供電企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)公文審核問題與解決辦法

毛盈旎 肖時雨

【摘要】隨著企業(yè)現(xiàn)代化管理理念的不斷推行和深入實施，公文的重要性日益凸顯，規(guī)范的公文不僅可以正確傳達貫徹實施企業(yè)決策部署，提升企業(yè)內部運轉效率和執(zhí)行力，而且在加強內外聯(lián)絡、宣傳展示企業(yè)形象等方面起到重要作用。由于公文格式和內容等要求越來越規(guī)范，在供電企業(yè)辦公系統(tǒng)公文審核中遇到許多常見的問題。本文指出遇到問題并分析原因，提出對策建議，希望為公文審核工作提供借鑒。

【關鍵詞】供電企業(yè);協(xié)同辦公系統(tǒng);公文審核;常見問題;對策建議

公文，全稱公務文書，是企業(yè)在實施領導和管理、履行職能、處理公務等過程中形成的具有特定或法定效力的規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的路線方針政策以及上級部門（單位）和企業(yè)工作部署、發(fā)布規(guī)章制度、請示和答復問題、安排生產(chǎn)經(jīng)營活動、指導布置和商洽工作、報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具。公文具有政策性、定向性、實用性、可靠性、時效性和規(guī)范性的特點，公文審核工作應遵循實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。

一、公文審核的重要意義

公文審核是公文草稿在送交企業(yè)領導人審批簽發(fā)前，對公文內容、體式等的全面核查，是文稿經(jīng)領導逐級審簽、把關，提升轉變?yōu)椤凹t頭文件”的重要環(huán)節(jié)，是文秘人員以文輔政、參與決策的重要途徑。

公文審核對公文質量有著直接影響。《黨政機關公文格式》（GB-T9704-2012）中明確指出公文標準：內容和格式的合法化，即要求公文的具體內容和制定程序必須按照國家法律法規(guī)、規(guī)章制度的相關規(guī)定執(zhí)行，不能越界，否則是無效的;形式上和格式上的標準化;公文主題突出鮮明、規(guī)范嚴謹，文字莊重合規(guī);對機關工作的依賴性。

公文流轉過程中，公文審核貫穿始終，《黨政機關公文處理工作條理》中明確規(guī)定：各級黨政機關辦公室（廳）主管本機關的公文處理工作;公文文稿簽發(fā)前，應當由發(fā)文機關審議的重要公文文稿，審議前由發(fā)文機關辦公室（廳）進行初核。上述規(guī)定突出了辦公室（廳）在公文審核工作中的核心作用，同時要求公文審核貫穿于公文處理的全過程。

綜上所述，公文審核是一項十分重要的工作，對控制公文數(shù)量、提高公文質量、確保公文法定效力具有重要意義。公文審核在公文流轉過程中處于非常重要的位置，因此要落實公文審核，需實現(xiàn)合法化和規(guī)范化。對于供電企業(yè)而言，辦公室的公文審核既有合法合規(guī)性審核，又有公文規(guī)范性審核;既具有企業(yè)管理的廣度，又具有專業(yè)技術的深度，是一項要求高、難度大、專業(yè)性強的工作。

二、供電企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)公文審核常見問題

供電企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)公文審核工作，是對協(xié)同辦公系統(tǒng)中由部門代擬的、以企業(yè)名義印發(fā)的公文文稿進行修改、規(guī)范，提高文稿質量，確保文稿與上級要求和企業(yè)決策部署相一致，保證公文的嚴肅性、原則性、指導性和科學性的一項工作。其為企業(yè)公文流轉提供了更加便利的手段，優(yōu)化資源提升效率方面功能尤為突出，但同時我們也要清晰地看到供電企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)公文審核存在的問題。公文審核的重點：一是把好行文關，包括該不該發(fā)文和以誰的名義發(fā)文。二是把好政策、法規(guī)關，包括公文的合法合規(guī)性審核，是否符合行文規(guī)則等。三是把好程序、格式關，包括文稿送審程序、公文格式是否規(guī)范等。四是把好文字關，推敲文稿用語是否得體、準確，是否有錯字、漏字。五是把好數(shù)字、標點關，包括數(shù)字、計量單位是否準確、規(guī)范，標點是否完整準確等?？偨Y供電企業(yè)實際工作中公文審核情況可以發(fā)現(xiàn)，與上述要求重點相比，出現(xiàn)了一些新的問題。

