基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下人事檔案管理工作探討

辛慧莉

【摘要】隨著時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到社會(huì)生活的方方面面，互聯(lián)網(wǎng)對(duì)社會(huì)生活的改造能力不容小覷，在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景之下，我國(guó)各級(jí)人事檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)有所發(fā)展。本文將簡(jiǎn)述“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下傳統(tǒng)人事檔案管理方式存在的弊端，并探討在當(dāng)前背景下改進(jìn)檔案管理工作的意義，最后提出改進(jìn)人事檔案管理工作的措施。

【關(guān)鍵詞】互聯(lián)網(wǎng);人事檔案管理;改進(jìn)措施

人事檔案管理工作關(guān)系著企業(yè)的運(yùn)行效率、居民個(gè)人生活的便捷性，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，人事檔案管理工作應(yīng)當(dāng)融入更多信息化、現(xiàn)代化的內(nèi)容，人事檔案管理模式也應(yīng)當(dāng)有較大改變，只有使得人事檔案管理工作與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)，檔案管理工作才能真正體現(xiàn)其價(jià)值，并在社會(huì)中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下傳統(tǒng)人事檔案管理模式的弊端

（一）信息存儲(chǔ)效率低且資源浪費(fèi)嚴(yán)重。傳統(tǒng)人事檔案管理以實(shí)體檔案為媒介，在信息錄入階段需要調(diào)用大量的人力物力，信息錄入的成本很高，且由于人力資源自身特點(diǎn)限制，檔案錄入的效率往往較低。以實(shí)體檔案為儲(chǔ)存媒介還會(huì)造成紙張資源的浪費(fèi)，對(duì)環(huán)境產(chǎn)生負(fù)面影響，這與我國(guó)綠色經(jīng)濟(jì)、可持續(xù)發(fā)展的理念不相符。

（二）信息調(diào)用難度大且安全性低。在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，調(diào)用信息往往要耗費(fèi)較長(zhǎng)時(shí)間，這是因?yàn)榧堎|(zhì)檔案的移動(dòng)必須以交通工具為載體，將檔案從某一地點(diǎn)調(diào)至另一地點(diǎn)所要耗費(fèi)的時(shí)間、物力成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于調(diào)用信息化檔案的成本，且在運(yùn)輸紙質(zhì)檔案的途中，運(yùn)輸者必須充分考慮天氣等外在因素，保證檔案不受外部因素的影響，這實(shí)際上凸顯了傳統(tǒng)人事檔案管理工作安全性低的特點(diǎn)。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下改進(jìn)人事檔案管理工作的意義

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，人事檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)是無(wú)紙化、信息化，對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行無(wú)紙化、信息化改革將有利于節(jié)約企業(yè)檔案管理的物力成本，且利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，企業(yè)調(diào)用各種人事檔案的效率將會(huì)極大提升，檔案的安全性也有了更多保障。除此之外，各種檔案信息對(duì)個(gè)人、企業(yè)的決策有著重要影響，對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化處理，個(gè)人、企業(yè)獲得人事檔案信息的速度大大提升，日常生活、工作的便捷性極大提升，決策的準(zhǔn)確性也有了更大保障。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下改進(jìn)人事檔案管理工作的措施

