關(guān)于醫(yī)院基建檔案的重要性及有效管理研究

韓效婷

摘要：醫(yī)院基建檔案的重要作用是：作為審計(jì)審查的第一手資料、作為醫(yī)院今后建設(shè)發(fā)展的參考依據(jù)、作為建設(shè)平安醫(yī)院的重要憑證、作為其他同類(lèi)建設(shè)項(xiàng)目的參考依據(jù)，但是在基建檔案管理的過(guò)程中，由于醫(yī)院基建檔案管理人才不足、基建資料編制不達(dá)標(biāo)、基建檔案歸檔不及時(shí)、醫(yī)院硬件措施配置不到位等方面的原因，導(dǎo)致基建檔案管理工作質(zhì)量不是很理想。所以，相關(guān)工作人員需要采取有效管理措施，提高醫(yī)院基建檔案管理工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；基建檔案；重要性；有效管理

前言

為了落實(shí)衛(wèi)生規(guī)劃政策，各地政府對(duì)醫(yī)療單位的基本建設(shè)都加大了扶持力度，有效促進(jìn)當(dāng)?shù)蒯t(yī)療單位的發(fā)展，解決人民群眾看病難看病貴的問(wèn)題，很大程度上提高了當(dāng)?shù)蒯t(yī)療服務(wù)的水平?；n案作為醫(yī)院檔案管理的重要內(nèi)容，對(duì)醫(yī)院基建項(xiàng)目的開(kāi)展具有非常重要的意義和作用。由于新基建項(xiàng)目的增多和老建筑的修繕與擴(kuò)建，使得基建檔案工作變得很重要，逐漸已經(jīng)成為了醫(yī)院檔案管理的重要內(nèi)容。

1醫(yī)院基建檔案的重要性

1.1可以作為審計(jì)審查的第一手資料

醫(yī)院基建檔案記錄了整個(gè)醫(yī)院建設(shè)過(guò)程中的資金使用和流動(dòng)狀況。如醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目的投資預(yù)算、醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目的總決算、醫(yī)院投標(biāo)時(shí)投標(biāo)價(jià)格、醫(yī)院建設(shè)過(guò)程中的經(jīng)濟(jì)簽證等內(nèi)容都被記錄在醫(yī)院基建檔案中。在審計(jì)部門(mén)進(jìn)行費(fèi)用審查的過(guò)程中，所有被記錄的數(shù)據(jù)都會(huì)被當(dāng)做審查依據(jù)。通過(guò)審計(jì)部門(mén)的嚴(yán)格審計(jì)工作，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)醫(yī)院在建設(shè)過(guò)程中的不良現(xiàn)象，并有根據(jù)地追查問(wèn)題出現(xiàn)的原因，進(jìn)而有效控制醫(yī)院在建設(shè)過(guò)程中建設(shè)質(zhì)量。

1.2可以作為醫(yī)院今后建設(shè)發(fā)展的參考依據(jù)

醫(yī)院基建的檔案真實(shí)記錄了醫(yī)院投資決策階段產(chǎn)生的輪廓設(shè)想、醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目的選址、對(duì)醫(yī)院建設(shè)地區(qū)的地質(zhì)勘探和水文勘探、對(duì)醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目的可行性和合理性分析研究報(bào)告等。當(dāng)醫(yī)院在后期的發(fā)展過(guò)程中，需要進(jìn)行改建、擴(kuò)建或者修繕等工程時(shí)，可以以基建檔案中的資料作為依據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的工作，進(jìn)一步提高改建、擴(kuò)建或者修繕等工程的整體質(zhì)量。

1.3可以作為建設(shè)平安醫(yī)院的重要憑證

在醫(yī)院的基建檔案資料中，可以查到醫(yī)院的發(fā)展史和醫(yī)院建設(shè)過(guò)程中的所有細(xì)節(jié)。在進(jìn)行平安醫(yī)院建設(shè)的過(guò)程中，相關(guān)工作人員可以通過(guò)查閱基建檔案，了解醫(yī)院科室和病房的布局，進(jìn)而更好地優(yōu)化醫(yī)院的消防報(bào)警系統(tǒng)和供氧設(shè)備系統(tǒng)，最大程度上提高醫(yī)院的安全性和可靠性。所以，基建檔案可以作為建設(shè)平安醫(yī)院的重要憑證，進(jìn)而推動(dòng)平安醫(yī)院的建設(shè)。

