如何提升事業(yè)單位人事檔案管理水平思考

莫小玲

摘 要：有效開(kāi)展人事檔案管理工作，是確保事業(yè)單位長(zhǎng)期發(fā)展的重要保證。文章闡述了人事檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位的重要性，分析了當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理工作的問(wèn)題，并就如何提升人事檔案管理水平給出相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；不足；措施

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，事業(yè)單位在人事檔案管理方面暴露的不足愈發(fā)明顯，比如管理體系不健全、管理手段不科學(xué)、管理意識(shí)差、人員素質(zhì)低等等，對(duì)事業(yè)單位造成了一定影響。因此，采取有效措施提升人事檔案管理水平，是新形勢(shì)下事業(yè)單位亟需解決的重要問(wèn)題。

1 人事檔案管理對(duì)事業(yè)單位的重要意義

對(duì)于我國(guó)事業(yè)單位而言，主抓人事檔案管理工作是一項(xiàng)重點(diǎn)，是關(guān)乎事業(yè)單位長(zhǎng)久發(fā)展的關(guān)鍵所在。人事檔案工作涉及面廣、內(nèi)容量大，包含了事業(yè)單位所有在職員工的個(gè)人信息。從個(gè)人信息深入了解員工的個(gè)性特點(diǎn)及工作水平，并視其為合理調(diào)配工作崗位的重要依據(jù)，從而確保員工工作效率最大化，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的長(zhǎng)效發(fā)展。從這一點(diǎn)來(lái)看，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視，完善在管理、人員方面存在的主要問(wèn)題，是新時(shí)期對(duì)事業(yè)單位提出的重點(diǎn)要求。

2 事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的不足之處

2.1 人事檔案管理體系不健全

意識(shí)決定行為，我國(guó)事業(yè)單位在人事檔案管理方面的種種問(wèn)題，根源就在于缺乏對(duì)人事檔案管理工作的重視，導(dǎo)致管理體系存在諸多漏洞，進(jìn)而影響到檔案的應(yīng)用效率。但凡涉及到人員崗位調(diào)配，一般是由單位領(lǐng)導(dǎo)使用個(gè)人檔案查看具體人員信息資料，部分檔案所記載的信息往往是員工過(guò)去的情況，現(xiàn)階段內(nèi)容還沒(méi)有更新，員工最近一段時(shí)期的工作水平是提升了，亦或是下降了，這些是無(wú)法知曉的。一旦領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)錯(cuò)誤的信息資料調(diào)整工作崗位，便無(wú)法達(dá)到人盡其用的效果，不僅造成工作效率低下，也不利于事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展。

2.2 人事檔案管理制度不完善

由體系根源引發(fā)的弊病能夠?qū)χ贫犬a(chǎn)生巨大影響，制度在規(guī)范生產(chǎn)建設(shè)方面有著不可磨滅的作用。在檔案管理方面，事業(yè)單位仍然以傳統(tǒng)的管理模式為主，這種管理缺乏對(duì)重點(diǎn)內(nèi)容的強(qiáng)調(diào)，并且力度小、落實(shí)難。管理人員忽視了建檔的合理化標(biāo)準(zhǔn)，致使人事信息具有獨(dú)立性特點(diǎn)，相關(guān)部門(mén)不能針對(duì)信息進(jìn)行人員調(diào)配，從而影響到整體工作效率。

2.3 人事檔案管理手段不科學(xué)

現(xiàn)階段我國(guó)部分事業(yè)單位還沒(méi)有脫離傳統(tǒng)管理觀念，紙質(zhì)文檔依然是檔案管理工作的重要形式。管理人員將單位員工的個(gè)人資料一一記錄后進(jìn)行歸檔，人工操作的誤差概率大，很難確保信息資料是完整的。同時(shí)，筆錄速度也很難符合具體要求，人事管理效率難以保證。另一方面，檔案管理工作并沒(méi)有引起單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，相關(guān)設(shè)備設(shè)施極度匱乏，加之新形勢(shì)下人事檔案管理的工作量與日俱增，對(duì)卷宗、文件的整理保管都有著一定的影響。

2.4 管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有待提升

忽視檔案管理工作的一個(gè)重要體現(xiàn)，就是人事檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與實(shí)際標(biāo)準(zhǔn)有著不小的距離。事業(yè)單位的人員結(jié)構(gòu)不合理，資歷老、年齡大的員工干部偏多，一部分員工的業(yè)務(wù)能力有限，缺乏學(xué)習(xí)意識(shí)和相關(guān)培訓(xùn)經(jīng)歷，只是依靠傳統(tǒng)手段進(jìn)行日常管理工作，不能保證較強(qiáng)的工作效率。一方面人事檔案管理隊(duì)伍缺乏專(zhuān)業(yè)性建設(shè)，另一方面相關(guān)體系制度不夠健全，員工信息漏記少記現(xiàn)象十分常見(jiàn)，影響到工作崗位的分配效率，在人才合理使用方面存在著較大缺陷。由此可見(jiàn)，提升人事檔案管理水平并非一朝一夕之事，需要在考慮周全的前提下采取有針對(duì)性的整治、防范、強(qiáng)化措施，才能徹底發(fā)揮人事檔案管理職能，為事業(yè)單位謀求效益。