（一）不遵守行文規(guī)則。一是文種使用不當，對公文文種缺乏認識，出現(xiàn)自制文種、誤用文種、混用文種的問題。較常見的是請示和報告混用，甚至“請示報告”連用。另外是自制“申請”文種，與請示、報告混用。請示是向上級請求指示、批準適用的文種，屬必須辦理的公文，報告是向上級匯報工作、反映情況、回復詢問適用的文種，屬閱知性公文。一般情況下，若同時收到“請示”“報告”，應先辦理請示性公文。二是公文形式使用不當，上行文、平（下）行文格式不分，采用平（下）行文格式向上級部門行報告或請示，屬于明顯的問題公文。三是主送單位不當，使用不規(guī)范、不準確的主送單位稱謂，公文中的主送單位名稱必須為單位全稱或規(guī)范簡稱，同時要注意不可向企業(yè)內部部室行文，只可行企業(yè)層面的公文。公文內容若有針對性，須具體報送至某些單位，且其相互為不相隸屬的單位，主送單位不可合并行文，應單獨逐一行文。

（二）主旨內容不清楚。一是“請示”一文多事。請示必須一文一事，這樣請示的問題才能明確、具體。不能在一個請示中請示多個事項，能夠批復和不能批復的事項混雜一起，或該具體的沒具體，上級部門難以批復。二是“報告”夾帶請示事項或者“請示”夾帶報告事項。報告夾請示，上級機關就可以不批復，請示沒有實際意義;請示夾報告，造成文字冗長，不簡潔，影響辦文效率。三是標題擬寫不當。公文標題一般由發(fā)文單位名稱、事由和文種三要素組成，三者缺一不可。除發(fā)布或轉發(fā)特定出版物名稱、法規(guī)制度等需加書名號外，公文標題中一般不用標點符號。同時，標題應力求簡潔、鮮明、準確，一般不超過50個字，簡明扼要地說明公文核心內容，讓閱文者一目了然。四是引用文件未完整標注文件標題及文號或標注順序不當。引用公文應先引發(fā)文機關，再引標題，最后引發(fā)文字號，并加括號，發(fā)文字號中年份應用六角括號〔〕括入，不可使用【】或[]。如多次引用同一文件，第一次出現(xiàn)時引用標題全稱及文號，后面可直接引用文號。五是數(shù)字、標點符號、計量單位等存在錯誤的。日期用阿拉伯數(shù)字，應寫具體的年月日，年份標全稱，如“18年”是錯誤的，應為“2018年”，月、日不編虛位（即1不編為01），如“二〇一八年四月二日”是錯誤的，應為“2018年4月2日”。標有引號、書名號的并列成分之間通常不用頓號;書名號內標示停頓時用空格;標示時間、地域的起止一般用一字線，標示數(shù)值范圍起止一般用浪紋線;須套用括號時，應采用不同的括號形式配合使用。要使用國家法定計量單位，且要注重全文計量單位的統(tǒng)一性，不能中英文混用。六是未經(jīng)注釋使用非規(guī)范化簡稱及縮略語。政府規(guī)定的機構名稱簡稱、社會約定俗成等規(guī)范化簡稱可以直接引用外，其他非規(guī)范化簡稱或縮略語，一般先用全稱，并注明簡稱;使用英文字母縮寫時，應先用中文全稱，并注明英文縮寫。七是附件說明與附件內容不相符。正文中附件名稱、順序要與附件中附件名稱、順序完全一致。八是存在口語化現(xiàn)象。公文要注意語言的規(guī)范，使用書面語言，特別是會議紀要，不能照錄領導原話，要轉化為書面語，如“××部門要將××設備捋一捋”，可改成“××部門要對××設備進行一次全面梳理”。九是要注意站位。部門在起草代擬稿時代表的是企業(yè)，要注意不能站在部門的角度，要從企業(yè)的角度組織材料。

