電子文件和數(shù)字檔案的登記備份制度

王虹

摘 要：電子文件與數(shù)字檔案的登記備份是檔案部門(mén)進(jìn)行創(chuàng)新的重要形式，是建立電子文件及數(shù)字檔案安全監(jiān)管體系的重要方法。本文主要講述了電子文件與數(shù)字檔案登記備份的基礎(chǔ)理論、主要內(nèi)容，并提出電子文件與數(shù)字檔案登記備份的發(fā)展方向。

關(guān)鍵詞：電子文件；數(shù)字檔案；登記；備份

隨著科技的不斷進(jìn)步，信息逐漸趨向電子化，電子文件也隨之不斷出現(xiàn)并且日趨重要。但當(dāng)今處于網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，電子文件和數(shù)字檔案具有易篡改、易泄露的特點(diǎn)，其安全面臨著很大的威脅。我國(guó)檔案界從理論與實(shí)踐兩個(gè)層面對(duì)電子文件安全問(wèn)題進(jìn)行了廣泛而深入的研究和探索。電子文件的登記備份制度即是實(shí)踐內(nèi)容之一。電子文件的登記備份制度不僅可以保障其安全性和真實(shí)性，還能使各類民生檔案進(jìn)入政府重視范圍并得到有效監(jiān)管，而且確立了強(qiáng)有力的容災(zāi)保障，有效地提升了抵抗人為的和自然災(zāi)害威脅的能力。

1 電子文件與數(shù)字檔案登記備份的基礎(chǔ)性理論

1.1 電子文件與數(shù)字檔案登記備份的概念

2009年國(guó)家檔案局提出“進(jìn)一步推進(jìn)社會(huì)信息化建設(shè)，加快建設(shè)電子文件中心，對(duì)各機(jī)關(guān)的電子文件進(jìn)行集中備份，確保電子文件的安全性”，電子文件與數(shù)字檔案的登記備份是由縣級(jí)以上的檔案行政部門(mén)對(duì)本行政區(qū)內(nèi)形成的、對(duì)國(guó)家和社會(huì)有著重要的保存價(jià)值的電子文件和數(shù)字檔案進(jìn)行登記，接著同級(jí)國(guó)家檔案館對(duì)經(jīng)過(guò)登記的電子文件和數(shù)字檔案進(jìn)行逐一備份，對(duì)紙質(zhì)或者其他各種各樣載體形式的檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，然后備份，從而保全檔案證據(jù)、提高檔案的安全性、推動(dòng)檔案信息的整合[1]。

1.2 電子文件與數(shù)字檔案登記備份的必要性

1.2.1 登記備份有利于保障歷史記憶的真實(shí)和完整

我國(guó)電子文件的登記備份順應(yīng)了檔案管理的發(fā)展需求，只有登記備份才能盡可能的避免出現(xiàn)電子文件及數(shù)字檔案混亂和丟失的情況，登記備份能最大程度地保障電子文件的完整。由于電子文件與數(shù)字檔案自身比較脆弱，因此電子文件與數(shù)字檔案易被篡改、偽造并且不留痕跡，分辨不出真假，當(dāng)有人惡意修改、偽造電子文件及數(shù)字檔案或遭遇自然災(zāi)害時(shí)，這時(shí)登記備份就發(fā)揮了它的作用，登記備份中心可以及時(shí)抵御風(fēng)險(xiǎn)，減少甚至消除破壞，登記備份以后，我們可以將原始文件與備份后的文件進(jìn)行比對(duì)，從而可以檢驗(yàn)出檔案是否是真實(shí)完整的。

1.2.2 登記備份的法律意義

在當(dāng)今社會(huì)，電子文件被篡改、被偽造的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，很多人為了找到一個(gè)好工作，學(xué)歷造假，人事檔案造假，當(dāng)他們被錄用時(shí)，就產(chǎn)生了不公平的結(jié)果，于是電子文件登記備份就有了重要的法律意義。

