縣級機(jī)關(guān)檔案工作方法探究

趙麗彩

【摘要】縣級機(jī)關(guān)檔案工作存在的問題是對檔案工作重視不夠；檔案人員兼職過多，調(diào)動頻繁；檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差。提高縣級機(jī)關(guān)檔案工作水平的方法：提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)；改善檔案保管條件；加強(qiáng)職業(yè)道德修養(yǎng)；加強(qiáng)對檔案工作的宏觀指導(dǎo)；注重實(shí)體管理到檔案信息管理的轉(zhuǎn)變；注重文書檔案的管理到注重其他門類檔案的轉(zhuǎn)變；檔案行政部門要針對不對的對象采取不同業(yè)務(wù)指導(dǎo)方法。

【關(guān)鍵詞】縣級；機(jī)關(guān)；檔案工作；方法；探究

縣級機(jī)關(guān)檔案是縣級國家黨政機(jī)關(guān)在開展公務(wù)活動中直接形成的、反映其主要職能工作活動和反映機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的歷史記錄。縣級機(jī)關(guān)檔案工作是指縣級國家機(jī)關(guān)檔案機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理縣級機(jī)關(guān)形成的全部檔案，為縣級機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作服務(wù)，同時(shí)為黨和國家積累檔案史料的活動。

縣級機(jī)關(guān)檔案工作的特點(diǎn)：一是內(nèi)部性強(qiáng)?？h級機(jī)關(guān)檔案工作主要為縣級機(jī)關(guān)內(nèi)部服務(wù)。二是業(yè)務(wù)性強(qiáng)?？h級機(jī)關(guān)檔案工作涉及眾多業(yè)務(wù)部門。三是行政性強(qiáng)，縣級機(jī)關(guān)檔案工作是縣級機(jī)關(guān)行政工作的組成部分。

一、縣級機(jī)關(guān)檔案工作存在的問題

（一）領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)識不足，對檔案工作重視不夠。有的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，只要文件不丟失就行，檔案工作做與不做，遲做早做無關(guān)緊要，檔案行政執(zhí)法監(jiān)督中發(fā)現(xiàn)，有的單位辦公室裝修富麗堂皇，檔案裝具卻破爛不堪，檔案管理相當(dāng)混亂，有的甚至幾年沒有進(jìn)行歸檔工作，因此，一些單位的領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案工作，嚴(yán)重地阻礙了檔案工作的正常開展。

（二）檔案人員兼職過多，調(diào)動頻繁、業(yè)務(wù)素質(zhì)低。有的單位檔案人員因一崗兼多職，疲于應(yīng)付日常事務(wù)，沒有時(shí)間和精力從事檔案管理工作，加上工作需要變動頻繁和業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺，直接影響了檔案工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。此外，檔案人員因業(yè)務(wù)不精，導(dǎo)致在歸檔文件的整理分類保管期限的劃分等問題上不夠準(zhǔn)確，檔案不按時(shí)歸檔，和未及時(shí)移交綜合檔案室的情況時(shí)有發(fā)生。機(jī)關(guān)檔案人員變動頻繁，一大批未經(jīng)培訓(xùn)的新手到了檔案工作崗位，對檔案工作認(rèn)識不到位，覺得從事檔案工作枯燥乏味，沒有前途，思想情緒不穩(wěn)定，業(yè)務(wù)生疏，無法做好檔案工作，造成新的積存零散文件大量產(chǎn)生，有的即使經(jīng)過整理，但是分類不科學(xué)，鑒定整理不規(guī)范，歸檔質(zhì)量不保證。

（三）檔案保管條件較差。多數(shù)單位還達(dá)不到檔案管理“八防”要求，與整齊、統(tǒng)一的要求還有一定的差距。少數(shù)單位把檔案室變成了雜物室，設(shè)施設(shè)備老化，不齊全。個(gè)別單位檔案室設(shè)防意識不強(qiáng)，設(shè)施設(shè)備不完善，管理體制不到位，使部分檔案受到損害。

