新形勢下中醫(yī)院文書檔案管理工作的探討

摘 要：文書檔案在中醫(yī)醫(yī)院日常工作管理起著重要作用。本文對(duì)中醫(yī)院文書檔案管理的主要特征進(jìn)行了闡述，對(duì)當(dāng)前中醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題進(jìn)行了分析，并從增強(qiáng)文書檔案規(guī)范化管理意識(shí)，健全文書檔案管理制度等方面提出了相應(yīng)的對(duì)策措施。

關(guān)鍵詞：中醫(yī)院；文書檔案管理；問題；對(duì)策

文書檔案作為中醫(yī)醫(yī)院日常管理工作的重要組成部分，見證了中醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的整個(gè)歷程，是中醫(yī)院發(fā)展變化的精神文化傳承載體，對(duì)中醫(yī)院的運(yùn)營發(fā)展具有特殊的意義。隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的不斷深入，越來越多的中醫(yī)院將工作的重心放在經(jīng)濟(jì)效益和創(chuàng)收盈利上，一定程度上忽視了中醫(yī)院的文書檔案管理工作。文書檔案管理作為中醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容，提高文書檔案規(guī)范化建設(shè)水平已成為亟待解決的重要問題。

1 中醫(yī)院文書檔案管理的主要特點(diǎn)

中醫(yī)院文書檔案涉及的領(lǐng)域非常廣泛，綜合性強(qiáng)，能夠?qū)⑨t(yī)院的各項(xiàng)工作全面反映出來，因此它具有與其他醫(yī)院檔案不一樣的特點(diǎn)：

1、文書檔案管理的綜合性

中醫(yī)院文書檔案的管理工作一般是由醫(yī)院辦公室內(nèi)的相關(guān)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)完成，不同中醫(yī)院的文書檔案管理機(jī)構(gòu)名稱不同，有的稱為檔案綜合管理辦公室，有的稱為醫(yī)院檔案庫房（管理中心）。從文書類型看，涵蓋了醫(yī)院的人財(cái)物、科研設(shè)備、黨務(wù)等日常工作的方方面面的材料信息資源，內(nèi)容龐雜，數(shù)量眾多。從文書檔案材料的來源看，既包括上級(jí)部門和中醫(yī)院內(nèi)部印發(fā)的各種文件政策、發(fā)展規(guī)劃、工作計(jì)劃總結(jié)，也包括與本單位有業(yè)務(wù)關(guān)系的其他部門的來往文件資料等。

2、文書檔案管理的專業(yè)性

中醫(yī)院作為我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的重要組成部分，具有自身的特色，加之中醫(yī)院在日常經(jīng)營管理中形成的大量的文書檔案資料，這些檔案資料涉及到的一些重要的科學(xué)研究或是醫(yī)院管理等方面的內(nèi)容具有很強(qiáng)的專業(yè)性。因此，在對(duì)醫(yī)院文書檔案管理工作中也需要具備一定的專業(yè)知識(shí)。

3、文書檔案管理的保密性

加強(qiáng)中醫(yī)院文書檔案管理工作的主要目的是為醫(yī)院的可持續(xù)健康發(fā)展提供有效的數(shù)據(jù)信息資源，這些檔案資料不僅專業(yè)性較強(qiáng)，而且還具備較強(qiáng)的保密性。醫(yī)院文書檔案資料原則上僅局限于本單位內(nèi)部人員使用。

4、文書檔案管理的階段性

中醫(yī)院作為我國的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)單位，醫(yī)院內(nèi)部包含的行政部門較多，與業(yè)務(wù)科室相比，其對(duì)檔案文件資料的整理保存具有明顯的不同。為保證由醫(yī)院行政科室牽頭的某一時(shí)段內(nèi)開展的各種活動(dòng)資料的完整性與系統(tǒng)性，需要醫(yī)院對(duì)文書檔案管理整理按照一定的周期進(jìn)行。因此，這就使醫(yī)院文書檔案管理工作呈現(xiàn)出階段性特點(diǎn)。

