中小型醫(yī)院檔案工作亟待加強(qiáng)

劉文杰

【摘要】隨著醫(yī)療制度的不斷改革，對(duì)醫(yī)院的管理工作也有了更高的要求，特別是醫(yī)療機(jī)構(gòu)中中小醫(yī)院的后勤檔案管理工作薄弱，需要加大對(duì)后勤檔案管理的力度，結(jié)合現(xiàn)代化的先進(jìn)技術(shù)，根據(jù)醫(yī)院的工作流程和規(guī)章制度引進(jìn)電子檔案管理手段，提高中小型醫(yī)院管理水平，促進(jìn)醫(yī)院的和諧、可持續(xù)發(fā)展。本文根據(jù)在小型醫(yī)院中普遍出現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)此提出解決方法。

【關(guān)鍵詞】后勤檔案管理；優(yōu)化途徑；中小型醫(yī)院

在普通醫(yī)院里，后勤工作是醫(yī)院管理的重要基礎(chǔ)，能夠讓醫(yī)院正常運(yùn)行的重要組成部分，在醫(yī)院的方方面面的環(huán)節(jié)均能夠涵蓋到，因此，醫(yī)院后勤工作的質(zhì)量直接關(guān)系到整個(gè)醫(yī)院的工作質(zhì)量，關(guān)系到醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。失去了醫(yī)院后勤管理工作的有效支持，醫(yī)院將無(wú)法正常運(yùn)行，因此，提高中小醫(yī)療機(jī)構(gòu)的后勤保障，能夠提高中小型醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力，從而創(chuàng)造出更高的醫(yī)療價(jià)值。

在醫(yī)院中，后勤檔案記錄著醫(yī)院的各種信息，這些信息涵蓋了醫(yī)院規(guī)劃、日常運(yùn)營(yíng)管理等，是保證醫(yī)院運(yùn)行的第一手資料，作為醫(yī)院檔案及其重要的一部分，后勤檔案能夠保證醫(yī)院的安全高效運(yùn)行。醫(yī)院后勤檔案工作能夠促進(jìn)中小型醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，對(duì)醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理等服務(wù)，以及促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)發(fā)展有著極其重要的意義，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)于中小型醫(yī)院的檔案管理以及建設(shè)意識(shí)。

一、中小型醫(yī)院的后勤檔案管理工作簡(jiǎn)述

在確保醫(yī)院的正常運(yùn)營(yíng)中缺少不了對(duì)醫(yī)院的擴(kuò)建、維修等項(xiàng)目，同時(shí)也缺少不了引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施，物資供應(yīng)以及水電氣等供應(yīng)，因此，醫(yī)院的后勤保障涵蓋了醫(yī)院的方方面面，沒(méi)有了醫(yī)院后勤保障的支持，醫(yī)院將無(wú)法正常運(yùn)行，提高對(duì)醫(yī)院后勤保障的管理能夠?yàn)獒t(yī)院帶來(lái)高效的運(yùn)營(yíng)，是醫(yī)院一個(gè)非常重要的組成部分，在醫(yī)院的后勤管理中包括行政管理類檔案、物資管理類檔案、日常運(yùn)營(yíng)類檔案以及基建類檔案等等。

