高校圖書(shū)館檔案管理工作的優(yōu)化思路分析

張時(shí)瑩

摘 要：高校圖書(shū)館主要服務(wù)于高校教學(xué)和科研，高校圖書(shū)館檔案管理工作作為高校檔案工作的重要組成部分，其檔案主要反映高校圖書(shū)館發(fā)展軌跡和整體管理水平。通過(guò)對(duì)高校圖書(shū)館管理工作進(jìn)行不斷優(yōu)化，可以有效的提高檔案利用水平，為高校圖書(shū)館各項(xiàng)服務(wù)工作的有序開(kāi)展奠定良好的基礎(chǔ)。文中分析了高校圖書(shū)館檔案管理工作的內(nèi)容和價(jià)值，并進(jìn)一步對(duì)高校圖書(shū)館檔案管理工作的優(yōu)化思路進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：高校圖書(shū)館；檔案管理；內(nèi)容；優(yōu)化思路

高校圖書(shū)館檔案工作是高校圖書(shū)館管理工作中的一項(xiàng)最為基礎(chǔ)性工作。圖書(shū)館檔案作為文獻(xiàn)資源，是圖書(shū)館開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中形成的的文件資料，能夠充分的反映圖書(shū)館的業(yè)務(wù)情況和歷史發(fā)展的原始記錄，是圖書(shū)館工作的重要信息組成，能夠?yàn)楦咝＝虒W(xué)和科研提供智力支持。隨著當(dāng)前高校信息化建設(shè)進(jìn)程的加快，圖書(shū)館檔案管理工作也加快了信息化的發(fā)展，在這種情況下，需要對(duì)高校圖書(shū)館檔案管理工作進(jìn)行不斷優(yōu)化，全面提高圖書(shū)館檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化水平，使高校圖書(shū)館能夠?yàn)楦咝０l(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1 高校圖書(shū)館檔案管理工作的內(nèi)容與價(jià)值

高校圖書(shū)館檔案以文書(shū)類(lèi)檔案、業(yè)務(wù)類(lèi)檔案、資產(chǎn)類(lèi)檔案、人事類(lèi)檔案和綜合類(lèi)檔案為主，其是高校圖書(shū)館及工作人員在日常工作中中產(chǎn)生的具有參考價(jià)值的材料，同時(shí)還要及時(shí)歸檔和保存的具有利用價(jià)值的文獻(xiàn)資源。高校圖書(shū)館檔案真實(shí)、客觀的記錄了高校圖書(shū)館的歷史刀菜軌跡，具有鮮明的歷史性、科學(xué)性和參考價(jià)值，是高校文獻(xiàn)信息和情報(bào)兒童來(lái)看心的重要信息組成。高校圖書(shū)館檔案內(nèi)容較為內(nèi)容，并具有自身的重要利用價(jià)值。在檔案管理工作、黨務(wù)和行政工作中形成的各類(lèi)文件材料共同組成了高校圖書(shū)館的文書(shū)類(lèi)檔案，通過(guò)文書(shū)類(lèi)檔案能夠更深入的了解圖書(shū)館的發(fā)展歷史、工作現(xiàn)狀及未來(lái)規(guī)劃等。業(yè)務(wù)類(lèi)檔案是高校圖書(shū)館工作中非常重要的組成部分，其主要形成于圖書(shū)館各項(xiàng)實(shí)踐工作中，以各種不同載體形式來(lái)對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的一種歷史記錄，是圖書(shū)館工作評(píng)估、檢查和總結(jié)的重要依據(jù)，同時(shí)能夠科學(xué)指導(dǎo)圖書(shū)館工作計(jì)劃的制訂。資產(chǎn)類(lèi)檔案作為高校圖書(shū)館自身建設(shè)的重要數(shù)據(jù)，其種類(lèi)繁多，具有較強(qiáng)的科技性，在對(duì)資產(chǎn)類(lèi)檔案進(jìn)行管理工作中，相對(duì)難度較大，不僅具有復(fù)雜性，而且還具有私密性特點(diǎn)，通過(guò)做好資產(chǎn)類(lèi)檔案管理工作，可以為圖書(shū)館設(shè)備穩(wěn)定運(yùn)行及故障恢復(fù)具有極為重要的意義。圖書(shū)館人事類(lèi)檔案作為高校人事檔案管理工作的重要組成部分，其記述和反映圖書(shū)館工作人員的相關(guān)信息，是圖書(shū)館工作人員職稱評(píng)定、職務(wù)晉升及待遇落實(shí)等工作的重要參考依據(jù)，對(duì)高校人力資源工作的有序開(kāi)展提供重要的信息支持。可以說(shuō)圖書(shū)館檔案將圖書(shū)館各項(xiàng)職能活動(dòng)、歷史發(fā)展、建設(shè)及未來(lái)規(guī)劃等都涵蓋其中，是科學(xué)管理圖書(shū)館的重要載體，無(wú)論是圖書(shū)館人力資源建設(shè)、各項(xiàng)職能工作的開(kāi)展還是未來(lái)發(fā)展規(guī)劃都離不開(kāi)圖書(shū)館檔案信息的支持。因此通過(guò)對(duì)圖書(shū)館檔案進(jìn)行科學(xué)管理，可以有效的提高檔案服務(wù)水平，為高校圖書(shū)館的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和建設(shè)具有極為重要的意義。