2 當(dāng)前中醫(yī)院文書檔案管理中存在的主要問題

1、重視程度不夠，管理意識(shí)缺乏

文書檔案雖然較為完整、全面地記錄了中醫(yī)院在業(yè)務(wù)、活動(dòng)和實(shí)踐行為等各方面的情況，是醫(yī)院發(fā)展變遷的歷史見證。但從目前中醫(yī)院文書檔案的管理實(shí)踐看，很多醫(yī)院將工作重心放在醫(yī)療服務(wù)上，忽視了對(duì)文書檔案的管理工作，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理缺乏足夠的重視。由于對(duì)文書檔案管理工作的重視程度不足，對(duì)文書檔案的重要性認(rèn)識(shí)不到位，檔案管理中難免出現(xiàn)收集范圍不明確，收集工作不及時(shí)，整理裝訂錄入編號(hào)不規(guī)范等問題，進(jìn)而影響到文書檔案建設(shè)管理的質(zhì)量與效率。

2、管理規(guī)章和制度執(zhí)行不到位

中醫(yī)院文書檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)、復(fù)雜、綜合性的工程，這就需要工作開展中必須以健全的規(guī)章制度和常態(tài)化的工作機(jī)制為保障，推進(jìn)文書檔案管理工作的規(guī)范化進(jìn)程。調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前制約中醫(yī)院文書檔案管理工作的重要因素是相關(guān)規(guī)章制度執(zhí)行落實(shí)不到位。雖然很多中醫(yī)院內(nèi)部檔案管理制度較為完善，但這些制度內(nèi)容或者流于形式，缺乏一定的針對(duì)性和可操作性，或者由于缺少具體明確的責(zé)任部門和人員去推進(jìn)，去抓落實(shí)，沒有很好地發(fā)揮這些制度規(guī)章在促進(jìn)文書檔案規(guī)范化管理中的應(yīng)有作用，而失去了自身的價(jià)值和意義。

3、專業(yè)人才缺乏，管理隊(duì)伍整體素質(zhì)有待提高

中醫(yī)醫(yī)院文書檔案工作的特殊性、系統(tǒng)性和重要性，一方面需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層高度重視文書檔案管理工作，加大對(duì)該項(xiàng)工作的支持力度。另一方面，還需要一支高素質(zhì)的專業(yè)化人才隊(duì)伍去管理、執(zhí)行和落實(shí)。但從目前中醫(yī)院情況看，高素質(zhì)專業(yè)人才的匱乏已成為文書檔案規(guī)范化管理的重要制約因素。目前，很多中醫(yī)院文書檔案管理人員是由醫(yī)院內(nèi)部的相關(guān)人員兼任，不僅缺乏應(yīng)有的專業(yè)知識(shí)，而且工作態(tài)度、管理理念、創(chuàng)新意識(shí)等方面明顯不足，導(dǎo)致文書檔案管理工作問題較多，混亂無序，管理起來困難重重。

3 提高中醫(yī)院文書檔案管理工作水平的對(duì)策建議

1、增強(qiáng)規(guī)范化管理意識(shí)，推進(jìn)規(guī)范化管理進(jìn)程

做好中醫(yī)院文書檔案管理工作，要求醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層要從思想上轉(zhuǎn)變管理理念，深刻認(rèn)識(shí)到做好醫(yī)院文書檔案管理工作的重要性和長遠(yuǎn)意義，加大扶持和宣傳力度，引導(dǎo)教育醫(yī)院全體干部職工從思想、行為上重視起來、行動(dòng)起來，強(qiáng)化文書檔案規(guī)范化管理意識(shí)，加快推進(jìn)醫(yī)院文書檔案規(guī)范化管理進(jìn)程，將規(guī)范化管理落實(shí)到文書檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)和細(xì)節(jié)，確保檔案管理的每道程序都朝著規(guī)范化的方向發(fā)展，查漏補(bǔ)缺，確保萬無一失。

