論單位出納崗位內(nèi)部控制機(jī)制的建設(shè)

汪文錦

摘要：強(qiáng)化出納崗位內(nèi)部控制是單位嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家財(cái)經(jīng)法規(guī)，有效杜絕財(cái)產(chǎn)損失浪費(fèi)，提高單位財(cái)務(wù)信息真實(shí)性的必然要求。本文圍繞單位出納崗位內(nèi)部控制建設(shè)，從崗位分工制度、現(xiàn)金授權(quán)審批制度、日清月結(jié)制度、現(xiàn)金清查制度、現(xiàn)金保管制度等多個(gè)方面提出了建議措施。

關(guān)鍵詞：出納崗位；內(nèi)部控制；機(jī)制建設(shè)

一、相關(guān)概述

單位實(shí)施內(nèi)部控制有助于增強(qiáng)單位財(cái)產(chǎn)安全性和完整性，能夠保障國(guó)家財(cái)經(jīng)紀(jì)律的貫徹執(zhí)行，并通過(guò)單位內(nèi)部崗位之間的相互聯(lián)系和相互制約關(guān)系，實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部管理控制措施、程序和方法的系統(tǒng)化、規(guī)范化。出納崗位是單位財(cái)務(wù)管理工作中的重要組成部分，圍繞出納崗位實(shí)施有效的內(nèi)部控制能夠提高會(huì)計(jì)記錄的真實(shí)性，防止財(cái)產(chǎn)物資損失浪費(fèi)。強(qiáng)化單位出納崗位內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)從健全完善崗位分工制度、現(xiàn)金授權(quán)審批制度、日清月結(jié)制度、現(xiàn)金清查制度、現(xiàn)金保管制度等方面入手，增強(qiáng)出納崗位內(nèi)部控制的實(shí)效性和針對(duì)性。

二、健全完善崗位分工制度

圍繞單位出納崗位內(nèi)部控制建設(shè)，需要進(jìn)一步明確崗位分工制度。健全完善崗位分工制度能夠?qū)ω?cái)務(wù)部門(mén)以及相關(guān)崗位的職責(zé)和權(quán)限進(jìn)行進(jìn)一步的明確和細(xì)化，是單位出納崗位內(nèi)部控制管理中一個(gè)重要的環(huán)節(jié)。實(shí)施崗位分工制度，確保單位在辦理相關(guān)的現(xiàn)金業(yè)務(wù)時(shí)能夠?qū)崿F(xiàn)不相容職務(wù)相互分離、相互制約、相互監(jiān)督。單位在現(xiàn)金管理過(guò)程中建立相應(yīng)的崗位分工制度，通過(guò)設(shè)置專(zhuān)職的出納人員，辦理單位的現(xiàn)金保管業(yè)務(wù)和現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)，同時(shí)要求非出納人員不得從事現(xiàn)金保管業(yè)務(wù)和現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)。對(duì)于從事現(xiàn)金款項(xiàng)的出納崗位，還應(yīng)當(dāng)跟負(fù)責(zé)債務(wù)、債權(quán)、收入、費(fèi)用等賬目登記的工作崗位實(shí)現(xiàn)不相容職務(wù)相分離。

除此之外，出納人員還不應(yīng)當(dāng)擔(dān)任稽核、檔案保管等工作崗位。在具體的不相容職務(wù)分離上，要求授權(quán)現(xiàn)金業(yè)務(wù)和執(zhí)行非現(xiàn)金業(yè)務(wù)的崗位要分離，現(xiàn)金保管和現(xiàn)金記錄的崗位要分離，現(xiàn)金記錄和現(xiàn)金執(zhí)行業(yè)務(wù)的崗位分離，總賬登記和現(xiàn)金日記賬登記的崗位要分離，現(xiàn)金實(shí)存數(shù)賬存數(shù)核對(duì)和現(xiàn)金保管的崗位要分離。只有健全完善崗位分工制度，才能夠確保會(huì)計(jì)人員和出納人員相互監(jiān)督，相互制約，在減少核算錯(cuò)誤的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步預(yù)防財(cái)務(wù)舞弊和貪污行為的發(fā)生。在實(shí)際管理過(guò)程中，出納人員一般負(fù)責(zé)現(xiàn)金的保管和現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)，同時(shí)對(duì)現(xiàn)金日記賬進(jìn)行登記并編制現(xiàn)金日?qǐng)?bào)表，而會(huì)計(jì)人員則負(fù)責(zé)登記總賬，這樣也能夠確保出納崗位內(nèi)部控制的有效性。

