淺議行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新路徑

王妍

【摘要】行政事業(yè)單位在日常工作中產(chǎn)生和形成大量不同類(lèi)型的文件檔案，要保證行政事業(yè)單位工作健康、持續(xù)發(fā)展，就要對(duì)這些檔案文件進(jìn)行妥善保管，以專(zhuān)業(yè)化的檔案保管形式將其建檔、儲(chǔ)存。行政事業(yè)單位檔案管理工作內(nèi)容不斷增加，因而在工作方式上應(yīng)該不斷加以改進(jìn)。本文主要對(duì)行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新途徑進(jìn)行研究與分析。

【關(guān)鍵詞】行政事業(yè)單位；檔案；管理；創(chuàng)新途徑；分析

行政事業(yè)單位工作內(nèi)容不斷復(fù)雜化，處理的相關(guān)事務(wù)也日漸繁瑣，在此過(guò)程中形成的檔案資料和相關(guān)文件較多，因而要促進(jìn)行政事業(yè)單位工作理念和工作手段跟上社會(huì)發(fā)展的節(jié)奏和需求，就要對(duì)行政事業(yè)單位檔案管理工作予以創(chuàng)新。檔案管理工作程序化和系統(tǒng)化特點(diǎn)突出，傳統(tǒng)的檔案管理工作效率不高，容易造成檔案缺失，在新時(shí)期下，可借鑒應(yīng)用的新方法、新技術(shù)較多，行政事業(yè)單位內(nèi)部進(jìn)行檔案管理工作的創(chuàng)新與改革，能夠有效提高工作水平和質(zhì)量，針對(duì)行政事業(yè)單位檔案管理工作容易存在的問(wèn)題，需要從實(shí)際分析角度重點(diǎn)探討問(wèn)題成因，并提出積極有效的創(chuàng)新方法。

一、行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新需求

（一）制度與設(shè)備系統(tǒng)問(wèn)題。行政事業(yè)單位在檔案管理工作中由于相關(guān)制度體系等不夠完善，導(dǎo)致工作人員在不同工作環(huán)節(jié)容易產(chǎn)生操作性失誤，在行政事業(yè)單位內(nèi)部的議事日程中沒(méi)有及時(shí)納入檔案管理，同時(shí)對(duì)信息核查、建檔和文件保存等工作缺乏執(zhí)行力，影響檔案保管的質(zhì)量。另外，在檔案管理中由于資金投入較少，相關(guān)系統(tǒng)設(shè)備等配備不到位，在檔案室內(nèi)部也沒(méi)有做好基礎(chǔ)的防盜措施，導(dǎo)致檔案資料和行政事業(yè)單位內(nèi)部重要文件保管處于不安全狀態(tài)，檔案保管系統(tǒng)軟件更新不及時(shí)，檔案資料的建檔、保管、核查和銷(xiāo)毀工作也不能及時(shí)執(zhí)行，行政事業(yè)單位檔案管理工作整體處于無(wú)序狀態(tài)。

（二）工作模式與監(jiān)管問(wèn)題。行政事業(yè)單位處理的事務(wù)較多，產(chǎn)生的檔案資料等類(lèi)型復(fù)雜，在建檔保管中需要對(duì)檔案類(lèi)型予以區(qū)分、對(duì)檔案內(nèi)容予以核查，但是傳統(tǒng)的檔案管理工作中由于工作模式單一、管理方式落后，導(dǎo)致檔案管理工作呈現(xiàn)機(jī)械化、被動(dòng)化狀態(tài)，總體工作效率和工作效果不理想。行政事業(yè)單位不同檔案資料重要程度和使用調(diào)閱使用頻率不同，在統(tǒng)一化管理中未做好監(jiān)督管理工作，容易導(dǎo)致多種問(wèn)題的產(chǎn)生，因而行政事業(yè)單位檔案管理中需要進(jìn)行工作模式和工作手法的創(chuàng)新，加強(qiáng)監(jiān)管、提高效率，促使單位內(nèi)部檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展。