（一）加大人事檔案管理領(lǐng)域的科研投入并促進(jìn)企業(yè)與高校的合作?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”背景下我國(guó)人事檔案管理的信息化進(jìn)程不斷加快，但在發(fā)展的過(guò)程中，管理技術(shù)仍然是一大難題。由于我國(guó)人事檔案管理工作在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)并未受到社會(huì)各界的足夠重視，我國(guó)人事檔案管理技術(shù)的發(fā)展不盡人意，盡管近年來(lái)我國(guó)政府正逐漸提升科研經(jīng)費(fèi)的投入，但實(shí)際應(yīng)用到人事檔案管理人員培養(yǎng)領(lǐng)域的經(jīng)費(fèi)依然不足。為改變技術(shù)發(fā)展遲緩、科研經(jīng)費(fèi)不足的狀況，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與高校的合作，利用優(yōu)質(zhì)的科研資源加快技術(shù)開(kāi)發(fā)的進(jìn)程，并通過(guò)信息共享的方式降低科研成本，從而促進(jìn)人事檔案管理工作技術(shù)水平進(jìn)一步提升。除此之外，國(guó)內(nèi)企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與外企的合作，在合作的過(guò)程中，我國(guó)企業(yè)不應(yīng)當(dāng)照搬外企的人事檔案管理模式，而應(yīng)當(dāng)探究外企人事檔案管理模式的科學(xué)性，并對(duì)該模式進(jìn)行進(jìn)一步研究和改造，使之與我國(guó)人事檔案管理工作的實(shí)際情況相適應(yīng)，為我國(guó)的人事檔案管理工作服務(wù)。

（二）加強(qiáng)對(duì)工作人員的技術(shù)培訓(xùn)。人事檔案管理工作的信息化改革需要高素質(zhì)的工作人員與之配合，然而，由于各種因素的限制，我國(guó)大部分企業(yè)的人事檔案管理人員的素質(zhì)并不高，且在進(jìn)入企業(yè)后也很少進(jìn)行繼續(xù)學(xué)習(xí)，這在一定程度上降低了我國(guó)人事檔案管理的效率，也阻礙了檔案管理信息化的進(jìn)一步發(fā)展。要解決人員素質(zhì)不高這一難題，企業(yè)必須重視對(duì)人事檔案管理人員的資質(zhì)審核并提升錄用標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)已經(jīng)上崗的工作人員，企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期組織專業(yè)技能培訓(xùn)活動(dòng)，并在培訓(xùn)期內(nèi)向在崗人員介紹各種先進(jìn)的人事檔案管理模式，使工作人員擁有國(guó)際化視角，并在自身工作中積極實(shí)踐各種創(chuàng)新、高效的人事檔案管理方法。企業(yè)還可以舉辦職業(yè)技能交流會(huì)，邀請(qǐng)工作于一線的優(yōu)秀人事檔案管理工作者與本企業(yè)員工進(jìn)行親切交流，相互討論并解決工作中存在的問(wèn)題，并為企業(yè)人事管理工作的進(jìn)一步發(fā)展擬定切實(shí)可行的方案。

（三）建立更加有效的檔案安全機(jī)制。人事檔案信息化可以有效避免氣候等自然因素對(duì)檔案的影響，但無(wú)法避免各種網(wǎng)絡(luò)潛在威脅的影響。將人事檔案儲(chǔ)存于網(wǎng)絡(luò)之中將極大節(jié)省儲(chǔ)存文章的空間并提升調(diào)用文檔的效率，但將數(shù)量龐大的信息儲(chǔ)存在同一個(gè)網(wǎng)絡(luò)之中本身就有巨大的潛在危險(xiǎn)。將所有信息放在一處，不法分子只需攻克一處網(wǎng)絡(luò)便可以獲得企業(yè)所有員工的信息，且網(wǎng)絡(luò)不法分子的行動(dòng)難以追蹤，一旦信息丟失，追回信息的可能性微乎其微。因此，企業(yè)必須重視人事檔案信息化過(guò)程中的安全機(jī)制建設(shè)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)聚集更多網(wǎng)絡(luò)信息人才為企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)信息安全保駕護(hù)航，并要求相關(guān)員工嚴(yán)格按照工作要求進(jìn)行檔案登記、調(diào)用工作，切實(shí)保證人事檔案信息的安全。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化處理是各個(gè)企業(yè)提升競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的必然趨勢(shì)，但利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行人事檔案管理也存在許多安全隱患，企業(yè)應(yīng)當(dāng)客觀看待信息化人事檔案的優(yōu)缺點(diǎn)，發(fā)揚(yáng)其優(yōu)點(diǎn)、規(guī)避其缺點(diǎn)，使之更好地為提升企業(yè)運(yùn)行效率服務(wù)。

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