三、健全完善現(xiàn)金授權(quán)審批制度

現(xiàn)金授權(quán)審批制度也是出納崗位內(nèi)部控制中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。根據(jù)我國(guó)現(xiàn)金管理制度的要求，應(yīng)當(dāng)對(duì)單位現(xiàn)金開(kāi)支的范圍進(jìn)行明確，同時(shí)在現(xiàn)金的使用上也要進(jìn)一步規(guī)范。單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合本單位管理實(shí)際需求和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，圍繞現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)對(duì)現(xiàn)金收支的額度進(jìn)行明確和規(guī)范。同時(shí)健全現(xiàn)金授權(quán)審批制度，進(jìn)一步提高單位現(xiàn)金開(kāi)支的合規(guī)性和合法性，通過(guò)強(qiáng)化現(xiàn)金管理增強(qiáng)出納崗位內(nèi)部控制的質(zhì)量和效率。一般情況下，單位通過(guò)現(xiàn)金授權(quán)審批制度實(shí)施內(nèi)部控制，應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面入手：

一是要進(jìn)一步明確單位現(xiàn)金開(kāi)支的范圍。根據(jù)《現(xiàn)金管理暫行條例》和實(shí)施細(xì)則的規(guī)定，單位在確定現(xiàn)金開(kāi)支范圍時(shí)，要結(jié)合單位實(shí)際設(shè)置范圍和標(biāo)準(zhǔn)，但不得超過(guò)國(guó)家規(guī)定的范圍和標(biāo)準(zhǔn)。一般情況下，單位現(xiàn)金開(kāi)支只是應(yīng)用于職工差旅費(fèi)支付、福利支出、工資支出、因公借款和其他零星支出等。

二是要進(jìn)一步明確報(bào)銷(xiāo)手續(xù)和報(bào)銷(xiāo)方法，規(guī)范使用報(bào)銷(xiāo)憑證。單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身業(yè)務(wù)內(nèi)容，科學(xué)設(shè)計(jì)和印制單位的各種報(bào)銷(xiāo)憑證。在合理制定借款單、工資支付單、差旅費(fèi)報(bào)銷(xiāo)單等報(bào)銷(xiāo)憑證基礎(chǔ)上，明確報(bào)銷(xiāo)憑證的使用方法，進(jìn)一步規(guī)范報(bào)銷(xiāo)憑證的傳遞手續(xù)和傳遞流程。同時(shí)還要對(duì)現(xiàn)金支出等各項(xiàng)業(yè)務(wù)的報(bào)銷(xiāo)方法進(jìn)行明確，對(duì)于未按規(guī)定辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)和不符合現(xiàn)金開(kāi)支范圍的報(bào)銷(xiāo)都不得進(jìn)行現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)。

三是明確現(xiàn)金支出審批的權(quán)限。單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的經(jīng)營(yíng)規(guī)模和部門(mén)內(nèi)部職責(zé)分工合理確定現(xiàn)金支出的審批權(quán)限。根據(jù)現(xiàn)金支出額度的不同，分別由不同的部門(mén)或人員進(jìn)行審批。比如對(duì)于現(xiàn)金開(kāi)支額度較小的，由會(huì)計(jì)人員進(jìn)行審查和審批。對(duì)于現(xiàn)金開(kāi)支額度稍大的，可以由單位的財(cái)務(wù)主管進(jìn)行審查和審批。而對(duì)于現(xiàn)金開(kāi)支金額較大的，則一般需要單位主管財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或者單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。出納人員在現(xiàn)金報(bào)銷(xiāo)時(shí)，應(yīng)當(dāng)依據(jù)按規(guī)定權(quán)限經(jīng)過(guò)審批的付款憑證和原始憑證進(jìn)行付款。而對(duì)于超越權(quán)限進(jìn)行審批或者是沒(méi)有經(jīng)過(guò)審批的報(bào)銷(xiāo)憑證，出納人員則不應(yīng)當(dāng)對(duì)其付款。

