新常態(tài)下醫(yī)院合同檔案的建立與管理

鐘心

摘 要：伴隨著新醫(yī)改的實(shí)施，醫(yī)院的經(jīng)營管理發(fā)生了相應(yīng)變化，而合同檔案管理成為一項(xiàng)工作重點(diǎn)，能指引醫(yī)院發(fā)展，促進(jìn)醫(yī)療服務(wù)水平的提升。本文首先分析了醫(yī)院合同檔案的特征，然后闡述了合同檔案的建立和管理措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：新常態(tài)；醫(yī)院；合同檔案；管理措施

合同檔案是企事業(yè)單位在經(jīng)濟(jì)活動中，和組織、法人、自然人簽訂的協(xié)議，雙方的權(quán)利義務(wù)終止后，及時進(jìn)行歸檔保存。醫(yī)院在日常運(yùn)行管理中，會產(chǎn)生大量的合同檔案，對于醫(yī)院健康發(fā)展具有重要作用，是解決醫(yī)患糾紛、保障合法權(quán)益、減輕經(jīng)濟(jì)損失的依據(jù)。以下針對合同檔案的建立和管理進(jìn)行探討。

1 醫(yī)院合同檔案的特征

1.1 憑證性

我國《合同法》明確指出[1]，合同檔案具有憑證性，醫(yī)院和另一方簽訂合同之后，就會對雙方產(chǎn)生法律約束力。合同的履行、變更，權(quán)利義務(wù)的轉(zhuǎn)讓，以及合同終止、違約處罰等，均應(yīng)該以合同檔案為依據(jù)。一旦違反檔案中的規(guī)則，當(dāng)事人就要承擔(dān)相應(yīng)的法律后果。

1.2 多樣性

醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動頻繁，因此合同種類多樣，以業(yè)務(wù)職責(zé)來劃分，包括藥品采購合同、醫(yī)療耗材合同、辦公用品采購合同、基建工程合同、物業(yè)管理合同、食品采購合同等。伴隨著人事制度改革的進(jìn)展，醫(yī)務(wù)人員的身份也發(fā)生了變化，合同類型多元化，例如長期聘用合同、臨時用工合同、派遣人員合同等。針對不同的合同檔案，需要采用不同的管理措施，增加了管理難度。

1.3 規(guī)范性

醫(yī)院合同檔案建立之后，就會產(chǎn)生法律效力，因此合同本身應(yīng)該滿足法律法規(guī)的要求。就目前而言，國家對于合同的建立提出了明確規(guī)定，不符合規(guī)定的合同屬于無效合同，也就不具備法律效力。以第11條為例，書面形式指的是合同書、信件、數(shù)據(jù)電文等，以有形表現(xiàn)所載內(nèi)容的形式。因此，醫(yī)院合同檔案的建立，應(yīng)該滿足規(guī)范要求。

2 新常態(tài)下醫(yī)院合同檔案的建立

2.1 檔案分類

從醫(yī)院合同檔案的類型上劃分，主要包括基建工程合同、藥品耗材購買合同、服務(wù)合作項(xiàng)目合同、人事管理合同等。對于這些不同類型的合同，要分別進(jìn)行編號，依據(jù)事業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)要求，應(yīng)該遵循以下原則[2]：一是方便管理和檢索利用，為檔案的查詢使用提供有利條件；二是符合事業(yè)檔案規(guī)律，在同一層次的類別中，只能采用一個標(biāo)準(zhǔn)；三是一致性和同一性，分類要具有邏輯，例如工程、借貸、設(shè)備協(xié)議、招工聘任等，應(yīng)該單獨(dú)立項(xiàng)。

2.2 檔案收集

檔案收集是合同檔案建立的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，因?yàn)闄n案和一般公文不同，不僅周期長、而且流程多。對于管理部門來說，檔案收集過程中，中途截留檔案分散保管，會影響檔案資料的完整性。此外，審批簽署也具有難度，因?yàn)椴煌瑱n案的性質(zhì)、類別不同，辦理時需要經(jīng)過不同的部門，承辦一致性、連續(xù)性不達(dá)標(biāo)。首先在合同印制環(huán)節(jié)，進(jìn)行建檔編號，利用醫(yī)院OA辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行合同管理。其次在傳遞單審批期間，重點(diǎn)關(guān)注總金額、合同狀態(tài)和內(nèi)容、有效期等，填寫時保證合同格式的統(tǒng)一性，為審批工作創(chuàng)造有利條件。最后審批、打印合同文本，一般數(shù)量為6份，交給雙方當(dāng)事人并簽字確認(rèn)。在報送檔案管理部門時，要填寫《合同檔案登記表》，建立檔案起草文本，并根據(jù)項(xiàng)目變化對合同進(jìn)行修訂補(bǔ)充，能真實(shí)反映出合同的履行情況[3]。

