精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

伍志新

摘 要：隨著時代的不斷發(fā)展，各類信息技術(shù)以及大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用越來越普及。同時，信息量的逐年增大也讓網(wǎng)絡(luò)存儲方式逐漸取代了傳統(tǒng)信息資源存儲方式。基于以上變化，新時期醫(yī)院檔案管理工作者的檔案管理工作，唯有緊跟時代發(fā)展步伐，革新始終堅持精細(xì)化的管理理念，創(chuàng)新管理模式，如此方能有效提升醫(yī)院檔案管理工作的工作質(zhì)量，從而最大限度滿足醫(yī)院對檔案的利用需求。

關(guān)鍵詞：精細(xì)化；管理理念；醫(yī)院檔案

如今，醫(yī)療技術(shù)不斷進(jìn)步，醫(yī)院管理主要朝著綜合化、信息化與精細(xì)化的方向發(fā)展，因此精細(xì)化管理可滿足醫(yī)院對工作人員檔案管理的基本要求。精細(xì)化管理為目前較為先進(jìn)的一種管理理念，可體現(xiàn)數(shù)據(jù)化、標(biāo)準(zhǔn)化與程序化等特點(diǎn)，也可顯著提高檔案管理質(zhì)量，還可提高管理人員服務(wù)質(zhì)量與工作效率。

1 醫(yī)院檔案管理的重要性

所謂的醫(yī)院檔案，簡言之，即醫(yī)院的日常工作記錄，是醫(yī)院各科室人員日常工作開展的重要依據(jù)。因而針對醫(yī)院檔案的管理不僅關(guān)乎醫(yī)院的日常工作質(zhì)量，且與醫(yī)護(hù)人員工作效率亦息息相關(guān)，因而作為管理人員，應(yīng)務(wù)必對醫(yī)院的檔案管理工作給予足夠重視，并在日常的管理過程中，積極將精細(xì)化的管理理念融入檔案管理過程中，以實現(xiàn)對醫(yī)院檔案的有效管理。隨后通過對各類檔案信息的匯總與統(tǒng)計，由此形成醫(yī)院檔案“大數(shù)據(jù)”，為醫(yī)護(hù)人員的日常工作開展提供有效的數(shù)據(jù)支撐，進(jìn)而確保其服務(wù)質(zhì)量的有效提升。

2 精細(xì)化管理的概述

精細(xì)化管理就是將管理責(zé)任具體化、明確化、精細(xì)化，對管理過程中出現(xiàn)的問題及時處理的一種管理模式。精細(xì)化管理是一種管理理念，體現(xiàn)了組織嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真、精益求精思想的貫徹，是現(xiàn)代社會趨向?qū)I(yè)分工發(fā)展的必然結(jié)果，是一種全新的管理理念。與傳統(tǒng)管理模式相比，精細(xì)化管理具有無可比擬的優(yōu)越性。在精細(xì)化管理模式下，管理責(zé)任得到了落實，所有工作都有章可循，有據(jù)可查。對于醫(yī)院而言，醫(yī)院精細(xì)化管理是醫(yī)院提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，獲得良好經(jīng)濟(jì)效益的前提，在醫(yī)院管理工作中應(yīng)用精細(xì)化管理，可以讓醫(yī)院的戰(zhàn)略規(guī)劃有效的落地并開展實施，提高醫(yī)院的運(yùn)營績效，增強(qiáng)醫(yī)院管理人員的執(zhí)行能力和運(yùn)作水平，提升醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平，對醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展有著重大意義。

3 檔案管理中存在問題

3.1 管理體制問題

利用精細(xì)化管理中的 PDCA 循環(huán)法發(fā)現(xiàn)，在現(xiàn)階段有些科室或部門還保留著落后的檔案管理體制，這極易出現(xiàn)管理混亂與檔案丟失等問題。若發(fā)生檔案管理問題，則能夠進(jìn)一步影響醫(yī)院醫(yī)療人員的相關(guān)工作，也有可能直接影響醫(yī)學(xué)研究的開展，同時對整個醫(yī)院醫(yī)療管理的質(zhì)量造成了影響。因此，落后的檔案管理體制可為醫(yī)院工作人員帶來很多的麻煩，也可顯著降低其工作效率。

3.2 檔案歸檔問題

在檔案歸檔時容易存在收集效率低、歸檔錯誤等問題。若醫(yī)院日常管理缺乏統(tǒng)一、規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)或檔案管理模式，則直接導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理效率低、檔案內(nèi)容雜亂、管理混亂等問題。如果醫(yī)院管理人員不重視醫(yī)院檔案管理，那么檔案的立卷與歸檔也存在問題。同時，醫(yī)院檔案的作用無法得到充實的發(fā)揮，醫(yī)院管理效率與管理質(zhì)量很難得到提高。

4 精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

4.1 明確醫(yī)院檔案建設(shè)的目標(biāo)

