淺析事業(yè)單位文書檔案管理中存在的問題及策略研究

顧源

摘 要：文書檔案記錄了事業(yè)單位不同方面的工作，是事業(yè)單位中十分重要的原始記錄。所以事業(yè)單位文書檔案管理工作不容忽視。伴隨著時(shí)代的進(jìn)步，事業(yè)單位文書檔案管理工作雖取得了一定的成績，但存在的問題也逐漸顯現(xiàn)。本文首先論述事業(yè)單位文書檔案管理工作的具體內(nèi)容，分析其中存在的主要問題，然后提出相應(yīng)的優(yōu)化策略，以便為事業(yè)單位文書檔案管理工作的優(yōu)化提供參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；文書檔案管理；問題；對(duì)策

文書檔案管理工作作為一個(gè)單位檔案管理的基礎(chǔ)性工作，對(duì)于加強(qiáng)組織建設(shè)，規(guī)范單位事務(wù)管理等方面具有重要意義。然而社會(huì)在不斷地發(fā)展變化，傳統(tǒng)的檔案管理工作已不能滿足現(xiàn)代化的企業(yè)發(fā)展要求，文書檔案的管理也與當(dāng)下的新形勢(shì)脫節(jié)，存在很多問題，需要各部門認(rèn)真自查自省，及時(shí)查漏補(bǔ)缺。

1 事業(yè)單位文書檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低

當(dāng)前我國很多事業(yè)單位檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低，他們當(dāng)中有些是從其他崗位調(diào)派過來的，有些甚至是通過“走后門”的方式才獲得的這一職位。可想而知，這些檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)肯定無法滿足檔案管理工作所需。正是由于很多檔案管理人員沒有接受過檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，導(dǎo)致他們沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，同時(shí)也了解檔案管理工作的要求和日常工作細(xì)節(jié)，最終也就無法完成檔案管理工作。此外，有些事業(yè)單位的檔案管理人員流動(dòng)性太大，工作積極性和工作態(tài)度也達(dá)不到要求，最終導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量偏低的情況出現(xiàn)。

1.2 檔案管理工作效率不高

檔案管理工作的開展離不開完善的檔案管理制度，然而當(dāng)前我國很多事業(yè)單位都沒有建立起完善的檔案管理制度，有些事業(yè)單位雖然制定了檔案管理制度，但卻沒有嚴(yán)格按照制度要求來實(shí)施，導(dǎo)致檔案管理制度形同虛設(shè)。另一方面，21世紀(jì)是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，各行各業(yè)都開始引入了互聯(lián)網(wǎng)管理模式，檔案管理工作也不例外。然而當(dāng)前我國還有一些事業(yè)單位依舊通過人工來進(jìn)行檔案管理工作，極大地影響了工作效率。正是由于如上兩點(diǎn)原因，才導(dǎo)致當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作效率不高的情況出現(xiàn)。

1.3 文書工作與檔案工作銜接方面存在問題

文書和檔案工作是檔案管理工作中的兩個(gè)重要方面，二者既有聯(lián)系又有區(qū)別。在檔案管理過程中要注意文書工作和檔案工作的協(xié)調(diào)配合，提高工作效率，形成科學(xué)合理的分體式管理模式。對(duì)于文書和檔案，一般需要進(jìn)行分別管理，實(shí)行各自條塊分管，可以提高文書和檔案工作的效率。但是，這種分塊管理模式，不利于文書工作和檔案工作的聯(lián)系。造成文書工作人員的檔案管理意識(shí)不足，檔案管理人員缺乏考慮文秘工作的需求，引起了文書和檔案工作的脫節(jié)。給整個(gè)單位檔案管理工作帶來許多不便。

2 事業(yè)單位加強(qiáng)文書檔案管理的具體對(duì)策

2.1 加強(qiáng)對(duì)文書檔案的重視，建立完善相關(guān)制度

事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該提高自己的思想覺悟，對(duì)文書檔案管理工作加強(qiáng)重視，并通過相關(guān)的法律法規(guī)對(duì)文書管理工作進(jìn)行制度規(guī)范。首先，事業(yè)單位可以參照《中華人們共和國檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》進(jìn)行事業(yè)單位內(nèi)部的相關(guān)制度建立。其次是通過內(nèi)部會(huì)議、日常管理提高文書檔案管理的重視，把文書檔案管理工作作為一個(gè)獨(dú)立的部門進(jìn)行管理。最后是加大對(duì)文書檔案管理工作的資金投入，比如建立完善文書檔案的資料庫，引進(jìn)先進(jìn)的文書檔案管理設(shè)備和技術(shù)等等。