2.3 統(tǒng)一編號

蓋章是合同檔案收集建立中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，編號登記時，經(jīng)辦部門傳遞員要填寫審批單，交給領(lǐng)導(dǎo)審批，根據(jù)審批單的辦結(jié)情況，用印時統(tǒng)一編碼。具體編碼形式，應(yīng)該根據(jù)醫(yī)院的習(xí)慣分類設(shè)置，例如：處室或部門名稱代碼—保管期限—簽訂日期—主題—合同序號。第一，處室或部門名稱代碼，選用前兩個字的首字母大寫，相同時則選用前三個字的首字母大寫，如后勤處為HQ，基建處為JJ；第二，保管期限按照國家規(guī)范執(zhí)行，其中長期為CQ，短期為DQ；第三，簽訂日期采用“×年×月×日”的形式，如2017年10月1日記為20171001；第四，主題詞一般采用兩字、三字短語；第五，合同序號為三位阿拉伯?dāng)?shù)字，如001。

3 醫(yī)院合同檔案的管理問題和改進(jìn)措施

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前醫(yī)院合同檔案管理工作中，存在的問題如下：一是檔案收集不完整，出現(xiàn)檔案失散、忽略小型項(xiàng)目、歸檔不到位等現(xiàn)象。二是管理工作具有隨意性，沒有嚴(yán)格按照制度規(guī)范執(zhí)行，影響合同檔案質(zhì)量。三是管理人員職責(zé)不清，以兼職人員為例，自身業(yè)務(wù)技能水平差；而專職人員只懂檔案不懂業(yè)務(wù)，管理效率低下。針對以上問題，相關(guān)改進(jìn)措施如下：

3.1 完善管理制度

合同檔案管理是醫(yī)院管理的重要內(nèi)容，能促進(jìn)科研技術(shù)交流活動的開展，也是獲得經(jīng)濟(jì)利益的有效手段，因此醫(yī)務(wù)人員要加強(qiáng)重視程度、創(chuàng)新管理理念。一方面，以《合同法》為依據(jù)，加強(qiáng)合同檔案管理的內(nèi)控工作，明確管理部門和個人的職責(zé)，保證簽訂流程的規(guī)范化，能維護(hù)醫(yī)院的合法權(quán)益，制定完善的管理制度體系。另一方面設(shè)置管理專員，按期催收歸檔合同，標(biāo)準(zhǔn)編號后入檔登記；針對日常管理工作，要定期進(jìn)行檢查，包括紙質(zhì)文檔、電子檔案資料。此外，醫(yī)院要定期開放檔案室，用于部門查詢，如需借閱要辦理借閱手續(xù)，在規(guī)定期限內(nèi)歸還，保證檔案資料的完整性[4]。

3.2 規(guī)范管理流程

在合同檔案的用印上，應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行管理流程：第一步，用印部門指定專人登陸OA系統(tǒng)，填寫用印審批單，并對合同進(jìn)行打印。第二步，用于科研或臨床試驗(yàn)的協(xié)議，應(yīng)該由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審簽；如果涉及三重一大、國有資產(chǎn)，則由審計(jì)部門或律師審簽。然后上交行政職能部門負(fù)責(zé)人審簽，最后由醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)審簽。第三步，如果合同需要法人簽署，將用印審批單、合同原件一起交給醫(yī)院法人進(jìn)行審簽。第四步，醫(yī)院印章管理人員對合同檔案進(jìn)行受理、編號、蓋章。第五步，涉及三重一大、國有資產(chǎn)、金額在10萬元以上的合同，或者年限超過2年的服務(wù)合同，要預(yù)留一份合同原件，由醫(yī)院綜合檔案室進(jìn)行存檔。

3.3 加強(qiáng)移交管理

管理人員將蓋章后的合同原件移交給檔案部門，然后登記合同編號，記錄合同金額、份數(shù)、有效期、附件等信息。輔助利用OA管理系統(tǒng)，反映出合同形成的全過程，嚴(yán)格按照登記、審核、簽字交接等流程規(guī)范執(zhí)行，可以通過信息系統(tǒng)調(diào)取記錄，提高合同檔案的歸檔率，避免資料流失[5]。此外，歸檔資料除了合同書以外，還包括合同在建立、執(zhí)行期間產(chǎn)生的文件材料。以醫(yī)療設(shè)備采購合同為例，不僅有歸檔合同書，還包括采購申請、詢價招標(biāo)、安裝維護(hù)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件，例如招標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、驗(yàn)收報告、安裝手冊、維護(hù)記錄等。由于這些附件材料多、持續(xù)時間長，可以采用分階段歸檔的形式，保證合同檔案的完整性。

4 結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院合同檔案具有憑證性、多樣性、規(guī)范性的特征，是醫(yī)院日常管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。文中從檔案分類、檔案收集、統(tǒng)一編號三個方面，介紹了這些檔案的建立要點(diǎn)。針對目前管理中存在的問題，應(yīng)該進(jìn)一步完善管理制度，規(guī)范用印管理流程，加強(qiáng)移交管理，提高合同檔案管理水平，促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[5]陳雪姣.醫(yī)院合同檔案管理工作的實(shí)踐研究與新思路[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（9）：49-50.endprint