（四）檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，檔案收集不全。機(jī)關(guān)檔案室普遍存在只重視收集正式公文、對其他文件材料和其他門類檔案收集力度不夠的情況。日常工作中的記錄，包括工作計(jì)劃、總結(jié)、外出會議形成材料、介紹信存根、接待計(jì)劃、保衛(wèi)記錄等收集不齊。照片、基建、設(shè)備、實(shí)物收集難度大，收集不足。檔案室檔案量少、收集不全。可利用資源不夠豐富。機(jī)關(guān)工作人員查找相關(guān)資料查找不到，檔案重要性無法體現(xiàn)。檔案工作必然無法引起別人的重視，會逐步被邊緣化。檔案員頻繁更換，檔案工作連續(xù)性不強(qiáng)，造成檔案歸檔不及時(shí)、檔案遺失等情況時(shí)有發(fā)生。檔案有積壓未整理的現(xiàn)象。

二、提高縣級機(jī)關(guān)檔案工作水平的方法

（一）提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。一是要加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案人員的教育培訓(xùn)，在注重實(shí)用性上下功夫。二是圍繞檔案“及時(shí)”“完整”的要求，做好檔案收集工作，完善歸檔內(nèi)容，并確保檔案內(nèi)容真實(shí)完整。三是要鼓勵機(jī)關(guān)檔案工作人員適應(yīng)新時(shí)期檔案工作發(fā)展的需要，創(chuàng)造性地開展工作。

（二）改善檔案保管條件。一是進(jìn)一步加大機(jī)關(guān)檔案室基礎(chǔ)設(shè)施的投入，嚴(yán)格按檔案管理“八防”標(biāo)準(zhǔn)要求，不斷完善檔案室的保管條件，盡可能改善雜、亂問題，做到檔案室統(tǒng)一、整齊、規(guī)范。二是完善制度，建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

（三）轉(zhuǎn)變檔案管理觀念。1.檔案工作要從注重實(shí)體管理到檔案信息管理的轉(zhuǎn)變，使檔案的管理從傳統(tǒng)紙質(zhì)載體向數(shù)字化文件存儲、查閱轉(zhuǎn)變。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分，是最基礎(chǔ)的工作，只有做好基礎(chǔ)工作，才能實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體管理向檔案信息管理的轉(zhuǎn)變。因?yàn)?，?jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字處理技術(shù)的應(yīng)用為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享開辟了廣闊的前景，既提升了機(jī)關(guān)檔案工作的整體管理水平，又提高了機(jī)關(guān)的工作效率。2.從注重文書檔案的管理到注重其他門類檔案的轉(zhuǎn)變。文書檔案在機(jī)關(guān)的管理工作中比較受重視，比較完善，而對于照片、聲像及實(shí)物相對忽視，在制度建設(shè)和規(guī)范管理及流向處置方面相對滯后。照片、聲像及實(shí)物是直接反映縣級機(jī)關(guān)工作活動的史實(shí)，也是目前紀(jì)錄事物的重要手段。照片、聲像及實(shí)物檔案的種類很多，不同性質(zhì)的單位形成的實(shí)物檔案的種類不同，載體形態(tài)各異?？h級機(jī)關(guān)要把照片、聲像及實(shí)物的管理納入機(jī)關(guān)管理中。

（四）加強(qiáng)對檔案工作的宏觀指導(dǎo)。檔案的信息化建設(shè)，在改變著傳統(tǒng)管理方法的同時(shí)，也對檔案工作提出了更高要求，因此不斷提高檔案工作者的素質(zhì)是提高檔案信息化的關(guān)鍵，針對縣級機(jī)關(guān)檔案人員變動頻繁的狀況，要采取短期培訓(xùn)和以會代訓(xùn)等各種方式，對檔案人員進(jìn)行定期和不定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)能力。其次，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)的宏觀指導(dǎo)，縣級機(jī)關(guān)部門多，事務(wù)繁雜，縣級檔案行政管理部門不可能或長期深入下去進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，要選派具有堅(jiān)定信念且掌握數(shù)字化等專業(yè)技能、勝任本職工作、富有創(chuàng)新能力的骨干從事縣級機(jī)關(guān)檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。同時(shí)要一改過去的包干指導(dǎo)為宏觀指導(dǎo)。多年來，檔案局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，基本上采取包辦代替的形式，直接參與縣級機(jī)關(guān)檔案的分類、歸檔等具體工作，使檔案人員誤認(rèn)為歸檔一系列工作屬于檔案局的事，指導(dǎo)人員不下去，他們就不動手，這種指導(dǎo)方法不僅不能提高檔案人員的業(yè)務(wù)能力，反而滋生了檔案人員的惰性和依賴性，不利于以后檔案工作的正常開展。