1.2.3 登記備份制度體現(xiàn)了政府的公信力與權(quán)威性

通過(guò)人們對(duì)電子證據(jù)的信任程度就可以看出政府在人們心中的公信力如何。如果政府深得人民的信任，那么政府拿出來(lái)的電子證據(jù)在法律上就是最為可信的；如果政府的公信力降低，失信于民，那么政府拿出來(lái)的電子證據(jù)的可靠度就不及“第三方”拿出來(lái)的電子證據(jù)。因此為了社會(huì)大眾的利益，政府應(yīng)制定相關(guān)政策確保電子文件的登記備份是真實(shí)完整可靠的[2]。

2 電子文件與數(shù)字檔案登記備份的主要內(nèi)容

從電子文件登記備份的概念可以看出，其內(nèi)容包括了兩個(gè)方面，一方面是電子文件和數(shù)字檔案的登記，檔案的登記是指檔案部門(mén)對(duì)某些單位的具有重要保存價(jià)值的電子文件及檔案管理情況進(jìn)行記錄，并根據(jù)其記錄的數(shù)據(jù)確定電子文件和檔案的備份范圍，從而有針對(duì)性地對(duì)檔案管理進(jìn)行指導(dǎo)。另一方面是電子文件和數(shù)字檔案的備份，檔案的備份是指國(guó)家檔案館對(duì)某些單位及個(gè)人形成的電子文件和檔案?jìng)浞莸臄?shù)據(jù)進(jìn)行接收、存儲(chǔ)和管理[3]。

2.1 電子文件登記備份的范圍

為了加強(qiáng)對(duì)各單位檔案管理方面的指導(dǎo)，《電子文件和數(shù)字檔案登記備份工作指導(dǎo)手冊(cè)》提出了以下登記備份的范圍：

第一，被納入進(jìn)館范圍的社會(huì)組織、企事業(yè)單位等形成的具有重要保存價(jià)值的電子文件及數(shù)字檔案。這些檔案反映了各個(gè)單位的狀況，行政管理活動(dòng)等內(nèi)容，是登記備份要素的基礎(chǔ)。

第二，在一些有關(guān)經(jīng)濟(jì)、政治、社會(huì)、文化等重要事件中形成的具有參考利用價(jià)值的電子文件及數(shù)字檔案。這些檔案記載了一些重要的活動(dòng)事項(xiàng)，是登記備份的核心要素之一。

第三，與就業(yè)、醫(yī)保、房屋拆遷、教育等民生問(wèn)題有關(guān)的具有現(xiàn)實(shí)意義的電子文件與數(shù)字檔案。這些檔案與人民大眾的利益休戚相關(guān)，能有效解決人民群眾在日常生活中遇到的各種問(wèn)題，更加貼近生活，貼近社會(huì)。

第四，一些民營(yíng)企業(yè)、社會(huì)團(tuán)體及個(gè)人形成的電子文件及數(shù)字檔案。這些檔案的登記備份工作也同樣不可忽視，有時(shí)也能起到關(guān)鍵性作用。

這四項(xiàng)核心要素都表明登記備份的檔案對(duì)于國(guó)家或社會(huì)來(lái)說(shuō)有著重要的保存價(jià)值，沒(méi)有重要保存價(jià)值的檔案是沒(méi)有必要進(jìn)行登記備份的。而對(duì)于以上四類核心要素的界定則根據(jù)檔案行政部門(mén)具體要求來(lái)做出相應(yīng)的界定。

2.2 電子文件登記備份的類型

《電子文件和數(shù)字檔案登記備份工作指導(dǎo)手冊(cè)》中還提出了登記備份的類型：

電子文件登記備份的類型通常有三種，第一種是傳統(tǒng)載體檔案，這種類型的檔案通常為紙質(zhì)檔案，一旦保存不完好，極易隨著時(shí)間的流逝而被損壞，所以登記備份是必要的，這類檔案應(yīng)該先要求各部門(mén)對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化的加工，當(dāng)這些傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案形成數(shù)字化成果后，按照檔案管理部門(mén)的某些標(biāo)準(zhǔn)將這些檔案保存為光盤(pán)等脫機(jī)載體后備份到國(guó)家綜合檔案館；第二種是電子公文類型的，這種檔案要求各單位按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，以在線或離線方式備份到國(guó)家綜合檔案館；第三種類型則是重要的電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，這種檔案應(yīng)該是根據(jù)一個(gè)項(xiàng)目擬定一個(gè)具體的方案，用一定的備份方式向國(guó)家綜合檔案館進(jìn)行周期備份。