2.2 做好文書工作與檔案工作的銜接

在事業(yè)單位內(nèi)部，單位的領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)文書工作與檔案工作的內(nèi)容明確，并明確工作職責(zé)，禁止使用文書人員來兼職檔案工作。第一，文書工作人員要做好相關(guān)資料的準(zhǔn)備工作，要求清晰、準(zhǔn)確，并把需要保存、有價(jià)值的資料與檔案工作人員進(jìn)行交接，并把文書中出現(xiàn)的問題、分類情況和檔案管理人員進(jìn)行詳細(xì)及時(shí)的溝通。第二，文書檔案管理人員也要做好與文書工作的交接記錄登記工作。第三，文書與檔案工作人員，實(shí)行全職獨(dú)立工作，各司其職。

2.3 做好收集歸檔工作

在事業(yè)單位文書檔案業(yè)務(wù)建設(shè)工作中，事業(yè)單位文書檔案收集工作是最基礎(chǔ)的一個(gè)環(huán)節(jié)，如果事業(yè)單位文書檔案收集工作無法開展，事業(yè)單位文書檔案管理工作就無從談起。因此，采取有效的措施保證文書檔案收集齊全完整，按時(shí)歸檔，已經(jīng)成為現(xiàn)階段文書檔案管理工作的重點(diǎn)。文書檔案材料的完整收集，需要事業(yè)單位各部門的緊密配合與支持。各部門要指定一名文書檔案管理人員負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集歸檔，一方面要根據(jù)文書檔案管理規(guī)定抓好上級(jí)來文的傳閱和歸檔，定期對(duì)文件材料進(jìn)行清查；另一方面，要抓好本單位活動(dòng)所形成的文件材料的收集。文書檔案管理人員在做好文書檔案材料收集工作的同時(shí)，還要做到統(tǒng)一收發(fā)。凡是往來文件，文書檔案人員應(yīng)統(tǒng)一拆封、統(tǒng)一登記、統(tǒng)一管理，防止文件材料的散失。在日常工作中，收發(fā)文要做好記錄，可避免因記憶失誤而產(chǎn)生的漏記、漏發(fā)問題。做好文件材料的收集除了領(lǐng)導(dǎo)重視，各部門配合外，更重要的是文書檔案管理人員的積極主動(dòng)，盡職盡責(zé)。

2.4 對(duì)文書檔案實(shí)施規(guī)范化管理

檔案工作規(guī)范化管理水平是衡量一個(gè)地區(qū)、一個(gè)行業(yè)或者一個(gè)單位檔案管理整體水平的重要指標(biāo)，要擬定《文書檔案管理工作規(guī)范化管理辦法》，采取切實(shí)有效措施，確定檔案的分類方案，建立和完善文書檔案管理工作考核評(píng)估體系，保障各單位在建章立制、依法治檔、檔案軟硬件設(shè)施方面實(shí)現(xiàn)齊抓共管，推動(dòng)文書檔案管理工作向著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、精細(xì)化方向發(fā)展。江西省萍鄉(xiāng)市檔案管理局為規(guī)范文書檔案管理工作，深入貫徹落實(shí)上級(jí)部門關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案管理工作的要求，取得了很好的成效，并榮獲2016年度全省檔案工作規(guī)范化優(yōu)秀組織單位的殊榮。

2.5 提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

通過前文的分析可知，當(dāng)前制約事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量的重要原因之一就是檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低。針對(duì)于此，事業(yè)單位要通過專業(yè)培訓(xùn)來提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案管理課程培訓(xùn)，在培訓(xùn)結(jié)束后要通過考試來檢驗(yàn)培訓(xùn)的質(zhì)量。與此同時(shí)，事業(yè)單位還可以根據(jù)檔案管理考試成績來確定檔案管理人員是否可以繼續(xù)留任，對(duì)于一些業(yè)務(wù)極其不熟練的檔案管理人員要予以剔除。事業(yè)單位不僅要做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，同時(shí)也要做好檔案管理人才引入工作。要根據(jù)單位實(shí)際情況發(fā)出招聘公告，充分利用好事業(yè)編考試、學(xué)校招聘以及社會(huì)招聘等渠道，積極引入檔案管理專業(yè)人才，從而為本單位的檔案管理工作注入新的血液。此外，為了留住優(yōu)秀檔案管理人才，事業(yè)單位還要逐步提升檔案管理人才的福利待遇，同時(shí)協(xié)助其制定職業(yè)生涯規(guī)劃，從而促使檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的提升。

3 結(jié)束語

總之，只有從提高單位文書檔案工作的應(yīng)有地位，搞好文書工作與檔案工作的規(guī)范銜接，加強(qiáng)部門間協(xié)作，做好文書檔案收集工作，建立有效的管理制度和工作程序等方面入手，加強(qiáng)文書檔案管理工作，樹立文書檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，才能提高文書檔案利用率，為單位的建設(shè)與發(fā)展提供強(qiáng)有力的保證。

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