2、建立健全文書檔案管理制度，形成常態(tài)化管理推進(jìn)機(jī)制

建立健全各項(xiàng)管理制度，形成文書檔案規(guī)范化管理的常態(tài)化機(jī)制是做好中醫(yī)院文書檔案工作的根本保障和必要手段。要結(jié)合中醫(yī)院實(shí)際，進(jìn)一步建立制定科學(xué)合理的規(guī)章制度和具體措施，明確醫(yī)院文書檔案管理范圍和文書資料保管期限，做到有章可循，有據(jù)可依。同時(shí)，對(duì)中醫(yī)院日常工作中產(chǎn)生的各類檔案資料，要從收集、整理、分類歸檔、查閱銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)，建立形成一臺(tái)科學(xué)合理的規(guī)章制度體系。在文書檔案管理工作中還要建立常態(tài)化的工作機(jī)制，要成立專門的組織機(jī)構(gòu)，配備專門人員，全面負(fù)中醫(yī)院文書檔案管理工作，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，堅(jiān)決避免檔案資料亂扔亂放、遺漏、丟失、毀損等現(xiàn)象的發(fā)生。

3、培養(yǎng)專業(yè)化人才，提高管理隊(duì)伍整體素質(zhì)

人才對(duì)做好中醫(yī)院文書檔案管理工作發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。一是通過招聘等方式積極引進(jìn)具有檔案管理知識(shí)的專業(yè)化人才，不斷優(yōu)化醫(yī)院檔案管理人員結(jié)構(gòu)。二是醫(yī)院要加大對(duì)做好文書檔案管理的人力、物力、財(cái)力投入，為打造一支綜合素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、富有凝聚力和戰(zhàn)斗力的文書檔案規(guī)范化管理隊(duì)伍提供強(qiáng)有力的物質(zhì)保障。三是要定期組織檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)培訓(xùn)，通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)能力，豐富專業(yè)知識(shí)，全面掌握檔案管理工作的資料整理、分類、歸檔、查閱、到期銷毀等各個(gè)操作流程，同時(shí)不斷提高他們的責(zé)任意識(shí)，確保醫(yī)院文書檔案管理工作的順利開展。

4、加快文書檔案管理信息化、電子化進(jìn)程

隨著信息化時(shí)代的到來和現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，中醫(yī)院檔案工作的電子化、信息化進(jìn)程已成為必然趨勢。要充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)手段，借助計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)建立中醫(yī)院文書檔案網(wǎng)上管理系統(tǒng)。此外，還要利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，將中醫(yī)院檔案管理中涉及到的黨務(wù)、醫(yī)務(wù)、財(cái)務(wù)、科研、設(shè)備等各項(xiàng)工作資料全部納入信息化管理范圍，降低勞動(dòng)成本，提高文書檔案管理工作效率與準(zhǔn)確性。

4 結(jié)語

中醫(yī)院文書檔案管理工作是一項(xiàng)綜合性、系統(tǒng)性、復(fù)雜性的工作，做好文書檔案管理對(duì)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。這就要求檔案管理人員要進(jìn)一步增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)和大局意識(shí)，不斷提高專業(yè)本領(lǐng)，養(yǎng)成認(rèn)真細(xì)致的工作態(tài)度，嚴(yán)格把好檔案管理每一個(gè)環(huán)節(jié)，每一項(xiàng)程序，健全完善各項(xiàng)管理制度，建立常態(tài)化工作機(jī)制，確保醫(yī)院文書檔案管理工作向著專業(yè)化、科學(xué)化、規(guī)范化的方向發(fā)展。

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作者簡介

陳亭君（1971-），女，漢族，山東棲霞人，山東省棲霞市中醫(yī)醫(yī)院人事科，館員，大專學(xué)歷，研究方向：檔案管理。endprint