如何加強(qiáng)新時(shí)期辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)初探

沈毅遠(yuǎn)

摘 要：對(duì)于任何一個(gè)行政機(jī)關(guān)或企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，辦公室都是一個(gè)必不可少的部門，這一服務(wù)機(jī)構(gòu)很強(qiáng)的綜合特征，關(guān)系到內(nèi)部工作的協(xié)調(diào)管理和外部的聯(lián)系溝通，可以說(shuō)對(duì)單位自身能否健康可持續(xù)發(fā)展具有重要的意義。但是當(dāng)前辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)方面存在著很多的問(wèn)題，工作人員自身素質(zhì)和工作效率都有待提高，新時(shí)期必須要做好辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)工作，這樣才能滿足社會(huì)發(fā)展的需要，才能真正承擔(dān)起辦公室的工作職責(zé)，保障整個(gè)單位的健康良性發(fā)展。本文主要探究了新時(shí)期加強(qiáng)辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)的建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)；作用；問(wèn)題；建議

辦公室承擔(dān)著一個(gè)單位中各項(xiàng)事務(wù)上傳下達(dá)的任務(wù)，是各種信息的中轉(zhuǎn)站，同時(shí)也要負(fù)責(zé)溝通和接待外部人員，對(duì)促進(jìn)整個(gè)單位的內(nèi)外部和諧發(fā)展具有重要的意義。在當(dāng)前社會(huì)不斷發(fā)展和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)改革深入推進(jìn)的背景下，對(duì)辦公室業(yè)務(wù)又有了新的要求，以往存在的各種工作質(zhì)量和效率方面的問(wèn)題必須要進(jìn)行有效的改進(jìn)，通過(guò)深入開展改革，加強(qiáng)辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)，保障單位和單位的持續(xù)健康發(fā)展。

1 辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)的重要作用

辦公室是一個(gè)管理工作的核心部門，各個(gè)辦公室分擔(dān)著不同角色，處理著不同事務(wù)，相互交流與合作、統(tǒng)籌兼顧，最終達(dá)成一致，制定出適合行政機(jī)關(guān)或事業(yè)單位發(fā)展的最佳模式，并且對(duì)內(nèi)外部環(huán)境起著重要的促進(jìn)作用。對(duì)于外部環(huán)境，辦公室主要有對(duì)外交流與溝通、接待、聯(lián)系等工作職能與作用。對(duì)于內(nèi)部環(huán)境，辦公室對(duì)內(nèi)部的協(xié)調(diào)溝通和下達(dá)上傳以及參謀監(jiān)督的作用，參與到地戰(zhàn)略性決策中，并為內(nèi)部決策提供重要的信息資源和一些良好的建議[1]。另外，辦公室還要對(duì)各個(gè)部門的工作進(jìn)行輔助，監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)決策的落實(shí)情況。因此，辦公室業(yè)務(wù)在一個(gè)單位或者單位中具有很重要的地位和作用。

2 當(dāng)前辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)存在的主要問(wèn)題

在新形勢(shì)的發(fā)展背景下，社會(huì)市場(chǎng)中存在激烈的競(jìng)爭(zhēng)，這就需要辦公室業(yè)務(wù)發(fā)揮到極致，提高決策的科學(xué)性，只有這樣才能讓單位內(nèi)部更加團(tuán)結(jié)，讓單位發(fā)展更具競(jìng)爭(zhēng)力。但是當(dāng)前很多單位的辦公室工作存在著一些問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

2.1 對(duì)外來(lái)人員的信息錄入問(wèn)題

單位需要隨時(shí)與社會(huì)進(jìn)行溝通，加強(qiáng)與單位外來(lái)人員的交流與合作。但是在溝通的同時(shí)，單位辦公室往往不能完全掌握外來(lái)人員的信息錄入情況，可能會(huì)給單位的管理工作增加難度。另外，如果外來(lái)人員在進(jìn)入單位學(xué)習(xí)、交流時(shí)，得不到辦公室重視，就會(huì)使外來(lái)人員對(duì)單位形成不好的印象，不利于單位的進(jìn)步與發(fā)展。

2.2 信息傳遞不及時(shí)