1.4可以作為其他同類(lèi)建設(shè)項(xiàng)目的參考依據(jù)

在醫(yī)院的基建檔案建立后，可以通過(guò)資料共享讓各個(gè)醫(yī)院了解到彼此的基建檔案的建立過(guò)程、資金和數(shù)據(jù)記錄的方法，并以?xún)?yōu)秀的基建檔案作為其他同類(lèi)建設(shè)項(xiàng)目的范本進(jìn)行建設(shè)。這樣不僅可以降低醫(yī)院基建檔案的建設(shè)難度，提高基建檔案的整體質(zhì)量，還可以相應(yīng)減少醫(yī)院建立檔案時(shí)的總費(fèi)用，為醫(yī)院創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益。

2醫(yī)院基建檔案的管理中存在的問(wèn)題

2.1醫(yī)院基建檔案管理人才不足

第一，由于醫(yī)院對(duì)基建檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠深刻，在安排或者招聘基建檔案管理人員時(shí)，不重視工作人員的專(zhuān)業(yè)水平和文化素養(yǎng)；第二，部分醫(yī)院為了減少基建檔案管理工作的投入費(fèi)用，會(huì)簡(jiǎn)單安排基建人員或者是臨時(shí)調(diào)用其他檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的管理；第三，部分醫(yī)院并不注重基建檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，導(dǎo)致基建檔案管理工作人員的管理經(jīng)驗(yàn)不足、總體業(yè)務(wù)素質(zhì)不高、檔案查閱難度和管理不夠?qū)I(yè)化等情況，嚴(yán)重影響了醫(yī)院的基建檔案管理工作的質(zhì)量。

2.2基建資料編制不達(dá)標(biāo)

第一，由于部分工作人員在測(cè)算方面存在很大的失誤或者是對(duì)測(cè)算工作重視程度不夠，在編制竣工圖時(shí)出現(xiàn)編制內(nèi)容不完善、數(shù)據(jù)測(cè)算不準(zhǔn)確、簽字手續(xù)不健全、圖紙?zhí)峤徊患皶r(shí)等情況，使得竣工圖圖紙的質(zhì)量不夠高，甚至出現(xiàn)不達(dá)標(biāo)的現(xiàn)象；第二，由于基建檔案編制人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不夠，不具有豐富的編制檔案經(jīng)驗(yàn)，在進(jìn)行檔案編制時(shí)出現(xiàn)了用詞不當(dāng)、表達(dá)失誤、文件格式不統(tǒng)等情況，嚴(yán)重影響了基建檔案的編制質(zhì)量和準(zhǔn)確性。

2.3基建檔案歸檔不及時(shí)

進(jìn)行建設(shè)的過(guò)程中部分醫(yī)院只重視建設(shè)的速度和質(zhì)量，并未對(duì)基建檔案的編制和管理工作給予足夠的重視，導(dǎo)致基建檔案的編制和管理相關(guān)工作的遞交和歸檔不及時(shí)，影響著整個(gè)基建檔案的質(zhì)量。另外，由于個(gè)別工作人員的失誤，導(dǎo)致部分文件未及時(shí)歸檔，導(dǎo)致檔案的遺漏和不完整，嚴(yán)重影響著基建檔案的使用和管理。

2.4醫(yī)院硬件措施配置不到位

由于部分醫(yī)院對(duì)基建檔案管理工作的重視度不夠，投入的資金也相對(duì)較少，致使醫(yī)院的基建檔案保存在施工現(xiàn)場(chǎng)的臨用房中，很容易會(huì)受到雨雪或者大風(fēng)等惡劣天氣的影響。另外，醫(yī)院對(duì)基建檔案的監(jiān)控、管理工作不到位，很可能會(huì)誘發(fā)被盜事故或者是損壞問(wèn)題，嚴(yán)重影響著基建檔案管理的質(zhì)量。