各個(gè)單位應(yīng)該明確自己?jiǎn)挝粰n案的類型，并且根據(jù)這三種類型各自的要求進(jìn)行登記備份。當(dāng)然，進(jìn)行登記備份的一定是電子文件或數(shù)字檔案，對(duì)于其他類型的檔案，應(yīng)轉(zhuǎn)化成數(shù)字化成果，然后進(jìn)行登記備份[4]。

3 電子文件與數(shù)字檔案登記備份的實(shí)施情況（以浙江省為例）

浙江省作為試點(diǎn)省，在2010年首先實(shí)行電子文件與數(shù)字檔案登記備份制度，這對(duì)浙江省來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)全新的挑戰(zhàn)。在2012年這一關(guān)鍵之年里，浙江省的各級(jí)檔案部門(mén)貫徹落實(shí)電子文件登記備份工作，努力完善工作協(xié)調(diào)機(jī)制，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，保障電子文件的安全真實(shí)，有力地推動(dòng)了檔案事業(yè)的發(fā)展。浙江省的電子文件登記備份工作已經(jīng)成為各級(jí)政府領(lǐng)導(dǎo)了解檔案管理的重要平臺(tái)，得到了各界人士的重視和好評(píng)。

3.1 浙江省各市電子文件的登記備份簡(jiǎn)介

3.1.1 浙江省義烏市的登記備份系統(tǒng)完善

義烏市登記備份中心的特點(diǎn)是登記備份系統(tǒng)比較完善。它采用了集中存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的方法，可以更方便地對(duì)電子文件及數(shù)字檔案進(jìn)行登記備份，登記備份的目的是為了恢復(fù)數(shù)據(jù)，如果備份的數(shù)據(jù)不能在有限時(shí)間內(nèi)恢復(fù)其數(shù)據(jù)，那么備份系統(tǒng)就沒(méi)有了價(jià)值?，F(xiàn)在很多系統(tǒng)對(duì)于登記備份工作何時(shí)何地進(jìn)行等有一定的局限性，如果在深夜系統(tǒng)運(yùn)行比較快速的情況下，是適合進(jìn)行登記備份的進(jìn)行登記備份，但是由于工作人員的問(wèn)題，疲勞很容易導(dǎo)致登記備份的安全性受到威脅，從而導(dǎo)致信息出現(xiàn)錯(cuò)誤。因此義務(wù)市的登記備份工作人員致力于改善備份系統(tǒng)，使備份系統(tǒng)能自動(dòng)定時(shí)備份，并且具有日志的功能和異常情況下的報(bào)警裝置。

義烏檔案局的管理系統(tǒng)上安裝了代理軟件。在備份過(guò)程中，確定好需要備份的電子文件及數(shù)字檔案后，備份系統(tǒng)會(huì)在有效時(shí)間內(nèi)自動(dòng)將數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器中的信息數(shù)據(jù)備份到S2600中。備份完成，系統(tǒng)會(huì)顯示出備份的情況，系統(tǒng)管理員就會(huì)對(duì)備份數(shù)據(jù)一目了然。

義烏檔案局的登記備份系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的備份采用的是在線備份方法，它可以在不停止數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行的情況下，進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，這種登記備份的方法能確保系統(tǒng)一直處于工作狀態(tài)。

3.1.2 浙江省嘉興市建立異地異質(zhì)備份庫(kù)

到2015年底，浙江省嘉興市大多數(shù)單位都建成了數(shù)字檔案室，并根據(jù)國(guó)家容災(zāi)備份的要求，建立異地異質(zhì)備份庫(kù)。

