機(jī)關(guān)文秘人員需掌握的“六字要訣”

馬艷芳 馬明

【摘要】文秘人員素質(zhì)的好壞、水平的高低直接影響著黨政機(jī)關(guān)辦公室的工作效能和業(yè)務(wù)水平。機(jī)關(guān)文秘人員如果熟記“六字要訣”同時(shí)配合綜合能力的提升鍛煉，就能全面展現(xiàn)個(gè)人的綜合實(shí)力，提升業(yè)務(wù)水平，加快工作效率，確保辦公室的各項(xiàng)工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)，從而保證黨政機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位業(yè)務(wù)有序推進(jìn)。

【關(guān)鍵詞】文秘工作;六字要訣;辦公室管理

一、背景

黨政機(jī)關(guān)及各類企事業(yè)單位辦公室作為一個(gè)綜合部門，是單位的核心機(jī)構(gòu)也是決策部門。在單位中起承上啟下、溝通內(nèi)外的“連接器”作用。文秘人員作為辦公室的具體工作者，其工作能力的高低、素質(zhì)的好壞直接影響著黨政機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位的工作效率。筆者認(rèn)為文秘人員如果熟記“六字要訣”，同時(shí)配合綜合能力的提升鍛煉，就能全面展現(xiàn)個(gè)人的綜合實(shí)力，提升業(yè)務(wù)水平，加快工作效率，確保辦公室的各項(xiàng)工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)，從而保證黨政機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位業(yè)務(wù)有序推進(jìn)。

二、“六字要訣”詮釋

（一）嚴(yán)——按法規(guī)辦事，按規(guī)則辦事，按程序辦事。文秘工作雖然瑣碎但很重要，如果沒有理想信念，或者理想信念不堅(jiān)定，做事情就容易犯錯(cuò)誤。文秘人員雖無(wú)實(shí)權(quán)但責(zé)任重大，如果理想信念出問題將導(dǎo)致嚴(yán)重的后果，所以必須要有強(qiáng)烈的事業(yè)心與高度的政治責(zé)任感，站在講政治的高度辦事情。其次是要有戰(zhàn)略思維，提升自己的大局觀，辦事時(shí)能夠主動(dòng)思考從全局利益出發(fā)，始終站在全局的高度思考問題，制定政策時(shí)要充分考慮整體與局部的矛盾。國(guó)家有國(guó)家的秩序，公司有公司的規(guī)則，部門有部門的程序，嚴(yán)格依法按程序辦事是做好每一項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，按程序辦事也能大幅降低溝通成本，提升工作效率。從另一方面來(lái)說(shuō)，如果不能按規(guī)矩、按政策辦事情，那不僅是工作能力的問題，更是一個(gè)嚴(yán)肅的政治責(zé)任問題。文秘工作面對(duì)各種利益誘惑時(shí)必須時(shí)刻保持高度的政治警覺性，如果不能保持清醒頭腦，防微杜漸，就有可能因小失大，迷失人生方向。

（二）勤——勤于學(xué)習(xí)，善于思考，樂于奉獻(xiàn)。文秘人員接觸專業(yè)多，業(yè)務(wù)事項(xiàng)雜，在機(jī)關(guān)內(nèi)部起到上傳下達(dá)、跨部門溝通的重要作用。文秘工作中有很大一部分是有固定流程和標(biāo)準(zhǔn)格式的，但也經(jīng)常會(huì)遇到一些以前沒有遇到的困難，很多問題是原來(lái)沒有出現(xiàn)的，很多要求是領(lǐng)導(dǎo)新提出的情況，如果文秘人員不具備學(xué)習(xí)能力、缺失奉獻(xiàn)精神就很難把工作做好。這就需要適時(shí)轉(zhuǎn)變思想觀念，恰當(dāng)改變工作方法。主動(dòng)運(yùn)用各種學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)與平臺(tái)去獲取學(xué)習(xí)資源，持續(xù)不斷提升自我。同時(shí)學(xué)習(xí)過(guò)程一定要誠(chéng)懇待人，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、對(duì)同志，都必須以誠(chéng)相待。要始終抱有愿意與他人合作的心態(tài)，在學(xué)習(xí)過(guò)程中能夠主動(dòng)向他人提供支持和幫助，并在自己遇到問題時(shí)主動(dòng)向他人請(qǐng)教與求助。每個(gè)人都無(wú)法做到十全十美，要勇于承認(rèn)自己的知識(shí)短板，尊重他人的思想與觀點(diǎn)，才能汲取到更豐富的知識(shí)，從而提升自己的綜合能力。

（三）細(xì)——大事不糊涂，小事不馬虎，熟事不大意。文秘人員要有強(qiáng)烈的責(zé)任感和進(jìn)取心，發(fā)揚(yáng)從小事做起、從點(diǎn)滴做起的實(shí)干精神，做到交辦事事有著落、任務(wù)件件有閉環(huán)。人們常說(shuō)“細(xì)節(jié)決定成敗”，雖然每項(xiàng)工作我們都無(wú)法完整而準(zhǔn)確地關(guān)注到每一個(gè)細(xì)節(jié)，但我們必須要有較強(qiáng)的工作責(zé)任心，能夠?qū)κ虑樘幚磉^(guò)程中的細(xì)節(jié)和結(jié)果的影響程度做準(zhǔn)確判斷。在工作前仔細(xì)審查工作的核心步驟和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，并認(rèn)真地加以分析準(zhǔn)備，編制詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃，重視實(shí)施中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，盡量避免工作過(guò)程中出現(xiàn)的失誤。對(duì)工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的管控，并能進(jìn)行分析總結(jié)，養(yǎng)成經(jīng)常“復(fù)盤”的工作習(xí)慣，在類似工作中可以充分借鑒，有意識(shí)地加以避免，才能有效避免該類問題重復(fù)發(fā)生，使錯(cuò)誤的幾率大幅降低。