在大多數(shù)單位中，普遍實(shí)施8小時(shí)工作制度，有些辦公室人員存在“上午盼午飯，下午盼下班”等消極思想，對(duì)本職工作不上心，有時(shí)候上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)了命令，辦公室不能及時(shí)地將信息傳達(dá)到下級(jí)區(qū)域，不僅耽誤了單位工作人員對(duì)新命令的了解，影響了決策信息的時(shí)效性，更是阻礙了單位的健康發(fā)展[2]。

2.3 辦公室人員的自身素質(zhì)問(wèn)題

受傳統(tǒng)的管理理念影響，辦公室人員存在嚴(yán)重的懶惰心理，創(chuàng)新意識(shí)較差，不能對(duì)新出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的研究與解決。有的只會(huì)紙上談兵，實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)不足，不能給出有效的建議，影響單位決策的科學(xué)性。還有的辦公室人員開會(huì)時(shí)不善于思考，在工作時(shí)利用辦公用具做工作之外的事，如利用電腦玩游戲、購(gòu)物等，心理狀態(tài)極度松散，缺乏工作責(zé)任意識(shí)。還有一些辦公室人員存在自私心理，辦公室內(nèi)存在著惡意競(jìng)爭(zhēng)，相互排斥。另外，有的辦公室人員的工作態(tài)度不夠端正，不能完全遵守辦公室的各項(xiàng)規(guī)章制度，在上班期間處理私人問(wèn)題，存在遲到早退現(xiàn)象，還有一些工作人員存在灰色收入，這些情況都會(huì)給辦公室業(yè)務(wù)造成極大的負(fù)面影響。

3 新時(shí)期辦公室存在問(wèn)題的解決措施

3.1 提高辦公室人員的綜合素質(zhì)

1.熱情接待外來(lái)人員

新時(shí)期的辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)工作的理念核心是合作共贏，辦公室人員對(duì)外來(lái)人員要熱情和積極，樹立好正確的迎接態(tài)度。提高單位對(duì)外部環(huán)境能夠的良好形象，構(gòu)建辦公室良好的外來(lái)人員迎接氛圍，促進(jìn)單位對(duì)外的親切友好交流。另外，對(duì)于外來(lái)人員參觀和來(lái)訪要詳細(xì)記錄，并對(duì)交流比較好的外來(lái)人員進(jìn)行及時(shí)的跟蹤和回訪，使得這次交流更有意義和價(jià)值。

2.上級(jí)指示要立刻執(zhí)行

辦公室人員在面上級(jí)下達(dá)的指令時(shí)要馬上執(zhí)行，并保證執(zhí)行工作的質(zhì)量和效率。在對(duì)下級(jí)進(jìn)行傳送信息時(shí)，要保證信息的準(zhǔn)確性和精確性，防止因傳送信息的失誤而影響了部門的工作質(zhì)量和效率。在上級(jí)下達(dá)工作指示后，辦公室業(yè)務(wù)人員在進(jìn)行相關(guān)的調(diào)研時(shí)要根據(jù)其指示進(jìn)行部門間的溝通和交流，使得單位的利益實(shí)現(xiàn)最大化。因此，辦公室業(yè)務(wù)人員要嚴(yán)格按照“隨時(shí)聽令——迅速出動(dòng)——全程保通——信息致勝”的過(guò)程進(jìn)行，從而完善辦公室業(yè)務(wù)假設(shè)工作，另外辦公室人員要勤于學(xué)習(xí)，不斷的豐富和完善自身的知識(shí)儲(chǔ)備，有利于對(duì)辦公室工作效率和質(zhì)量的提高和強(qiáng)化。同時(shí)，具備豐富的專業(yè)知識(shí)和技能可以為解決辦公室工作中出現(xiàn)的問(wèn)題打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，從而有效提高辦公室工作水平，加強(qiáng)單位整體的管理水平。

3.克服懶惰，樂(lè)業(yè)奉獻(xiàn)

