事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策

陳爽

摘 要：人事檔案是人才識(shí)別、選拔及考核的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。事業(yè)單位在人事檔案過程中，應(yīng)堅(jiān)持“以人為本”的服務(wù)原則，提升管理質(zhì)量，完成人力資源合理調(diào)度的義務(wù)。本文通過分析人事檔案在事業(yè)單位中的管理現(xiàn)狀，總結(jié)了當(dāng)前事業(yè)單位管理存在的問題并提出解決方案，旨在提升事業(yè)單位人事檔案管理水平，為其更好發(fā)揮人力資源管理作用提出建設(shè)性意見。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；人力資源

人事檔案是我國人事管理模式的重要組成部分，既包含了個(gè)人身份信息，又收集了當(dāng)事人學(xué)歷、資歷、信用記錄、勞動(dòng)保障等各個(gè)方面的情況信息，在個(gè)人職稱申報(bào)和社會(huì)保險(xiǎn)的辦理過程中都是必不可少的依據(jù)。隨著事業(yè)單位體制改革的不斷推進(jìn)，對(duì)事業(yè)單位人事部門的管理任務(wù)提出了更高的要求。加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的研究，有助于事業(yè)單位人才管理的提高，對(duì)保障人力資源合理調(diào)度，促進(jìn)社會(huì)和諧發(fā)展具有重要意義。

1 人事檔案管理的意義

人事檔案收錄了公民的族籍、受教育水平、工作經(jīng)歷、重要功績(jī)及榮譽(yù)、資信情況等重要信息，是事業(yè)單位識(shí)別、選拔人才的重要依據(jù)。此外，部分人事檔案還記載著個(gè)人思想道德、業(yè)績(jī)、成長(zhǎng)過程等信息，是組織考察和管理人才的途徑之一。人事檔案管理工作的主要內(nèi)容是對(duì)人事檔案進(jìn)行收集、整編、調(diào)度、保存和統(tǒng)計(jì)。做為事業(yè)單位，完整高效的人事檔案管理是其平穩(wěn)運(yùn)行的基礎(chǔ)和保障，同時(shí)肩負(fù)著重要的社會(huì)義務(wù)和管理價(jià)值。隨著國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)節(jié)奏逐漸加快，人事檔案的調(diào)動(dòng)和信息收集工作日趨頻繁。此外，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化水平的不斷提升，對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理人員工作提出了更高的要求。隨著事業(yè)單位改革的逐漸深化，提升人事檔案管理水平成為了社會(huì)密切關(guān)注的課題[1]。

2 我國事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

2.1 缺乏對(duì)人事檔案管理工作的重視

長(zhǎng)期以來，事業(yè)單位管理機(jī)構(gòu)對(duì)人事檔案的管理重視程度不夠，把人事檔案的管理工作當(dāng)作一種常規(guī)業(yè)務(wù)以外的輔助工作，忽視了事業(yè)單位作為社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)的社會(huì)職責(zé)與義務(wù)。人事檔案管理工作不僅意義重大，其管理內(nèi)容也相對(duì)復(fù)雜，通常而言，檔案管理工作應(yīng)包含從收集到統(tǒng)計(jì)一系列的流程，但部分事業(yè)單位管理部門僅將工作重心維持在保存檔案這一個(gè)方面。只需做到領(lǐng)導(dǎo)審查時(shí)不出現(xiàn)檔案丟失或損毀即算達(dá)成工作任務(wù)，基層管理人員工作積極性不高，領(lǐng)導(dǎo)部門缺乏重視，沒有起到模范帶頭作用。一些事業(yè)單位甚至必要的管理設(shè)備和人員補(bǔ)充，每年的議事日程與結(jié)算統(tǒng)計(jì)也缺乏對(duì)人事檔案管理工作的匯報(bào)內(nèi)容，檔案管理缺乏主動(dòng)性，由于事業(yè)單位區(qū)別于企業(yè)不具備自我盈利的職能，在總結(jié)工作時(shí)不涉及人事檔案管理的項(xiàng)目，也就缺少檔案管理所必須的設(shè)備、資金和人才，進(jìn)一步加劇了人事檔案管理的漏洞，限制了事業(yè)單位人事檔案管理水平[2]。

2.2 檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不高

長(zhǎng)期以來，由于事業(yè)單位組織形式的特殊性，經(jīng)費(fèi)統(tǒng)一來源于財(cái)政部門批款補(bǔ)助，不實(shí)行經(jīng)濟(jì)核算，因此其工作人員主體大多是通過事業(yè)編單位考試選拔而來，這類工作人員具有較強(qiáng)的適應(yīng)能力和綜合業(yè)務(wù)能力，但在人事檔案管理方面，由于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)缺乏重視，錯(cuò)誤估計(jì)了人事檔案管理的專業(yè)性，使事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作呈粗放化趨勢(shì)，從事檔案管理工作的人員包括從其他事業(yè)單位臨時(shí)調(diào)動(dòng)，或企業(yè)單位租借而來，甚至包括一些應(yīng)屆的大學(xué)生和兼職人員，由于工作崗位流動(dòng)性強(qiáng)，而檔案管理工作繁瑣而復(fù)雜，崗位交接過程中缺乏溝通和資料的整理，沒有對(duì)檔案管理完成度進(jìn)行數(shù)據(jù)整合，嚴(yán)重影響了工作效率。此外，由于管理工作以人工為主，加上調(diào)度工作的頻繁，檔案文件出現(xiàn)氧化發(fā)黃、褪色變色也是屢見不鮮，使人事檔案管理工作不僅沒有完成其整理任務(wù)指標(biāo)，連最基礎(chǔ)的保管和調(diào)度工作都難以保障[3]。

