信息時代醫(yī)院文書檔案的信息化管理探微

劉洋

【摘要】采用信息化管理模式對醫(yī)院文書檔案進行管理，有利于規(guī)范醫(yī)院文書檔案工作，有效提高了醫(yī)院對文書檔案的管理水平，科學有效的文書檔案管理對醫(yī)院的健康發(fā)展起到了重要的促進作用。本文分析了加強醫(yī)院文書檔案信息化管理的意義，并進一步對強化醫(yī)院文書檔案信息化管理的具體途徑進行闡述。

【關鍵詞】醫(yī)院文書檔案;信息化管理;應用

在醫(yī)院信息化管理中，文書檔案管理工作是醫(yī)院管理工作中的重要組成部分，文書檔案記載了醫(yī)院工作的方方面面，對醫(yī)院的發(fā)展歷史具有重要的利用價值。隨著我國進入信息化時代的進程加快，各行各業(yè)都在進行信息化建設，因而傳統(tǒng)的醫(yī)院文書檔案管理方式已經(jīng)不適應時代的發(fā)展。對文書檔案實行信息化管理，不僅提高了醫(yī)院的服務管理水平，還大幅度提高了辦公效率。

一、醫(yī)院文書檔案信息化管理存在的問題

在實際工作中，文書檔案信息化管理工作受到主客觀因素的影響，還存在諸多問題，需要對這些問題進行分析，提出有效解決措施。

（一）管理模式相對落后。信息化技術的發(fā)展不斷為醫(yī)院檔案管理工作提供便利，優(yōu)化工作效率，但是大部分醫(yī)院文書檔案管理工作還是延續(xù)傳統(tǒng)的管理模式，沿襲了以往的手工管理模式。這樣的工作方式在一定程度上浪費了人力、物力，對醫(yī)院文書檔案管理工作產(chǎn)生了巨大的影響。很多管理工作人員由于一時無法適應信息化管理模式，抑制了信息化管理模式的推廣，加上部分工作人員的計算機水平還有待提高，導致整個工作效率低下。

（二）信息化基礎設施的不完善。在新時期醫(yī)療改革背景下，加重了醫(yī)療任務，文書檔案管理人員在面對大量信息和文件時會產(chǎn)生懈怠的情緒，檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高導致工作效率不高。醫(yī)院文書檔案信息化管理工作缺少最基本的網(wǎng)絡設施，系統(tǒng)的安全性較差，導致醫(yī)院文書檔案管理工作存在安全隱患問題。工作人員現(xiàn)有的專業(yè)技術能力欠缺以及信息系統(tǒng)建立不全面，在工作質(zhì)量和工作效率雙重影響之下，使得醫(yī)院文書檔案管理工作難以順利實施。

二、加強文書檔案信息化管理的重要性

文書檔案管理信息化，不僅能在日常檔案管理工作中減少無謂的人力和物力的消耗，更能提高工作效率，極大地發(fā)揮信息化技術在文書檔案管理工作中的重要作用。

（一）有利于對文書檔案進行查缺補漏。在醫(yī)院文書檔案管理工作中，傳統(tǒng)的管理方式是對檔案進行立卷管理，在日常管理工作中，需要不斷和文書檔案進行接觸，在一定程度上會對紙質(zhì)檔案造成磨損和消耗。如果在管理工作中發(fā)現(xiàn)檔案有遺漏或不全時，需要對檔案進行拆卷重組，這樣會導致工作任務加重。加強信息化管理，在資料系統(tǒng)中輸入修改程序，可以在現(xiàn)有的工作基礎上保持檔案的完整性和系統(tǒng)性，還可以改善傳統(tǒng)的工作條件，極大程度上提高了工作效率。

（二）有利于保存醫(yī)院文件資料。在對醫(yī)院文書檔案進行信息化管理時，只要將原始文件進行計算機掃描，這樣在日常管理工作中，使用其原始文件的電子版即可。醫(yī)院文書檔案信息化管理能有效地保護好一些珍貴的原始資料，保持原始資料原有的面貌，有利于醫(yī)院信息保存的完整性

（三）有利于更準確便捷的查詢資料。利用信息化管理技術對文書檔案進行管理，采用電子目錄對資料進行歸檔管理，為資料的查詢提供了便利的條件。同時，有利于各個科室和部門對資料進行有效查詢，達到資源共享的目的，提高了資源利用率。信息化管理技術，不僅提高了工作效率，加快了查詢速度，在一定程度上還保障了資料的安全性。

三、加強醫(yī)院文書檔案信息化管理的建議措施

信息化發(fā)展是當今時代發(fā)展的必然趨勢，需要積極去適應時代的變化。文書檔案管理是醫(yī)院文化建設的基礎，是醫(yī)院有序開展醫(yī)療工作的重要憑證，做好醫(yī)院文書檔案信息化管理工作，是提升醫(yī)院綜合水平的保障。

（一）創(chuàng)新醫(yī)院文書檔案信息化管理模式。目前，醫(yī)院文書檔案信息化管理水平已經(jīng)不能滿足信息化時代發(fā)展的需要，需要引進先進的信息化管理技術，將醫(yī)院文書檔案管理與科學技術相結合，創(chuàng)新文書檔案信息化管理模式。工作人員需要自主研發(fā)出適合本院實際發(fā)展情況的檔案管理技術，提高工作質(zhì)量和效率。

（二）不斷完善基礎辦公設施。醫(yī)院文書檔案信息化管理工作的有效實施依賴于完善的基礎辦公設施，只有這樣，管理人員才能精準地完成每一項任務。利用先進的技術和高級的科學設備，才能提高管理人員的工作效率，不斷完善基礎辦公設施是信息化管理工作的重點，是維護醫(yī)院正常工作秩序的保證。

（三）提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)。為提高醫(yī)院文書檔案信息化管理水平，離不開專業(yè)人士的指導和培養(yǎng)。為了適應現(xiàn)代化文書檔案信息化管理的要求，管理人員都要從實際工作出發(fā)，不斷加強自身的業(yè)務學習能力和工作能力的提高。要積極參加院內(nèi)組織的業(yè)務培訓，豐富專業(yè)知識，在實際工作中，要注重同事間的相互交流，創(chuàng)造性開展工作，通過自身業(yè)務水平的提高來帶動整個文書檔案管理水平的提高。

四、結束語

綜上所述，醫(yī)院文書檔案信息化管理是順應了信息時代發(fā)展的要求，醫(yī)院在日常管理工作中廣泛運用信息化技術，有利于促進醫(yī)院各項工作的健康開展。要推動文書檔案信息化管理水平的提高，管理人員必須不斷提高自身業(yè)務素質(zhì)，熟練掌握檔案處理的方法。通過創(chuàng)新信息化管理模式和完善基礎設施建設，推動醫(yī)院各項工作平穩(wěn)發(fā)展。

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