四是進(jìn)一步規(guī)范現(xiàn)金支出業(yè)務(wù)流程。一般情況下，出納在進(jìn)行現(xiàn)金支出業(yè)務(wù)時(shí)，都是按照支付申請(qǐng)—支付審批—支付核算—支付報(bào)銷(xiāo)的流程來(lái)進(jìn)行，通過(guò)規(guī)范現(xiàn)金支出業(yè)務(wù)流程，降低現(xiàn)金支出環(huán)節(jié)的管理風(fēng)險(xiǎn)。

四、健全完善日清月結(jié)制度

圍繞現(xiàn)金管理的內(nèi)部控制，實(shí)施日清月結(jié)制度能夠有效保證會(huì)計(jì)記錄和業(yè)務(wù)記錄的真實(shí)性、完整性、及時(shí)性。實(shí)施日清月結(jié)制度就是要在辦理現(xiàn)金出納業(yè)務(wù)的過(guò)程中，確保按日清理按月結(jié)算，這也是現(xiàn)金出納工作崗位的基本要求。出納人員應(yīng)當(dāng)對(duì)當(dāng)日的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行清理，并全部登入現(xiàn)金日記賬，并圍繞現(xiàn)金日記賬的現(xiàn)金余額實(shí)地盤(pán)點(diǎn)和核對(duì)庫(kù)存現(xiàn)金，以此來(lái)確保按日清理的完成。

一方面要對(duì)憑證進(jìn)行清理，憑證作為單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來(lái)的記錄依據(jù)，也是出納人員現(xiàn)金按日清理的重要內(nèi)容。應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)金收付款憑證進(jìn)行核查，確保憑證跟原始憑證相符合。通過(guò)單證相符保障現(xiàn)金日記賬記錄的正確性，同時(shí)對(duì)檢查完成的憑證單據(jù)加蓋收訖、付訖戳記。

另一方面也要進(jìn)行日記賬登記和清理。出納人員應(yīng)當(dāng)將當(dāng)日所發(fā)生的全部現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)在現(xiàn)金收付款憑證進(jìn)行登記入賬，檢查證賬的一致性，確保收付款憑證的內(nèi)容、金額與日記賬的內(nèi)容、金額相符。在清理完現(xiàn)金日記賬之后，還應(yīng)當(dāng)對(duì)日記賬的當(dāng)日庫(kù)存余額進(jìn)行結(jié)算，并對(duì)庫(kù)存現(xiàn)金進(jìn)行每日盤(pán)點(diǎn)。出納人員應(yīng)當(dāng)將每日清點(diǎn)的現(xiàn)金實(shí)存金額跟現(xiàn)金日記賬的賬面余額進(jìn)行核對(duì)，及時(shí)檢查兩者之間金額的一致性。對(duì)于短款或者長(zhǎng)款的情況，應(yīng)當(dāng)及時(shí)查明原因并妥善處理。對(duì)于現(xiàn)金實(shí)存數(shù)大于或者小于賬面金額的長(zhǎng)款、短款情況，如果是由于記賬錯(cuò)誤而發(fā)生的則應(yīng)當(dāng)對(duì)賬務(wù)處理進(jìn)行及時(shí)糾正。假如是由于疏忽或者失誤造成的長(zhǎng)款或短款情況，則應(yīng)當(dāng)明確并追究責(zé)任。對(duì)于難以明確責(zé)任的，則可以作為收益或損失進(jìn)行會(huì)計(jì)處理。另外，還應(yīng)當(dāng)檢查庫(kù)存現(xiàn)金實(shí)際金額是否超過(guò)了庫(kù)存現(xiàn)金的限額。endprint