根據(jù)嘉興市檔案館的工作人員的敘述，進(jìn)行異質(zhì)異地備份的原因有很多，一是因?yàn)殡娮游募皵?shù)字檔案易復(fù)制、易更改、易損壞，難保存，極易受到人為的、自然突發(fā)事件的威脅，一旦在某些方面受到破壞，電子文件及數(shù)字檔案的恢復(fù)工作將會(huì)變成一個(gè)難點(diǎn)，甚至無(wú)法解決，其安全性很難得到保障，因此異地異質(zhì)備份極其重要。二是由于存儲(chǔ)工具的壽命有限，電子文件和數(shù)字檔案的數(shù)據(jù)保存在存儲(chǔ)工具中，電子文件的壽命與存儲(chǔ)工具的壽命息息相關(guān)，因?yàn)榇鎯?chǔ)工具大多是電子設(shè)備或者光學(xué)設(shè)備，它們的壽命會(huì)受到環(huán)境的種種影響，因此其壽命是有限的。三是由于讀取設(shè)備的不斷更新，電子文件不能直接讀取，因此要依靠不同種類的設(shè)備，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，讀取設(shè)備不斷更新，有的新的讀取設(shè)備并不能讀取舊的電子文件，從而造成電子文件及數(shù)字檔案的信息數(shù)據(jù)的丟失。

當(dāng)然還有一些人為的原因，比如登記備份時(shí)出現(xiàn)操作失誤，遇到破壞性病毒，社會(huì)動(dòng)亂等原因，因此需要異地異質(zhì)備份來(lái)保障安全。

3.1.3 浙江省溫嶺市統(tǒng)一部署，分級(jí)管理

以前浙江省登記備份中心的技術(shù)人員缺乏并且不專業(yè)，各個(gè)單位對(duì)登記備份認(rèn)識(shí)狹隘，并不了解登記備份的必要性。如今浙江省溫嶺市的登記備份工作實(shí)行了統(tǒng)一規(guī)劃，具體的檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行分級(jí)管理。電子文件登記備份優(yōu)先適用于有關(guān)民生問(wèn)題的電子文件，突出重點(diǎn)，統(tǒng)籌規(guī)劃。溫嶺市的登記備份注重與民生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)結(jié)合起來(lái)，與數(shù)字檔案室結(jié)合起來(lái)，與重要的檔案工程建設(shè)結(jié)合起來(lái)，從而使電子文件及數(shù)字檔案更加安全。因此溫嶺市積極開(kāi)展檔案登記備份的培訓(xùn)工作，讓工作人員了解登記備份的重要性、必要性，并熟練掌握登記備份工作，使之能順利進(jìn)行。

3.1.4 浙江省寧波市建立檔案登記備份體系

寧波市積極建設(shè)登記備份數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、民生業(yè)務(wù)信息在線備份系統(tǒng)，建立登記備份體系。為了更好的做好登記備份工作，全市積極完善虛擬檔案室系統(tǒng)，逐步開(kāi)展登記備份工作。寧波市開(kāi)發(fā)了電子文件登記備份客戶端，使各個(gè)有關(guān)民生的單位能較及時(shí)地使用客戶端提供的登記申請(qǐng)、數(shù)據(jù)管理、移交登記的數(shù)據(jù)等功能。

寧波市的各個(gè)單位按照要求先填寫(xiě)登記備份的表格和數(shù)據(jù)移交、接收的表格，再將納入登記備份范圍的檔案生成備份載體包，并且為之加密，接著采用在線或離線的方式把備份載體包移交到檔案局電子文件及數(shù)字檔案?jìng)浞菹到y(tǒng)，必要時(shí)可請(qǐng)相關(guān)專家檢查核對(duì)，若不符合要求的，則退回各單位重新移交。

3.2 浙江省電子文件與數(shù)字檔案的登記備份實(shí)施情況總結(jié)