（四）準(zhǔn)——處事站位準(zhǔn)，理解意圖準(zhǔn)，反映問題準(zhǔn)。文秘人員在工作中，要重點(diǎn)關(guān)注國(guó)家政策、行業(yè)內(nèi)外戰(zhàn)略變化、相關(guān)制度的出臺(tái)、發(fā)展和變化，了解政策出臺(tái)的背景及其針對(duì)性。準(zhǔn)確理解政策的制定意圖，有助于把握正確的方針，并將其作為工作行為的引導(dǎo)，時(shí)刻貫穿于文秘的工作中。提高自己的政策理解水平，要準(zhǔn)確掌握上級(jí)的要求、內(nèi)部的情況、基層的進(jìn)展。能從復(fù)雜的現(xiàn)象中發(fā)現(xiàn)問題的本質(zhì)，果斷做出正確的決定，在給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)或請(qǐng)示之前能從眾多方案中準(zhǔn)確篩選出最優(yōu)的備選方案。還要準(zhǔn)確地獲得信息并進(jìn)行有效傳遞，在各種資訊的背后能協(xié)調(diào)不同立場(chǎng)，尋求共同利益點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)工作利益的最大化。能夠從事件的發(fā)展過(guò)程中，敏銳體察到其他人的情緒和反應(yīng)，及時(shí)調(diào)整溝通策略與協(xié)調(diào)方式，從而構(gòu)建和諧穩(wěn)定的團(tuán)隊(duì)氛圍。

（五）實(shí)——作風(fēng)優(yōu)良，深入實(shí)際，實(shí)事求是。文秘人員需要經(jīng)常與各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)接觸，擔(dān)負(fù)著綜合管理、提供信息、出謀劃策的重任，同時(shí)也是領(lǐng)導(dǎo)的“形象代言人”、機(jī)關(guān)辦公室的“新聞發(fā)言人”。文秘人員的言行舉止是否得體將影響巨大，必須筑牢“作風(fēng)建設(shè)”這個(gè)核心思想、以知促行、知行合一，在工作中以身作則，立標(biāo)桿、做示范，服務(wù)好基層，解決基層關(guān)心的問題，向外展示機(jī)關(guān)的良好形象。要作出正確的決策，擁有好的工作思路，也必須有良好的工作作風(fēng)來(lái)保證其貫徹落實(shí)，文秘人員尤其需要培養(yǎng)求真務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)，該向上級(jí)報(bào)告的一定要如實(shí)報(bào)告，該向下級(jí)傳達(dá)的一定要不折不扣地傳達(dá)。切忌抓工作只做表面文章，遇到棘手的問題和矛盾就向上交、往外推、繞著走。

（六）快——急事急辦，特事特辦，有事速辦。文秘人員的工作效率直接影響到黨政機(jī)關(guān)的工作效率。文秘事務(wù)多數(shù)是程序性工作，要統(tǒng)籌考慮各項(xiàng)工作的輕重緩急程度，按照時(shí)間流程順序，進(jìn)行安排處理，規(guī)劃好自己每一天、每一周、每一月的任務(wù)與時(shí)間安排，努力做到不漏事情、不拖事情。當(dāng)遇到棘手困難的工作時(shí)，要鍛煉準(zhǔn)確的理解工作任務(wù)要求和意圖的能力。把任務(wù)目標(biāo)分解細(xì)化，形成具體實(shí)施、可以量化的階段性目標(biāo)，再結(jié)合目標(biāo)制定出切實(shí)可行的行動(dòng)計(jì)劃、工作方案。同時(shí)要能按照一定的規(guī)則對(duì)各類事物進(jìn)行規(guī)劃，充分借助內(nèi)外部、各層級(jí)資源，加強(qiáng)協(xié)同配合，確保計(jì)劃目標(biāo)按期完成。當(dāng)出現(xiàn)緊急或者特殊的事情時(shí)，我們要遵循特事特辦的原則，具體問題具體分析，如果事情已經(jīng)不在自己能力或權(quán)利范圍，就必須以原則性與靈活性高度統(tǒng)一去處理。

三、結(jié)束語(yǔ)

機(jī)關(guān)文秘人員如果做到了“六字要訣”，基本達(dá)到一名合格文秘人員的必備條件。但“六字要訣”涉及的內(nèi)容很多，說(shuō)到底是一個(gè)人綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力的全面體現(xiàn)，除了提到的這些還必須保持銳意進(jìn)取的精神風(fēng)貌，保持向書本學(xué)習(xí)，向?qū)嵺`學(xué)習(xí)，向身邊老師傅學(xué)習(xí)的心態(tài)。善用各種學(xué)習(xí)技能，掌握新的理論知識(shí)和工作方法，提升工作本領(lǐng)。才能真正成為高素質(zhì)、專業(yè)化的文秘人才。