公安檔案數(shù)字化建設(shè)研究與思考

摘 要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)在各領(lǐng)域的廣泛滲透，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中呈現(xiàn)出顯著的應(yīng)用優(yōu)勢，數(shù)字化檔案建設(shè)成為檔案管理的重要發(fā)展趨勢。公安機關(guān)作為承擔(dān)日常社會治安管理工作的基礎(chǔ)部門，加強公安檔案數(shù)字化建設(shè)，是時代發(fā)展背景下落實公安機關(guān)為人民服務(wù)職能的重要保障。本文通過詳細解析檔案數(shù)字化概念，對公安檔案數(shù)字化建設(shè)必要性進行了論述，深入思考當前公安檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題，并提出了公安檔案數(shù)字化建設(shè)的有效對策，從而為促進公安檔案數(shù)字化建設(shè)水平，提高公安機關(guān)檔案管理能力提供有效參考。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化;公安機關(guān);檔案管理

檔案數(shù)字化，是指充分利用當前數(shù)據(jù)庫、計算機、掃描等先進信息技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并將其保存至計算機中，同時運用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)對其進行分類、整理、歸檔，形成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。公安檔案數(shù)字化建設(shè)，不僅為公安機關(guān)檔案的長期保存與檔案信息快速查閱提供了極大便利，同時對于促進公安檔案規(guī)范化、有序化發(fā)展具有重要意義，從而更好地服務(wù)于公安各項業(yè)務(wù)工作的展開，提高工作效率，創(chuàng)建為人民服務(wù)的優(yōu)質(zhì)基層服務(wù)平臺。就目前而言，公安機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)程度整體較為落后，存在一定問題。因此，正確認識公安檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性，客觀分析當前公安機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)中的問題，著力解決問題，是當前公安機關(guān)檔案管理工作的重要內(nèi)容。

一、檔案數(shù)字化概念解析

1.檔案數(shù)字化的內(nèi)涵

檔案數(shù)字化是將現(xiàn)代先進計算機信息技術(shù)與檔案管理工作的有機結(jié)合，借助信息技術(shù)實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的有效轉(zhuǎn)換，將原本以紙質(zhì)和聲像傳統(tǒng)介質(zhì)為信息載體的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信號或數(shù)字編碼等，形成數(shù)字化檔案。通過將檔案數(shù)字化，能夠更加直觀、全面地呈現(xiàn)原有檔案內(nèi)容，同時進一步提升檔案使用的可靠性?，F(xiàn)階段，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷更新迭代，既要求檔案工作加快數(shù)字化轉(zhuǎn)變，也為檔案數(shù)字化建設(shè)奠定了堅實的技術(shù)基礎(chǔ)。在檔案數(shù)字化建設(shè)中，主要應(yīng)用技術(shù)包括數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)壓縮、高速掃描等技術(shù)，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案為數(shù)字化形式，同時借助互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，實現(xiàn)數(shù)字化檔案的高效管理。

2.檔案數(shù)字化建設(shè)的主要內(nèi)容

（1）檔案管理工作數(shù)字化

實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)，就要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理工作方式，以數(shù)字化思維創(chuàng)新檔案工作方式。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作中，主要依靠人工操作進行檔案信息的收集與整理、搜索與應(yīng)用。人工操作方式效率低下，失誤率高。檔案數(shù)字化實現(xiàn)了將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募问剑⒃谟嬎銠C中進行存儲，檔案管理工作者只需要借助計算機就可以實現(xiàn)對檔案的管理與操作。同時借助互聯(lián)網(wǎng)，還可以實現(xiàn)檔案信息的快速傳遞與共享。并且在數(shù)字化檔案中，管理人員通過對檔案進行分類整理、分盤存儲等工作，提高檔案管理的有序性和規(guī)范性。此外，建立統(tǒng)一搜索關(guān)鍵詞、維護計算機系統(tǒng)安全性與穩(wěn)定性、做好數(shù)據(jù)備份工作等，也是數(shù)字化檔案管理工作的重要內(nèi)容。

（2）檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)換

現(xiàn)階段，先進信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用優(yōu)勢已經(jīng)突顯，同時信息時代背景下，傳統(tǒng)檔案管理工作的缺點已經(jīng)充分暴露出來，難以充分發(fā)揮檔案管理效能。在檔案數(shù)字化建設(shè)中，重點在于實現(xiàn)檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。當前，檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)換方式主要包括掃描存檔與人工錄入兩種方式。其中，掃描存檔方式具有較高的準確性，能夠保障檔案信息輸入準確;人工錄入方式能夠確保紙質(zhì)檔案加入到檔案資料統(tǒng)計過程中，但資料轉(zhuǎn)換效率相對較低。