二、在中小型醫(yī)院中出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）人員整體素質(zhì)不高，管理意識(shí)不強(qiáng)。在我國(guó)大多中小型醫(yī)院中普遍存在著個(gè)人素質(zhì)不高、綜合素質(zhì)參差不齊等情況，部分科室還存在著人員流動(dòng)大、人手短缺等情況。在醫(yī)院中由于進(jìn)入后勤部門工作的門檻低，因此許多醫(yī)院的后勤管理人員是由其他行業(yè)改行進(jìn)入的。在醫(yī)院的總體管理中，對(duì)后勤管理以及相關(guān)的培訓(xùn)少，資金投入少，因此就造成了員工的整體素質(zhì)普遍偏低的情況。在我國(guó)中小型醫(yī)院的管理中，大部分管理人員的管理意識(shí)不強(qiáng)，還有部分在醫(yī)院后勤管理中做兼職工作，相對(duì)而言，這部分人員對(duì)醫(yī)院進(jìn)行后勤管理時(shí)，相關(guān)的知識(shí)、技能等均不高，特別是醫(yī)學(xué)方面的基礎(chǔ)知識(shí)以及管理的常識(shí)。在目前中國(guó)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展中，醫(yī)療事業(yè)也進(jìn)行了大換血，對(duì)設(shè)備、技術(shù)、人員等均進(jìn)行了提高，與滯后的后勤管理工作之間形成了巨大的反差。后勤管理人員作為醫(yī)院后勤人員的一部分，管理人員的綜合素質(zhì)間接影響著整個(gè)后勤工作的管理質(zhì)量，影響醫(yī)院的發(fā)展速度。在目前的部分中小型醫(yī)院中，后勤檔案管理者自身定位不清晰，對(duì)檔案的管理意識(shí)相對(duì)薄弱，不了解檔案工作對(duì)于醫(yī)院的重要性，導(dǎo)致醫(yī)院的后勤檔案收集不全面；資料缺乏完整性，管理不到位，常常會(huì)出現(xiàn)資料流向不清，內(nèi)容不全等狀況，對(duì)醫(yī)院的后勤檔案管理工作造成了很大困擾，影響了后勤檔案工作的正常有序進(jìn)行。

（二）醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，管理不當(dāng)。在醫(yī)療機(jī)構(gòu)中，主要工作還是進(jìn)行醫(yī)療保障服務(wù)，在醫(yī)院中普遍存在著“重臨床，輕后勤”等情況，在中小型醫(yī)院中，領(lǐng)導(dǎo)往往對(duì)后勤管理工作不夠重視，對(duì)后勤人才以及培養(yǎng)等不夠重視，因此中小型醫(yī)院的后勤檔案管理工作意識(shí)普遍偏低，如果用人不當(dāng)，可能會(huì)造成后勤工作的管理不科學(xué)，使醫(yī)院的后勤檔案管理工作停滯，影響到醫(yī)院發(fā)展歷史資料的完整性，對(duì)醫(yī)院的整體運(yùn)行造成嚴(yán)重的影響。

（三）管理流程不清晰，責(zé)任劃分不清。在許多中小醫(yī)院中，由于后勤管理工作不受重視，工作不嚴(yán)謹(jǐn)，沒(méi)有制定相應(yīng)的規(guī)章制度以及管理辦法，導(dǎo)致后勤檔案工作較為混亂，沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與體系，例如：沒(méi)有規(guī)范檔案文件的分類，沒(méi)有對(duì)后勤檔案管理工作的內(nèi)容進(jìn)行有效劃分，沒(méi)有分類管理責(zé)任人制度，沒(méi)有完善后勤檔案工作的劃分范圍，沒(méi)有調(diào)閱權(quán)限等，以及部分工作人員對(duì)需要納入管理的工作內(nèi)容不清楚。前文的原因經(jīng)過(guò)總結(jié)后得知，在許多中小型醫(yī)院中，后勤檔案管理工作不嚴(yán)謹(jǐn)，相關(guān)問(wèn)題的職責(zé)落實(shí)不到位，部分后勤檔案資料未登記或保管并移交給上級(jí)檔案部門，隨處丟放。由于管理制度以及監(jiān)管不力，管理疏忽，造成了許多檔案未有效歸檔，最后導(dǎo)致檔案缺失，無(wú)法找回。在部分中小型醫(yī)院檔案工作中，相關(guān)人員忽視檔案收集歸檔等工作，監(jiān)督指導(dǎo)不夠重視，導(dǎo)致許多文件資料缺失，造成不必要的損失，在醫(yī)院日常管理的過(guò)程中，不能得到有效的數(shù)據(jù)以及資料進(jìn)行支持，即不利于醫(yī)院后勤檔案的管理，對(duì)醫(yī)院工作的順利開(kāi)展也會(huì)造成影響。

