淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案電子文件管理

范爽月

【摘要】本文在了解企業(yè)檔案電子文件基本情況的基礎(chǔ)上，分析企業(yè)檔案電子文件管理存在的問(wèn)題，并針對(duì)問(wèn)題提出對(duì)策，以使電子文件更好地服務(wù)企業(yè)，在企業(yè)中得到廣泛應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)；企業(yè)檔案；電子文件；管理

隨著企業(yè)不斷地發(fā)展和進(jìn)步，記錄企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的文件不斷增多。在企業(yè)應(yīng)用電子設(shè)備的今天，產(chǎn)生了大量記錄企業(yè)發(fā)展的電子文件。電子文件的產(chǎn)生給企業(yè)檔案工作帶來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn)。

一、 概述

（一）大數(shù)據(jù)的概念。大數(shù)據(jù)（big data）也稱海量數(shù)據(jù)、海量資料、巨量數(shù)據(jù)、巨量資料，一般是指由數(shù)量巨大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、類型眾多的數(shù)據(jù)構(gòu)成的數(shù)據(jù)集合。

（二）企業(yè)檔案電子文件的概念。企業(yè)檔案電子文件是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成具有參考、利用、保存價(jià)值文件材料的信息化。包括兩方面內(nèi)容：一方面是歸檔保存的電子文件；另一方面是歷史企業(yè)檔案數(shù)字化后形成的電子文件。

（三）企業(yè)檔案電子文件的特點(diǎn)。1.可操作性強(qiáng)，信息的易變性。企業(yè)檔案電子文件的形成應(yīng)用于多種技術(shù)，其內(nèi)容和形式是相對(duì)獨(dú)立的，其內(nèi)容進(jìn)行修改是非常容易的，而且改后不會(huì)留下任何痕跡。另外，電子文件可以儲(chǔ)存于不同的載體，人們無(wú)法從其所包含的內(nèi)容以及載體特征確定電子文件的原始性、真實(shí)性以及完整性。2.傳遞快捷，實(shí)現(xiàn)資源高度共享，信息與載體的可分離性。企業(yè)檔案電子文件是信息化形態(tài)，除紙張以外的移動(dòng)硬盤、磁盤、光盤等都已成為了載體的“新成員”，可以根據(jù)利用需要，采用不同的方式輸出，從一種載體轉(zhuǎn)移到另一種載體，其內(nèi)容卻不發(fā)生任何變化，實(shí)現(xiàn)異地傳輸。3.對(duì)系統(tǒng)設(shè)備的依賴性強(qiáng)，信息的非人工識(shí)讀性。企業(yè)檔案電子文件不能直接閱讀，它從形成、傳輸、存儲(chǔ)、檢索到利用都要依賴特定的設(shè)備和特定的軟件而實(shí)現(xiàn)，脫離了特定的軟硬件設(shè)備，電子文件就看不到了。

二、企業(yè)檔案電子文件管理存在的問(wèn)題

（一）法律問(wèn)題。由于企業(yè)檔案電子文件易變性特點(diǎn)，突破了傳統(tǒng)“原件”概念，使其原始記錄性難以判斷，憑證價(jià)值和法律效力難以確定。企業(yè)檔案電子文件管理體制機(jī)制不健全、不到位，大數(shù)據(jù)挖掘缺乏配套的政策法規(guī)，數(shù)據(jù)保護(hù)整合等方面缺乏完善的制度，企業(yè)內(nèi)部之間缺乏統(tǒng)一的大數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和可供參考的規(guī)范，導(dǎo)致企業(yè)檔案電子文件管理的方式方法各不相同、內(nèi)容格式雜亂無(wú)章、水平參差不齊，影響電子文件的統(tǒng)一有效管理。