二、公安檔案數(shù)字化建設(shè)的時代必要性

1.順應(yīng)現(xiàn)代檔案數(shù)字化建設(shè)趨勢的必然要求

公安檔案是公安機關(guān)在打擊與防范違法犯罪活動過程中，以及實施治安行政管理等職能活動過程中形成的一系列檔案，根據(jù)類型可以分為文書類、業(yè)務(wù)類、聲像類、戶籍檔案等。當前，信息技術(shù)在各領(lǐng)域檔案管理中的應(yīng)用已經(jīng)十分廣泛，檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的必然要求。隨著計算機在公安辦公領(lǐng)域的普及應(yīng)用，產(chǎn)生了大量的電子文件，必然要求公安機關(guān)加強檔案數(shù)字化建設(shè)。與此同時，隨著現(xiàn)代社會快速發(fā)展，公安檔案信息規(guī)模不斷擴大，檔案類型也逐漸趨于復(fù)雜化。而在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中，以紙質(zhì)為載體，隨著檔案規(guī)模的不斷增加，檔案實物規(guī)模不斷增加，再加上紙質(zhì)檔案只能夠為需求者在特定場所查閱使用，受時空限制性較大，難以發(fā)揮檔案利用價值。實現(xiàn)公安檔案數(shù)字化，則可以利用計算機進行檔案處理，打破紙質(zhì)檔案的時空限制，同時借助數(shù)據(jù)庫、云空間等技術(shù)，為檔案存儲、分類提供技術(shù)支撐，從而提高檔案利用效率，為查閱者提供便利。數(shù)字化檔案的低成本、高工作效率等優(yōu)勢，受到檔案管理者與使用者的青睞。因此，加強公安檔案數(shù)字化建設(shè)，開發(fā)適用于公安機關(guān)的數(shù)字化檔案管理技術(shù)，是公安檔案管理工作現(xiàn)代化的必然要求。

2.服務(wù)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的現(xiàn)實要求

公安機關(guān)是社會治理的重要主體之一，警務(wù)工作現(xiàn)代化建設(shè)是國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化發(fā)展的重要核心，同時也是實現(xiàn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的基礎(chǔ)保障。公安檔案管理工作是服務(wù)于警務(wù)工作的重要基礎(chǔ)，加強檔案數(shù)字化建設(shè)，是實現(xiàn)警務(wù)工作現(xiàn)代化的必要環(huán)節(jié)。通過公安檔案數(shù)字化建設(shè)，進一步保障了公安檔案的歷史性、保全性和服務(wù)性功能，從而為法治社會建設(shè)推進，以及公安部門公共安全綜合服務(wù)能力的提升發(fā)揮重要推動作用，進而完善法治社會建設(shè)。同時，公安檔案數(shù)字化建設(shè)為檔案信息使用者提供高效、便捷的信息服務(wù)，更好地為公安領(lǐng)導(dǎo)決策、公安機關(guān)日常工作、甄別復(fù)議歷史問題、公安宣傳教育等各項工作服務(wù)，大幅提升警務(wù)工作效率。因此，公安檔案數(shù)字化，是服務(wù)國家治理體系與治理能力現(xiàn)代化的現(xiàn)實要求。

3.實現(xiàn)辦公自動化的前提要求

當前，我國社會已經(jīng)步入大數(shù)據(jù)時代，數(shù)字化已經(jīng)深刻改變了社會生活的各個方面，全社會每天都會產(chǎn)生大量的數(shù)字化信息，自然而然形成了龐大的“數(shù)字化檔案”。公安機關(guān)工作面向社會，必須要順應(yīng)社會發(fā)展。這些數(shù)字化信息，倒逼其實現(xiàn)辦公信息化和自動化。因此，在對這些信息進行處理過程中，仍舊采用傳統(tǒng)的檔案管理手段顯然是不現(xiàn)實的，如何實現(xiàn)對這些信息進行有效的歸檔管理與利用，推動公安辦公信息化和自動化，更好地服務(wù)于社會，是公安檔案管理者的迫切任務(wù)。加快建設(shè)公安檔案數(shù)字化，則是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，推動公安辦公自動化的關(guān)鍵基礎(chǔ)。因此，公安機關(guān)需要加大高端檔案管理人才培育，完善現(xiàn)代檔案管理設(shè)備與技術(shù)，健全檔案數(shù)字化管理制度，從而更好地發(fā)揮公安檔案管理工作職能作用。