（五）檔案行政部門對不同對象采取不同業(yè)務(wù)指導(dǎo)方法。對縣級機(jī)關(guān)開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，是縣級檔案行政管理部門的主要職能之一，是《檔案法》賦予的權(quán)力，也是經(jīng)常性的業(yè)務(wù)工作。1.新進(jìn)從事檔案工作，業(yè)務(wù)知識一無所知，無法開展檔案工作，或?qū)I(yè)務(wù)不夠熟悉，尚不能獨(dú)立工作的檔案人員，要通過讓他們了解檔案工作基本知識以及有關(guān)檔案法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，掌握文件材料的形成、積累、歸檔的方法和技能，對他們進(jìn)行現(xiàn)場示范、現(xiàn)場指導(dǎo)，或者組織觀摩學(xué)習(xí)、實(shí)際操作等，從而使他們能夠獨(dú)立地開展檔案工作。但是絕不能因?yàn)闄n案業(yè)務(wù)人員不懂業(yè)務(wù)，無法獨(dú)立工作而由指導(dǎo)人員包辦代替。檔案行政管理部門要始終認(rèn)清自己的地位和職責(zé)，糾正越爼代庖。因?yàn)樵綘暣沂降墓ぷ?，不利于檔案業(yè)務(wù)人員素質(zhì)和單位檔案工作水平的提高，也不利于檔案行政管理正常發(fā)揮其職能作用，甚至影響本地區(qū)檔案工作的整體水平。2.具有一定業(yè)務(wù)水平，但還不能有效開展工作的檔案人員，要針對其不足，給予必要的幫助和啟發(fā)，要求業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員注意工作方法，不得隨意指責(zé)。要在尊重其勞動、肯定其成績的基礎(chǔ)上，給予積極的誘導(dǎo)和糾正，切勿挫傷被指導(dǎo)者的工作積極性，否則將事倍功半。一般要在檔案人員剛開始?xì)w檔時(shí)，業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員就及時(shí)到現(xiàn)場去指導(dǎo)，及時(shí)糾正錯誤，以免返工，給工作帶來不必要的麻煩。3.不僅具有一定業(yè)務(wù)水平，而且實(shí)際能力也相對較強(qiáng)的檔案人員，加強(qiáng)對其工作的檢查和監(jiān)督，肯定其工作成績，給予合理評價(jià)，勉勵其繼續(xù)努力，把檔案工作做得更加完善。使指導(dǎo)者感到自我價(jià)值的體現(xiàn)，同時(shí)又受到了鞭策，從根本上保證了檔案工作有效地開展。在鼓勵他們做好本單位檔案工作的同時(shí)，還要積極建議他們參與本系統(tǒng)的檔案工作，讓他們充分發(fā)揮自己的優(yōu)勢，把本系統(tǒng)的檔案工作也搞得有聲有色，激勵他們在檔案事業(yè)的這片天地里，走出屬于自己的路。

縣級機(jī)關(guān)檔案是縣級機(jī)關(guān)行政機(jī)構(gòu)從事管理活動過程中形成的真實(shí)記錄，國家工作人員通過參考這些歷史工作記錄來預(yù)測未來工作方向、維持國家相關(guān)政策，維持社會秩序以及保持國家政策科學(xué)決策的連續(xù)性和有效性，具有憑證價(jià)值的不可替代作用。研究縣級機(jī)關(guān)檔案工作，不僅有助于縣級國家機(jī)關(guān)規(guī)范、有效地記錄和運(yùn)轉(zhuǎn)，也為充實(shí)縣級綜合檔案館的館藏打好基礎(chǔ)，為服務(wù)社會大眾提供原始憑證，為國家積累檔案財(cái)富，為提高機(jī)關(guān)檔案科學(xué)管理水平及社會主義和諧社會建設(shè)提供有效服務(wù)。endprint