǐn)性和科學(xué)性，在過程中主要借鑒大量的資料信息提供幫助，這就需要檔案的支持，為資源的整合提供詳盡和真實的資料文件，檔案文件能夠滿足該需求。另外，信息化的環(huán)境下，相關(guān)的工作人員能夠通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息的咨詢和查找，實現(xiàn)資源的共享。

2.2 有利于檔案文件的保存

檔案的虛擬化管理工作是將檔案信息錄入到專門的數(shù)據(jù)庫中，對其進(jìn)行保存和查看，這樣在方便了查看的同時，也有利于檔案文件的保護(hù)?，F(xiàn)在的很多紙質(zhì)文件，在使用的過程中就會保存不當(dāng)或是使用者的使用不當(dāng)對文件造成比較嚴(yán)重的損傷，這對于很多的珍貴文件來說是十分嚴(yán)重的問題。所以在進(jìn)行了檔案的信息化管理之后，人們能夠通過查詢數(shù)據(jù)庫中的資料進(jìn)行檔案的查詢，可以避免出現(xiàn)文件損傷，保護(hù)文件。

3 信息化背景下醫(yī)院檔案管理工作的方法

3.1 提高檔案信息化管理的意識

想要實現(xiàn)對檔案管理工作的信息化水平，最基本的是要樹立起檔案的信息化管理意識，認(rèn)識到檔案信息化管理的重要性，能夠在工作中貫徹和落實這一理念。所以首先要領(lǐng)導(dǎo)人員樹立起檔案信息化管理意識，認(rèn)識到檔案信息化管理的重要性和必然趨勢，向員工普及該理念，讓員工也樹立起相關(guān)的意識，重視醫(yī)院的檔案管理工作，加強(qiáng)對檔案信息化的投入力度。要在整個醫(yī)院內(nèi)部營造一個檔案信息化管理的環(huán)境，多渠道向工作人員宣傳檔案信息化管理的重要性和手段，提高工作人員的相關(guān)意識，將檔案的信息化管理工作作為醫(yī)院的日常管理工作中的重要內(nèi)容。健全檔案管理制度，想要實現(xiàn)醫(yī)院的檔案信息化管理工作，就要有完善的相關(guān)制度作為保障，所以想要實現(xiàn)醫(yī)院檔案的信息化管理，就要想辦法完善相關(guān)的檔案管理制度，為醫(yī)院的檔案管理工作制定一定的規(guī)范和要求，設(shè)置科學(xué)有效的管理體系，并保證實施，這樣能有效提高檔案的信息化管理水平和質(zhì)量[7]。首先要對檔案的記錄制定一套統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)檔案管理的更規(guī)范性，然后針對檔案管理，要對檔案的保存和借閱制定一定的規(guī)則，防止檔案在保存和借閱的過程中發(fā)生損毀。最后是要完善對檔案管理人員的考核，提高工作人員的工作積極性。

3.2 提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)對于管理的質(zhì)量是很重要的，所以要重視對檔案管理人員的培訓(xùn)，要對其進(jìn)行專業(yè)的檔案管理專業(yè)技能和知識的培訓(xùn)，提高其工作的專業(yè)性和效率。醫(yī)院要聘請專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行管理，保證管理人員的素質(zhì)。

3.3 使用先進(jìn)的檔案管理方法

現(xiàn)在的科技發(fā)展給檔案管理工作提供了很多的新方式和新方法，在檔案的管理過程中，要注意使用最新的技術(shù)手段為檔案管理工作提供便利，可以將紙質(zhì)文件與電子文件相結(jié)合，合理利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，方便檔案的管理和查詢，為員工提供方便的借閱服務(wù)[8]。

4 結(jié)束語

現(xiàn)代社會的科技發(fā)展使得我國進(jìn)入了信息社會，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)成為了重要的發(fā)展方向，在這種背景下，醫(yī)院的管理工作也應(yīng)該進(jìn)行改進(jìn)，尤其是其中的檔案管理工作，更是應(yīng)該結(jié)合信息化的手段提高管理的效率和質(zhì)量。

[1]張喜英.信息化背景下醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與對策探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（11）：64-66.

[2]孫丙須.信息化背景下醫(yī)院檔案管理模式的創(chuàng)新研究[J].教育現(xiàn)代化，2016，3（21）：60-61.

[3]張敏.數(shù)字信息化背景下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新措施[J].內(nèi)蒙古醫(yī)科大學(xué)學(xué)報，2016，38（S1）：291-293.

[4]潘琳.信息化背景下改進(jìn)醫(yī)院檔案管理的相關(guān)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（23）：82-83.

[5]常起.信息化背景下醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀及對策探討[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2017，14（29）：74-75.

[6]程兵歌.信息化背景下醫(yī)院檔案管理方式創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（17）：118-120.

[7]丁宇辰.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對策[J].繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育，2017，31（9）：72-73.

[8]嚴(yán)紅利.信息化背景下事業(yè)單位文書檔案管理分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（7）：105-106.