三、公安檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題分析

1.公安檔案管理數(shù)字化觀念陳舊

公安機關(guān)作為政府職能部門，屬于國家行政機關(guān)，其內(nèi)部管理受傳統(tǒng)行政機關(guān)管理模式影響，管理者不重視對現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用。在公安檔案管理中，由于管理者沒有樹立先進的檔案管理數(shù)字化觀念，導(dǎo)致公安檔案數(shù)字化程度較低。一方面公安機關(guān)檔案管理人員受傳統(tǒng)的“收、管、立、藏”管理模式影響較深，存在“重收藏、輕使用”的管理思想，不能意識到檔案數(shù)字化對于提高檔案利用率的重要性;另一方面公安檔案管理者在工作中，存在較強的隨意性，部門內(nèi)部尚未建立統(tǒng)一的檔案管理標準，導(dǎo)致檔案管理工作混亂。在實際管理中，存在檔案歸檔標題填寫不完整、歸檔編號混亂、組卷不統(tǒng)一等問題，或者檔案文件不規(guī)范、不完善，存在遺失、毀損等問題，嚴重降低了檔案管理效率，制約檔案利用率。

2.公安檔案數(shù)字化技術(shù)支撐不足

首先，公安檔案數(shù)字化技術(shù)支撐不足。我國公安檔案信息化建設(shè)起步時間較晚，當前檔案管理信息化建設(shè)尚處于較低水平。對于公安檔案數(shù)字化建設(shè)來說，其需要較高水平的數(shù)字化技術(shù)支撐，而對于一些公安機關(guān)，尤其是基層公安機關(guān)來說，其信息化程度低，所對應(yīng)的信息技術(shù)支持水平不高，更難以充分應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)實現(xiàn)公安檔案數(shù)字化建設(shè)。其次，受內(nèi)外部各方面因素影響，大部分基層公安機關(guān)數(shù)字化建設(shè)硬件設(shè)施匱乏，難以充分滿足公安檔案數(shù)字化建設(shè)的實際需求。

3.公安檔案數(shù)字化專業(yè)人才不足

受公安機關(guān)對檔案管理工作重視度不足的影響，在公安檔案數(shù)字化建設(shè)中，也忽視了對專業(yè)化人才的引進，從而使得公安檔案數(shù)字化建設(shè)水平較低。這種情況在基層公安機關(guān)尤為明顯。一方面基層公安部門檔案管理人員通常不具有較強的檔案管理專業(yè)水平，很多都是由其他崗位轉(zhuǎn)崗的非專業(yè)人員，甚至很多部門內(nèi)部檔案管理人員是由其他崗位人員兼任的，其不具有系統(tǒng)專業(yè)的檔案管理工作能力;另一方面檔案數(shù)字化建設(shè)復(fù)合型專業(yè)人才不足，即使部分檔案管理工作人員具有較高的專業(yè)水平，但其對數(shù)字化技術(shù)的掌握能力不足，難以充分適應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)的實際需求。公安檔案數(shù)字化建設(shè)必須要以專業(yè)的復(fù)合型人才為基礎(chǔ)，人才匱乏會使公安部門空有資源、技術(shù)支持，卻沒有利用能力，嚴重制約公安檔案數(shù)字化建設(shè)水平。因此，加強公安檔案數(shù)字化建設(shè)，必須要注重人才的引進與培育。

四、公安檔案數(shù)字化的有效建議

1.創(chuàng)新公安檔案數(shù)字化管理理念

公安檔案是公安機關(guān)服務(wù)于現(xiàn)實、完善法制建設(shè)等方面的重要依據(jù)，加強公安機關(guān)社會服務(wù)水平，更好地發(fā)揮其社會服務(wù)職能，就必須要轉(zhuǎn)變公安檔案管理者理念，樹立數(shù)字化建設(shè)理念，立足數(shù)字化建設(shè)核心，積極借鑒先進管理經(jīng)驗，對比自身檔案管理不足，切實推進落實公安檔案數(shù)字化建設(shè)。同時，著力提升檔案管理人員思想水平，使其真正認識到公安檔案的重要作用，認識到公安檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性，促使其不斷創(chuàng)新檔案管理手段。此外，公安檔案管理部門還需要加強對檔案數(shù)字化建設(shè)的宣傳教育，通過對管理人員進行教育培訓(xùn)，使其真正認識到在當前信息時代，檔案數(shù)字化管理的迫切性，充分發(fā)揮自身管理作用，提高檔案的利用價值，從而為公安機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決策、人員工作提供可靠依據(jù)，提高辦事效率，更好地服務(wù)于社會。