辦公環(huán)境會(huì)直接影響到辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)的實(shí)施和發(fā)展，克服辦公室人員懶惰心理是每一個(gè)單位或是單位提高管理有效性的重要途徑和方法。辦公室工作“重、苦、雜、難”，加班加點(diǎn)是常事，埋頭苦干是常態(tài)。但同時(shí)，辦公室處于上級(jí)與下級(jí)的聯(lián)系點(diǎn)、決策與實(shí)施的結(jié)合點(diǎn)、協(xié)調(diào)與服務(wù)的關(guān)鍵點(diǎn)，是一個(gè)磨練人、鍛煉人、成就人的極好平臺(tái)。應(yīng)引導(dǎo)辦公室工作人員牢固樹立無(wú)怨無(wú)悔的奉獻(xiàn)精神、狹路相逢勇者勝的亮劍精神，以陽(yáng)光的心態(tài)，正確認(rèn)識(shí)苦與樂(lè)、得與失的關(guān)系，視擔(dān)當(dāng)為使命、視職責(zé)為生命，把愛崗敬業(yè)作為工作的立足點(diǎn)和基本點(diǎn)，在繁忙中體會(huì)快樂(lè)，在奉獻(xiàn)中感受自身價(jià)值[3]。要培養(yǎng)辦公室人員的奉獻(xiàn)精神，使辦公室人員能夠養(yǎng)成吃苦耐勞的堅(jiān)韌性格，以及不計(jì)較個(gè)人得失的寬廣胸懷，將單位的利益放在第一位，樹立主人翁意識(shí)。endprint

4.學(xué)習(xí)上要學(xué)用相長(zhǎng)

當(dāng)今世界發(fā)展變化很快，新情況新問(wèn)題新事物層出不窮。作為辦公室工作人員，如果不加強(qiáng)學(xué)習(xí)，就很難跟上時(shí)代的步伐、跟上領(lǐng)導(dǎo)的節(jié)奏、適應(yīng)工作的需要。應(yīng)有本領(lǐng)不夠的危機(jī)感，以時(shí)不我待的精神，一刻不停地增強(qiáng)本領(lǐng)，堅(jiān)持有的放矢地學(xué)、廣泛涉獵地學(xué)、持之以恒地學(xué)，不斷完善知識(shí)結(jié)構(gòu)、加速能力養(yǎng)成，在學(xué)習(xí)中提升參謀決策服務(wù)水平、增強(qiáng)破解難題能力、拓寬戰(zhàn)略思維視野，爭(zhēng)做“提筆能寫、開口能說(shuō)、問(wèn)策能對(duì)、遇事能辦”的綜合型人才[4]。

3.2 加強(qiáng)信息調(diào)研工作

由于知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和壯大，信息在目前經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)中的地位愈發(fā)的凸顯出來(lái)，并逐漸被人們所重視和認(rèn)可。信息是一個(gè)單位進(jìn)行戰(zhàn)略決策和工作方向指導(dǎo)的重要依據(jù)和數(shù)據(jù)支撐，為單位的發(fā)展方向起著非常重要的引導(dǎo)作用，調(diào)研是獲取市場(chǎng)信息的重要渠道之一。因此，辦公室要重視調(diào)研工作，并收集的信息規(guī)劃和整合后準(zhǔn)確及時(shí)的信息提交到單位的決策部門，使得整個(gè)單位的決策更加準(zhǔn)確、高效，從而為單位的經(jīng)濟(jì)利益提供了基本的保障。信息工作在辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)工作中屬于一種經(jīng)常性的業(yè)務(wù)工作，因此單位領(lǐng)導(dǎo)層要重視對(duì)信息人力、財(cái)力、物力的投入，并積極組建信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，從而使單位管理變得更加信息化和時(shí)代化，提高管理水平。

3.3 做好業(yè)務(wù)落實(shí)及協(xié)調(diào)督辦工作

辦公室是單位的管理核心部門，同時(shí)也是一個(gè)綜合性比較強(qiáng)的部門，不僅要進(jìn)行各個(gè)部門的溝通和調(diào)節(jié)，還要參與到單位的各個(gè)決策和會(huì)議中，并把異己定的規(guī)章制度落到實(shí)處，輔助領(lǐng)導(dǎo)或是決策者處理好日常實(shí)際的工作內(nèi)容。因此，辦公室工作要詳細(xì)而具體，強(qiáng)調(diào)處理的每一件事情要做到“有結(jié)果”，為了實(shí)現(xiàn)辦公室工作的落實(shí)，辦公室要按照工作的要求與標(biāo)準(zhǔn)通過(guò)有效的手段和方法，進(jìn)行及時(shí)的跟蹤和監(jiān)督，將辦公室的具體任務(wù)和工作落到實(shí)處，提高單位整體的管理水平和效果。另外，辦公室工作具有瑣碎繁多的特點(diǎn)，在處理問(wèn)題上給辦公室人員帶來(lái)了很高的挑戰(zhàn)，因此辦公室工作重視協(xié)調(diào)督辦，并將辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)實(shí)行制度化與規(guī)范化，將上級(jí)的致使落實(shí)到辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)中，從而使得辦公室的調(diào)節(jié)作用與辦公室工作理念和思想認(rèn)識(shí)具有一致性。

