淺談檔案管理中現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用

李英武

【摘要】在檔案管理工作中，有效應(yīng)用信息技術(shù)不僅能夠提高管理工作的質(zhì)量和效率，還能節(jié)約人力資源的投入，從而進(jìn)一步提高檔案保管的規(guī)范性和嚴(yán)密性，改變過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理方式中的效率低、管理困難、查找檔案時(shí)間長(zhǎng)等問(wèn)題。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化；管理工作；計(jì)算機(jī)技術(shù)；必要性；標(biāo)準(zhǔn)化

在現(xiàn)階段，全球都已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代，在這個(gè)背景下，各個(gè)領(lǐng)域都在對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行運(yùn)用，并不斷加強(qiáng)生產(chǎn)和工作的效率和質(zhì)量，這對(duì)于檔案管理工作也不例外。在信息時(shí)代背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)因其便捷、快速等特點(diǎn)備受人們的青睞，已經(jīng)成為人們?nèi)粘Ｉ?、工作中的重要工具，逐漸成為檔案信息管理中的重要因素，促進(jìn)了檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)。

一、 現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的作用

（一）數(shù)字化。檔案載體不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)，而是電子檔案，各級(jí)行政部門(mén)的辦公，各種企業(yè)的管理和經(jīng)營(yíng)方式也隨之改變，出現(xiàn)了電子政務(wù)、商務(wù)等新型的辦公形式，信息的傳遞以電子為介質(zhì)。在數(shù)字化時(shí)代，各種信息的書(shū)寫(xiě)、傳遞、儲(chǔ)存、檢索和利用主要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，由原來(lái)可以感知的信息固態(tài)形式變?yōu)槌橄蟮碾娮有问?，即電子檔案的發(fā)展。電子檔案大大縮減了人力和物力，實(shí)現(xiàn)便于保存、查詢的目的，在降低成本的同時(shí)提高了利用率，減少了檔案信息的損壞和遺失。

（二）存儲(chǔ)量大。隨著人們生活范圍的不斷擴(kuò)大，大量的文件資料也隨之產(chǎn)生，檔案資料入庫(kù)信息劇增，通過(guò)利用計(jì)算機(jī)海量的存儲(chǔ)特點(diǎn)以及快速的計(jì)算，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中輸入檔案的檢索信息，可以進(jìn)行快速和準(zhǔn)確的檢索，確保檢索的優(yōu)質(zhì)高效，極大程度節(jié)約了傳統(tǒng)檔案占用的空間以及成本投入。

（三）自動(dòng)化。計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作，可以將信息快速地輸入、儲(chǔ)存，并且可以對(duì)信息進(jìn)行邏輯推理和判斷，真正實(shí)現(xiàn)信息管理、檢索等流程的自動(dòng)化進(jìn)程。

二、現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)的不斷發(fā)展，鍵盤(pán)及無(wú)鍵盤(pán)輸入技術(shù)、語(yǔ)言合成技術(shù)、觸摸屏輸入技術(shù)、攝像輸入技術(shù)、傳真技術(shù)等的廣泛應(yīng)用，不僅使傳統(tǒng)的文件形成方式、文件載體、傳送方式等發(fā)生了根本性的變革，而且使檔案信息的收集、整理，檔案管理的方式、方法，特別是檔案信息的開(kāi)發(fā)利用等一系列問(wèn)題發(fā)生了重大變革。

（一）多媒體技術(shù)。多媒體技術(shù)是一種把文字、數(shù)字、圖形、靜態(tài)圖像、活動(dòng)圖像、聲音等幾種信息的媒體集合在一起，并由計(jì)算機(jī)綜合控制的技術(shù)。其特點(diǎn)為操作方式簡(jiǎn)便、用途廣泛、具有理想的用戶界面。目前，多媒體的運(yùn)用主要集中在儲(chǔ)存和管理各類檔案、修補(bǔ)和復(fù)原破損檔案原件、對(duì)使用頻率高而又很重要的檔案，建立了一個(gè)多媒體檔案管理系統(tǒng)，供用戶進(jìn)行檢索、查詢；利用圖形、文字、聲音做成一個(gè)多媒體觸摸系統(tǒng)介紹館藏檔案情況等。它改變了舊有的工作方式，使傳統(tǒng)的檔案信息管理手段發(fā)生了根本性變化。