二、行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新途徑

（一）實(shí)行制度化和標(biāo)準(zhǔn)化管理。行政事業(yè)單位檔案管理工作中需要建立起一系列相對(duì)完善的制度體系，建立健全檔案管理工作的保障制度和責(zé)任制度，實(shí)行嚴(yán)格的制度化和標(biāo)準(zhǔn)化管理。行政事業(yè)單位在檔案管理中需要根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)檔案管理中容易存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并制定針對(duì)性的解決對(duì)策，對(duì)檔案管理中資料搜集、內(nèi)容核查、建檔和文件保管等工作予以合理分工，明確相關(guān)人員的職責(zé)與義務(wù)，對(duì)其工作行為與執(zhí)行成果予以考核和評(píng)價(jià)，減少檔案管理工作中的失誤性操作。行政事業(yè)單位檔案管理還需要確立一定的信息管理制度，領(lǐng)導(dǎo)人員要足夠重視起檔案保管工作，但是不能隨意干涉正常的檔案保管秩序，在檔案文件的調(diào)用中也要做好相關(guān)登記。想實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位檔案管理工作的健康有序發(fā)展，就要在內(nèi)部建立和完善嚴(yán)格、規(guī)范的管理制度，在分工與協(xié)作中，提升檔案管理質(zhì)量與水平。

（二）信息化管理模式?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展為不同行業(yè)和領(lǐng)域的發(fā)展提供了重要的助推力，因而實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新與改革，就要在工作實(shí)踐中開(kāi)發(fā)和升級(jí)相關(guān)系統(tǒng)及軟件，實(shí)現(xiàn)信息化與科技化的管理。在現(xiàn)代化的檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)同步建立紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理系統(tǒng)，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用下，建立數(shù)字檔案，將紙質(zhì)檔案中的重要信息內(nèi)容掃描或錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，并建立安全登錄系統(tǒng)，對(duì)重要檔案資料限制訪問(wèn)或進(jìn)行資格訪問(wèn)設(shè)置。行政事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，一方面能夠提高工作效率，對(duì)部分檔案進(jìn)行永久性保管，另一方面則能夠?qū)χ匾谋Ｃ苄晕募M(jìn)行安全管理，提高檔案資料的有效利用率。

（三）專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)與技能提升。行政事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理人員需要在工作實(shí)踐中不斷加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，不能一味地應(yīng)用傳統(tǒng)理念和方法進(jìn)行檔案管理，實(shí)現(xiàn)信息化和創(chuàng)新性的檔案管理，不僅需要投入大量的資金，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)，同時(shí)要加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)。檔案管理人員在職業(yè)技能培訓(xùn)中要熟練掌握計(jì)算機(jī)使用技巧，并在工作實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和方法，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，與技術(shù)部門(mén)做好溝通與交流，升級(jí)軟件，同時(shí)檔案管理人員要努力學(xué)習(xí)新知識(shí)，掌握檔案管理相關(guān)制度要求，在實(shí)踐鍛煉中增強(qiáng)工作能力，熟練運(yùn)用多種檔案管理新技能和新方法。

三、結(jié)語(yǔ)

行政事業(yè)單位檔案管理工作中由于制度、體系等不夠完善，導(dǎo)致檔案管理工作執(zhí)行度不夠，在整個(gè)行政事業(yè)單位內(nèi)部也得不到足夠的重視，另外由于檔案管理的手段和方式落后，檔案信息搜集與整理事務(wù)處理不完善，檔案內(nèi)容真實(shí)性和完整性難以得到有效的保障。在這種情況下，進(jìn)行行政事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新與改革，需要在檔案管理部門(mén)確立嚴(yán)格的管理制度，并對(duì)檔案管理人員加大職業(yè)培訓(xùn)力度，提高其專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和水平，在檔案管理中需要實(shí)行信息化管理，促進(jìn)相關(guān)軟件和系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與升級(jí)，在電子檔案與紙質(zhì)檔案的雙重管理中實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代行政事業(yè)單位檔案管理的專(zhuān)業(yè)化、科技化與智能化。

【參考文獻(xiàn)】

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