文書檔案管理工作新舉措

馮鈺

摘 要：文書檔案工作是行政事業(yè)單位工作的重要環(huán)節(jié)，是各項(xiàng)方針政策能夠及時(shí)被執(zhí)行的重要前提，同時(shí)能夠反映出單位運(yùn)行過程中所存在的問題，因此是不容忽視的。但當(dāng)前許多行政事業(yè)單位在文書檔案管理工作方面存在著問題，本文對這些問題進(jìn)行了分析，并提出了相應(yīng)創(chuàng)新舉措。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理工作；行政事業(yè)單位；社會管理綜合治理服務(wù)中心

行政事業(yè)單位它是社會管理綜合治理服務(wù)中心的一種，而她的主要工作就是加強(qiáng)社會治安的管理、保證社會的穩(wěn)定，并且對于社會中不安全的因素進(jìn)行觀察與提前干預(yù)。而在行使這些權(quán)利時(shí)還要注意，第一在保證執(zhí)行過程中上級黨政機(jī)關(guān)所制定的政策不被縮水，第二在對這些社會上出現(xiàn)的不良因素進(jìn)行查探、制作清除計(jì)劃，以上全部與文書管理工作不可分離的。因此完善和改良文書檔案管理工作，可以大幅度加強(qiáng)社會管理綜合治理服務(wù)中心的工作能力，更好的為廣大人民辦事。

1 文書檔案概述

其一是文書檔案管理的必須存在性。文書檔案的第一職責(zé)，是對文書材料進(jìn)行立項(xiàng)、搜集、分類、精要、檢查、檢索、保護(hù)以及應(yīng)用等工作。其中的步驟都是息息相關(guān)的，它們的聯(lián)系非常緊湊又還互相肘制。這幾個(gè)步驟里面，應(yīng)用是全部步驟之中的重中之重，剩下的步驟全部是在為應(yīng)用這個(gè)步驟做準(zhǔn)備。文書檔案工作就是對歷史工作的明鑒，是未來工作的基石，最大程度的弄好文書檔案管理工作，進(jìn)而保證文書檔案管理工作在全部工作中的重要性。文書檔案的工作是因?yàn)槲臅辽蠌亩鴺?gòu)成的一種工作，而文書檔案管理屬于文書工作之中的末尾環(huán)節(jié)。在展開文書檔案管理的工作之前，必須要先對要處理的文件進(jìn)行必要的集中、文件的運(yùn)做、文件的督促辦理以及文件的接收處理等工作。

其實(shí)能這么說，文書檔案和文書檔案管理這兩種工作都是屬于那種互利互惠的寄生關(guān)系，文書檔案追其根頭就是文件工作，但文書檔案做的好壞那就直接聯(lián)系到檔案管理者和檔案相關(guān)人員的能力問題。文書檔案管理工作不單單只是管理文書檔案，同時(shí)也必須要同時(shí)負(fù)責(zé)人事、科技以及會計(jì)等等都會涉及到，其進(jìn)行管理的品種非常繁雜，里面的東西也會進(jìn)行更多的的調(diào)整與豐富。正因?yàn)檫@樣，就必須搜集非常多的各種信息來進(jìn)行處理，而且收集的信息必須要有非常高的真實(shí)性和實(shí)時(shí)性，這在很多時(shí)候其實(shí)有非常大的難度。

2 當(dāng)前文書檔案管理工作所面臨的困境

（一）將文書管理與檔案管理進(jìn)行獨(dú)立區(qū)分。文書與檔案體現(xiàn)的是完全不同的職責(zé)，但其中的根本其實(shí)完全一樣。當(dāng)前許多行政事業(yè)單位在管理方面，將文書管理與檔案管理完全獨(dú)立，根本上就沒有進(jìn)行合作，大大的降低了工作的效率。這種完全獨(dú)立的的管理方式使得文書工作與檔案工作變的困難變的落后，而且不僅管理人員工作增加了，還還使得效率變的低下。

（二）缺乏專業(yè)的管理人員?，F(xiàn)在各種行政事業(yè)單位中的文書檔案管理人員很大一部分都是文秘同時(shí)管理。由于文書、檔案較多，造成工作變得非常難以進(jìn)行，而許多管理人員沒有辦法系統(tǒng)地對文書檔案進(jìn)行分類與搜集，單位中的文書檔案管理工作基本上沒有任何辦法按照預(yù)定計(jì)劃實(shí)施。

（三）缺乏足夠的重視。在絕大部分單位中，因?yàn)槲臅鴻n案管理沒有體現(xiàn)出重要性，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)與其他人員對這個(gè)都不夠重視，僅僅是將其當(dāng)作資料的搜集與分類工作，就算是管理人員出現(xiàn)嚴(yán)重錯(cuò)誤也不會進(jìn)行處罰，進(jìn)一步出現(xiàn)了懶惰、散漫的風(fēng)氣，管理地效率很低下。