2.3 信息化水平低

人事檔案管理是一個(gè)長(zhǎng)期而復(fù)雜的過程，我國人口基數(shù)大，人口密度分布不均衡，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)及信息化管理的要求更高，隨著社會(huì)一體化的推進(jìn)，各事業(yè)單位之間人力資源的調(diào)動(dòng)更為頻繁，提升事業(yè)單位人事檔案管理部門信息化水平已經(jīng)成為了亟待解決的問題。手工收錄信息存在著工作效率低下，誤差率高，對(duì)紙質(zhì)檔案資料存在破壞性等一系列弊端，先進(jìn)技術(shù)手段在企業(yè)單位很早就有運(yùn)用，但時(shí)至今日事業(yè)單位尚未普及資料檢索、大數(shù)據(jù)調(diào)閱等基礎(chǔ)功能。此外，手工錄入還存在勞動(dòng)強(qiáng)度過高、機(jī)械系強(qiáng)的問題，容易使基層工作人員產(chǎn)生倦怠感和抵觸心理，影響了人事檔案管理工作效率和信息收集質(zhì)量[4]。

3 人事檔案管理問題的解決方案

3.1 加強(qiáng)檔案管理部門建設(shè)

引導(dǎo)管理人員正確認(rèn)識(shí)事業(yè)單位人事檔案管理的重要性，是推進(jìn)事業(yè)單位改革及解決人事檔案管理問題的根本前提。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)起到帶頭表率作用，正確認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作的積極作用，建立健全事業(yè)單位人事檔案管理人員責(zé)任制，制訂正確的考核和崗位責(zé)任制度，樹立事業(yè)單位社會(huì)服務(wù)義務(wù)標(biāo)桿，將人事檔案管理工作同事業(yè)單位的日常職能同步回歸到正確的建設(shè)軌道上來。例如，吉林省人力資源與社會(huì)保障廳在一次公開聽證會(huì)上收集到來自單位內(nèi)外及社會(huì)多部門的反饋，表示該單位人事檔案管理工作人員存在服務(wù)態(tài)度差，檔案管理不專業(yè)等問題，領(lǐng)導(dǎo)部門經(jīng)過討論后決定召開部門內(nèi)部討論會(huì)議對(duì)基層管理人員進(jìn)行調(diào)換和撤崗，規(guī)范檔案管理制度，并申請(qǐng)向全省范圍內(nèi)開展管理人員監(jiān)督工作，正確認(rèn)識(shí)人事檔案管理問題；改進(jìn)粗放化人事資源調(diào)度，實(shí)行企業(yè)化、精細(xì)化人員管理，杜絕人事檔案的損壞和不當(dāng)保存等現(xiàn)象發(fā)生，確保事業(yè)單位完整履行社會(huì)義務(wù)[5]。

3.2 增加資金投入，提升信息化管理水平

由于事業(yè)單位不具備自負(fù)盈虧、賺取利潤(rùn)的職能。因此事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)部門要加強(qiáng)與財(cái)政機(jī)關(guān)的協(xié)調(diào)與溝通，在項(xiàng)目總結(jié)和管理過程中，要將引進(jìn)現(xiàn)代化信息管理設(shè)備更新和專業(yè)管理人才建設(shè)提上日程，提升財(cái)政補(bǔ)貼水平，將更多資金投入到人事檔案管理項(xiàng)目當(dāng)中來，引進(jìn)先進(jìn)管理人才和計(jì)算機(jī)信息管理人員，定期開展事業(yè)單位內(nèi)部計(jì)算機(jī)檔案管理資料錄入培訓(xùn)與講座，引導(dǎo)現(xiàn)有基層工作人員積極學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)與人才檔案管理的實(shí)踐結(jié)合，掌握必要的軟件操作能力，培養(yǎng)基層工作人員綜合素質(zhì)。運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)思維，對(duì)人事檔案影像、圖像資料進(jìn)行甄別和分類，將檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行信息化處理，同時(shí)要注意網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，避免事業(yè)單位數(shù)據(jù)儲(chǔ)存信息被不法分子利用，保證人事檔案非可見信息安全度，保障數(shù)據(jù)管理完整性和密鑰權(quán)限不被破壞，提升人事檔案管理信息抽取效率。

4 結(jié)論

人事檔案是我國公民資料的集成，是社會(huì)識(shí)別與應(yīng)用人才的依據(jù)，對(duì)個(gè)人發(fā)展及享受社會(huì)福利具有重要意義。目前，我國事業(yè)單位在人事檔案管理過程中，存在著管理水平落后、重視程度不足、信息化水平低等問題，需要深化事業(yè)單位改革，提升人事檔案管理水平、加強(qiáng)信息化技術(shù)應(yīng)用。希望本文得到事業(yè)單位管理及工作人員的重視，建立健全檔案管理制度，為保障公民履行社會(huì)義務(wù)，促進(jìn)社會(huì)和諧發(fā)展共同努力。

參考文獻(xiàn)

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[5]張小蘭.事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對(duì)策建議[J].卷宗，2015，5（12）：61-61.endprint