（二）長(zhǎng)期保管問(wèn)題。由于企業(yè)檔案電子文件信息與載體可分離性及信息的不安全性特點(diǎn)，在企業(yè)檔案電子文件管理的過(guò)程中，如何對(duì)電子文件進(jìn)行長(zhǎng)期保管，成為檔案工作面對(duì)的重要問(wèn)題。長(zhǎng)期保管問(wèn)題包含：一是載體保管問(wèn)題；二是信息保護(hù)問(wèn)題。

（三）安全問(wèn)題。1.物理安全。它包括兩個(gè)方面：一是環(huán)境安全。即電子文件的設(shè)備及存儲(chǔ)介質(zhì)所處環(huán)境安全；二是設(shè)備安全。即物理設(shè)備選型、裝配符合相應(yīng)的工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.載體安全。電子文件具有載體不穩(wěn)定性，這就決定了它容易受外部環(huán)境的影響。不適宜的保管條件會(huì)導(dǎo)致電子文件質(zhì)量缺損，導(dǎo)致信息載體壽命縮短、導(dǎo)致載體材料出現(xiàn)變形、斷裂、伸縮、折痕、消磁和磁粉脫落等情況，影響文件信息的安全。

（四）人員問(wèn)題。大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案電子文件管理人才隊(duì)伍不健全，電子文件逐漸替代紙質(zhì)文件，成為發(fā)展的主流。

三、解決問(wèn)題的對(duì)策

（一）建立健全企業(yè)檔案電子文件管理的法律法規(guī)。建立健全適合企業(yè)自身特點(diǎn)和需要的法律法規(guī)及其管理辦法和制度，希望通過(guò)法律：一是規(guī)范企業(yè)檔案電子文件的相關(guān)活動(dòng)，杜絕任何在無(wú)意或有意中對(duì)電子文件內(nèi)容及載體造成傷害的可能性；二是電子文件憑證價(jià)值和法律效力得到承認(rèn)；三是對(duì)蓄意破壞、盜竊電子文件信息的不法分子產(chǎn)生威懾力。

（二）利用技術(shù)手段，確保企業(yè)檔案電子文件信息及載體長(zhǎng)期保管及安全。1.簽署技術(shù)。在企業(yè)檔案電子文件上進(jìn)行光筆簽名或數(shù)字簽名，把電子文件上的簽名作為檢驗(yàn)其原始性、真實(shí)性、完整性和安全性的依據(jù)。目前，在電子文件上進(jìn)行簽署的技術(shù)主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數(shù)字簽名。2.防寫措施。將企業(yè)檔案電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。用戶只能從電子計(jì)算機(jī)上讀取信息，而不能對(duì)其做任何修改。3.加密技術(shù)。加密技術(shù)可以確保涉密電子文件內(nèi)容的非公開(kāi)性，是保證電子文件機(jī)密性的重要方法，其目的是采取某種數(shù)字方法將涉密信息偽裝起來(lái)，使非法入侵者無(wú)法了解涉密信息真實(shí)含義。通常多采用“雙密鑰碼”法。加密技術(shù)可以對(duì)用戶的訪問(wèn)進(jìn)行控制，限定了用戶對(duì)電子文件的操作。

（三）培養(yǎng)復(fù)合型檔案管理人員。基于企業(yè)檔案電子文件的特點(diǎn)，企業(yè)檔案電子文件管理必須依靠高素質(zhì)的檔案管理人員，檔案工作人員一定要樹(shù)立安全意識(shí)，增強(qiáng)電子文件管理意識(shí)，提高計(jì)算機(jī)操作能力，提高自身的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能。

四、結(jié)論

大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)發(fā)展進(jìn)步，電子文件大量產(chǎn)生，給檔案管理工作帶來(lái)了各種各樣的問(wèn)題。不斷研究、探索，克服困難，找出解決方法，改進(jìn)措施，使檔案資源得到安全、可靠的保護(hù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，改進(jìn)管理模式和技術(shù)創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、制度化與規(guī)范化。檔案更好地服務(wù)于企業(yè)，促進(jìn)企業(yè)和檔案事業(yè)共同發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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