為實現(xiàn)對醫(yī)院檔案的精細(xì)化管理，首要任務(wù)便是對醫(yī)院檔案的建設(shè)目標(biāo)予以明確。對此，不同醫(yī)院需依照自身實際情況來提出相對較為符合醫(yī)院發(fā)展規(guī)律的發(fā)展規(guī)劃，隨后通過長、短期目標(biāo)相結(jié)合的方式，將整體目標(biāo)進(jìn)一步細(xì)化為階段性目標(biāo)，并將不同目標(biāo)下放至相關(guān)部門，待年末再對各分管部門進(jìn)行統(tǒng)一的考核并給予適當(dāng)?shù)莫剟?，以此方可充分調(diào)動工作人員的工作積極性。當(dāng)然，在此過程中，醫(yī)院還應(yīng)做好各部門檔案的分類工作，并指派專業(yè)人員進(jìn)行管理，以及時解決其中存在的問題，進(jìn)而確保醫(yī)院檔案建設(shè)工作的有序開展。

4.2 應(yīng)用精細(xì)化理念做好醫(yī)院檔案整理和歸檔工作

將精細(xì)化的理念融入醫(yī)院的檔案管理工作中，作為管理人員，首先應(yīng)確保其所搜集檔案資料的科學(xué)性與完整性，隨后根據(jù)不同類型的檔案采取不一樣的方式或方案來進(jìn)行分別管理，以確保檔案類別的清晰。與此同時，針對不同類別或不同等級的檔案，應(yīng)將檔案歸檔的全過程也完整記錄下來，從而避免檔案丟失、損壞等問題的發(fā)生，從而確保檔案后期使用的準(zhǔn)確性與便利性。最后，以精細(xì)化的方式歸檔醫(yī)院檔案，作為醫(yī)院檔案管理人員還應(yīng)務(wù)必確保檔案歸檔的條理性，并以完善醫(yī)院檔案管理模式為基礎(chǔ)，努力提升自身的檔案管理水平，如此方能為醫(yī)院人員的醫(yī)療工作開展提供便利。

4.3 醫(yī)院檔案精細(xì)化管理制度

醫(yī)院檔案管理人員的首要任務(wù)是通過體制建設(shè)提高其管理效率與管理水平，在新形勢下應(yīng)迎合醫(yī)院檔案管理的基本要求，提高醫(yī)院整體的管理質(zhì)量，將醫(yī)院檔案管理工作的基礎(chǔ)打牢，完善《檔案保管制度》《檔案工作保密制度》《檔案利用制度》《檔案材料歸檔制度》等檔案管理制度。在精細(xì)化管理下，檔案管理制度應(yīng)融入精細(xì)化管理的核心理念，制定相應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與管理內(nèi)容，促進(jìn)檔案管理效率與醫(yī)院整體管理水平的提高。同時，制定《檔案人員崗位責(zé)任制》和獎懲與考核制度，一是要樹立檔案工作的時效觀，二是要樹立檔案工作的動態(tài)觀。醫(yī)院管理人員必須采取合理的方法與措施進(jìn)一步完善檔案管理制度，從而保障檔案管理的有效性。在檔案管理中，各個環(huán)節(jié)與步驟都需要進(jìn)行仔細(xì)劃分，利用 PDCA 分析法，持續(xù)改進(jìn)，并對對管理人員定期考核，使其職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)能力更進(jìn)一步，促進(jìn)醫(yī)院日常工作的順利開展。

4.4 增強(qiáng)法制意識

依法管理與依法行醫(yī)是醫(yī)院管理的重要準(zhǔn)則。不管是醫(yī)學(xué)方面的科技交流、學(xué)術(shù)研究，還是醫(yī)院的法律糾紛、行政管理，都與醫(yī)院檔案管理工作緊密相關(guān)[7]。醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)在檔案工作中結(jié)合《檔案法》與實施辦法，或者是配套的有關(guān)檔案管理的行政法規(guī)，有效適應(yīng)衛(wèi)生體制改革，認(rèn)真執(zhí)行國家檔案局、衛(wèi)計委《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》《醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)檔案管理辦法》，同時結(jié)合衛(wèi)生改革實際制訂本單位的規(guī)章制度，使檔案管理工作規(guī)范化，使其有法可依、有章可循。

4.5 建立精細(xì)化的醫(yī)院檔案管理責(zé)任體系

新時代背景下的醫(yī)院檔案管理人員，唯有積極革新自身管理理念，創(chuàng)新管理方式，不斷強(qiáng)化自身的管理意識才能滿足信息時代的發(fā)展需求。此外，無論是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)或是專職的檔案管理人員，均應(yīng)認(rèn)識到檔案管理的重要性，從而加強(qiáng)對檔案管理人員的管理，如此才能充分發(fā)揮檔案的真正價值，并提升檔案管理人員的管理水平。最后，為確保醫(yī)院檔案管理各項工作真正落到實處，醫(yī)院還應(yīng)建立相應(yīng)的檔案管理責(zé)任體系，以明確相關(guān)管理人員的工作職責(zé)，從而確保檔案管理工作的有序開展。

5 結(jié)束語

醫(yī)院檔案管理可促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展，也能夠直接反應(yīng)醫(yī)院整體管理質(zhì)量與管理人員的工作能力。尤其在醫(yī)療科技不斷發(fā)展的如今，醫(yī)院相關(guān)管理部門必須采取科學(xué)合理的方式完成檔案管理工作，提高檔案管理人員的工作效率與管理質(zhì)量，將精細(xì)化管理有效的融入醫(yī)院檔案管理。

參考文獻(xiàn)

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