（三）體例格式不規(guī)范。一是應使用而未正確使用上行文格式。如請示和報告，一般有其固定結束語“妥否，請批示”“特此報告”，部分公文卻易將兩者混淆使用，或者直接省略。二是層級序號標注不符合要求。正確的四層結構層次應為：“一、”（方正黑體三號），“（一）”（方正楷體三號），“1.”和“（1）”（方正仿宋三號），該結構層次可以跳過，但不可顛倒使用。若層次僅有兩級，第一層為“一、”，第二層可為“（一）”或“1.”。而企業(yè)內相當一部分公文習慣將第三層序號“1.”誤用為“1、”。三是上行文未在附注處注明聯(lián)系人及聯(lián)系方式。根據(jù)公文管理規(guī)范要求，上行文須標注附注，附注要準確標明聯(lián)系人姓名和聯(lián)系電話，尤其聯(lián)系電話要寫全，內部電話不能用企業(yè)內部短碼表示。四是附件未按要求標注“附件”、附件序號及附件標題。附件左上角應標注

“附件”二字，不能誤標為“附表”“附”“附錄”，對于有多個附件的還要按順序標注附件序號。附件中標題不可缺失，且字體要規(guī)范。五是落款為企業(yè)名稱，不可為企業(yè)部門名稱。六是公文中的數(shù)字，除部分結構層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語等必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)碼。

（四）公文審核不到位。公文起草、審核、簽發(fā)、封發(fā)等環(huán)節(jié)都需一定的時間，在流轉過程中每個環(huán)節(jié)都要進行嚴格把關，明確具體責任人，但在實際情況中，有的公文因時間緊急，沒有時間充分把關，有的公文起草、審核人員受專業(yè)技術水平的限制，不了解具體實際工作，或者審核流于形式，導致公文審核未形成全程、全員審核的局面，如代擬文稿需經(jīng)總經(jīng)理辦公會或黨委會審議通過的，是否已過會？需經(jīng)相關部門會簽的，是否會簽？新建制度或成立非常設機構需在法律部門、人資部門備案并完成相關手續(xù)流程，這些程序是否完備、有無缺漏，都需要辦公室審核人員提醒代擬文稿部門完善措施后再發(fā)起流程。另外，公文具體寫作規(guī)范，如標點符號、文字、數(shù)字等的使用未嚴格遵守《黨政機關公文格式》（GB-T9704-2012）、《黨政機關公文處理工作條例》《國家電網(wǎng)公司公文管理辦法》等相關要求，影響公文審核的效率和質量。

三、原因分析

（一）部門和單位領導對公文審核工作重視不夠。有的部門負責同志不重視公文處理工作，只要求公文能說明白問題即可，不了解上級部門和本單位對公文管理的相關規(guī)定，忽視企業(yè)公文處理工作的程序化、規(guī)范化和制度化建設，致使本單位的公文存在這樣那樣的問題。

（二）學習培訓交流少。公文處理工作專業(yè)性強，文字水平要求高，沒有嚴謹細致的作風、沒有認真負責的態(tài)度、沒有深厚扎實的功底是做不好的。供電企業(yè)內較多部門的公文撰寫人員只能算是兼職文秘人員，長期在本職崗位上默默奉獻，但較多的時間忙于自身部門業(yè)務工作上，主動學習掌握上級有關公文管理的新規(guī)定新要求較少，甚至參加系統(tǒng)學習培訓和交流的機會也較少，長期以來習慣于用老套路、老辦法來處理公文，并且有的部門公文起草人員流動較快，新進人員對公文業(yè)務不熟悉，不能按規(guī)定制度辦事，導致出現(xiàn)了一些低級錯誤。