五、健全完善現(xiàn)金清查制度

現(xiàn)金清查制度是在日清月結(jié)制度基礎(chǔ)之上設(shè)計(jì)的，其目的是為了進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)出納工作崗位的監(jiān)督。由現(xiàn)金清查小組對(duì)庫(kù)存現(xiàn)金進(jìn)行定期或不定期的盤(pán)點(diǎn)清查，通過(guò)實(shí)地盤(pán)點(diǎn)清查及時(shí)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金收付過(guò)程中存在的差錯(cuò)和失誤，有效防止挪用公款、貪污盜竊等違法行為的發(fā)生，增強(qiáng)庫(kù)存現(xiàn)金的安全性。日清月結(jié)是出納人員應(yīng)當(dāng)遵循的工作制度，而庫(kù)存現(xiàn)金清查制度則可以強(qiáng)化外部對(duì)出納工作崗位的監(jiān)督。通過(guò)日清月結(jié)制度和現(xiàn)金清查制度的結(jié)合，實(shí)現(xiàn)出納崗位自身管理和外部監(jiān)督的有機(jī)結(jié)合。

在現(xiàn)金清查過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注賬款一致性，重點(diǎn)審查有無(wú)私借公款、挪用公款、白條抵庫(kù)等違規(guī)行為。實(shí)施現(xiàn)金清查應(yīng)當(dāng)采用突擊檢查的方式，以此來(lái)防止出納人員對(duì)庫(kù)存現(xiàn)金做手腳。一方面應(yīng)當(dāng)要求出納人員鎖上保險(xiǎn)柜，暫停辦理相關(guān)的現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)。另一方面要求出納人員對(duì)庫(kù)存現(xiàn)金的余額進(jìn)行核算，對(duì)于已經(jīng)辦理收付款手續(xù)但沒(méi)有在現(xiàn)金日記賬中進(jìn)行登記的應(yīng)當(dāng)全部登記入賬，并核算出當(dāng)日庫(kù)存現(xiàn)金的余額。在清點(diǎn)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)由出納人員自行盤(pán)點(diǎn)，執(zhí)行點(diǎn)數(shù)，同時(shí)清查人員在旁監(jiān)理，并按照金額分類(lèi)填寫(xiě)現(xiàn)金清單，在現(xiàn)金清點(diǎn)完成后，檢查賬面結(jié)存數(shù)跟實(shí)際盤(pán)點(diǎn)數(shù)是否一致。

六、建立健全現(xiàn)金保管制度

現(xiàn)金作為單位流動(dòng)性最強(qiáng)的資產(chǎn)，也是最容易被竊取的目標(biāo)。出納人員作為現(xiàn)金保管的直接責(zé)任人，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守現(xiàn)金保管制度，確?，F(xiàn)金安全完整，切實(shí)避免由于工作疏忽和制度不嚴(yán)可能造成的現(xiàn)金遺失問(wèn)題。在建立和實(shí)施現(xiàn)金保管制度過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)圍繞以下幾個(gè)方面來(lái)開(kāi)展工作。