3.4 加強(qiáng)辦公室工作的執(zhí)行力

在辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)中，執(zhí)行力是建設(shè)的核心和基礎(chǔ)，也是貫穿在整個(gè)辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)中的核心因素。因此要重視辦公室工作的執(zhí)行力，從而強(qiáng)化辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)工作的有效性。首先，要全面培養(yǎng)辦公室人員的奉獻(xiàn)精神，從而在繁瑣復(fù)雜的辦公室工作中能夠吃苦耐勞，不計(jì)較個(gè)人得失，將單位利益放在重要的位置；其次，辦公室人員要有協(xié)調(diào)能力。在實(shí)際的辦公室工作中對(duì)領(lǐng)導(dǎo)掌握身份，對(duì)同事以禮待人，堅(jiān)守自己的原則和標(biāo)準(zhǔn)，并在實(shí)際的辦公室工作中要較強(qiáng)的時(shí)間觀念和務(wù)實(shí)作風(fēng)；最后，要重視督辦能力。在單位規(guī)劃發(fā)展方向或是做出決策時(shí)，辦公室人員要根據(jù)實(shí)際的事項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)與目標(biāo)進(jìn)行跟蹤與監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)上報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)層，并始終堅(jiān)持“求結(jié)果”的督辦原則，從而提高單位整體的管理水平。

3.5 注重標(biāo)準(zhǔn)細(xì)節(jié)，強(qiáng)化服務(wù)保障

細(xì)節(jié)決定成敗。辦公室工作無(wú)小事，每一項(xiàng)工作都“牽一發(fā)而動(dòng)全身”，一旦失誤就很難彌補(bǔ)。應(yīng)發(fā)揚(yáng)極端負(fù)責(zé)、精益求精的精神，強(qiáng)化服務(wù)理念、質(zhì)效意識(shí)和底線思維，重細(xì)節(jié)、講細(xì)心、求細(xì)致，凡事多回頭、多檢查，盡可能把各種可能的情況想全想透，把各項(xiàng)措施制定得周詳完善，扎實(shí)做好辦文、辦會(huì)、保密、值班等工作，做到“文出我手無(wú)差錯(cuò)，事交我辦請(qǐng)放心”，于細(xì)微之處見精神，在細(xì)節(jié)之間顯水平[5]。

3.6 打造和諧的工作氛圍

辦公室人員大部分時(shí)間都是在辦公室度過(guò)的，如果不能打造一個(gè)和諧健康的環(huán)境，則會(huì)對(duì)工作人員的積極性與辦公效率造成影響。因此，可以在辦公室擺放一些盆栽，緩解員工的視覺(jué)疲勞。還要加強(qiáng)同事之間的交流，定期開展小組內(nèi)的交流活動(dòng)，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)意識(shí)，培養(yǎng)辦公室人員的組織協(xié)調(diào)能力，對(duì)同事以禮相待，建立和諧的辦公室環(huán)境，堅(jiān)持工作原則，自覺(jué)遵守辦公室規(guī)定。培養(yǎng)員工的創(chuàng)新思維能力，確保辦公室的工作效率，使單位能夠獲得最大的經(jīng)濟(jì)利益。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，在當(dāng)前社會(huì)不斷發(fā)展和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的背景下，單位所面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)越來(lái)越多，做為核心部門的辦公室應(yīng)該充分運(yùn)用自身的綜合職能，深入開展辦公室業(yè)務(wù)改革，全面加強(qiáng)辦公室業(yè)務(wù)建設(shè)，這樣才能單位的發(fā)展提供強(qiáng)勁動(dòng)力，增強(qiáng)整個(gè)工作團(tuán)隊(duì)的凝聚力，最終促進(jìn)行政機(jī)關(guān)或事業(yè)單位不斷向前發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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