四、加強公文審核工作的對策建議

（一）領導重視是關鍵。企業(yè)內各級領導都要高度重視公文審核工作，切實加強領導，并落實到對這項工作的高標準、嚴要求上來。不斷適用新形勢新任務新要求，積極創(chuàng)造條件，支持公文審核人員大膽開展工作，做公文審核制度化、程序化和規(guī)范化的帶頭人。對不按公文處理辦法報送的公文要堅決退回，從根源上避免“文件倒流”現(xiàn)象。

（二）制度落實是根本。公文審核工作政策性、程序性強，工作環(huán)節(jié)多，時限緊，要求高。近年來，國家及供電企業(yè)系統(tǒng)內就公文管理出臺了一系列具有較強針對性和操作性的制度，確保了公文審核工作有章可循、有據(jù)可依、責任明確。一分部署，九分落實。既然定了制度，就要認真學習、嚴格遵守，將執(zhí)行制度作為一項經(jīng)常性工作。充分發(fā)揮公文審核中的把關作用，以制度規(guī)范行為確保發(fā)文嚴謹、細致和規(guī)范。

（三）強化責任意識是核心。公文管理工作具有政治性強、涉及領域廣、規(guī)范化要求高、被動性大等特點，從事公文審核工作的人員，只有具有較高的政治覺悟、嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度、較好的文字水平、強烈的責任心和時間觀念，對每一件公文嚴把程序關、政策關、行文關、體例格式關，對每一句文字的表述、每一個標點符號的使用認真推敲、反復斟酌，才能確保公文的嚴肅性和權威性。

（四）加強學習培訓是保證。做好公文審核工作，需要培養(yǎng)一批政治覺悟高、綜合素質高、責任心強的高素質專業(yè)隊伍。供電企業(yè)內的部門文稿代擬人較多為本部門專業(yè)技術人員，學習交流公文管理工作的機會較少，長期默默奉獻于專業(yè)崗位上，按老套路辦事，對公文審核中出現(xiàn)的新問題新現(xiàn)象缺乏研究，在一定程度上影響了公文處理的效率和質量。加強學習培訓，首先要經(jīng)常學習上級機關和本單位有關公文的規(guī)章制度，以及中央有關政策和電力行業(yè)前沿知識，時刻提醒自己以制度約束行為，從根源上保證公文程序化、規(guī)范化和制度化。其次，對公文審核中出現(xiàn)的新問題、新現(xiàn)象，要與同行多交流、研討。再者，要加強對企業(yè)公文管理工作的指導，邀請上級機關專家開展公文培訓活動，尤其要針對本系統(tǒng)公文中存在的問題進行公文審核培訓和講評活動?？梢猿闪⒐墓ぷ鲄f(xié)作組，針對本系統(tǒng)公文中存在的問題經(jīng)?；蚨ㄆ谶M行研究探討和交流，促使公文人員提升業(yè)務水平，從而提高企業(yè)公文質量。

（五）強化績效考核是抓手。建立健全科學、完善的考核評估標準和激勵機制，從文稿質量、行文規(guī)則、體例格式等方面定期檢查本單位公文管理情況，并對發(fā)文質量進行綜合評價，對優(yōu)秀的個人和單位進行表揚，對不符合考核標準的情況予以批評，以維護公文管理的嚴肅性，將考核結果同單位績效考核及公文起草人員評優(yōu)、提職掛鉤，充分調動各方積極性和主動性。

五、結束語

公文作為企業(yè)傳達政策、部署任務的重要方式，涉及員工的切身利益，以及企業(yè)全局性工作安排，公文審核工作的質量和水平，關系到為領導、為部門和為基層服務的效率質量，因此必須切實認識到公文審核的重要性，盡量避免一些問題的發(fā)生，只有審核符合規(guī)范標準了，才能提高公文的質量，使得公文發(fā)布后出現(xiàn)的問題減少，從而讓公文的執(zhí)行效率提高，充分有效發(fā)揮公文的效力，讓企業(yè)內部運轉更為順利，將上級決策部署正確貫徹實施，最終為企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展起到有效促進作用。

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