一是有合理確定現(xiàn)金的保管限額。對(duì)于超過(guò)庫(kù)存限額之外的現(xiàn)金，應(yīng)當(dāng)在結(jié)算之后送存銀行。二是除因工作需要存放的小額備用金之外，其他現(xiàn)金都應(yīng)當(dāng)在專(zhuān)用的保險(xiǎn)柜中進(jìn)行存放，不得隨意存放現(xiàn)金。三是對(duì)庫(kù)存限額之內(nèi)的現(xiàn)金，應(yīng)當(dāng)每日核查，在完成核查且金額正確的情況下，將所有的庫(kù)存現(xiàn)金在保險(xiǎn)柜中存放。四是單位的庫(kù)存現(xiàn)金都不得以個(gè)人名義存放銀行。這有助于規(guī)避財(cái)務(wù)人員公款私存問(wèn)題，同時(shí)也可以避免單位設(shè)立賬外小金庫(kù)問(wèn)題。五是分類(lèi)保管庫(kù)存現(xiàn)金。應(yīng)當(dāng)按照票面金額和種類(lèi)分類(lèi)保管，單位應(yīng)配備專(zhuān)用保險(xiǎn)柜用于存放銀行票據(jù)、有價(jià)證券和庫(kù)存現(xiàn)金等。要圍繞保險(xiǎn)柜使用制定相關(guān)的使用辦法，并設(shè)專(zhuān)人進(jìn)行管理。一般情況下，保險(xiǎn)柜的管理都是由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人授權(quán)出納人員負(fù)責(zé)具體的使用管理。同時(shí)在保險(xiǎn)柜鑰匙的配備上也要明確具體的持有人，出納人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)授權(quán)的情況下，不能私自將保險(xiǎn)柜鑰匙交由他人代為管理。

七、增強(qiáng)現(xiàn)金差錯(cuò)處理的科學(xué)性

對(duì)于單位出納崗位來(lái)講，應(yīng)當(dāng)盡量確?，F(xiàn)金管理的準(zhǔn)確性，但是在管理實(shí)踐中出現(xiàn)現(xiàn)金差錯(cuò)也難以避免。能否正確處理現(xiàn)金差錯(cuò)提升單位出納管理質(zhì)量，在很大程度上直接影響到單位的資產(chǎn)安全性和完整性。單位發(fā)生現(xiàn)金差錯(cuò)的原因是多方面，既可能是人為因素造成的責(zé)任性差錯(cuò)，也可能是事故性差錯(cuò)或者技術(shù)性差錯(cuò)。單位出現(xiàn)為現(xiàn)金差錯(cuò)之后，出納崗位需要對(duì)其進(jìn)行科學(xué)合理的處理，要針對(duì)不同的現(xiàn)金差錯(cuò)類(lèi)型分別對(duì)待和處理。一方面，要提升出納人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和綜合管理水平，提高日常現(xiàn)金管理的準(zhǔn)確性，盡量減少現(xiàn)金收入支出方面的差錯(cuò)，同時(shí)了解和把握現(xiàn)金差錯(cuò)的處理方法和手段；另一方面，當(dāng)單位發(fā)生現(xiàn)金差錯(cuò)時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)查找和分析現(xiàn)金差錯(cuò)原因，采取針對(duì)性措施，準(zhǔn)確界定現(xiàn)金差錯(cuò)的性質(zhì)，區(qū)別對(duì)待正確處理。

出納人員應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)金進(jìn)行每日清點(diǎn)，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的現(xiàn)金差錯(cuò)無(wú)論是短款還是長(zhǎng)款都需要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，分析差錯(cuò)原因并采取針對(duì)性措施加以糾正。對(duì)于書(shū)寫(xiě)或者計(jì)算原因造成的技術(shù)性現(xiàn)金差錯(cuò)，金額較小的可以按照審批權(quán)限按照“短款報(bào)投、長(zhǎng)款歸公”的原則進(jìn)行處理。對(duì)于不能查找差錯(cuò)原因的可以在報(bào)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)之后按照“待處理財(cái)產(chǎn)損溢”進(jìn)行處理，并及時(shí)銷(xiāo)賬。對(duì)于因?yàn)檫`法財(cái)經(jīng)紀(jì)律、玩忽職守或者有章不循等原因造成的重大責(zé)任性現(xiàn)金差錯(cuò)，應(yīng)當(dāng)對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行責(zé)任追究，并給予一定的紀(jì)律處分。對(duì)金額較大，影響較為惡劣的還應(yīng)當(dāng)追究法律責(zé)任。對(duì)于出納收付差錯(cuò)造成的現(xiàn)金差錯(cuò)，應(yīng)當(dāng)按照單位的相關(guān)規(guī)定和審批權(quán)限上報(bào)審批。

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（作者單位：山東省古建筑保護(hù)研究院）endprint