PDCA循環(huán)在醫(yī)院科技檔案管理中的有效利用

周炯輝

【摘要】科技檔案管理工作作為醫(yī)院科研管理的重要組成部分之一，提升其管理水平對醫(yī)院科技工作質(zhì)量的提高起到了積極的促進作用，因此本文主要對PDCA循環(huán)方法應用于科技檔案管理中，對其管理水平提高的實際效果進行簡單分析，希望可以為醫(yī)院科技檔案管理水平提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】PDCA循環(huán)；醫(yī)院科技檔案管理；有效利用

醫(yī)院科技檔案管理指的是醫(yī)院在進行科技活動以及防治過程中采用相應的歸檔制度對各種有價值的圖表、聲像、文字、數(shù)據(jù)以及軟盤等載體中科技學術(shù)文件的保存和管理，而衛(wèi)生部門明確規(guī)定檔案管理晉級達標，成為了評價醫(yī)院等級的重要標準之一，由此可見醫(yī)院科技檔案管理的重要性。

一、PDCA循環(huán)的含義內(nèi)容

PDCA循環(huán)法是常用的管理方法之一，這種管理方法以標準化、科學化以及程序化為主要特點。PDCA循環(huán)法的主要管理路徑是通過四個階段來實現(xiàn)的，主要為Plan（計劃），Do（實施）、Check（檢查）以及Action（處理）。通過持續(xù)循環(huán)這四個階段來實現(xiàn)有效提高工作質(zhì)量的目的。在管理過程中如果在第一循環(huán)階段沒有得以解決的前提下，則會將問題延續(xù)到下一個階段的循環(huán)當中進行解決。在任何一項符合邏輯的管理工作中都可以采用PDCA循環(huán)法，尤其在績效管理方面有著更加顯著的效果。

二、PDCA循環(huán)在醫(yī)院科技檔案管理中的應用

（一）計劃階段（Plan）。醫(yī)院通過充分利用科技檔案信息，并使其作用能夠在科研及醫(yī)療中得到最大限度的發(fā)揮，從而達到使醫(yī)療水平及質(zhì)量得到進步與提高的目的。實現(xiàn)的方法就是通過對歸檔制度進行規(guī)范化，集中保存和應用醫(yī)院在科技活動中所形成的圖表、聲像、文字、數(shù)據(jù)以及軟盤等有價值的科學技術(shù)文件。以研究項目為例，需要整理并歸檔的內(nèi)容主要有：項目申報書、項目實施計劃、評審意見書、實驗過程記錄、總結(jié)報告、成果鑒定報告及相關(guān)鑒定標準、學生活動資料以及項目經(jīng)費使用明細等。因此，科技檔案需要在項目實施前就將需要歸檔保存的文件提前做好計劃。

（二）實施階段（Do）。醫(yī)院科技檔案管理的主要工作內(nèi)容就是對科研項目的歸檔管理，因此需要在重視科研項目的基礎之上，突出歸類方案并對需要歸檔保存的檔案都采用集中統(tǒng)一管理的方式。在醫(yī)院科技檔案管理過程中，每一位檔案管理人員都應當對檔案管理制度十分了解，明確自己的工作內(nèi)容和工作職責，并嚴格按照制度開展工作。因此，為了讓檔案管理人員能夠明確了解相關(guān)的管理細則，可以將各科室的科技檔案管理細則以紙質(zhì)形式體現(xiàn)出來，并張貼在項目位置，便于工作人員可以隨時觀看。與此同時，醫(yī)院應當對全體工作人員定期開展科技檔案管理的培訓工作，以此到達提高科技檔案管理意識以及檔案管理質(zhì)量的目的。

（三）檢查階段（Check）。如何使科技檔案管理得到有效實施是科技檔案管理中最為重要的一點，因此需要在醫(yī)院日常的運作管理工作中加強監(jiān)管及監(jiān)察力度，并且能夠?qū)嶋H落實到科技檔案管理中，加大控制力度，同時建立責任監(jiān)督機制，使全員之間對各自的行為進行監(jiān)督，使醫(yī)院全體員工的積極主動性都可以被充分調(diào)動起來。例如：醫(yī)院應當成立科技檔案管理監(jiān)督機制，主要由科室負責人及檔案室管理人員組成，定期對每個科室的科技檔案管理質(zhì)量進行監(jiān)督評估，嚴格監(jiān)督每個科室嚴格執(zhí)行科技檔案管理制度，若發(fā)現(xiàn)問題，則可以及時糾正工作中出現(xiàn)的偏差，防止問題的嚴重性進一步擴大發(fā)展，從而可以使不良后果的發(fā)生得以有效避免。也可以采用問卷調(diào)查的方式，讓全體工作人員提出自己發(fā)現(xiàn)的問題及提出的相關(guān)建議，科技檔案管理人員依據(jù)相關(guān)的問題和建議對日常的檔案管理工作提出針對性整改方案以及具體措施，依據(jù)整改方案落實到個人來細化實施整改方案。

（四）處理階段（Action）。醫(yī)院科技檔案管理中的一個重要階段就是定期開展相關(guān)考核，在該階段中，需要針對考核的最終結(jié)果提出有針對性的整改措施，并對下一步工作的重點內(nèi)容及相關(guān)意見上報領(lǐng)導。院領(lǐng)導將上報的結(jié)果作為依據(jù)，對下一階段的工作內(nèi)容及相關(guān)意見和措施等方面提前做好工作計劃，例如建立相關(guān)考核標準，從而形成一體化的反饋系統(tǒng)，使未解決的問題在下一循環(huán)過程中得到最佳解決方案，為提高管理質(zhì)量水平及標準化打下堅實基礎。

三、結(jié)束語

在醫(yī)療技術(shù)水平快速發(fā)展的今天，作為科研管理重要工作內(nèi)容之一的醫(yī)院科技檔案管理，在醫(yī)院科研管理中所占的比重不斷增加，并且其地位也不斷提升。醫(yī)院科技檔案管理作為醫(yī)院科研活動的基礎，也是提高醫(yī)院醫(yī)療科研質(zhì)量的重要保證，對促進醫(yī)院技術(shù)水平不斷進步起到了積極促進作用。

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