事業(yè)單位登記檔案管理規(guī)范化探索

曾曉燕

【摘要】事業(yè)單位登記檔案管理有著為事業(yè)單位提供便利服務(wù)的重要意義，也能夠為將來事業(yè)單位進(jìn)行改革提供相關(guān)的參考建議，還可以為社會提供有關(guān)的法律依據(jù)。因此，事業(yè)單位登記檔案管理工作具有重要的意義，是無可替代的，但對于這項工作的規(guī)范化探索仍然有很長的路程要走。這段路程注定是漫長而又艱難的，要一步一個腳印地走，不斷提高事業(yè)單位登記檔案的管理規(guī)范化水平。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；登記檔案管理；規(guī)范化；探索

規(guī)范檔案的登記管理工作，是每個事業(yè)單位不可忽視的一項工作，以此來提高行政管理的監(jiān)管能力。這項工作大概分為兩個部分，那就是登記與備份，二者既有聯(lián)系又有區(qū)別，登記是一種手段，備份則是一種業(yè)務(wù)行為，二者相對來說是互相獨立的。目前事業(yè)單位登記檔案管理工作的現(xiàn)狀是認(rèn)識不足，認(rèn)為登記檔案管理不是那么重要，僅僅將它作為一種業(yè)務(wù)去執(zhí)行；對登記檔案的登記時間不及時，往往中間隔好幾個月才更新一次，這樣不利于單位進(jìn)行整理、歸納等工作；對登記的內(nèi)容不規(guī)范，沒有完全依據(jù)登記規(guī)則來填寫，沒有備份，沒有電子文件。登記檔案管理工作還存在著許多的不足，需要一步步地去探索，不斷規(guī)范化。

一、提高對登記檔案的認(rèn)識，使其更加規(guī)范化

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要有強(qiáng)烈使命感，要對登記檔案的管理規(guī)范化引起足夠的重視，讓登記檔案更加規(guī)范化。相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員要重視登記檔案管理的這項工作，引起足夠的關(guān)心與重視。應(yīng)積極主動地去審查、監(jiān)督檔案登記工作，想盡一切辦法來保障登記檔案管理工作的物質(zhì)條件以及能夠滿足的其他條件，在開展重要會議時，將事業(yè)單位登記檔案管理工作重點提出，表示對此項工作的重視，并要提出對這項工作的意見或建議。要時不時地了解檔案登記的現(xiàn)狀，并尋求方法解決實際工作中所出現(xiàn)的難題，及時指導(dǎo)相關(guān)的檔案工作人員依據(jù)相關(guān)的規(guī)定以及所制定的應(yīng)急措施去開展登記檔案管理工作。

在登記檔案管理工作中，要對檔案數(shù)字提高認(rèn)識并重視。事業(yè)單位登記檔案管理工作的數(shù)字化順應(yīng)現(xiàn)代科技發(fā)展潮流，以此促進(jìn)信息化建設(shè)的穩(wěn)速發(fā)展。隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的推進(jìn)，大部分事業(yè)單位在網(wǎng)上開展登記檔案工作，這必將產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，這些數(shù)字檔案若不及時地進(jìn)行歸類、整理，則會產(chǎn)生數(shù)據(jù)的流失，對電子檔案的原始數(shù)據(jù)產(chǎn)生巨大的影響，會使得原始資料收集困難，所產(chǎn)生的社會、經(jīng)濟(jì)效益無法夠得到有效發(fā)揮。因此，更應(yīng)該重視事業(yè)單位登記檔案管理工作以及對數(shù)字檔案的管理，不斷地提高對數(shù)字檔案的保存、歸檔等工作的重視。

二、提高對登記檔案的標(biāo)準(zhǔn)，使其更加規(guī)范化

事業(yè)單位登記檔案管理工作的形成過程貫穿多個環(huán)節(jié)，因此，要規(guī)范登記檔案的標(biāo)準(zhǔn)，以便后面的查詢。應(yīng)該建立工作臺賬，加強(qiáng)對檔案信息的收集強(qiáng)度。登記檔案管理資料的文件收集，是事業(yè)單位登記檔案管理所搜集的最原始的數(shù)據(jù)，在登記檔案管理中這項內(nèi)容的收集、管理是第一步，若沒有這第一步驟，后面的檔案登記工作的業(yè)務(wù)就無法收集、管理、歸類。因此，應(yīng)該腳踏實地地做好這第一環(huán)節(jié)，這樣做才能使登記檔案資料更加完整、更加系統(tǒng)化，將檔案管理資源的作用發(fā)揮到最大。將法人設(shè)立、變更、注銷及年度報告公示工作有效地與事業(yè)單位登記檔案管理工作結(jié)合，在年度審查時，做好收集、管理工作，使得登記檔案管理工作更加真實、完整。

創(chuàng)新事業(yè)單位登記檔案的建檔方式，加強(qiáng)對檔案的分類管理，由專門的相關(guān)人員去負(fù)責(zé)。比如，可以專門設(shè)一個柜子，用來專門登記一個單位的檔案資料。嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定，將檔案登記管理進(jìn)行統(tǒng)一化，有著統(tǒng)一的編號次序、格式，定期對檔案進(jìn)行更新、歸納、整理，以此方便于以后工作的查閱與審查。為了保證事業(yè)單位登記檔案管理工作的正常進(jìn)行，做好收集與管理工作，就要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，將這些基礎(chǔ)設(shè)施的經(jīng)費列入清單，購置與檔案室相關(guān)的硬件設(shè)施，多渠道地去籌備所購置的資金。如打印機(jī)、計算機(jī)、檔案柜等不可缺少的硬件設(shè)備，為登記檔案管理工作創(chuàng)建一個好的工作環(huán)境。因此，不僅要提高對登記檔案的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，也要創(chuàng)新事業(yè)單位登記檔案的建檔方式，這樣才更好地將事業(yè)單位登記檔案管理工作做的更加規(guī)范化。