上述四個(gè)方面分別介紹了浙江省四個(gè)市的電子文件與數(shù)字檔案登記備份的實(shí)施情況，當(dāng)然還有其他市也實(shí)行了登記備份制度，就不一一列舉了。浙江省作為登記備份制度的試點(diǎn)地區(qū)，統(tǒng)一部署，分級(jí)管理，積極建立登記備份體系，完善登記備份系統(tǒng)軟件，實(shí)行異地異質(zhì)備份等等。

到目前為止，幾乎浙江省所有的地區(qū)都建立了電子文件登記備份中心，工作人員也增長(zhǎng)了好幾倍。省級(jí)財(cái)政為各地的登記備份中心建設(shè)提供了一系列的補(bǔ)助，很多地區(qū)都建立了軟硬件項(xiàng)目，大部分單位搭建了登記備份專門(mén)平臺(tái)，重點(diǎn)民生檔案登記備份單位增長(zhǎng)率超過(guò)300%，登記備份數(shù)據(jù)增長(zhǎng)率超過(guò)400%。另外，從具體的地區(qū)成果來(lái)看，杭州市已經(jīng)把有關(guān)勞動(dòng)模范、低收入保障、婚姻、公積金、移民方面的民生檔案接收進(jìn)館；寧波市、溫州市積極保障登記備份工作；嘉興市把企業(yè)登記、公積金、房產(chǎn)電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)作為關(guān)鍵的方面，努力落實(shí)登記備份；紹興市積極開(kāi)展電子文件的登記備份工作等。這些都表明檔案登記備份取得了一定的效果。

盡管浙江省在登記備份工作方面效果比較好，然而還存在一些不足之處，比如登記備份工作在各個(gè)地區(qū)的開(kāi)展情況不一樣，尤其是經(jīng)濟(jì)落后地區(qū)，在眾多方面的要求得不到滿足，很大程度上限制了電子文件登記備份的發(fā)展。另外有的地區(qū)登記備份工作做得不夠標(biāo)準(zhǔn)，由于登記備份中心成立的時(shí)間比較短，技術(shù)人才缺乏，中心內(nèi)部的管理不成熟等等。因此針對(duì)這些問(wèn)題還應(yīng)做出相關(guān)對(duì)策。

4 我省探索電子文件與數(shù)字檔案的登記備份的發(fā)展方向

浙江省雖然優(yōu)先實(shí)行了以科學(xué)發(fā)展觀為核心的電子文件與數(shù)字檔案登記備份制度，但這是一項(xiàng)全新的挑戰(zhàn)，不可能在初步階段就很完善。根據(jù)浙江省實(shí)踐電子文件與數(shù)字檔案的登記備份過(guò)程中存在的問(wèn)題，筆者對(duì)江蘇我省電子文件與數(shù)字檔案登記備份制度建設(shè)提出以下對(duì)策：

4.1 廣泛宣傳，推動(dòng)登記備份順利開(kāi)展

部分單位對(duì)電子文件與數(shù)字檔案的認(rèn)識(shí)比較狹隘。一些有電子文件的單位以為檔案行政管理部門(mén)應(yīng)該只管紙質(zhì)檔案，電子文件不屬于檔案的范圍；還有一些電子文件數(shù)量很多的單位認(rèn)為檔案行政管理部門(mén)的技術(shù)手段不足以對(duì)全部單位的電子文件及數(shù)字檔案登記備份[5]。正是因?yàn)檫@些單位認(rèn)識(shí)上的不統(tǒng)一，導(dǎo)致檔案行政管理部門(mén)對(duì)于電子文件與數(shù)字檔案登記備份的工作很難順利進(jìn)行，因此我們要加大宣傳力度。