2.建立公安機關(guān)數(shù)字檔案室

隨著信息技術(shù)在社會各領(lǐng)域的深入滲透，公安機關(guān)也必須要跟上時代發(fā)展，才能夠切實履行自身社會服務(wù)職能。對于公安檔案管理來說，其必須要緊抓信息技術(shù)發(fā)展契機，加快自身傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化檔案管理的全面轉(zhuǎn)型，從而滿足現(xiàn)代公安檔案管理需求。公安機關(guān)建設(shè)數(shù)字檔案室，是其順應(yīng)時代發(fā)展，滿足公安檔案數(shù)字化建設(shè)需求的有效手段。公安機關(guān)數(shù)字檔案室是借助數(shù)字信息處理技術(shù)建立的檔案數(shù)字化建設(shè)專門部門，通過綜合應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、檔案文件管理、業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)公安檔案的數(shù)字化建設(shè)，將傳統(tǒng)的公安檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化文件，同時，實現(xiàn)增量機關(guān)檔案的電子化處理，將機關(guān)工作過程中產(chǎn)生的大量電子文件直接歸檔保存至檔案管理系統(tǒng)中。通過數(shù)字檔案室建設(shè)，一方面可以為公安檔案數(shù)字化建設(shè)提供專門的數(shù)據(jù)技術(shù)及硬件設(shè)備支持，保障檔案數(shù)字化建設(shè)的有效落實;另一方面公安機關(guān)數(shù)字檔案室實現(xiàn)了信息時代公安檔案的創(chuàng)新發(fā)展，為機關(guān)工作提供更加便捷的網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)，符合現(xiàn)代公安機關(guān)工作新要求，同時推進了公安檔案管理數(shù)字、信息一體化建設(shè)，創(chuàng)新公安檔案管理方式，實現(xiàn)公安檔案的科學(xué)化、有序化管理，推動公安檔案向前發(fā)展，充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

3.打造專業(yè)化公安檔案管理團隊

2014年，中共中央及國務(wù)院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，要求“加快推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化”。隨著國家對檔案工作重要性進一步強調(diào)，不斷加大對公安機關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)檢查力度，公安機關(guān)大力推進檔案數(shù)字化建設(shè)，就需要依靠專業(yè)的檔案管理團隊。首先，組織完善專業(yè)化公安檔案管理工作隊伍。一方面加強對機關(guān)內(nèi)部檔案管理人員專業(yè)化培訓(xùn)，提高其專業(yè)素質(zhì)，提升檔案管理能力;另一方面重視引進高端檔案管理及信息技術(shù)人才，綜合人才隊伍配比，提高團隊數(shù)字化、信息化技術(shù)應(yīng)用水平，有效推進公安檔案數(shù)字化建設(shè)。其次，科學(xué)配備檔案管理人員，明確崗位職責(zé)。針對當前公安機關(guān)存在的檔案管理混亂，一人多崗等情況，以公安檔案管理團隊為基礎(chǔ)，根據(jù)實際崗位需求，以及專業(yè)人才特點，科學(xué)配備檔案管理人員，并明確劃分各崗位職責(zé)，充分發(fā)揮專業(yè)檔案管理團隊作用，推進公安檔案數(shù)字化建設(shè)水平。最后，加強公安檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)，檔案數(shù)字化背景下，對檔案安全提出了新的要求，公安檔案管理人員必須要加大安全保密執(zhí)法檢查力度，完善安全應(yīng)急管理體制，做好異地異質(zhì)備份等，保障檔案信息安全。同時，由于公安檔案的特殊性，管理人員還需要具備較強的保密意識以及對敏感信息的準確判斷，從而充分發(fā)揮公安檔案數(shù)字化建設(shè)作用。

五、結(jié)語

公安檔案數(shù)字化建設(shè)勢在必行，是現(xiàn)代化發(fā)展背景下提高公安機關(guān)工作效率和社會服務(wù)水平，擴大社會效益的重要內(nèi)容。公安檔案數(shù)字化建設(shè)需要公安機關(guān)不斷完善意識層面、物質(zhì)層面支持，加快技術(shù)與人才建設(shè)，有效解決當前階段公安檔案數(shù)字化問題，從而為推動檔案數(shù)字化建設(shè)，提高檔案管理效率，最終促進公安機關(guān)更好地落實社會服務(wù)職能發(fā)揮重要作用。

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（作者單位：福建省建寧縣公安局）

作者簡介：萬秀蘭（1976—），女，漢，福建福清人，大學(xué)，館員，研究方向：檔案。