3 提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的措施

3.1 加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的重視

只有認(rèn)識(shí)到人事檔案管理對(duì)事業(yè)單位長(zhǎng)久發(fā)展的意義，才能針對(duì)管理工作存在的缺陷進(jìn)行補(bǔ)救，從而真正提高人事檔案管理水平。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)時(shí)刻督促、糾正管理人員的工作作風(fēng)，加強(qiáng)檔案的規(guī)整力度和審核力度。同時(shí)，應(yīng)針對(duì)設(shè)備設(shè)施不足等加大資金投入，購(gòu)置滅火器、專(zhuān)用檔案柜等解決火災(zāi)保管隱患等問(wèn)題，做人事檔案的保管與存放，提高科學(xué)管理意識(shí)避免出現(xiàn)檔案發(fā)霉受潮的情況。另外還需要注意到隨著時(shí)代的發(fā)展與進(jìn)步，傳統(tǒng)管理已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展需求，必須做出有效應(yīng)對(duì)，從而提升管理水平，需要做好相關(guān)宣傳工作，使創(chuàng)新管理、優(yōu)化管理深入人心。

3.2 健全人事檔案管理制度

制度是行事的依賴(lài)和準(zhǔn)則，加強(qiáng)人事檔案管理制度建設(shè)才能保證事業(yè)單位與新時(shí)期、新要求相匹配?？蓞⒖紘?guó)家制定的相關(guān)政策法規(guī)，結(jié)合事業(yè)單位實(shí)際情況制定一套適用于自身發(fā)展的規(guī)章制度，規(guī)范具體工作的方針?lè)较?。管理人員應(yīng)主動(dòng)學(xué)習(xí)《檔案法》等相關(guān)制度文件，確保人事檔案管理工作有法可依、有章可循。除此之外需要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)人事檔案管理的深度與廣度，因?yàn)樵摴ぷ魇敲嫦騿挝蝗w職工的，所以各部門(mén)人員有義務(wù)加強(qiáng)協(xié)作配合，比如定期為其它部門(mén)開(kāi)展學(xué)習(xí)培訓(xùn)工作，提高人員思想素質(zhì)，只有全體員工深切意識(shí)到人事檔案管理的重要性，并且能夠在一定程度上起到推動(dòng)人事檔案管理建設(shè)的作用，才能有效避免種種問(wèn)題的發(fā)生。

3.3 加大人事檔案管理創(chuàng)新力度

創(chuàng)新與改革是保證事業(yè)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要基調(diào)，創(chuàng)新人事檔案管理的必要性不言而喻。人事檔案面向事業(yè)單位全體員工，考慮到人事信息和人員變動(dòng)的復(fù)雜性，人事檔案管理既要符合現(xiàn)代化管理特征，又不能從集中管理模式下分離出來(lái)，辯證看待傳統(tǒng)管理手段的利弊，取其精華從而與現(xiàn)代化管理進(jìn)行高度融合。比如實(shí)現(xiàn)社會(huì)托管、代管，加強(qiáng)對(duì)電子文檔的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用，降低管理壓力、提高管理效率，是未來(lái)人事檔案管理工作的建設(shè)方向。

3.4 提升人事檔案管理信息化水平

科學(xué)技術(shù)意味著高產(chǎn)與高效，人事檔案管理要做到與時(shí)俱進(jìn)、推陳出新，就要加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的研用開(kāi)發(fā)，讓人事檔案管理與信息化接軌，突破傳統(tǒng)管理模式的限制，從而走上高水平管理道路。在計(jì)算機(jī)的處理下，一個(gè)個(gè)紙質(zhì)文件變成了數(shù)字文檔，將員工個(gè)人資料毫無(wú)分差地記錄于檔案之中。一方面有利于隨時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行補(bǔ)充更新，另一方面實(shí)現(xiàn)了便捷取檔、調(diào)檔，而且能夠有效防止檔案篡改等不良事件發(fā)生，保證個(gè)人信息是真實(shí)的、完整的，為事業(yè)單位科學(xué)選拔人才、調(diào)配崗位提供了重要信息依據(jù)。

3.5 做好人事檔案管理隊(duì)伍的學(xué)習(xí)培訓(xùn)工作

任何與人事檔案管理相關(guān)的措施整改，還是要通過(guò)人來(lái)完成的，管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，決定了人事檔案管理質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)，也是衡量一個(gè)事業(yè)單位綜合實(shí)力的重要標(biāo)準(zhǔn)。所以，加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)是重中之重。管理人員應(yīng)主動(dòng)積極參加事業(yè)單位組織規(guī)劃的學(xué)習(xí)培訓(xùn)活動(dòng)，學(xué)習(xí)了解有關(guān)檔案管理的新理念、新手段，并且養(yǎng)成自主學(xué)習(xí)的好習(xí)慣，不斷充實(shí)個(gè)人專(zhuān)業(yè)水平。另一方面，事業(yè)單位應(yīng)適當(dāng)抬高入職門(mén)檻，讓每一個(gè)通過(guò)應(yīng)聘、進(jìn)入工作崗位的人員都能符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；再者，可提升資金待遇，面向社會(huì)招賢納士，不斷擴(kuò)充人事檔案管理團(tuán)隊(duì)，切實(shí)提升人事檔案管理水平。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，對(duì)人事檔案管理工作的意義進(jìn)行分析，針對(duì)現(xiàn)階段我國(guó)事業(yè)單位在人事檔案管理方面的不足提出相關(guān)建議?？傊?，提升人事檔案管理水平刻不容緩，需要每一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)、管理人員給予高度重視。

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