（四）注意檔案分類。在普通中小型醫(yī)院中，由于受到場(chǎng)地、空間等因素影響，很少設(shè)立專門的后勤檔案室，許多相關(guān)的后勤檔案資料沒(méi)有一個(gè)固定的存儲(chǔ)場(chǎng)所，大多都存在辦公室里，辦公室也存在多用途使用的情況，不能做到對(duì)后勤檔案的分類管理。往往在后勤檔案中，有許多的合同、協(xié)議等各種信息資料，這些資料都需要以原始的形式存檔，基本都是以紙張的形式進(jìn)行存檔，這種方式適合對(duì)少量的資料進(jìn)行管理，但在后勤資料中往往都是數(shù)量龐大、種類繁多的形式存在，即使使用計(jì)算機(jī)輔助錄入管理也會(huì)影響工作效率，在實(shí)際的工作中不但費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，還會(huì)造成錯(cuò)誤，影響整個(gè)后勤檔案管理的效率。

三、提高中小型醫(yī)院后勤建檔管理

（一）提升各醫(yī)院后勤管理人員的整體素質(zhì)。加強(qiáng)后勤管理的關(guān)鍵在于對(duì)后勤的人員進(jìn)行管理，管理效果直接影響到醫(yī)院檔案工作的工作質(zhì)量，后勤人員不僅需要人員具有很強(qiáng)的專業(yè)性，還需要有極強(qiáng)的責(zé)任心，對(duì)嚴(yán)格復(fù)雜的管理程序做到一絲不茍，建立一支專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍從而提升醫(yī)院的管理效率，應(yīng)用到醫(yī)院后勤管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，因此，建立一支專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍是非常必要的。

（二）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的重視。在醫(yī)療改革不斷深入的過(guò)程中，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)作為管理者應(yīng)該轉(zhuǎn)變思路，加強(qiáng)醫(yī)院后勤檔案管理工作，在醫(yī)院中，應(yīng)該建立一支專業(yè)、高素質(zhì)的后勤檔案隊(duì)伍。同時(shí)醫(yī)院應(yīng)對(duì)現(xiàn)有的后勤管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，讓后勤管理人員提高專業(yè)知識(shí)，提升自身素質(zhì)，并應(yīng)用于工作中，同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院后勤管理人員相關(guān)法律規(guī)章制度的培訓(xùn)，能夠讓后勤工作事半功倍。

（三）規(guī)范完善管理制度。在現(xiàn)代醫(yī)院中，都是追求科學(xué)化、精細(xì)化的管理，在后勤管理中也是如此，作為保證醫(yī)院正常運(yùn)行的重要組成部分，在后勤管理中應(yīng)加強(qiáng)對(duì)后勤檔案流程以及規(guī)范進(jìn)行管理，在人員或者資料交接的過(guò)程中，對(duì)整個(gè)流程都進(jìn)行細(xì)化，避免由于管理疏忽造成管理失誤。在資料歸檔的時(shí)候，需要明確歸檔時(shí)間，及時(shí)對(duì)資料進(jìn)行處理，避免由于長(zhǎng)時(shí)間未處理造成的資料缺失或損壞。

（四）加快后勤檔案信息化建設(shè)。在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展中，電子信息技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了檔案管理的進(jìn)程，以往傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)很難滿足當(dāng)下醫(yī)院的發(fā)展了，利用信息化技術(shù)可以直接將檔案編輯后放入電腦中存檔，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)能夠隨時(shí)調(diào)出查看，查找時(shí)也更加方便。借助相關(guān)軟件以后能夠方便系統(tǒng)將檔案進(jìn)行錄入、新建、歸檔、二維碼打印、借還統(tǒng)計(jì)等進(jìn)行管理，不但可以快速查找，還能對(duì)檔案進(jìn)行跟蹤，備份還能防止丟失、遺漏等，對(duì)檔案進(jìn)行全面的管理，減少出現(xiàn)差錯(cuò)的幾率，同時(shí)還能提升對(duì)檔案的控制與管理。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院的后勤檔案是醫(yī)院必不可少的財(cái)富。受限于中小型醫(yī)院的規(guī)模、經(jīng)費(fèi)、人員等問(wèn)題，醫(yī)院的后勤檔案管理相對(duì)較為薄弱，還有待提高。在現(xiàn)代社會(huì)高速發(fā)展中，醫(yī)療改革也不斷深化，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各中小醫(yī)院后勤檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)重視程度，增加后勤管理人員的專業(yè)知識(shí)以及自身素質(zhì)，建立一個(gè)高效的后勤檔案管理團(tuán)隊(duì)，完善后勤檔案的管理制度，利用信息化的手段進(jìn)行處理，使醫(yī)院能夠健康、高效地運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

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