（二）光盤(pán)技術(shù)。光盤(pán)是一種用激光來(lái)記錄和讀取信息的圖形盤(pán)片，是計(jì)算機(jī)信息存儲(chǔ)的新型載體。作為一種復(fù)合技術(shù)，光盤(pán)技術(shù)集計(jì)算機(jī)、激光和數(shù)字通信等技術(shù)為一體。到目前為止，在大容量、高密度、低成本與快速存取方面是很有發(fā)展前途的存貯介質(zhì)。

（三）縮微技術(shù)?？s微技術(shù)以膠片為信息載體，采用感光攝影原理，是目前一種比較成熟的文獻(xiàn)資料全文真跡存貯技術(shù)，是集光學(xué)、機(jī)械、電子、化學(xué)、計(jì)算機(jī)于一體的高技術(shù)產(chǎn)業(yè)。它具有永久保存、節(jié)省空間等特點(diǎn)，并在法律上具有證據(jù)效力，已成為世界公認(rèn)的很成熟的一種信息存貯介質(zhì)

三、 現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用方法

（一）檔案整理采集環(huán)節(jié)。該環(huán)節(jié)是整個(gè)檔案信息化的基礎(chǔ)，在整個(gè)檔案信息化轉(zhuǎn)換過(guò)程中，都需要采集大量的數(shù)據(jù)資料，并將有用的資料整理起來(lái)。在選擇有用的資料后，對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行采集整理，按照檔案信息的不同內(nèi)容，分別將其設(shè)置在不同的儲(chǔ)存空間內(nèi)，做好分門(mén)別類、查詢應(yīng)用。在信息儲(chǔ)存結(jié)束后，需要在最短的時(shí)間內(nèi)開(kāi)始查詢業(yè)務(wù)，這也是檔案管理信息的主要目的。

（二）多媒體技術(shù)應(yīng)用。在信息化檔案管理中，應(yīng)用多媒體技術(shù)能有效處理檔案信息中的圖、文、聲等資料，能為檔案信息查詢提供更加人性化的服務(wù)，其主要服務(wù)內(nèi)容包括：1.支持全文檢索。在傳統(tǒng)的檔案檢索中，主要采用關(guān)鍵詞檢索的方式；而依靠信息技術(shù)，所有的紙質(zhì)文檔都得到了數(shù)字化轉(zhuǎn)換，工作人員只需要按照資料庫(kù)中具體的分類要求，針對(duì)性地查找檔案。2.對(duì)音像檔案信息的檢索。在傳統(tǒng)檢索中，針對(duì)音像檔案類資料主要通過(guò)借助輔助設(shè)備才能獲取信息，如果沒(méi)有輔助設(shè)備支持，則無(wú)法獲得信息。3.在檔案信息編研中，工作人員通過(guò)計(jì)算機(jī)就能編輯檔案信息（在權(quán)限允許的情況下）；除此之外，還能通過(guò)光盤(pán)、U盤(pán)等拷貝資料，實(shí)現(xiàn)對(duì)資料內(nèi)容的編輯，這是傳統(tǒng)技術(shù)無(wú)法所代替的。

（三）信息儲(chǔ)存手段。當(dāng)前常見(jiàn)的信息儲(chǔ)存技術(shù)主要包括縮微技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)、磁儲(chǔ)存技術(shù)等，將這些技術(shù)應(yīng)用在信息處理中，能讓信息檢索與信息儲(chǔ)存快速結(jié)合在一起，提高了檔案信息化整體水平。

（四）條碼技術(shù)。該技術(shù)是電子數(shù)據(jù)交換與計(jì)算機(jī)管理技術(shù)相結(jié)合的產(chǎn)物，在數(shù)據(jù)讀取中，只需要用采集器掃描檔案條碼，計(jì)算機(jī)就會(huì)顯示與這個(gè)檔案有關(guān)的資料，包括檔案簡(jiǎn)介信息、年代信息、保管期限等。該技術(shù)的應(yīng)用有效解決了檔案管理中存在的缺檔、擺放錯(cuò)誤等問(wèn)題，保證了檔案管理質(zhì)量，降低工作強(qiáng)度。

綜上所述，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，會(huì)對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生重要影響，會(huì)推動(dòng)檔案管理實(shí)現(xiàn)變革。因此，在未來(lái)工作中，工作人員必須要認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作的影響，能正確利用條碼技術(shù)、多媒體技術(shù)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，保證檔案管理工作能實(shí)現(xiàn)變革，最終更好地滿足發(fā)展的需求。endprint