2 高校圖書(shū)館檔案管理工作的優(yōu)化思路

（一）提高圖書(shū)館檔案管理人員的服務(wù)理念與水平

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，檔案載體形式更具多樣性，檔案管理工作中一些現(xiàn)代化管理手段的出現(xiàn)，這對(duì)圖書(shū)館檔案管理人員提了更高的要求。作為圖書(shū)館檔案管理人員，需要加快觀念的轉(zhuǎn)變，突破傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛，做好日常檔案資料的收集和整理工作，全面提高自身的檔案意識(shí)，并熟悉掌握各種先進(jìn)技術(shù)和現(xiàn)代化管理方法，從而為高校師生提供更優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務(wù)。

（二）努力實(shí)現(xiàn)圖書(shū)館檔案資料的開(kāi)發(fā)與利用

首先，切實(shí)加快圖書(shū)館檔案的信息化建設(shè)，隨著用戶對(duì)信息需求的更加快捷與準(zhǔn)確，檔案管理人員需充分利用現(xiàn)代技術(shù)對(duì)檔案資料實(shí)施深層次的開(kāi)發(fā)。其次，在圖書(shū)館日常管理過(guò)程中，檔案管理人員需準(zhǔn)確地提供檔案資料，為圖書(shū)館各項(xiàng)工作提供服務(wù)。第三，切實(shí)做好宣傳工作，提高資料利用率，使大學(xué)生及教師真正認(rèn)識(shí)圖書(shū)館檔案資料的價(jià)值。

（三）圖書(shū)館檔案管理工作始終要以服務(wù)教學(xué)與科研為目的

圖書(shū)館檔案在高校教學(xué)與科研工作中具有不可替代的作用，特別是目前以知識(shí)經(jīng)濟(jì)作為基礎(chǔ)的信息時(shí)代，檔案管理工作更要積極、主動(dòng)地為教學(xué)與科研提供服務(wù)，這就需要高校圖書(shū)館檔案管理人員需經(jīng)常關(guān)注教育教學(xué)改革新成就、科研新成果，并根據(jù)教學(xué)及科研發(fā)展實(shí)際需求，充分發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，從而為教學(xué)及科研工作提供必要的檔案資料，充分體現(xiàn)圖書(shū)館檔案管理工作的價(jià)值，促使檔案管理工作獲得高校各部門(mén)的認(rèn)同與支持。

（三）加快檔案數(shù)字化步伐，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

出于對(duì)優(yōu)化檔案存儲(chǔ)與提升檔案管理需求的考慮，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化與現(xiàn)代化勢(shì)在必行。因此，加快檔案數(shù)字化步伐已成為高校圖書(shū)館檔案管理工作的新重點(diǎn)。進(jìn)行圖書(shū)館檔案數(shù)字化建設(shè)不僅能夠在有效降低檔案管理人員工作量的同時(shí)提高檔案資源的有效利用率，更有利于檔案文獻(xiàn)的集中管理與長(zhǎng)期存儲(chǔ)，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率的提升。圖書(shū)館應(yīng)根據(jù)自身情況與特點(diǎn)將檔案數(shù)字化作為一個(gè)整體進(jìn)行合理規(guī)劃，在確立相應(yīng)原則的基礎(chǔ)上統(tǒng)籌管理，將館藏檔案中需長(zhǎng)久保存、利用率高且可開(kāi)放的文獻(xiàn)資源逐步進(jìn)行數(shù)字化處理。此外，由于紙質(zhì)檔案與電子檔案各有其存在的意義與價(jià)值，因此高校圖書(shū)館檔案的數(shù)字化建設(shè)應(yīng)本著“雙軌制”的原則進(jìn)行，最終實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案相互對(duì)應(yīng)、雙套歸檔。

（四）深化檔案利用價(jià)值，強(qiáng)化檔案編研工作，優(yōu)化圖書(shū)館服務(wù)質(zhì)量

高校圖書(shū)館檔案以其獨(dú)特的學(xué)術(shù)視角與專業(yè)化水準(zhǔn)能夠在教學(xué)、科研、文化傳承等諸多方面為高校師生提供系統(tǒng)詳實(shí)的資料服務(wù)，因此積極深化圖書(shū)館檔案利用價(jià)值，強(qiáng)化圖書(shū)館檔案編研工作，是優(yōu)化圖書(shū)館服務(wù)質(zhì)量的重中之重。圖書(shū)館檔案管理人員要定期對(duì)歸檔資料進(jìn)行整理發(fā)掘，在有目的、有計(jì)劃的前提下由專業(yè)檔案員對(duì)歸檔材料進(jìn)行科學(xué)的鑒定與篩選，并在此基礎(chǔ)上對(duì)整理完善的檔案材料進(jìn)行分析研究，進(jìn)而完成匯編檔案文獻(xiàn)與文摘、撰寫(xiě)檔案參考資料與學(xué)術(shù)論文等一系列工作。圖書(shū)館檔案編研成果更具實(shí)用性與系統(tǒng)性，能夠在更廣闊的范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享，為高校開(kāi)展各項(xiàng)工作提供更加全方位的服務(wù)。

3 結(jié)束語(yǔ)

近年來(lái)高校圖書(shū)館發(fā)展速度較快，高校圖書(shū)館檔案管理工作也加快了現(xiàn)代化和規(guī)范化的發(fā)展步伐。在這種情況下，各高校需要加大資金投入力度，努力開(kāi)發(fā)新技術(shù)和新的檔案管理模式，加快推動(dòng)圖書(shū)館檔案管理信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)，全面提升高校圖書(shū)館檔案服務(wù)水平。

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