三、開發(fā)對登記檔案的利用，使其更加規(guī)范化

事業(yè)單位登記檔案管理工作，最終要利用檔案來健全檔案有關(guān)方面的規(guī)章制度，使管理更加規(guī)范化，嚴(yán)格根據(jù)有關(guān)檔案的相關(guān)政策，要全面健全完善檔案制度。事業(yè)單位登記檔案管理工作就是事業(yè)單位開展一系列活動的相關(guān)記錄，它可以反映事業(yè)單位以往的現(xiàn)實情況，可以作為國家檔案中的一部分內(nèi)容。若能夠?qū)⑹聵I(yè)單位登記檔案有效地利用，那么就可以提供有價值的信息服務(wù)，讓服務(wù)更加便利。因此要完善相關(guān)的制度，讓事業(yè)單位登記檔案管理能更高效地發(fā)揮其作用。隨著計算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展，登記檔案管理更加信息化，可以將事業(yè)單位的檔案逐步錄入計算機(jī)內(nèi)，促進(jìn)了登記檔案管理人員的快速整理、歸檔，查找相關(guān)的檔案時可以更加方便地檢索，使登記檔案管理工作發(fā)揮更大的作用。

（一）按照相關(guān)規(guī)定制定檔案室職員的職責(zé)以及登記檔案歸檔方面的制度。所有屬于事業(yè)單位登記檔案管理工作范圍以內(nèi)的文件材料，檔案室管理人員有權(quán)將本單位的文件資料收集上來統(tǒng)一管理，任何人都不能以任何理由拒絕上交歸檔。當(dāng)?shù)怯浀闹鞴懿块T收到相關(guān)的登記檔案申請，經(jīng)過審核后，將這些文件盡快送還給檔案室的職員，以便他們將這些文件整理、歸納、分類。同時，檔案室職員在接受文件材料或檔案時，要注意檢查有關(guān)的資料是否真實并且齊全，上交材料或檔案不齊全的，要督促他們交齊。這就是相關(guān)職員的職責(zé)以及制度。

（二）建立健全檔案的保管制度。在已有的保管制度基礎(chǔ)上，不斷地進(jìn)行改革與創(chuàng)新。使保管制度變得更加完善。不僅要做好登記檔案室的保管工作，并且要做好事業(yè)單位檔案的保密性工作。檔案室職員不得利用自身的職責(zé)對文件材料進(jìn)行篡改，嚴(yán)重影響登記檔案管理的真實性。對于這種情況，要根據(jù)事情的嚴(yán)重程度來進(jìn)行相應(yīng)的處理。如果事業(yè)單位登記檔案管理工作的職員工作有所變動，一定要將各自所保管的檔案資料交接完成，將交接手續(xù)都一項項辦完，被接管的人員若感覺沒有問題了，要能夠保證所接手的檔案資料具有真實性、可靠性，資料才算交接完成。

（三）要逐步完善電子檔案的保管制度，做到不泄露、不流失相關(guān)數(shù)據(jù)。可以按照相關(guān)的電子文件管理制度方法以及有關(guān)紙質(zhì)檔案的有關(guān)條例，結(jié)合事業(yè)單位登記檔案的實際管理辦法，建立比較明確的電子檔案的保管制度，明確各個電子檔案室職員的職責(zé)，以此來規(guī)范業(yè)務(wù)流程，更大程度上做好電子檔案的保管。使用電子檔案，與以往的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有所不同。使用電子檔案最大的優(yōu)點就是整理起來比較方便，在事業(yè)單位進(jìn)行改革時能夠提供更為便捷的服務(wù)。因此，事業(yè)單位登記檔案管理工作中的有關(guān)電子檔案制度應(yīng)逐步完善起來，為事業(yè)單位提供更高效、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

總的來說，在進(jìn)行事業(yè)單位登記檔案管理規(guī)范化的探索中，總會遇到各種各樣的問題。但逐步將登記檔案管理工作做的更加規(guī)范化是現(xiàn)在事業(yè)單位所必須要完善的內(nèi)容，因為在它身上有著更多的意義，不僅能夠為該事業(yè)單位提供不可替代的管理服務(wù)，而且還可以為該單位以后的改革提供相應(yīng)的參考意見，不論怎么說，登記檔案管理工作是事業(yè)單位不可缺少的重要部分。因此，要在登記檔案管理規(guī)范化的探索之路上，不懈地追求更加完善的登記檔案制度，不斷地提高事業(yè)單位登記檔案工作的能力。避免工作人員徇私舞弊，嚴(yán)重違反相關(guān)登記檔案制度的法律法規(guī)。不斷確保事業(yè)單位登記檔案的制度化、真實化、有效化，只有不斷狠抓有關(guān)的制度，才會得到一些更高的成效，將事業(yè)單位登記檔案管理的作用發(fā)揮到最大。endprint