3 文書檔案管理工作的創(chuàng)新之舉

（一）第一步就是加強(qiáng)重視，定時(shí)匯報(bào)。現(xiàn)在文書檔案管理工作中為什么會有這么多的毛病，找到根本，那就是重視程度太低。因此，在真正的工作之中，社會管理綜合治理服務(wù)中心的領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)的管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對該項(xiàng)工作的重視程度。其文書管理人員必須在做好本職工作的基礎(chǔ)上定時(shí)上報(bào)工作進(jìn)度，以加強(qiáng)工作監(jiān)督，提高工作效率。

（二）部門整改，劃分職責(zé)。當(dāng)前許多單位的文書管理與檔案管理都是完全獨(dú)立，不單單時(shí)造成管理人員的巨大地工作量，還讓部門變的雜亂無章，同時(shí)浪費(fèi)了海量的資源。所以，對于社會管理綜合治理服務(wù)中心等行政事業(yè)單位而言，想提高文書檔案管理工作的效率，必須要做到資源的整合。然后把文書檔案材料分類整理，把不同部分的信息交給不同的人員管理，這樣不不單單可以增加工作的效率，還可以增加人力資源的合理分配。

（三）重視基礎(chǔ)，豐富信息。社會管理綜合治理服務(wù)中心所涉及到的文書、檔案種類非常雜亂，絕大多數(shù)的的材料都會有雷同與相似之處，管理人員可能會將其混淆。信息的搜集、分類、驗(yàn)定、計(jì)算以及存儲是非常根本的工作，要求管理人員需要非常大的耐心，對每一條信息進(jìn)行驗(yàn)定與存儲，這樣才能確定信息的完整。而且，必須要使用主觀能動性這種能力，必須在日常的工作中善于收集本單位內(nèi)部在工作中所形成的特色、具有發(fā)現(xiàn)性的信息，使本單位更加健康的成長。

（四）不斷培訓(xùn)，定期考核。大多數(shù)行政事業(yè)單位這方面的專業(yè)人員不多，這些單位要加強(qiáng)對員工的培訓(xùn)，不只是專業(yè)方面的培訓(xùn)之外還要進(jìn)行思想素質(zhì)方面的培訓(xùn)。與此同時(shí)，還要對文書檔案管理人員進(jìn)行定期的考核，對考核不通過的人加以一定的資金處罰，以激發(fā)員工的上進(jìn)心。

（五）獎懲并用，責(zé)任追究。文書檔案管理工作是保證行政事業(yè)單位各項(xiàng)計(jì)劃能順利進(jìn)行的基礎(chǔ)，所以在實(shí)際操作中，單位內(nèi)部要處罰體系，并嚴(yán)格按照相關(guān)處罰體系對管理人員的行為、工作效率進(jìn)行查驗(yàn)，對于好的管理人員嘉賞，以使工作積極性的提高。同時(shí)實(shí)行責(zé)任追究制度，對于一些在重要文書檔案管理方面出錯(cuò)的人員要加以處罰，做到賞罰明了。

（六）創(chuàng)新工作機(jī)制，順應(yīng)檔案管理規(guī)律

現(xiàn)代單位的文書檔案管理工作，為了能夠更好的適應(yīng)現(xiàn)代社會的開放環(huán)境，便需要創(chuàng)新文書檔案管理的工作機(jī)制，有效提升文書檔案管理水平。其中，在不斷發(fā)展的社會新環(huán)境下，單位需積極構(gòu)建如下機(jī)制來確保單位文書檔案管理工作的有序開展：一為自我營銷機(jī)制。該機(jī)制在單位的文書檔案管理中的運(yùn)用，主要是根據(jù)單位的整體發(fā)展要求和階段性安排，對開展的各項(xiàng)重大活動和中心工作的檔案記錄提出了更高的要求。關(guān)于檔案管理重要性的宣傳，唯有充分認(rèn)識到其中的重要性，才能確保單位文書檔案管理工作的有序開展。二為主動參與機(jī)制。任何事物與工作的發(fā)展離不開改革與創(chuàng)新，單位的文書檔案管理工作亦是如此。而要創(chuàng)新文書檔案管理，首先應(yīng)讓文書檔案管理積極融入到單位的各項(xiàng)中心工作和重大活動的開展過程中，以突出文書檔案管理工作的重要性，繼而切實(shí)提高文書檔案管理的工作質(zhì)量；三為互動協(xié)調(diào)機(jī)制。在文書檔案管理工作中，通過相互溝通、相互交流所形成的良好管理路線，不僅有利于指導(dǎo)、監(jiān)督與服務(wù)等較高職能、職責(zé)的履行，更能促進(jìn)單位文書檔案管理工作與其他各項(xiàng)工作的對接，進(jìn)而全面提升文書檔案管理工作的效率。

4 結(jié)語

行政事業(yè)單位、尤其是社會管理綜合治理服務(wù)中心這種需要處理巨量信息的單位，必須對文書檔案管理工作的重視。通過分析管理工作中所面臨的困難，抓緊當(dāng)前政府機(jī)構(gòu)改革的契機(jī)，實(shí)現(xiàn)對文書管理部門的整改與綜合治理，加強(qiáng)對工作人員的管理與分配，采取有效的策略提升其工作的積極性與主動性，以提升文書檔案管理工作效率，促進(jìn)單位的發(fā)展。

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