3提高醫(yī)院基建檔案管理工作的有效措施

3.1提高相關(guān)人員的基建檔案管理意識(shí)

第一，為了有效提高醫(yī)院基建檔案管理工作，醫(yī)院需要做好管理人員的思想教育工作，以提高其基建檔案管理意識(shí)，不斷提升醫(yī)院基建檔案管理水平；第二，醫(yī)院需要加強(qiáng)管理人員的基礎(chǔ)管理技能，利用醫(yī)院內(nèi)部的傳播媒介進(jìn)行檔案工作宣傳，并借助qq、微信等現(xiàn)代化交流平臺(tái)開(kāi)展管理探討會(huì)，將基建檔案管理意識(shí)深入人心；第三，醫(yī)院高層管理者要認(rèn)識(shí)到醫(yī)院基建檔案的重要性，并將其工作內(nèi)容納入到醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略中，從根本上提高醫(yī)院檔案管理的工作效率。

3.2優(yōu)化檔案管理制制度

第一，為了提高基建檔案的真實(shí)性，保證檔案管理高效有序進(jìn)行，相關(guān)工作人員需要采取分管檔案模式，并根據(jù)基建項(xiàng)目的實(shí)際情況，細(xì)化管理職責(zé)，進(jìn)一步完善檔案收集、匯總、整理工作。同時(shí)，還需要注意對(duì)基建項(xiàng)目原始材料進(jìn)行核查，發(fā)現(xiàn)書(shū)寫(xiě)不規(guī)范或者是內(nèi)容不清晰的情況，要退回；第二，管理人員要根據(jù)實(shí)際情況，編制竣工文件，并交給上級(jí)部門(mén)審閱批準(zhǔn)。同時(shí)，每張竣工圖上要加蓋竣工圖章，保證基建檔案的所有手續(xù)需要完備；第三，醫(yī)院需要建立崗位責(zé)任制，并定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行抽查考核，提高檔案部門(mén)工作員工積極性和上進(jìn)心，保證檔案管理工作能高質(zhì)量完成。

3.3引用先進(jìn)管理技術(shù)

第一，在進(jìn)行醫(yī)院基建檔案管理的過(guò)程中，相關(guān)的管理人員需要積極引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)等先進(jìn)的管理技術(shù)，進(jìn)而保證檔案整理的質(zhì)量和檔案管理的工作效率，為各級(jí)部門(mén)隨時(shí)查詢(xún)檔案提供便利條件；第二，醫(yī)院需要與相關(guān)技術(shù)企業(yè)合作，創(chuàng)新檔案管理模式，將現(xiàn)代化管理技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)院基建檔案管理工作中；第三，在實(shí)際管理工作中要注重細(xì)節(jié)，一旦醫(yī)院基建檔案管理制度形成以后，必須嚴(yán)格按照規(guī)章制度執(zhí)行；第四，按照檔案管理制度中相關(guān)規(guī)定，將基建檔案整理成冊(cè)，以便各個(gè)部門(mén)和科室閱讀參考；第五，醫(yī)院需要不斷激發(fā)管理人員的自覺(jué)性和積極性，以便提高醫(yī)院基建檔案管理工作的質(zhì)量和效率，推進(jìn)醫(yī)院基建檔案管理工作的快速發(fā)展。

結(jié)束語(yǔ)

總而言之，為了更好地保證醫(yī)院基建檔案的管理工作，相關(guān)工作人員需要充分重視基建檔案的重要性，并采取有效的管理手段，切實(shí)提高醫(yī)院基建檔案管理工作的質(zhì)量和效率。同時(shí)，醫(yī)院的基建檔案管理人員需要不斷提升自己的業(yè)務(wù)水平，創(chuàng)新醫(yī)院的基建檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)：

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