第一，利用報(bào)紙、網(wǎng)絡(luò)、電視等平臺(tái)，我們要加大電子文件登記備份的宣傳力度，讓更多的人了解并配合登記備份工作。

第二，在各個(gè)單位開(kāi)展有關(guān)登記備份的座談會(huì)，發(fā)宣傳單等，讓這些單位能更加深入地了解電子文件登記備份的含義。

第三，積極開(kāi)展電子文件及數(shù)字檔案的人為或自然突發(fā)事件應(yīng)急演練，通過(guò)演練讓人們了解到登記備份的至關(guān)重要性，并積極引導(dǎo)人們推進(jìn)電子文件登記備份，讓人們熟悉其流程及內(nèi)容。

4.2 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，運(yùn)用全程管理和前端控制原則

當(dāng)前，電子文件的登記備份重在關(guān)注民生方面的檔案。因此各級(jí)檔案部門(mén)要進(jìn)行觀念創(chuàng)新，把檔案管理的重心從歷史檔案轉(zhuǎn)移到民生檔案上來(lái)。運(yùn)用電子文件與數(shù)字檔案登記備份的全程管理原則，擴(kuò)大檔案管理范圍，把以前應(yīng)該管理而未管理的電子文件及數(shù)字檔案有效監(jiān)管起來(lái)[6]。而前端控制原則則是在檔案進(jìn)行登記備份后，通過(guò)檔案行政部門(mén)的有效監(jiān)管，熟悉各個(gè)單位的檔案管理情況，從而使各個(gè)單位的重要檔案提前進(jìn)館，實(shí)行前端控制，使電子文件與數(shù)字檔案管理工作的效率得到提高，構(gòu)建既涉及民生檔案又涵蓋歷史檔案的信息資源體系，建立數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)整合，信息共享。

4.3 搭建電子文件與數(shù)字檔案的登記備份專門(mén)平臺(tái)

為了使登記備份更加專業(yè)化、科學(xué)化，各省、市應(yīng)按照自己地區(qū)的特點(diǎn)建立登記備份中心，登記備份中心既有著電子文件備份中心的用途，又有著數(shù)字檔案館的用途，在此基礎(chǔ)上，還增加了容災(zāi)保障功能和異地異質(zhì)備份的用途[7]。在數(shù)據(jù)管理對(duì)象上，重點(diǎn)關(guān)注民生權(quán)益或公共權(quán)益方面的電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)；在備份方法上，采納了在線周期備份和離線脫機(jī)備份兩者結(jié)合的備份方法；在制度方面，改進(jìn)考核制度和安全評(píng)估制度。登記備份中心將更好地提高工作效率，使證據(jù)保全價(jià)值最大程度化。

4.4 改進(jìn)各單位登記備份技術(shù)設(shè)備，加快培訓(xùn)技術(shù)人員

雖然浙江省優(yōu)先開(kāi)展了電子文件的登記備份工作，但是還處在初步階段，有的檔案登記備份單位只有一名技術(shù)人員，甚至有的單位沒(méi)有技術(shù)人員，因此在向登記備份單位說(shuō)明登記備份要求時(shí)，往往不能按照規(guī)范指導(dǎo)登記備份單位進(jìn)行登記備份工作的開(kāi)展。各單位可以與政府部門(mén)商榷，得到一些財(cái)政上的幫助，組織開(kāi)展登記備份培訓(xùn)班，培養(yǎng)具有較高業(yè)務(wù)素質(zhì)的登記備份技術(shù)人才，并引進(jìn)技術(shù)先進(jìn)、質(zhì)量較高、安全性能高的設(shè)備，從而提高登記備份的效率，使登記備份工作可以更加順利地開(kāi)展。

5 結(jié)論

電子文件與數(shù)字檔案的登記備份制度是我國(guó)一項(xiàng)具有創(chuàng)新意義的制度，有效地保證了電子文件及數(shù)字檔案的安全性、真實(shí)性、完整性，使國(guó)家、社會(huì)的歷史記憶得以延續(xù)，為我國(guó)占據(jù)信息資源制高點(diǎn)做出了巨大的貢獻(xiàn)，因此我國(guó)應(yīng)積極完善電子文件登記備份制度，積極打造“服務(wù)型”政府，為人民群眾服務(wù)，從而促進(jìn)國(guó)家發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步。

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